管理的定義有若干，本人不敢妄下，但可以闡述一下個(gè)人的理解。所謂管理，可以分為管理者、被管理者和管理的內(nèi)容三部分;管理有深度(管理層級(jí)與力度)和寬度(管理范圍)兩種維度，在深度和寬度設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)那疤嵯?，確保各種管理信息的順暢流通和共享，將是管理措施能否有效施行的一個(gè)重要前提。而請(qǐng)示和匯報(bào)則是管理者充分全面了解被管理者、管理事宜，綜觀全局的基礎(chǔ)。只有全面充分的了解事實(shí)把握全局，才能從整體的長遠(yuǎn)的角度出發(fā)規(guī)劃總體、制定戰(zhàn)略藍(lán)圖。請(qǐng)示和匯報(bào)之間既有聯(lián)系又有區(qū)別，所以，必須正確處理請(qǐng)示與匯報(bào)的關(guān)系。請(qǐng)示與匯報(bào)都可以分為口頭和書面兩種形式，在此我只就其內(nèi)容特征試作討論，形式姑且不作為重點(diǎn)。

一、 請(qǐng)示和匯報(bào)必須同時(shí)存在。

不可以也不可能只請(qǐng)示不匯報(bào)或只匯報(bào)不請(qǐng)示。只請(qǐng)示不匯報(bào)就會(huì)致使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力虛無化;也不可能只匯報(bào)不請(qǐng)示，因?yàn)槟菢泳惋@得極端地?zé)o視領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，無組織無紀(jì)律，自由散漫。

二、 請(qǐng)示與匯報(bào)的定義和分類

(一) 1、請(qǐng)示的定義

請(qǐng)示是下級(jí)在遇到本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、重要決定、重大決策、項(xiàng)目安排等問題以及在工作中遇到新問題、新情況或克服不了的困難時(shí)，請(qǐng)求上級(jí)給予指點(diǎn)，說明處理的原則和方法，或下級(jí)為了搞好工作，打算進(jìn)行某些活動(dòng)和事項(xiàng)，而決定權(quán)又不在本單位，特拿出意見，報(bào)請(qǐng)上級(jí)給予批復(fù)。2001年國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第九條第九款規(guī)定:請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。1996年中共中央辦公廳正式印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第七條第九款，也對(duì)請(qǐng)示作了相同的規(guī)定:用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

2、請(qǐng)示的分類

請(qǐng)示的分類按照國務(wù)院辦公廳和中央辦公廳的有關(guān)規(guī)定，請(qǐng)示可以分為三種類型。第一，請(qǐng)求指示的。對(duì)上級(jí)制定的方針、政策、法律、法規(guī)、規(guī)章或某項(xiàng)指示有不同理解，希望上級(jí)給予明確解釋，或者從實(shí)際出發(fā)，需要對(duì)某項(xiàng)規(guī)定、制度做出修訂、補(bǔ)充。第二，請(qǐng)求批示、解決問題的。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€(gè)問題提出處理意見，請(qǐng)求上級(jí)批復(fù)而提出的請(qǐng)示，或與友鄰機(jī)關(guān)或協(xié)作單位在較重要的問題上出現(xiàn)意見分歧，需要上級(jí)機(jī)關(guān)裁決的。第三，請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對(duì)新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因?yàn)椴荒苤苯右笃郊?jí)或不相隸屬的部門照辦，而需要請(qǐng)求上級(jí)批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行。

(二)1、匯報(bào)的定義

匯報(bào)也可稱為報(bào)告，多是下級(jí)在本單位權(quán)限范圍內(nèi)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作、反映情況、陳述問題，提出意見和建議、報(bào)送表冊(cè)資料或物品以及回答上級(jí)的詢問。

2、匯報(bào)的分類

① 工作匯報(bào)。用于匯報(bào)工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、反映工作問題、提出工作意見，應(yīng)用最為廣泛，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、存在問題、今后意見等幾部分。根據(jù)需要，工作匯報(bào)可以是綜合性的，也可以是專題性的。

