本文所述農(nóng)村檔案包括兩種類型:一種是指由設立村民委員會的村在其政治、經(jīng)濟、科技、文化、教育等活動中形成的檔案。它的內(nèi)容主要包括村級組織建設、村民自治、社會保障、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、基礎設施建設、村級文化建設等方面;另一種則是指各級國家檔案館和鄉(xiāng)(鎮(zhèn))檔案室保管的與農(nóng)業(yè)農(nóng)村密切相關的檔案，主要包括農(nóng)業(yè)農(nóng)村相關的政策規(guī)定等。其中，第一種類型的檔案數(shù)量巨大，是農(nóng)村檔案的主體，也是農(nóng)村檔案工作中要重點關注的對象。

一、建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的必要性

近年來，隨著北京市新農(nóng)村建設進程的不斷推進，北京市的農(nóng)村檔案工作也有了長足的發(fā)展。截至2008年底，全市3945個行政村共保存檔案1580977卷(件、張、盤)，各區(qū)縣檔案局都制定了村級檔案達標標準，規(guī)范管理，使農(nóng)村檔案工作不斷邁上新臺階，全市1907個村達到了優(yōu)秀村級檔案標準。許多村級檔案室利用計算機管理檔案，村級檔案信息化水平顯著提高。市和區(qū)縣檔案行政管理部門結合實際，制發(fā)了一系列農(nóng)村檔案工作規(guī)范性文件，如加強社會主義新農(nóng)村建設檔案工作的意見、村級檔案管理辦法、村級檔案管理工作指導手冊等，使農(nóng)村檔案工作有章可循。農(nóng)村檔案工作納入整體規(guī)劃，融入到新農(nóng)村建設的各個環(huán)節(jié)，成為開展新農(nóng)村建設各項工作的基礎，在加強農(nóng)村政權建設，深化農(nóng)村各項改革，促進農(nóng)業(yè)發(fā)展，維護農(nóng)民合法權益，見證農(nóng)村城鎮(zhèn)化進程中發(fā)揮出至關重要的作用，為推動農(nóng)村實現(xiàn)生產(chǎn)發(fā)展、生活富裕、生態(tài)良好的文明發(fā)展貢獻了力量。

但是，由于受基礎條件、觀念、體制、管理水平等因素的制約和影響，北京市的農(nóng)村檔案工作仍然存在一些問題:

(一)農(nóng)村檔案的利用途徑不便利

首先，由于目前還缺乏針對農(nóng)村、農(nóng)民的清晰明了的檔案利用指南，農(nóng)民不清楚自己需要的檔案有沒有被保存，被保存在哪里(哪一個檔案館或檔案室)，到真正需要利用檔案的時候卻不知道從何下手。另外，由于一些農(nóng)村地區(qū)交通不是很便利，農(nóng)民要利用市、區(qū)(縣)檔案館或鎮(zhèn)(鄉(xiāng))檔案室的檔案，往往要長途跋涉，這也在一定程度上加劇了農(nóng)民利用檔案的不便。

(二)檔案行政管理部門對農(nóng)村檔案工作進行監(jiān)督指導和服務的力度還不夠

由于受觀念、體制等諸多歷史因素的影響和受人力、物力、財力等現(xiàn)實因素的制約，北京市檔案行政管理部門對農(nóng)村檔案工作的監(jiān)督指導力度還不夠，為農(nóng)村檔案提供的服務也不到位，在農(nóng)村檔案工作上的各項投入與城鎮(zhèn)檔案工作上的投入相差甚遠，這與“城鄉(xiāng)一體化”和“公共服務均等化”的要求還存在較大差距。

