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        探析施工企業(yè)如何做好合同管理工作

        2009-12-31 00:00:00肖麗麗
        金融經(jīng)濟(jì) 2009年9期

        摘要:合同管理工作在施工企業(yè)的日常財(cái)務(wù)工作中越來越成為一項(xiàng)重要的內(nèi)容,合同管理效益的好壞直接關(guān)聯(lián)著施工企業(yè)項(xiàng)目的完成質(zhì)量。資料顯示,目前我國很多施工企業(yè)在合同管理工作方面還存在不少缺陷,這些問題都需要施工企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)踐財(cái)務(wù)管理中慢慢加以克服和完善。

        關(guān)鍵詞:施工企業(yè);合同管理

        當(dāng)前,施工企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效益和合同以及合同管理有著密切的聯(lián)系。合同管理是指以《合同法》為依據(jù),做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí),對以自身為當(dāng)事人的合同,依法進(jìn)行訂立、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、履行、終止等一系列管理行為的總稱。而施工企業(yè)的合同管理是指施工企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是施工企業(yè)合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督、控制是施工企業(yè)合同管理的手段。目前我國很多施工企業(yè)在合同財(cái)務(wù)管理工作方面還存在不少缺陷,這些問題都需要施工企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)踐財(cái)務(wù)管理中慢慢加以克服和完善。

        一、合同管理工作在施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中的作用和地位

        目前,對于我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展來說,建設(shè)施工企業(yè)的合同規(guī)范管理已成為我國施工企業(yè)繼續(xù)深入發(fā)展和科學(xué)規(guī)范管理的重要內(nèi)容,也是保證和提高我國建設(shè)施工項(xiàng)目社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的法律保障和重要工具之一。另一方面,對社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展來說,施工企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于:實(shí)現(xiàn)建筑施工類企業(yè)對社會主義市場發(fā)展的承諾,體現(xiàn)著施工企業(yè)的誠信,同時(shí)也可提升施工企業(yè)的品牌和企業(yè)形象,最終促使施工企業(yè)更牢固地立足于市場,實(shí)現(xiàn)良性可持續(xù)發(fā)展;良好的合同管理效益有助于監(jiān)控施工企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);還有利于施工企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。 一方面,對施工企業(yè)來說,合同管理的重要性在于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌,滿足市場的需要,提高企業(yè)適應(yīng)市場和參與市場競爭的能力。試想如果一個(gè)施工企業(yè)不重視合同管理工作,其企業(yè)財(cái)務(wù)管理效益不會高,企業(yè)經(jīng)營效益必然也不會高。因?yàn)槠渌袌鲋黧w會通過分析企業(yè)的財(cái)務(wù)合同管理,進(jìn)而對該施工企業(yè)的承包素質(zhì)和資質(zhì)進(jìn)行判斷。所以,做好合同管理工作對于一個(gè)施工類企業(yè)來說尤其重要,良好的合同管理工作不僅可以提高施工企業(yè)本身的市場競爭力和企業(yè)品牌價(jià)值,同時(shí)也可以最大限度的降低施工企業(yè)的財(cái)務(wù)管理成本,獲得最大限度的經(jīng)營收益。

        另一方面,從必要性角度來說,合同管理是為施工企業(yè)更全面地、有秩序地完成合同規(guī)定的責(zé)任與義務(wù),行使合同賦予的合法權(quán)利而進(jìn)行的一系列管理活動。如果由于施工企業(yè)合同管理方面的問題,例如:財(cái)務(wù)人員的合同管理意識不強(qiáng);合同管理方面的復(fù)合型人才偏少,人才素質(zhì)不高;忽略合同管理的財(cái)務(wù)監(jiān)督和落實(shí),致使合同簽訂與合同履行脫離;合同轉(zhuǎn)包、分包現(xiàn)象比較普遍,財(cái)務(wù)跟蹤不到位,等原因造成施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損,甚至影響施工企業(yè)的市場信譽(yù)。這是及其不合算的,要知道市場經(jīng)濟(jì)中誠信是企業(yè)生存和發(fā)展的根本,對企業(yè)來說,失去信用就是失去發(fā)展的活力,會使企業(yè)在激烈的市場競爭中逐步喪失原有的市場份額而陷入經(jīng)營困境,步履艱難,因此施工企業(yè)必須要在財(cái)務(wù)上加強(qiáng)合同方面的管理。由上面重要性和必要性的分析,可以了解到合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)工作的展開都應(yīng)該而且必須圍繞著合同管理程序而開展。

