變革時代的管理變革

在實際輔導(dǎo)案例中，無價值管理活動并非存在於某一個別角色或某些個別員工，而是普遍存在於各個角色或員工的某些管理活動中。

作者為東莞智友諮詢管理公司 總經(jīng)理

管理變革、策略整合輔導(dǎo)專家

專家點(diǎn)評:

去化無價值管理活動依其屬性不同，應(yīng)予不同方式去化，而不是一昧消除該管理活動，如此，才能創(chuàng)造其應(yīng)有之高度管理價值。

管理變革所推動的新的目標(biāo)管理體系，并非直接套用於企業(yè)，而是透過對於現(xiàn)狀管理體系全面而深入的診斷，并藉由專案管理技術(shù)與流程再造(BPR)核心技術(shù)與工具之整合應(yīng)用，逐步演化形成新的目標(biāo)管理體系。而現(xiàn)有組織人員，其將來執(zhí)行新管理體系之能力，也能於專案進(jìn)行中系統(tǒng)化的養(yǎng)成。

一、如何界定無價值管理活動

筆者在過去公開演講中，曾有數(shù)次聽講者即席邀請親臨該企業(yè)，希望花數(shù)天時間，協(xié)助其界定無價值管理活動，并擬定改善對策。然而，從過去實際輔導(dǎo)案例與觀察中，發(fā)現(xiàn)無價值管理活動并非存在於某一個別角色或某些個別員工，而是普遍存在於各個角色或員工的某些管理活動中。因為管理活動的所有環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣，尤其是關(guān)鍵流程，其管理活動更是牽一髮而動全身。因此，界定無價值管理活動就變得復(fù)雜而危險。臺商企業(yè)管理團(tuán)隊的管理素質(zhì)與能力都已達(dá)一定的基礎(chǔ)，善於任務(wù)導(dǎo)向，亂中有序。若貿(mào)然、片面界定無價值管理活動，并草率去化，恐怕短期內(nèi)連正常的作業(yè)能力都會暫時癱瘓。

界定無價值管理活動的基本原則:

1.不以單一事件或交易(如上篇所述之磨刀)作為價值判斷的依據(jù)。

2.以滿足客戶需求或市場競爭策略或總體競爭策略為管理活動價值判斷的依據(jù)。

3.以管理變革目標(biāo)管理范疇作為企業(yè)新管理體系的典范，并與企業(yè)現(xiàn)狀管理范疇進(jìn)行全面而系統(tǒng)化的比對、分析。以界定何為企業(yè)管理現(xiàn)狀中的無價值管理活動(B)與何為應(yīng)行之有效而尚未完善規(guī)劃或未能落實實施的管理活動(A)。

管理變革目標(biāo)管理范疇、企業(yè)現(xiàn)狀管理范疇及A、B管理活動關(guān)聯(lián)圖，說明如下:

紅色部分:企業(yè)現(xiàn)狀管理范疇--企業(yè)現(xiàn)行作業(yè)方式、作業(yè)流程、表單與管理機(jī)制所組成之管理范疇，其形成通常源自企業(yè)發(fā)展初期參酌相對較能符合其行業(yè)特性與管理風(fēng)格之管理體系為基礎(chǔ)架構(gòu)，并輔以歷任管理團(tuán)隊過去之經(jīng)驗、習(xí)慣與因應(yīng)解決問題或釐清權(quán)責(zé)或防弊為目的，經(jīng)逐次新增、修正演化而成。

黑色部分:問題缺失改善范疇—企業(yè)為因應(yīng)問題，逐次採取解決方案所形成之管理范疇，其改善范疇往往相互關(guān)聯(lián)而缺乏整合，且其解決問題之思維，難以超脫現(xiàn)行管理范疇之制約。以致，解決舊問題，衍生新問題，問題與問題相互糾纏，終致既不能全面滿足客戶需求，亦不能快速提升市場競爭力與企業(yè)總體競爭力。

藍(lán)色部分:管理變革目標(biāo)管理范疇--企業(yè)因應(yīng)變革時代之衝擊，為建構(gòu)能夠快速滿足客戶需求及市場競爭策略之新的管理體系。藉由全面而系統(tǒng)化的推動管理變革，以重新規(guī)劃、設(shè)計、訓(xùn)練、養(yǎng)成并落實實施之新作業(yè)方式、作業(yè)流程、表單與管理機(jī)制所組成之新的管理體系。

A:為強(qiáng)化并滿足客戶需求、快速提升市場競爭力與企業(yè)總體競爭力的競爭策略，企業(yè)應(yīng)行之有效之管理活動，然而現(xiàn)行管理體系卻未能完善規(guī)劃或未能落實實施。此部分管理活動應(yīng)妥善規(guī)劃并落實實施。

B:對於強(qiáng)化并滿足客戶需求、快速提升市場競爭力與企業(yè)總體競爭力的競爭策略，不具備價值之管理活動。此部分管理活動應(yīng)予去化。

二、去化無價值管理活動釋例

去化無價值管理活動依其分類(詳如上篇所述:無價值管理活動的案例解析)而異，具體去化方式舉例說明如下:

1.管理活動自身不具備管理價值:

此類管理活動應(yīng)予去化，并藉由關(guān)聯(lián)作業(yè)研討及流程管理工具輔助，重新整合相關(guān)作業(yè)活動。

2.管理活動自身具備管理價值，甚至具備高度管理價值，然而，卻因相關(guān)管理活動未被完善規(guī)劃與整合或執(zhí)行不力。以致，原管理活動失去應(yīng)有的價值，而淪為無價值管理活動。此類管理活動不但應(yīng)予保留，并應(yīng)完善、整合其相關(guān)管理活動或推動落實實施其相關(guān)管理活動。

以上篇案例為例:導(dǎo)入全面品質(zhì)專案時，應(yīng)同步規(guī)劃動態(tài)製令管理與結(jié)批作業(yè)之相關(guān)整合性管理活動。并於直通率提高的同時，適度降低BOM之備品率(生產(chǎn)損耗率)，且及時運(yùn)用ERP系統(tǒng)製程管理模組之製程移轉(zhuǎn)及完成品入庫統(tǒng)計報表，控制并減少投料。如此，全面品質(zhì)改善活動將會是高度管理價值之活動，其品質(zhì)改善效益也將有效提高客戶滿意度及增加公司利潤，而不是徒然增加成品餘數(shù)(賣不掉的庫存)。

3.管理活動自身具備管理價值，甚至具備高度管理價值，然而，因上、下游管理活動未能落實執(zhí)行，以致原管理活動失去應(yīng)有的價值，而淪為無價值管理活動。此類管理活動不但應(yīng)予保留，并應(yīng)完善、整合其上、下游管理活動或推動落實實施其上、下游相關(guān)管理活動。

以上篇案例為例:成本分析報表與報價前之成本預(yù)估表，都是財務(wù)單位協(xié)助提升決策與管理品質(zhì)的高度價值管理活動，前端人員花費(fèi)大量時間、人力維護(hù)數(shù)據(jù)，財務(wù)人員耗費(fèi)心力核算、分析，然而卻因成本體系規(guī)劃時未能充分考慮管理與決策需求，生產(chǎn)單位未能協(xié)同落實串料、挪料、重工管制等現(xiàn)場管理問題，以致淪為無價值管理活動。去化此類型無價值管理活動的方法在於重新完善符合管理與決策需求之成本體系并強(qiáng)化生產(chǎn)單位之協(xié)同管理能力，以有效控制串料、挪料與重工管制，并創(chuàng)造此類管理活動之高度管理價值。

叁、無價值管理活動的策略思維與迷思

1.無價值管理活動并非存在於某一角色或個人，而是存在於大部分角色與個人的某些管理活動中。

2.無價值管理活動與無效率管理活動存在著意義上與實質(zhì)上的差異。無價值管理活動係從市場競爭策略的角度思考管理活動的價值。無效率管理活動則著眼於管理活動之效率，就競爭策略而言，有效率的管理活動不代表具有管理價值。

3.去化無價值管理活動依其屬性不同，應(yīng)予不同方式去化，而不是一昧消除該管理活動，如此，才能創(chuàng)造其應(yīng)有之高度管理價值。

4.無價值管理活動不只造成薪資浪費(fèi)，更嚴(yán)重拖慢企業(yè)的營運(yùn)節(jié)奏及快速反應(yīng)能力。因而，造成新產(chǎn)品開發(fā)及營運(yùn)週期拉長、資金積壓、資源內(nèi)耗、異常損失居高不下等結(jié)果，嚴(yán)重傷害企業(yè)總體競爭力。

5.管理變革所推動的新的目標(biāo)管理體系，於專案運(yùn)作中，并非直接套用於企業(yè)，而是透過對於現(xiàn)狀管理體系全面而深入的了解，并藉由專案管理技術(shù)與流程再造(BPR)核心技術(shù)與工具之整合應(yīng)用，以系統(tǒng)化的去化B的部分，增加或強(qiáng)化A的部分，并保存或發(fā)揚(yáng)現(xiàn)有管理體系與目標(biāo)管理體系交集的部分。如此，企業(yè)新的目標(biāo)管理體系在專案的因勢利導(dǎo)中，將能逐步演化形成。而現(xiàn)有組織人員，其將來執(zhí)行新管理體系之能力，也能於專案的手把手輔導(dǎo)中系統(tǒng)化的養(yǎng)成。

6.在過去歷次專案輔導(dǎo)過程中，筆者一再強(qiáng)調(diào):現(xiàn)有組織人員未來執(zhí)行新管理體系之能力養(yǎng)成與對於新管理體系之認(rèn)同，將會是管理變革的成功關(guān)鍵因素之一。在此也敬告有意推動管理變革的企業(yè)，對此應(yīng)先有所深入體認(rèn)。