其實，也正是這些問題影響和制約了北京市農(nóng)村檔案工作的進一步發(fā)展，已成為北京市農(nóng)村檔案工作向更高水平邁進的瓶頸。要解決這些問題，就要求北京市各級檔案行政管理部門切實履行職責，積極協(xié)調(diào)有關部門不斷加大對農(nóng)村檔案工作的各項投入，逐步建立覆蓋廣大農(nóng)民群眾的檔案資源體系和方便廣大農(nóng)民群眾的檔案利用體系。而在農(nóng)村“建立兩個體系”的主要途徑就是建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺。通過建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺，一方面可以提高農(nóng)村檔案工作管理水平，促進農(nóng)村檔案資源的開發(fā)，豐富農(nóng)村檔案資源，另一方面可以有效推動農(nóng)村檔案資源共享，極大地方便廣大農(nóng)民群眾利用檔案。因此， 目前在 “建立兩個體系”的大背景下，北京市要抓緊建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺，以此為突破口，帶動農(nóng)村檔案工作的跨越式發(fā)展。

二、建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的可行性

要建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺并確保平臺正常運轉(zhuǎn)、切實發(fā)揮作用，就要求農(nóng)村必須具備基本的硬件基礎條件(計算機、接入網(wǎng)絡)和人才保障，這兩個方面缺一不可。而目前北京市的廣大農(nóng)村恰好能夠同時滿足以上兩方面的條件:

(一)北京市廣大農(nóng)村具備建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的物質(zhì)基礎

近年來，隨著北京市農(nóng)村經(jīng)濟的發(fā)展，特別是 “村村通”工程的實施，北京市的所有行政村都配備了計算機并接入了互聯(lián)網(wǎng)，這顯然為建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺提供了最基本的物質(zhì)基礎。

(二)北京市廣大農(nóng)村具備能夠使用農(nóng)村檔案資源共享管理平臺開展業(yè)務的人才保障

隨著北京市農(nóng)村檔案工作的不斷發(fā)展，廣大農(nóng)村檔案工作人員的思想觀念也有了較大的進步，開始善于認識并接受一些新生事物，特別是對能夠給他們工作帶來方便的檔案信息化具有很高的熱情。而通過建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺，在實現(xiàn)農(nóng)村檔案資源共享的同時也能夠使廣大農(nóng)村檔案工作人員利用平臺管理檔案，借此可以提高工作效率，減輕工作量，自然會得到他們由衷的支持。同時，由于農(nóng)村檔案工作人員一般都經(jīng)過相應的培訓，基本具備使用計算機管理檔案的能力(特別是現(xiàn)在北京許多農(nóng)村的檔案員本身都是大學生村官，他們的計算機水平一般更高)，這為建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺后確保在廣大農(nóng)村有人能夠使用平臺順利開展業(yè)務、切實發(fā)揮平臺作用提供了人才保障。

三、建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的基本原則

為了在廣大農(nóng)村順利推進建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的工作，并確保平臺建成后能夠充分發(fā)揮效能，在建立平臺時要遵循以下基本原則:

(一)統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施

在建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺時要統(tǒng)籌考慮不同區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的發(fā)展程度，在充分滿足農(nóng)村、農(nóng)民檔案利用需求的同時兼顧各級檔案行政管理部門和涉農(nóng)部門的相應需求，有計劃、有步驟地推進建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺相關工作。

(二)注意保密，確保安全

由于農(nóng)村檔案可能涉及廣大農(nóng)民的隱私等敏感問題，而整個平臺是基于共享的，因此農(nóng)村檔案信息的安全問題就顯得尤為重要。在建立平臺時要始終保持高度警覺，嚴格遵守相關保密法律法規(guī)，同時采用相應的安全技術和手段加固平臺，防范非法入侵和惡意破壞，確保檔案信息的安全。

(三)緊貼實際，簡單易用

農(nóng)村檔案工作的特點決定了農(nóng)村檔案資源共享管理平臺決不能盲目追求功能要多么的齊全完整、技術含量要多么的高，只有緊貼農(nóng)村檔案工作實際，確保平臺系統(tǒng)簡單易用，才能使平臺真正發(fā)揮作用。這就要求平臺系統(tǒng)要屏蔽掉那些一般用不到的復雜功能模塊，而呈現(xiàn)出來的都是最常用的基本功能模塊，如查詢、錄入、打印、借閱登記等，并且這些功能一定要簡單易用，比如系統(tǒng)的打印功能應能準確方便地打印出案卷目錄、文件目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。同時，為了讓農(nóng)民很容易就能學會使用系統(tǒng)，這就要求盡量少用專業(yè)術語，而是把一些比較難懂的專業(yè)詞匯改成最平實的、農(nóng)民最熟悉的語言。