        二、當(dāng)前施工企業(yè)的合同管理現(xiàn)狀

        1.項(xiàng)目財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人缺乏合同管理意識,對合同的重要性認(rèn)識不足

        當(dāng)前,大多數(shù)施工企業(yè)的項(xiàng)目財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對于施工項(xiàng)目的合同管理還缺乏足夠的認(rèn)識,很多企業(yè)對于由招投、投標(biāo)產(chǎn)生的企業(yè)之間合同與合同管理的關(guān)系認(rèn)識不到位,對合同的重要性認(rèn)識不足。有發(fā)現(xiàn)很多財(cái)務(wù)人員缺乏專業(yè)的合同管理培訓(xùn),很多負(fù)責(zé)人在合同拿到手之后,對于合同的項(xiàng)目財(cái)務(wù)條款只是表面上的認(rèn)識,沒有辦法將付款條件和施工企業(yè)的整體投融資計(jì)劃聯(lián)系起來,經(jīng)常在付款條件上出現(xiàn)合同糾紛等合同管理問題。也有發(fā)現(xiàn)很多工程承包施工企業(yè)在承包合同的貫徹和執(zhí)行方面也做得不夠到位,一方面,施工企業(yè)只是簡單地把施工合同交給項(xiàng)目經(jīng)理人和財(cái)務(wù)部門,沒有對合同做深入地解釋和交代,這往往會造成項(xiàng)目在執(zhí)行過程中經(jīng)常和施工合同相脫節(jié),其結(jié)果可能影響項(xiàng)目的工期和工程款不能夠按照合同管理的要求來貫徹。另一方面,也發(fā)現(xiàn)施工企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)一般沒有設(shè)立專門的合同管理科,很多時(shí)候項(xiàng)目工程的預(yù)結(jié)算、工程的執(zhí)行進(jìn)度都沒有能夠嚴(yán)格按照施工合同的要求來處置。

        2.施工企業(yè)財(cái)務(wù)部門具有合同管理方面知識的復(fù)合型人才偏少,人才素質(zhì)不高

        隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的迅速增長,建筑施工行業(yè)所占的經(jīng)濟(jì)比重越來越受到重視,因而,建筑市場的競爭也日益白熱化和規(guī)范化,合同管理效益的好壞直接和施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)利潤聯(lián)系在一塊的,所以企業(yè)應(yīng)該重視財(cái)務(wù)部門具有合同管理方面知識復(fù)合型人才的培養(yǎng)。然而,由于我國改革開放的時(shí)間不長,合同管理方面工作受重視的時(shí)間也不長,進(jìn)而使得大多數(shù)施工企業(yè)財(cái)務(wù)缺乏專業(yè)的復(fù)合型合同管理人才。此外,有發(fā)現(xiàn)目前很多施工企業(yè)的合同管理財(cái)務(wù)人員基本上都是由財(cái)務(wù)部的一般工作人員擔(dān)任,對合同管理認(rèn)識不足,業(yè)務(wù)水平較低,大部分的合同管理人員經(jīng)常只是做些合同歸檔、合同保存的機(jī)械性工作。