② 情況匯報(bào)。這是對(duì)工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級(jí)做出的匯報(bào)。不需要答復(fù)，主要是讓上級(jí)了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級(jí)提出工作建議的匯報(bào)也屬此類。

③ 答復(fù)匯報(bào)。這是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報(bào)執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果的匯報(bào)。包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分。

三、 請(qǐng)示與匯報(bào)的特點(diǎn)

(一)請(qǐng)示的特點(diǎn)

1、期復(fù)性

請(qǐng)示具有雙向?qū)?yīng)的特點(diǎn)，與它相對(duì)應(yīng)的是批復(fù)。不管上級(jí)是不是同意下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)，都必須給請(qǐng)示單位一個(gè)回復(fù)，請(qǐng)示最直接的目的就是得到批復(fù)。而且，下級(jí)機(jī)關(guān)都是在遇到比較重要的情況和問題需要解決時(shí)，才會(huì)及時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，急切地期待回復(fù)是請(qǐng)示者的必然心態(tài)。

盡管請(qǐng)示者都有急于得到答復(fù)的心理，但是，也必須遵循有關(guān)規(guī)則，一般不得越級(jí)請(qǐng)示。特殊情況確實(shí)需要越級(jí)請(qǐng)示的，如經(jīng)多次請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)而長期未能解決問題，可以越級(jí)請(qǐng)示，但一般需同時(shí)報(bào)知給被越過的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

2、單一性

請(qǐng)示一般要遵循“一事一報(bào)”的原則。特別是在書面請(qǐng)示中，一份請(qǐng)示只能請(qǐng)示一項(xiàng)工作或一種情況、一個(gè)問題。如果確有若干事項(xiàng)都需要同時(shí)向同一上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，可以同時(shí)寫出若干份書面請(qǐng)示，它們各自都是一份獨(dú)立的文件，有不同的發(fā)文字號(hào)和標(biāo)題。而上級(jí)機(jī)關(guān)則會(huì)分別對(duì)不同的請(qǐng)示做出不同的批復(fù)。

3、針對(duì)性

請(qǐng)示，必須針對(duì)本機(jī)關(guān)沒有對(duì)策、沒有把握或沒有能力解決的重要事件和問題，不得動(dòng)轍請(qǐng)示。否則，表面上像是尊重上級(jí)，實(shí)際上卻是把矛盾交給上級(jí)，自己卻躲避了責(zé)任。

4、時(shí)效性

請(qǐng)示所涉及的情況和問題，都有一定的迫切性，應(yīng)當(dāng)及時(shí)，如有延誤滯后，就有可能耽誤解決的時(shí)機(jī)。相應(yīng)地，上級(jí)機(jī)關(guān)在處理下級(jí)的請(qǐng)示時(shí)，也會(huì)注意到時(shí)效性問題，對(duì)請(qǐng)示做出及時(shí)的批復(fù)。

(二)匯報(bào)的特點(diǎn)

1、陳述性

請(qǐng)示帶有請(qǐng)求性質(zhì)，希望得到上級(jí)機(jī)關(guān)的支持或批復(fù)，重在呈請(qǐng)。

匯報(bào)則帶有陳述性質(zhì)，目的是下情上達(dá)，使上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)了解情況，掌握動(dòng)態(tài)，以便從整體上掌控全局，重在呈報(bào)。

重大事件或緊急情況匯報(bào)時(shí)應(yīng)將事件的各個(gè)細(xì)節(jié)一一陳述，要爭(zhēng)取把當(dāng)時(shí)的原貌復(fù)原出來，力求詳細(xì)。因?yàn)榍闆r特殊，領(lǐng)導(dǎo)可能不在場(chǎng)，所以只有如此才是最真實(shí)最有效的匯報(bào)方式。但不可把個(gè)人的思維假想成上級(jí)的思維，簡單的說就是個(gè)人認(rèn)為重要的領(lǐng)導(dǎo)不一定認(rèn)為是重要的，而個(gè)人認(rèn)為無關(guān)緊要的東西很可能在領(lǐng)導(dǎo)看來是至關(guān)重要的。不在其位也許就沒有謀其政的眼光與高度，關(guān)鍵時(shí)刻更是如此。