(四)為民服務，不添負擔

建立農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的宗旨是為農(nóng)村、農(nóng)民服務，為農(nóng)民提供方便的。如果在服務農(nóng)村、農(nóng)民的同時給農(nóng)民增加了負擔，給農(nóng)村檔案工作添加了麻煩，那就很難得到農(nóng)民的真正擁護。例如為了不給農(nóng)村、農(nóng)民增加負擔，就要把平臺系統(tǒng)部署在區(qū)縣檔案局(館)，而不要部署在各個村檔案室，從而避免給農(nóng)村增加維護成本和經(jīng)濟負擔。

四、農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的系統(tǒng)架構

在開發(fā)農(nóng)村檔案資源共享管理平臺時一個關鍵問題就是如何設計系統(tǒng)架構。針對北京市農(nóng)村檔案工作的現(xiàn)狀和特點并根據(jù)前述的基本原則，農(nóng)村檔案資源共享管理平臺最好采用集中管理架構，即平臺的核心是農(nóng)村檔案資源共享管理系統(tǒng)，系統(tǒng)部署在區(qū)縣檔案局(館)，并由區(qū)(縣)檔案局(館)負責系統(tǒng)的日常管理和維護，而村、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))有關部門和人員可以根據(jù)相應的授權通過瀏覽器方式經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)訪問平臺，并將本村、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))檔案數(shù)據(jù)錄入或上傳到系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一的管理。

平臺采用集中管理架構具有以下優(yōu)勢:

(一)有利于實現(xiàn)農(nóng)村檔案資源的縱向共享

我們把鄉(xiāng)鎮(zhèn)之間、村村之間的檔案資源共享稱為橫向共享，區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村之間的共享稱為縱向共享。在實際工作中，農(nóng)村檔案工作中橫向共享的需求相對較少，一個村很少需要查閱另一個村的檔案，而區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村之間則存在著大量的共享需求。集中管理架構可以同時滿足橫縱雙向的共享需求，特別是由于集中管理架構有著統(tǒng)一的權限管理機制，因此對于縱向共享可以起到切實地保障作用。

(二)有利于檔案行政管理部門對農(nóng)村檔案資源的監(jiān)督和服務

采用集中管理架構，所有的農(nóng)村檔案資源都保存在系統(tǒng)平臺上，檔案行政管理部門可以實時掌握轄區(qū)農(nóng)村檔案全貌，據(jù)此可以及時發(fā)現(xiàn)問題并進行有針對性的指導，促進農(nóng)村檔案工作的規(guī)范有序發(fā)展。

(三)有利于降低系統(tǒng)運行維護成本

系統(tǒng)部署在區(qū)縣檔案局(館)，由區(qū)縣檔案局(館)的專業(yè)人員負責平臺系統(tǒng)的日常管理和維護，系統(tǒng)前端則采用瀏覽器的方式通過互聯(lián)網(wǎng)訪問系統(tǒng)，實現(xiàn)“前端免維護”，從而把系統(tǒng)的維護量降到最少，以較小的成本投入發(fā)揮較大的效能，促進農(nóng)村檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

五、農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的業(yè)務模式

農(nóng)村檔案資源共享管理平臺的基本業(yè)務模式是利用一個農(nóng)村檔案資源共享管理系統(tǒng)將村、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))檔案室和區(qū)(縣)檔案館保存的農(nóng)村檔案資源集中整合起來，同時通過一個門戶將實時工作動態(tài)、現(xiàn)行涉農(nóng)政策及新農(nóng)村建設等信息作集中展現(xiàn)，從而構筑一個農(nóng)村檔案資源共享管理平臺，使農(nóng)民不出村、不出戶，就能通過網(wǎng)絡方便快捷地利用檔案(見圖1)。

圖1 平臺業(yè)務模式示意圖

整個平臺業(yè)務體系包含業(yè)務支撐和業(yè)務利用兩個體系，其中，業(yè)務支撐體系是平臺正常運行的基礎，而業(yè)務利用體系則是建立平臺的目的。

