隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)日臻完善和高校教育改革的不斷深化，高校檔案從法律和法規(guī)上納入了國家、社會和學(xué)校管理范圍，凸現(xiàn)高校檔案工作的重要性和社會性。新時期高校檔案工作只有拓展社會服務(wù)功能，實現(xiàn)社會化，才能得到快速發(fā)展。

一、高校檔案社會化服務(wù)的功能及其實現(xiàn)優(yōu)勢

高校檔案服務(wù)社會化，就是高校檔案部門為滿足社會各個領(lǐng)域?qū)Ω咝Ｐ畔⒌娜找嬖鲩L需求，將隱藏靜態(tài)的檔案信息開發(fā)成系統(tǒng)的、有價值的動態(tài)的知識信息，為社會服務(wù)。

⒈當(dāng)前高校檔案的社會服務(wù)功能。高校檔案有別于其他行業(yè)的檔案，其自身的獨特性，顯示出其具有特定的工作范圍和更大的利用價值。除社會記憶功能這一基本功能外，還具有這樣一些功能:(1)文化記憶功能。隨著人們對人文精神的日益關(guān)注以及社會發(fā)展對文化需求的增強(qiáng)，文化記憶功能將成為檔案館在新時期發(fā)展的又一亮點，它將在很大程度上增加檔案服務(wù)的附加值。(2)決策參考功能。檔案囊括了各個方面，是學(xué)校信息的重要載體，可以作為分析、比較和評價的依據(jù)，可以作為決策的直接論據(jù)來源，還可以作為預(yù)測未來的背景材料。(3)查證咨詢的功能。查證接待是檔案館對外服務(wù)的重要內(nèi)容，也是一項傳統(tǒng)工作。(4)學(xué)術(shù)交流功能。檔案的開放可以吸引眾多的學(xué)者和研究人員到檔案館來利用檔案，進(jìn)行學(xué)術(shù)研究。檔案館將成為文化交流的窗口和紐帶，這將提升檔案館的文化含量，提高檔案館的史料開發(fā)水平。(5)市場服務(wù)功能。市場經(jīng)濟(jì)條件下，社會對檔案工作的服務(wù)需求日益增大，檔案館可以為社會提供檔案整理、畢業(yè)生檔案寄存、招生就業(yè)咨詢、在校學(xué)生成績查詢等服務(wù)。(6)展覽教育功能。檔案展覽是公布檔案，展示歷史，資政育人的重要方式，以其真實性、直觀性感化著讀者，是檔案館發(fā)揮社會教育作用的主要形式。檔案館可以結(jié)合學(xué)校的中心工作，通過對“立體檔案”和“實物檔案”重要資源的精心組合、巧妙設(shè)計，定期舉辦高規(guī)格、不同層面的檔案展覽，生動、真實地再現(xiàn)高校發(fā)展和艱苦創(chuàng)業(yè)的歷程和所取得的成就，展示學(xué)校的精神風(fēng)貌。

⒉高校檔案服務(wù)社會化的主要優(yōu)勢。一是信息資源優(yōu)勢。高校檔案與社會一般機(jī)構(gòu)相比，具有得天獨厚的優(yōu)勢。館藏保存大量的具有很高價值的教學(xué)、科研檔案信息，它匯集了優(yōu)秀的科學(xué)文化成果?？萍贾R只有與科技人員和勞動者相結(jié)合才能轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。高校檔案館通過向社會提供科技檔案信息服務(wù)，將大量的專業(yè)知識、科學(xué)技術(shù)傳播給社會成員，供他們學(xué)習(xí)、實驗、研究時參考借鑒。二是人才優(yōu)勢。高校檔案館普遍擁有一支高素質(zhì)的人才隊伍。他們大多具有中、高級專業(yè)技術(shù)職稱或系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識的高學(xué)歷人才;具有一定的科研能力和較強(qiáng)的信息收集、加工、處理能力。高素質(zhì)的人才隊伍是開發(fā)館藏信息資源，開展社會化服務(wù)的重要保證。