2、真實(shí)性

匯報(bào)要?jiǎng)?wù)實(shí)，要既講成績又講失誤，既講優(yōu)點(diǎn)又講不足，不能攬功諉過。對(duì)具有較大影響，能顯示自己工作能力和水平的工作實(shí)績，要寫得深入透徹;對(duì)一般性工作、常規(guī)性工作可盡量少寫。還要處理好主管與協(xié)管工作之間的關(guān)系，要注意把個(gè)人成績和集體成績分清，處理好個(gè)人與集體、個(gè)人與上級(jí)及同級(jí)之間的關(guān)系。重點(diǎn)應(yīng)闡述主管工作的情況，公正、準(zhǔn)確，既不拔高，也不貶低，更不能有失公允，力求反映工作的真實(shí)面貌。對(duì)于協(xié)管的工作，要講清楚參與程度、發(fā)揮的作用，投入的精力時(shí)間，解決的困難等。

3、針對(duì)性

不論是按工作內(nèi)容分類，還是按時(shí)間順序敘述，匯報(bào)都要切實(shí)抓住核心問題，突出重要成績，總結(jié)主要教訓(xùn)。匯總重要的信息時(shí)，務(wù)必簡略精要，要對(duì)事件的所有情況有一個(gè)非常全面而詳細(xì)的了解，并且掌握的信息一定要達(dá)到全局的高度。此時(shí)，凡重點(diǎn)部分，要詳細(xì)、具體、充分、全面。次要部分，則可約略提及。而不可事無巨細(xì)、面面俱到，或渲染夸大、啰嗦表功。不必帶著邀功的心態(tài)，不必極力強(qiáng)調(diào)工作的難處。此外，匯報(bào)的內(nèi)容也要與原定目標(biāo)和計(jì)劃相對(duì)應(yīng)，切忌漫無邊際，牽扯到其它沒有關(guān)系的事情。

4、獨(dú)特性

不同的崗位、不同的層次、不同的行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)有不同的工作內(nèi)容和方法，即使同一職務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)因分工的不同有不同的工作重點(diǎn)，至于工作方法，就更是各具特色了。鑒于這種情況 ，匯報(bào)時(shí)要突出自己工作的特點(diǎn)，顯示自己的工作個(gè)性，盡量避免那種千部一腔、千人一面 ，沒有特點(diǎn)沒有個(gè)性的匯報(bào)方法。

四、請(qǐng)示與匯報(bào)的聯(lián)系

1、匯報(bào)向請(qǐng)示的轉(zhuǎn)化關(guān)系。下級(jí)權(quán)限范圍內(nèi)的事件處理完畢后，定期或不定期的向上級(jí)匯報(bào)時(shí)，如果匯報(bào)的事項(xiàng)得不到上級(jí)的認(rèn)可，那么此類事件的處理權(quán)限或方式將會(huì)據(jù)上級(jí)意見進(jìn)行臨時(shí)調(diào)整，甚至是重新定性，因此原來只需匯報(bào)一下結(jié)果的事件便可能轉(zhuǎn)化為需要重點(diǎn)請(qǐng)示的事件。

2、請(qǐng)示向匯報(bào)的衍變關(guān)系。如果請(qǐng)示時(shí)上級(jí)的批復(fù)意見比較中性或折中，則請(qǐng)示便向著匯報(bào)的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)移了。例如請(qǐng)示干部任命問題，得到的批復(fù)意見如果非常明確，則屬通常意義上的請(qǐng)示;或者批復(fù)為待定，則該請(qǐng)示還需進(jìn)一步請(qǐng)示;如果得到的批復(fù)為此事權(quán)力下放，完全由請(qǐng)示人自行定奪，則此請(qǐng)示便向著匯報(bào)的方向轉(zhuǎn)移了，即下級(jí)有決策權(quán)，待決策之后，只管把結(jié)果匯報(bào)給上級(jí)即可。