        3.合同轉(zhuǎn)包、分包現(xiàn)象比較普遍,財(cái)務(wù)監(jiān)督跟蹤不到位

        由于市場競爭的不斷升級,很多施工企業(yè)在簽訂完合同后,經(jīng)常會將合同轉(zhuǎn)包或者分包給各個(gè)不同的施工單位去完成,這時(shí)候經(jīng)常會遇到合同的變更以及合同財(cái)務(wù)監(jiān)督執(zhí)行不到位等問題。有時(shí)候個(gè)別施工承包企業(yè)為了獲得承包項(xiàng)目的資格,經(jīng)常以非常低的價(jià)格中標(biāo),然后將中標(biāo)后的工程分包給很多不具有施工資質(zhì)的單位,結(jié)果經(jīng)常造成合同簽訂后的執(zhí)行不到位問題,甚至?xí)捎谑┕り?duì)伍的工程質(zhì)量等問題影響了總合同和分包合同的違約現(xiàn)象。例如,有些施工承包單位不按照施工期依法組織施工,不按照合同規(guī)定施工,造成延期工程、劣質(zhì)工程等問題,進(jìn)而合同沒有按照約定執(zhí)行,造成了嚴(yán)重的合同違約現(xiàn)象。這使得很多項(xiàng)目在轉(zhuǎn)包或者分包后,財(cái)務(wù)跟蹤和監(jiān)督工作變得復(fù)雜和監(jiān)督跟蹤錯位。

        4.合同的財(cái)務(wù)監(jiān)控和資金管理等工作做得不到位

        調(diào)查顯示,目前很多的施工企業(yè)雖然合同在財(cái)務(wù)管理程序上處理也比較規(guī)范,然而其跟項(xiàng)目相關(guān)的合同財(cái)務(wù)監(jiān)控和資金管理工作做得不夠到位,通常情況下,合同規(guī)定的付款金額都是比較大的,企業(yè)在沒有提前規(guī)劃預(yù)算的前提下,經(jīng)常會陷入財(cái)務(wù)管理斷裂,資金支付不及時(shí)、不到位等問題。此外,很多施工企業(yè)在合同執(zhí)行完后,項(xiàng)目的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人并沒有及時(shí)對合同進(jìn)行跟蹤和評估,例如有的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員只是習(xí)慣于自己保管經(jīng)濟(jì)合同,在合同執(zhí)行完畢后沒有歸檔,這種沒有嚴(yán)格按照合同管理程序操作的行為,如果一旦財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人發(fā)生變動,就會給合同的財(cái)務(wù)管理造成一種不必要的麻煩。

        三、關(guān)于施工企業(yè)如何做好合同管理工作的幾點(diǎn)建議

        1.建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的施工企業(yè)合同財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)

        施工企業(yè)如果要做好施工項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化,一個(gè)重要的工作內(nèi)容就是企業(yè)要爭取建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的施工企業(yè)合同財(cái)務(wù)管理體系。企業(yè)必須嚴(yán)格遵照《合同法》和《企業(yè)會計(jì)制度》的要求,同時(shí)具體結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定規(guī)范化和可操作性的合同管理?xiàng)l例。將合同財(cái)務(wù)管理和項(xiàng)目施工執(zhí)行落實(shí)充分結(jié)合起來,將合同事項(xiàng)分解到對應(yīng)的項(xiàng)目任務(wù)中,責(zé)任落實(shí)到財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。使得合同的財(cái)務(wù)監(jiān)督和跟蹤評價(jià)工作都能夠及時(shí)正確地和項(xiàng)目決策結(jié)合起來。條件允許的情況下,施工企業(yè)應(yīng)該在財(cái)務(wù)部下建立專職的合同管理機(jī)構(gòu),使企業(yè)的合同財(cái)務(wù)管理工作專職化、規(guī)范化。在合同總體財(cái)務(wù)分析和詳細(xì)分析把握上,企業(yè)應(yīng)將總體目標(biāo)分解到合同實(shí)施的具體問題和具體工程活動上,并在必要的時(shí)候?qū)崟r(shí)地聘請專業(yè)的法律顧問對重大項(xiàng)目合同的執(zhí)行狀況做一個(gè)必要的財(cái)務(wù)條款評估。

        2.廣泛培養(yǎng)施工企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部復(fù)合型的合同管理人才,大力提高合同管理人才的素質(zhì)

