摘 要 檔案管理是個復(fù)雜，繁瑣的過程，尤其對于像勝利油田這種大型企業(yè)。隨著勝利油田檔案管理信息化，數(shù)字化的實現(xiàn)，也帶來了相應(yīng)的一些問題，本文將簡要介紹目前勝利油田檔案管理所面臨的問題及其相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞 檔案管理；數(shù)字化；信息化；勝利油田

中圖分類號G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號1673—9671—(2009)122—0088—01

檔案管理工作就是通過檔案的管理和檔案信息的提供來為社會和經(jīng)濟(jì)服務(wù)的業(yè)務(wù)活動。數(shù)字檔案館是朝向不同載體形式并存的方向發(fā)展，包括紙質(zhì)、軟盤、光盤、聲、像及各種數(shù)字媒體。數(shù)字檔案信息資源共享趨勢重新定義了館藏檔案資源新的內(nèi)涵，它的特點是將不同類型的檔案信息以數(shù)字化形式分布存放在各個檔案館內(nèi)，通過虛擬鏈接，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享。也就是說檔案館真正數(shù)字化后，館際之間可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問、查找到所需的內(nèi)容，就不用到實際的檔案館中去查找。所以，數(shù)字檔案館的信息建設(shè)就是以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，形成豐富多彩的數(shù)字媒體信息，分布于海量資源數(shù)據(jù)庫中，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)使用者智能檢索的一項系統(tǒng)工程，使檔案館的檔案信息服務(wù)工作得到前所未有的提高。檔案管理工作功在千秋，利在當(dāng)代。檔案具有一定的憑證作用，也在法律實踐中的運(yùn)用是非常普遍的。檔案管理信息的數(shù)字化是社會發(fā)展的需要，是企業(yè)進(jìn)步的需要。

1 油田檔案管理信息數(shù)字化存在的問題及其分析

勝利油田檔案管理信息數(shù)字化的好處表現(xiàn)在可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機(jī)的功能，提高利用率；提高檔案信息的時效性；檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，并改變信息加工。

檔案館管理信息數(shù)字化雖然能夠帶來很多的方便，但是這方面還沒有特別完善，還存在著很多的不足，從勝利油田的實際情況出發(fā)，總結(jié)以下較普遍的問題。

1.1 檔案信息安全性被忽視

一部分由于油田檔案部門還沒有建立有效的檔案信息安全管理機(jī)制，對于檔案的安全意識和保密意識也都不強(qiáng)，往往忽視檔案信息的管理和審查。另一部分就是技術(shù)問題，電腦病毒的肆虐，黑客的攻擊，這些也都使得檔案信息安全受到嚴(yán)重威脅，必須要引起高度的重視。

1.2 現(xiàn)有的油田檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不完善

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作是被看成檔案管理信息數(shù)字化的前提。但是由于歷史原因，油田檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量也不高，系統(tǒng)軟件移植性差，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性較差；檔案自動化工作目前還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作的信息化管理。

1.3 既掌握圖書館管理知識，又掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才較少

從現(xiàn)有情況看，油田檔案部門中現(xiàn)代高技術(shù)人才匱乏，其中檔案、信息處理的人才更加匱乏，很多檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平較低。雖然引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是還不能充分發(fā)揮其作用，更不用說檔案信息電子化。

1.4 數(shù)字化文件長久保存和長期使用不穩(wěn)定

數(shù)字化文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同是被大家最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。存在的主要問題有三個：一是數(shù)字化文件的長久保存問題；二是數(shù)字化文件的證據(jù)力和法律效力問題；三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題。

1.5 信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后 一種情況是檔案管理部門在錄入信息時只選擇籠統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)，專業(yè)性數(shù)據(jù)不夠完整；另一情況是數(shù)據(jù)輸入時只為了簡單省事，不加核實，往往造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；還有是對已經(jīng)更新的數(shù)據(jù)沒有及時修改補(bǔ)充，使數(shù)據(jù)不能反省現(xiàn)實情況。這些因素會導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫信息有限，影響數(shù)據(jù)庫的檢索的有效性，從而降低了檔案管理信息系統(tǒng)的可信度。