需注意的是，有時(shí)上級(jí)批示的字面意思與其實(shí)質(zhì)是相背離的。發(fā)生這種情況，有可能是領(lǐng)導(dǎo)考慮種種因素或顧忌而轉(zhuǎn)移矛盾，或者是考驗(yàn)下級(jí)辦事水平的事。這就在無形中提高了下級(jí)的工作難度，領(lǐng)導(dǎo)不同意你現(xiàn)在的意見，但又不方便直接告訴你他的意見，而需要你去領(lǐng)悟揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖，個(gè)中含義甚為微妙。

五、正確進(jìn)行請(qǐng)示和匯報(bào)

1、該請(qǐng)示的事情必須請(qǐng)示。不經(jīng)請(qǐng)示，自作主張?zhí)幚?，然后匯報(bào)，那么上級(jí)得出的結(jié)論必將是無視上級(jí)，擅做主張?jiān)綑?quán)審批，因此不論下級(jí)的決策有多么深刻、多么正確，在上級(jí)的眼里都有可能是不恰當(dāng)?shù)?，至少印象打折。也要控制使用，?dāng)用才用，必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實(shí)需要請(qǐng)示上級(jí)的才可請(qǐng)示。不要?jiǎng)虞m請(qǐng)示，把矛盾上交。

2、該匯報(bào)時(shí)應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。如果本該請(qǐng)示的事情，不但不請(qǐng)示，連匯報(bào)也不做，這就說明管理中存在著上下級(jí)之間溝通不暢或下屬無視領(lǐng)導(dǎo)、玩忽職守的嚴(yán)重問題。一旦出現(xiàn)這種漏洞，將有可能導(dǎo)致整個(gè)集體或管理體系的失敗。很多事情的失敗都是從這種情況開始的。所以，日常工作中，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)、全面準(zhǔn)確的進(jìn)行匯報(bào)，以達(dá)到讓上級(jí)掌控全局、及時(shí)部署的目的。但是我們不提倡日本式的“早請(qǐng)示晚匯報(bào)”:早請(qǐng)示即集體背誦“社是”(公司的宗旨、經(jīng)營方針、經(jīng)營理念等)，晚匯報(bào)就是員工向老板打小報(bào)告。我們所說的請(qǐng)與匯報(bào)都屬于日常工作中的正常流程，不存在個(gè)人恩怨好惡之類。

3、多匯報(bào)，少請(qǐng)示。特別是要主動(dòng)、及時(shí)匯報(bào)。匯報(bào)是下級(jí)的義務(wù)，聽取是上級(jí)的選擇。屬于自己管理權(quán)限和審批權(quán)限之內(nèi)的事項(xiàng)，特別是日常的、例行的工作，只需主動(dòng)完成然后向上級(jí)匯報(bào)結(jié)果即可。如此則表現(xiàn)出有主見有魄力。

4、越級(jí)請(qǐng)示和越級(jí)匯報(bào)要慎重。一般情況下，層層分工、層層管理才能保證整體的協(xié)調(diào)運(yùn)營，古人所說的“在其位謀其政”不無道理。但是，在特殊情況下，允許向直接上級(jí)匯報(bào)后重復(fù)性的匯報(bào)給再上一級(jí)其他領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)檫@樣才能更有利于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，彌補(bǔ)管理上的漏洞，或防止信息流斷鏈問題。不過，須注意的是，直接上級(jí)得知此匯報(bào)內(nèi)容一定要早于其他上級(jí)。同時(shí)，作為上級(jí)有什么指示或精神首先應(yīng)通知直接下級(jí)然后再傳達(dá)到其他人員或部門，而不可逆流而行(即直接下級(jí)得知消息晚于其他人員或部門)，否則便容易形成管理信息流的渦流或者是“龍卷風(fēng)”現(xiàn)象，導(dǎo)致信息流通不暢，管理不順，對(duì)整個(gè)管理的團(tuán)隊(duì)形成破壞。因此通常情況下，一定要嚴(yán)格按照以上路線進(jìn)行信息的流通。