二、高校檔案館服務(wù)社會化的實現(xiàn)途徑

1.強(qiáng)化高校檔案服務(wù)社會發(fā)展的意識和社會化服務(wù)理念。長期以來，高校檔案館的封閉式管理造成信息資源的巨大浪費，阻礙了自身的發(fā)展。在社會信息化的宏觀背景下，高校檔案人員要主動出擊，開拓創(chuàng)新，突破舊觀念、舊傳統(tǒng)的束縛，打破圍墻界限，樹立開放觀念，把館藏信息資源看成是全民共同財富，為社會公眾提供及時的檔案信息服務(wù)。不僅要服務(wù)本單位的教學(xué)、科研等各項工作，更要關(guān)注社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程，尋找和發(fā)現(xiàn)高校檔案工作滿足社會需求的切入點和結(jié)合部，展示高校檔案館的作用。只有這樣，才能改變傳統(tǒng)檔案館在公眾中的封閉形象，從而激發(fā)廣大群眾潛在的各種利用需求，達(dá)到充分發(fā)揮檔案價值的目的。

⒉建設(shè)具有本館特色的數(shù)據(jù)庫。高校檔案館要進(jìn)行社會化服務(wù)，必須根據(jù)學(xué)校的專業(yè)特點，有選擇、有重點地建立齊全完整、內(nèi)容豐富，能從不同層面反映學(xué)校歷史全貌的特色館藏。因此，要拓寬檔案收集渠道，重點收集反映本校重大活動、重點建設(shè)項目和重大科研項目等各方面情況的原始材料。如教學(xué)檔案、科研檔案、名人檔案、照片檔案等等。同時，建設(shè)具有高校檔案信息特色的各類數(shù)據(jù)庫，如建立以社會各用人單位為服務(wù)對象的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，用于鑒別學(xué)生畢業(yè)證、學(xué)位證的真?zhèn)?建立以在校生和畢業(yè)生為服務(wù)對象的學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫，為畢業(yè)生求職、升學(xué)、留學(xué)等提供快捷方便的服務(wù);建立以在校生為服務(wù)對象的學(xué)位論文專題數(shù)據(jù)庫，為學(xué)生完成畢業(yè)設(shè)計服務(wù);建立以高?？蒲许椖繎?yīng)用者為服務(wù)對象的科研成果檔案數(shù)據(jù)庫，為科研成果轉(zhuǎn)化提供針對性服務(wù)。這樣，通過自身特色化建設(shè)，使館藏信息資源更為豐富，為進(jìn)行社會化服務(wù)提供信息保障。

⒊確立社會化服務(wù)目標(biāo)。高校檔案館在面向本校教學(xué)科研及管理服務(wù)的同時，要確立為社會公眾提供檔案信息服務(wù)的目標(biāo)，并成為檔案館任務(wù)和職能之一，列入檔案館的量化考核管理指標(biāo)中。為此，要從根本上制定出具體的措施來開展社會化服務(wù)。如館舍環(huán)境、設(shè)備是否合理、舒適;利用手續(xù)是否簡化。對已經(jīng)開放的檔案應(yīng)該盡可能地提供給用戶利用避免在用戶利用條件、利用手續(xù)方面有諸多的限制;在服務(wù)時間上作適當(dāng)調(diào)整，推行午間查檔制度、雙休日預(yù)約制度等等，使檔案館社會化服務(wù)目標(biāo)，在社會公眾的支持下得以積極、有效開展。

⒋充分利用網(wǎng)絡(luò)提供社會化服務(wù)。建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺，開展檔案網(wǎng)上服務(wù)，實現(xiàn)檔案館館藏資源的共享，是實現(xiàn)檔案館服務(wù)社會化的重要途徑。高校檔案館應(yīng)積極采用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和通信手段，建設(shè)內(nèi)容豐富、功能齊全、充滿個性化的網(wǎng)站。網(wǎng)站建設(shè)過程中，應(yīng)更多地為訪問者考慮，真正做到以人為本。利用服務(wù)手段要與時俱進(jìn)，完善檔案數(shù)字化建設(shè)，擴(kuò)大網(wǎng)上檔案檢索目錄、文件的開放率;同時，要積極爭取學(xué)校經(jīng)費支持，在人、財物上加大投入，加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程。這樣，通過網(wǎng)站這一平臺的建立，將檔案館知識含量較高的科技成果、技術(shù)信息等全文上網(wǎng)服務(wù)滿足公眾需求，開辦檔案信息查詢利用窗口，提供檔案網(wǎng)上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實現(xiàn)檔案信息的社會共享。