2 存在問題的相關(guān)措施

2.1 解決檔案信息管理的安全問題 首先要先建立統(tǒng)一的安全管理機(jī)制，加強(qiáng)制度管理和規(guī)范管理。制定相應(yīng)的制度，建立安全審計來提高整體的信息安全防范意識。對于那些安全等級高的系統(tǒng)，就要求系統(tǒng)管理人員對使用者權(quán)限的分配及管理，注意系統(tǒng)維護(hù)內(nèi)容和維護(hù)前后的情況，并做好詳細(xì)記錄。其次，加了防止“病毒”的侵襲，建立反“病毒”的系統(tǒng)，并定期進(jìn)行反“病毒”，同時，也要定期備份文檔，最好是能多處、異地存放保管。最后，也可以建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警中心，進(jìn)行安全監(jiān)控、預(yù)警、實時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)上異常活動和不安全活動，并監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的安全。

2.2 完善油田檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性

檔案信息數(shù)字化建設(shè)就是為了將檔案信息資源聚集和整合起來，從而實現(xiàn)檔案資源能夠社會共享，而且能更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為廣大油田職工服務(wù)。所以，檔案信息數(shù)寧化建設(shè)在當(dāng)前發(fā)展時刻，一定要統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范。

2.3 培養(yǎng)檔案管理信息數(shù)字化人才

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一件技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人才不但要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識和檔案管理知識外，還必須掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)知識。

首先是要認(rèn)真做好現(xiàn)任在職人員的培訓(xùn)工作，尤其是那些作為領(lǐng)導(dǎo)干部和業(yè)務(wù)骨干的更要接受相關(guān)技術(shù)的知識培訓(xùn)；其次要積極開展多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)交流，全力營造出好的學(xué)習(xí)環(huán)境；最后就是要積極引進(jìn)人才，要下大功夫引進(jìn)復(fù)合型人才，為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，使他們?yōu)闄n案信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

2.4 穩(wěn)定數(shù)字化文件的保存和使用

目前，能夠解決數(shù)字化文件真實性、長久保存、長期可用的途徑問題的方法有：第一是通過法規(guī)約束數(shù)字化文件格式種類，盡可能地選擇較通用的幾種文件格式，通過降低數(shù)字化文件格式種類繁復(fù)性，增加數(shù)字化文件長期保存的可靠性、可控性。第二是對數(shù)字化文件存在的系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計和過程控制，來保證數(shù)字化文件的真實性和可靠性。第三是提高載體材料壽命或?qū)?shù)字化文件的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。

2.5 加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化的建設(shè) 要選用一套管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，將檔案信息錄入，建立完整的檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。完善提高綜合數(shù)據(jù)庫，建立可以由網(wǎng)絡(luò)連接來實現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫群，提高自動系統(tǒng)效率。不過，值得注意的是檔案信息數(shù)據(jù)庫是一個動態(tài)變化的過程，所以要求檔案管理人員及時更新變化的數(shù)據(jù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)行的信息查詢等操作能改變傳統(tǒng)的管理方式，為使用者提供了更快捷的方式。 此外，數(shù)字化建設(shè)要關(guān)注提高系統(tǒng)的整體水平。油檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個點都要達(dá)到一定水平，而且通過方便快捷的檔案信息來實現(xiàn)檔案信息的共享，這樣就能發(fā)揮整體的優(yōu)勢，最終提高系統(tǒng)的綜合能力。

3 結(jié)論

檔案管理信息數(shù)字化為使用者提供了及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、高權(quán)威性和高參考價值的檔案信息，這能滿足研究大而復(fù)雜的項目的需要，這在勝利油田中落實科教興國戰(zhàn)略的方面可以充分發(fā)揮檔案工作的作用。但是考慮到現(xiàn)實問題，必定要提高檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，這往往涉及到油田項目的一些企業(yè)機(jī)密，所以安全問題和檔案的穩(wěn)定性的解決是刻不容緩的；同時檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化和這方面人才的培養(yǎng)也保證了勝利油田檔案管理數(shù)字化更好的實現(xiàn)。