檔案館館藏檔案日益豐富，館藏結(jié)構(gòu)日趨合理，館藏逐漸親民化，已極大地改善了國家檔案館與人民群眾的關(guān)系，即真正改變那種“檔案館有的(檔案)，老百姓沒用;老百姓要的，檔案館沒有(包括有檔查不到)”以及老百姓查檔“門難進、臉難看、事難辦”的現(xiàn)象?？梢哉f，只有通過不斷優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)和非館藏民生檔案專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，有效整合所有涉及人的檔案信息資源，以及不斷優(yōu)化利用環(huán)境(包括服務(wù)設(shè)施、制度保障和基礎(chǔ)工作)，有效擴大老百姓查檔的范圍、簡化老百姓查檔的手續(xù)，檔案館才能在實現(xiàn)最廣大人民群眾的共享目標中獲得自身的又好又快發(fā)展。

一、整合館藏民生檔案資源，建立館藏民生檔案信息專題數(shù)據(jù)庫

檔案資源整合的重要基礎(chǔ)之一就是構(gòu)建字段設(shè)計合理、覆蓋內(nèi)容全面、查全、查準率高、方便實用的檔案數(shù)據(jù)庫。由于民生檔案信息其形成主體多元、來源分散、種類和形式多樣，因此，整合共享性檔案信息資源的前提必須建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，為資源整合奠定堅實的基礎(chǔ)。以平谷區(qū)檔案館為例，在館藏16萬余卷(件)檔案中，與廣大人民群眾息息相關(guān)的檔案共有10個門類:婚姻檔案、房產(chǎn)檔案、招工檔案、知青檔案、學籍檔案、移民檔案、獨生子女檔案、兵役檔案、征集檔案、老照片檔案。而這些民生檔案除了婚姻檔案和獨生子女檔案是單獨目錄號專門保管外，其他檔案與文書檔案順序排列，沒有單獨設(shè)立目錄號單獨保管，如果按照文書檔案數(shù)據(jù)庫的字段查閱非常不方便。因此，檔案館根據(jù)多年的查檔經(jīng)驗，為10個門類的專門檔案分別建立了不同的數(shù)據(jù)庫，每個數(shù)據(jù)庫根據(jù)檔案的特點和群眾利用需求的特點設(shè)立不同的字段，既涵蓋了檔案的內(nèi)容，又可滿足不同群體的利用需求，為下一步檔案資源整合奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、整合縣、鄉(xiāng)、村三級檔案信息資源，建立覆蓋全區(qū)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民的檔案資源體系

實施檔案資源整合“有機結(jié)合”戰(zhàn)略即“旗艦”式戰(zhàn)略，實現(xiàn)資源共建共享。以區(qū)級綜合檔案館為“旗艦”，通過“資源與產(chǎn)權(quán)”紐帶組合成有機整體，以“資源共享”、“利益均衡”作為聯(lián)系“艦隊”的紐帶，樹立資源共享的理念，同時加強館室間的交流與合作，發(fā)揮檔案館界的整體優(yōu)勢，走“分散建庫、集中聯(lián)系，分散服務(wù)、資源共享”的道路。這種戰(zhàn)略，既能“堅持統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的原則，又能不斷推進檔案資源的合理與有效配置，還能統(tǒng)籌各級綜合檔案館和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案聯(lián)合體全面而又有序的發(fā)展，促進檔案信息資源的建設(shè)、管理和共享，不斷提高綜合檔案館信息能力，促進檔案信息服務(wù)社會化。

積極整合檔案資源，把農(nóng)村政治、經(jīng)濟、文化、社會建設(shè)中形成的檔案資料收集齊全。要特別注意做好農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)、建立農(nóng)業(yè)主導產(chǎn)業(yè)、村莊規(guī)劃、人居環(huán)境治理、農(nóng)村社會保障、合作醫(yī)療、國家支農(nóng)補貼等方面形成的檔案材料的收集管理工作。將檔案館保管的涉民檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管的涉民檔案和這部分檔案資源進行有效整合，建立覆蓋全區(qū)的農(nóng)村檔案資源，有效實現(xiàn)檔案資源共享。以平谷區(qū)檔案館為例，對村級檔案管理實行三種方式:一是實行“村檔村管”。即:經(jīng)濟基礎(chǔ)較好的行政村，其形成的檔案由本村自行管理。對于這種管理模式，以村檔案室為基點，將檔案館和鎮(zhèn)檔案室保管的涉民檔案數(shù)字化，建立專門數(shù)據(jù)庫，與村檔案室的資源有效整合。二是實行“村檔鄉(xiāng)(鎮(zhèn))管”。即:經(jīng)濟基礎(chǔ)薄弱、條件比較困難的行政村，其形成的檔案集中存放在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管，待有條件時退回村級保管。對于這種管理模式，以鎮(zhèn)檔案室為基點，鎮(zhèn)檔案室將保管的涉民檔案數(shù)字化，建立專門數(shù)據(jù)庫，與檔案館的資源有效整合。三是實行“專檔統(tǒng)管”。即:農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作中形成的一些專項檔案，如縣、鄉(xiāng)、村三級在土地延包中形成的檔案。可集中存放在區(qū)、縣檔案館進行統(tǒng)一管理，以確保這部分檔案的安全和有效利用。對于這種管理方式，以檔案館為基點，將這部分檔案資源有效整合，與鎮(zhèn)、村實現(xiàn)檔案資源共享?？傊?，實現(xiàn)非秘密公文檔案資源檔案室內(nèi)部共享、檔案館開放檔案信息社會共享、檔案館和鄉(xiāng)、鎮(zhèn)檔案室檔案信息共享;各級檔案館、室全部建成數(shù)字檔案館、室，形成全區(qū)規(guī)模的數(shù)字檔案館、室集群，形成覆蓋全區(qū)的檔案資源體系。