        由前面的分析,我們知道施工企業(yè)如果要建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理財(cái)務(wù)體系,在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部設(shè)立專業(yè)的合同管理機(jī)構(gòu)是必須的。而每個(gè)合同管理機(jī)構(gòu)必須配備足夠的懂得合同管理的財(cái)務(wù)人員,所以當(dāng)前對于我國的很多施工企業(yè)來說應(yīng)該廣泛地培養(yǎng)施工企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部復(fù)合型合同管理方面的人才。爭取每個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)部都要設(shè)置和配置一名懂合同的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、三個(gè)專職的合同管理員,而且對于項(xiàng)目金額比較大、周期比較長的企業(yè)來說,應(yīng)該給每個(gè)項(xiàng)目配置一名懂合同管理的財(cái)務(wù)人員以及時(shí)跟蹤和反饋項(xiàng)目合同執(zhí)行進(jìn)度。此外,對于做得好的合同管理財(cái)務(wù)人員企業(yè)應(yīng)該給予適當(dāng)?shù)莫剟?,對于做得不好的要積極給予提醒和考核,必要時(shí)給予適當(dāng)處罰。

        3.明確合同管理的幾個(gè)階段,確定合同管理工作的重點(diǎn)

        施工企業(yè)的合同管理工作是一個(gè)程序性和階段性相結(jié)合的工作,一般而言,可以將施工企業(yè)的合同管理過程分為兩個(gè)階段,即合同的成立階段和合同的執(zhí)行階段。合同的成立階段是整個(gè)合同管理工作的重點(diǎn),它直接規(guī)范著合同執(zhí)行雙方的權(quán)力和義務(wù),決定著未來合同履行的前景和目標(biāo);合同的執(zhí)行階段也是合同管理的重要內(nèi)容,它的執(zhí)行效益和企業(yè)項(xiàng)目施工的整個(gè)過程緊密相關(guān),同時(shí)良好的合同管理質(zhì)量又能夠起到良好的監(jiān)控作用。此外,企業(yè)也應(yīng)該重視合同管理工作的幾個(gè)重點(diǎn),施工企業(yè)的合同種類通常都很多,涉及到的面也會比較廣,所以在合同的管理上,企業(yè)最好能夠分類整理,尤其是對于項(xiàng)目標(biāo)的比較大的合同,企業(yè)應(yīng)該給予足夠的關(guān)注和重視??偠灾?,施工企業(yè)只有在明確了合同管理的幾個(gè)階段以后,同時(shí)又能夠確定合同管理工作重點(diǎn)的條件下,施工企業(yè)的合同管理工作才能夠有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        4.合理運(yùn)用財(cái)務(wù)融資方式,降低施工企業(yè)資金使用的成本

        建筑施工行業(yè)是一項(xiàng)資金密集型的重要性產(chǎn)業(yè),項(xiàng)目合同的執(zhí)行過程同時(shí)也伴隨著資金鏈的流動過程,兩者緊密結(jié)合。所以,施工企業(yè)應(yīng)合理運(yùn)用財(cái)務(wù)融資方式,合理籌集資金,在合理的條件下盡可能地拓寬融資渠道,募集更多的資金。在項(xiàng)目合同執(zhí)行中,企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格按照合同中規(guī)定的撥款計(jì)劃撥付資金,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按規(guī)定的金額向規(guī)定的收款人撥付款項(xiàng)。盡力壓縮現(xiàn)金庫存與現(xiàn)金的使用量,除了零星支付和只能用現(xiàn)金辦理的事項(xiàng)外,應(yīng)一律通過轉(zhuǎn)賬和使用支票進(jìn)行結(jié)算??傊?,施工企業(yè)應(yīng)該在保證財(cái)務(wù)資金使用效率的基礎(chǔ)上,盡可能地嚴(yán)格按照合同付款規(guī)定,擴(kuò)大和提高資金的使用效益,降低施工企業(yè)資金使用的成本。

        綜上所述,對于現(xiàn)代的施工企業(yè)而言,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作與合同管理工作有著很重要的關(guān)聯(lián)性,企業(yè)合同管理效益的高低集中地反映了施工企業(yè)本身的財(cái)務(wù)管理水平?,F(xiàn)代化的企業(yè)合同管理需要一種更加高效更加便捷的財(cái)務(wù)處理方式。所以,面對施工企業(yè)在合同管理中存在的一系列問題,施工企業(yè)管理者應(yīng)該加以重視,積極采取必要的措施,從根本上改善現(xiàn)代施工企業(yè)的合同管理效益。

        參考文獻(xiàn)

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        (作者單位:邵陽公路橋梁建設(shè)有限責(zé)任公司)

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