5、異常情況或緊急變動(dòng)發(fā)生時(shí)，應(yīng)對(duì)請(qǐng)示與匯報(bào)內(nèi)容嚴(yán)格限制。不允許任何請(qǐng)示、匯報(bào)信息從旁路流出。例如裁員、降級(jí)、處分等異常情況下，往往都會(huì)對(duì)信息的流動(dòng)提出嚴(yán)格限制。每當(dāng)此時(shí)的管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)被視為兩個(gè)矛盾對(duì)立的團(tuán)隊(duì)來看待，請(qǐng)示與匯報(bào)都至關(guān)重要，應(yīng)謹(jǐn)慎為之。

6、 需注意的細(xì)節(jié)與方法。

⑴請(qǐng)示和匯報(bào)的形式可靈活多樣。除日常工作中隨時(shí)使用的口頭請(qǐng)示和匯報(bào)之外，對(duì)于較為重要的事件，可以有周例會(huì)、報(bào)告會(huì)、討論會(huì)、匯報(bào)會(huì)等不同形式。而對(duì)于必須記錄在案的請(qǐng)示和匯報(bào)則必須寫成書面形式。

⑵請(qǐng)示和匯報(bào)都應(yīng)簡潔明了。概括內(nèi)容應(yīng)全面準(zhǔn)確、無遺漏、無歧義。如果請(qǐng)示的事件較為復(fù)雜，那么不妨利用傳統(tǒng)的5W2H的方法來快速理清工作要點(diǎn)，即弄清楚該請(qǐng)示事件的時(shí)間(when)、地點(diǎn)(where)、行為人(who)、事件目的(why)、工作性質(zhì)(what)、如何去做(how)、需要多少工作量(how many)。請(qǐng)示完畢，領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)完命令之后，立即將自己的記錄進(jìn)行整理，再次簡明扼要地向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)述一遍，看是否還有遺漏或者自己沒有領(lǐng)會(huì)清楚的地方，并請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)加以確認(rèn)。

⑶語言要簡練準(zhǔn)確，態(tài)度要謙遜誠懇。請(qǐng)示時(shí)原因要說明，不批準(zhǔn)的后果要恰當(dāng)表達(dá)，最好要讓上級(jí)感到不批準(zhǔn)就說不過去。匯報(bào)時(shí)應(yīng)實(shí)事求是態(tài)度誠懇，認(rèn)識(shí)準(zhǔn)確，概括全面，最好給人以踏實(shí)肯干、誠懇認(rèn)真、能力極強(qiáng)的印象。

語言表達(dá)盡量少用形容詞和諸如“大體上”、“差不多”之類模棱兩可的話，對(duì)情況的交代、過程的敘述切忌冗長空泛，拖泥帶水。既不能像大事記或記流水賬那樣就事論事，一帶而過，也不能像理論文章一樣，理論闡述滿天飛，缺乏事實(shí)根據(jù)。最好的方法是敘議結(jié)合，在事實(shí)的基礎(chǔ)上加以概括總結(jié)，使理論與事實(shí)二者有機(jī)地結(jié)合起來，這樣做無形中提升了內(nèi)容的高度。

請(qǐng)示匯報(bào)幾乎貫穿于整個(gè)的管理過程中，做好請(qǐng)示匯報(bào)是每一個(gè)管理者甚至非管理者都必須面對(duì)的一個(gè)問題，作為管理者那就更加重要了。在此只是本人對(duì)此的一點(diǎn)體會(huì)，比較淺顯，要想真正的做好請(qǐng)示匯報(bào)工作，還必須在實(shí)踐中加強(qiáng)領(lǐng)悟，因?yàn)獒槍?duì)不同的請(qǐng)示匯報(bào)個(gè)體，其要求都會(huì)有重大差異，這也是管理中只能說存在一定的道理或原則，但無法說出最正確的管理辦法的答案的原因。以上體會(huì)不當(dāng)之處，還請(qǐng)讀者多多批評(píng)指正。

(作者單位:天津財(cái)經(jīng)大學(xué))