三、整合區(qū)域內(nèi)涉民單位檔案信息資源，建立區(qū)域性民生檔案資源共享體系

以區(qū)綜合檔案館為“航母”來承載區(qū)域地區(qū)全部檔案資源，積極調(diào)整區(qū)級民生檔案資源的布局與結(jié)構(gòu)，將各類民生檔案資源全部整合進區(qū)綜合檔案館，做大做強區(qū)綜合檔案館，使其成為既是檔案實體中心，又是檔案信息中心與政務(wù)信息中心，以區(qū)級檔案館為主，采取各種先進手段，利用各種媒體和網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享。聯(lián)合區(qū)勞動和社會保障局、民政局、教育局、衛(wèi)生局、人口和計劃生育委員會、組織部、人事局、食品藥品監(jiān)督管理局、工商局、環(huán)保局、司法局、交通局、土地局、房管局、建委、規(guī)劃局等涉民單位，將涉民檔案資源實現(xiàn)館內(nèi)和館外的整合， 更大范圍實現(xiàn)資源共享。但以上這些涉民單位有的屬于檔案館接收范圍內(nèi)的立檔單位，有的屬于檔案館接收范圍外的立檔單位，在檔案資源整合中相對難度大一些?？梢圆扇《嗖卟⑴e，全力推進民生檔案資源整合工作。平谷區(qū)檔案館在這方面進行了有益的探索:一是制定了涉民單位利用館藏檔案優(yōu)惠制度，減免證明費、保護費等相關(guān)費用;在符合相關(guān)手續(xù)的情況下，對涉民單位利用檔案提供最大的便利，最大限度滿足他們的利用需求。二是檔案館對民生檔案優(yōu)先進行數(shù)字轉(zhuǎn)化，實行全文存貯與檢索，提高提供利用速度和利用效率，最大限度地發(fā)揮這部分檔案的利用價值。三是根據(jù)不同的情況采取不同措施:一類是對檔案意識強、移交工作主動的單位形成的民生檔案，如婚姻登記檔案、退伍軍人檔案、獨生子女檔案每年接收進館;另一類對短期內(nèi)有接收困難或因上級主管部門干預目前尚無法接收的檔案，如房產(chǎn)檔案、稅收檔案、工商檔案的形成單位，確定暫由本單位保管，由檔案局指導建立民生檔案專柜，并將專門目錄報送檔案館備查。經(jīng)過以上多種形式的共享，以區(qū)檔案館為航母的覆蓋全區(qū)的民生檔案資源體系極大方便了百姓的查詢。在民生檔案資源整合中，應(yīng)避免以下幾種情況發(fā)生:一是有增長無發(fā)展。一些單位部門為了應(yīng)付整合，將一些無價值的檔案資源整合進檔案館，導致檔案館館藏“脹庫”;二是有整合無實效。因部門利益的存在，在檔案資源整合過程中，有的會采取有目的的整合，對己有利的就整合，對己無利的或“來回擺”、或一推了之、或拒絕甚至對抗整合;三是整合的源動力乏力、無力。因整合的路徑不同及機制缺乏溝通，可能導致各部門彼此之間對檔案資源整合缺乏信任與合作基礎(chǔ)，不想也不能共享檔案數(shù)據(jù)資源的思想便滋生滋長;四是檔案室室藏“空殼”化。各機構(gòu)的檔案室借整合之名而將全部檔案統(tǒng)統(tǒng)交給檔案館，自己一份不管也一份不保，干干凈凈空空蕩蕩。杜絕使檔案資源整合處于漫無邊際的“整而不合”、“合而不整”的波動狀態(tài)，導致誰也整合不了誰的結(jié)果的發(fā)生。因此，整合共享性檔案信息資源，必然要排除其共享進程中的各種障礙，不僅使原生態(tài)的檔案資源由無序到有序，由“魚龍混雜”到“涇渭分明”，由內(nèi)容上的控制到開放，由形式上的“非標”到“兼容”，而且使館藏結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化、資源配置(流向)趨于合理。因此，共享性檔案信息資源的整合必須多措并舉形成合力。

從一定意義上說，檔案信息資源整合是為了更好地實現(xiàn)檔案信息資源的共享，檔案信息資源的共享則是檔案信息資源的基本出發(fā)點和根本歸宿。尤其是在電子網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源的整合與共享已成為事物的一體兩面，彼此密不可分，它可以在兼顧檔案信息資源現(xiàn)有配置與管理狀況的條件下，一方面把已系統(tǒng)采集積累的檔案信息(數(shù)據(jù))，從本部門、本單位的束縛中釋放出來為全社會所共享，把分散在各館室乃至個人手中的檔案信息(數(shù)據(jù))資源有機組織起來，更有效地為同行和社會所利用;另一方面又通過網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺，對分散異構(gòu)的檔案信息資源系統(tǒng)進行優(yōu)化組合與無縫鏈接，在此基礎(chǔ)上強化檔案信息資源的動態(tài)性、可控性、可獲知性和可獲取性以及與社會其他信息資源的融合集成性，從而實現(xiàn)檔案信息資源的充分“涌現(xiàn)”與流動、合理組織、優(yōu)化配置和最大增值。

作者單位:北京市平谷區(qū)檔案館