⒌重視檔案信息增值服務(wù)工作。要加大對檔案信息內(nèi)容的研究和開發(fā)力度，把檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息知識。一方面充分利用檔案部門現(xiàn)有的編研人才，一方面積極支持社會力量對已公布檔案信息內(nèi)容進(jìn)行研究和開發(fā)，努力提高檔案信息資源開發(fā)利用的深度。

⒍開展多樣化的服務(wù)形式。公眾利用檔案不同于學(xué)校開展公務(wù)活動利用檔案。高校檔案部門要開展形式多樣化的服務(wù)，一是不僅要提供一次檔案信息，還要提供各類二次、三次文獻(xiàn)。根據(jù)館藏資源的實際，針對社會的需求，經(jīng)過整合加工挖掘出具有館藏特色信息加工品，如《現(xiàn)行文件匯編》、《專業(yè)文件匯編》、《科研成果簡介》、《專利項目簡介》等，滿足公眾的需求。二是在利用檔案信息服務(wù)范圍上，突破舊格局，開展多層次、全方位的信息服務(wù)。如通過傳真、郵寄、電話以及網(wǎng)絡(luò)等多種形式開展學(xué)歷鑒定服務(wù);利用檔案館現(xiàn)有的物質(zhì)條件，開展畢業(yè)證、學(xué)位證、成績及其他材料翻譯、代辦、代寄檔案證明等輔助性服務(wù)。三是定期舉辦檔案展覽。根據(jù)學(xué)校教學(xué)科研任務(wù)的需要及社會公眾的需求，檔案部門要挖掘館藏，將利用者喜聞樂見的如學(xué)校歷年來的教學(xué)科研成果等以舉辦展覽的形式，圖文并茂地向社會展示，實現(xiàn)檔案與社會的對接。

7.積極開展聯(lián)合協(xié)作的信息服務(wù)。高校檔案館要實現(xiàn)社會化服務(wù)，必須改變關(guān)起門來自己做事的習(xí)慣，拓展檔案館服務(wù)功能，與其他信息機(jī)構(gòu)開展協(xié)作服務(wù)。借助計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，通過協(xié)作機(jī)制合理地調(diào)配各信息服務(wù)單位的資源，共同解決面臨的信息需求問題。如與其他高校或社會的圖書館、博物館開展業(yè)務(wù)合作，共同擴(kuò)大影響，實現(xiàn)資源共享;與政府部門、宣傳部門合作舉辦檔案展覽;與研究部門合作開展檔案專題編研等。積極有效的社會協(xié)作將為檔案館帶來自身無法獲得的社會資源，更好地推動高校檔案館服務(wù)的社會化。

總之，擴(kuò)展高校檔案館的社會服務(wù)功能，既是高校發(fā)展與檔案建設(shè)工作的要求，又是檔案工作自身發(fā)展的需要。高校只有通過檔案工作機(jī)制的不斷創(chuàng)新，才能使高校的社會服務(wù)功能不斷拓展，從而使檔案事業(yè)獲得可持續(xù)性的發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

1.游群鳳.透析檔案編研的文化功能[J].檔案學(xué)通訊，2004，(5).

2.任欣欣.彰顯城市檔案館的文化魅力[J].中國檔案，2006，(1).

3.陳東寶.高校檔案服務(wù)社會化問題探討[J].蘭臺世界，2005(4).

4.張麗，陳東寶.試論高校檔案信息服務(wù)的社會化傾向[J].山東檔案，2005(2).

作者單位:重慶交通大學(xué)