首先，從平臺的業(yè)務支撐體系來說，整個平臺體系需要村、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))、區(qū)(縣)和市各級檔案部門的共同參與，分工協(xié)作，共同維持平臺的正常運轉(zhuǎn)。根據(jù)實際工作需要，各級檔案部門的職責和分工可概括為“村、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))級管前端、區(qū)(縣)級管系統(tǒng)、市級管全局”。

具體地說就是，村、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))負責在平臺前端進行本村、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))檔案的電子編目，并通過網(wǎng)絡將電子目錄和電子文件提交到平臺應用系統(tǒng)。區(qū)(縣)檔案局(館)負責平臺應用系統(tǒng)的日常管理和維護，確保應用系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運行，同時將區(qū)(縣)檔案館館藏已公開涉農(nóng)檔案上傳到系統(tǒng)，并通過門戶及時發(fā)布現(xiàn)行的涉農(nóng)政策和新農(nóng)村建設等信息。而市檔案局(館)則負責統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，對具有典型性和全局性的問題開展專門研究，不斷改進和完善平臺體系和業(yè)務流程，確保整個平臺體系的正常運轉(zhuǎn)。

其次，從平臺的業(yè)務利用體系來說，根據(jù)工作實際，平臺的利用者大體可分為村民、檔案行政管理部門和涉農(nóng)部門三類，各類用戶都能根據(jù)不同的權限利用平臺滿足相應的利用需求。

村民:村民可以利用自己家或村里的已接入互聯(lián)網(wǎng)的計算機通過網(wǎng)絡訪問平臺，瀏覽查詢系統(tǒng)上傳的已開放檔案和現(xiàn)行的涉農(nóng)政策以及新農(nóng)村建設相關信息。經(jīng)過授權后，村民還可以查詢、借閱、復制自己需要的非公開檔案內(nèi)容。

檔案行政管理部門:各級檔案行政管理部門可對轄區(qū)農(nóng)村檔案信息進行統(tǒng)計，以了解和掌握本轄區(qū)農(nóng)村檔案工作的全貌和實時動態(tài)，一方面可以及時發(fā)現(xiàn)問題，進行有針對性的指導;另一方面可以據(jù)此出臺相應的農(nóng)村檔案工作相關政策、規(guī)定，引導和促進農(nóng)村檔案工作的不斷發(fā)展。

涉農(nóng)部門:經(jīng)過授權后，各級涉農(nóng)部門可通過對平臺有關檔案資源的訪問和統(tǒng)計分析，準確了解和掌握各項涉農(nóng)事業(yè)情況，為制定相關農(nóng)業(yè)農(nóng)村方針、政策等提供參考和依據(jù)。

由此可以看出，平臺業(yè)務的最終實現(xiàn)是業(yè)務支撐和業(yè)務利用兩個體系綜合作用的結果，缺一不可。如果缺少了業(yè)務支撐體系，整個平臺將不能正常運轉(zhuǎn);而一旦業(yè)務利用體系出了問題，平臺雖然可以運轉(zhuǎn)但卻不能發(fā)揮作用，而建立平臺的目的也就不能實現(xiàn)。因此，要在村、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))、區(qū)(縣)和市各級各司其職夯實平臺支撐體系的基礎上，既要積極協(xié)調(diào)充分滿足村民、檔案行政管理部門和涉農(nóng)部門的不同利用需求，又要確保農(nóng)村檔案信息的安全，才能使整個農(nóng)村檔案資源共享管理平臺正常運轉(zhuǎn)并發(fā)揮出最大的效能。

結束語

由于不同農(nóng)村之間檔案工作基礎條件相差很大，情況十分復雜，要使農(nóng)村檔案資源共享管理平臺覆蓋北京市廣大農(nóng)村不可能一簇而就，而要在廣泛開展試點的基礎上逐步擴大范圍，以此為突破口，探索建立覆蓋廣大農(nóng)民群眾的檔案資源體系和方便廣大農(nóng)民群眾的檔案利用體系。

作者單位:北京市檔案局