【摘要】：人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分。人事檔案真實全面地記載著組織的人員信息，為人力資源的開發(fā)和配置提供了重要的參考作用。分析了現(xiàn)代人力資源管理的基本特征，論述了人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，探討了人事檔案管理中存在的主要問題，提出了加強(qiáng)對其管理和開發(fā)的有效建議。

【關(guān)鍵詞】：人事檔案；人力資源；管理；應(yīng)用

引言

隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭逐漸表現(xiàn)為人才的競爭，企業(yè)員工從“經(jīng)濟(jì)人”向“自我實現(xiàn)人”和“復(fù)雜人”轉(zhuǎn)變，企業(yè)管理從“物本管理”向“人本管理”轉(zhuǎn)變。在這一系列的轉(zhuǎn)變中，人力資源管理發(fā)揮著重要的作用，人力資源開發(fā)能力在一定程度上影響著組織的發(fā)展，合理開發(fā)人力資源，是提高企業(yè)核心競爭力的迫切需要。

人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分。人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案真實全面地記載著組織的人員信息，為人力資源的開發(fā)和配置提供了重要的參考作用，是合理識人，選人、用人的重要基礎(chǔ)。完善人事檔案管理以實現(xiàn)對人力資源的最優(yōu)開發(fā)和利用，對新時期的企業(yè)管理具有重要的研究價值。

1 現(xiàn)代人力資源管理的特征

現(xiàn)代人力資源管理是指運用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對與—定物力相結(jié)合的人力進(jìn)行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力保持最佳比例，同時對人的思想，心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)，控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現(xiàn)組織目標(biāo)?，F(xiàn)代人力資源管理一般包括人力資源規(guī)劃、人員招聘、績效考核、員工培訓(xùn)、工資福利政策等。

(1)傳統(tǒng)人事管理的特點是以“事”為中心，強(qiáng)調(diào)。事的單一方面的靜態(tài)的控制和管理，其管理的形式和目的是“控制人”，而現(xiàn)代人力資源管理以“人”為核心，強(qiáng)調(diào)一種動態(tài)的、心理、意識的調(diào)節(jié)和開發(fā)，管理的根本出發(fā)點是“著眼于人”，其管理歸結(jié)干人與事的系統(tǒng)優(yōu)化，致使企業(yè)取得最佳的社會和經(jīng)濟(jì)效益。

(2)傳統(tǒng)人事管理把人設(shè)為一種成本，將人當(dāng)作一種。工具，注重的是投入、使用和控制。而現(xiàn)代人力資源管理把人作為一種“資源”，注重產(chǎn)出和開發(fā)。

(3)傳統(tǒng)人事管理是某一職能部門單獨使用的工具，而現(xiàn)代人力資源管理部門逐漸成為重要的決策參與部門。人力資源管理部門的主要職責(zé)在于制訂人力資源規(guī)劃、開發(fā)政策，側(cè)重于人的潛能開發(fā)和培訓(xùn)，同時培訓(xùn)其他職能經(jīng)理或管理者，提高他們對人的管理水平和素質(zhì)。

2 人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)，社會組織在人事管理活動中形成的，記述個人經(jīng)歷，德才能績和反映其工作表現(xiàn)等所集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史紀(jì)錄。具體內(nèi)容分為十類，分別是：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核，考察材料，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政治歷史情況的審查材料，參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料，獎勵材料，處分材料，錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職等的登記表，呈報表、審批表、審批材料等，其他可供組織上參考的材料。

為順應(yīng)新的社會市場經(jīng)濟(jì)體制，人事檔案管理逐步呈現(xiàn)出更多的社會性質(zhì)，根據(jù)現(xiàn)狀大體可以分為三類管理方式。

第一，單位機(jī)關(guān)管理。單位對原在編人員的檔案根據(jù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、存檔。這種管理方式主要適合于以往流動性比較小的單位機(jī)關(guān)體制。

第二，人才交流中心代管。對部分gI進(jìn)人員和新分配的大中專畢業(yè)生實行了聘用制和人事代理制度，即檔案管理主要是交由人才交流中心代管。此方式擺脫了單位所有的固化模式，避免產(chǎn)生擅自棄檔造成無頭檔的情況，且有利于人才流動，確保了人事檔案管理的質(zhì)量，對于確實優(yōu)異的骨干人員、專業(yè)人才，單位機(jī)關(guān)可以通過慎重審核、擇優(yōu)錄用后再自行調(diào)檔管理，從而提高了單位機(jī)關(guān)自身檔案管理的靈活性，人才使用的合理性，人員流動的有序性得到了保障。

第三，流動人員檔案管理的新問題。由于人員流動頻繁及部分流動人員對人事檔案管理認(rèn)識不足，仍有部分流動人員出現(xiàn)自行保管檔案的現(xiàn)象。流動人員自行保管檔案很可能會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)嚴(yán)重斷檔，內(nèi)容不健全，不真實等情況的發(fā)生，造成人事檔案的不完整，給流動人員在流動的過程中造成不必要損害和各單位部門在人事任用、審核、審批等工作中帶來不便。因此，檔案管理人員應(yīng)該做到更強(qiáng)的責(zé)任心和主動性，加強(qiáng)類似人員的檔案交接工作，進(jìn)一步完善人事檔案管理制度。

人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作直接為人力資源管理活動服務(wù)。

第一，有利于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。利用人事檔案有助于動態(tài)分析員工的職業(yè)軌跡，并預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，從而使各類人才揚長避短，最大限度發(fā)揮人才效力。

第二，促進(jìn)人力資源的合理配置。結(jié)合管理的科學(xué)性和藝術(shù)性，利用人事檔案分析各類員工的能力和特點，實現(xiàn)因事?lián)袢?，用人治事，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織之間人才的有序流動和合理配置。

第三，有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化。有效的人事檔案管理能夠科學(xué)地評估組織現(xiàn)有人員能否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展，科學(xué)規(guī)范的人力資源需求預(yù)測也是建立在有效的人事檔案管理基礎(chǔ)上的。

3 人事檔案管理中存在的問題

目前，各單位自人力資源管理部門在對人事檔案的管理過程中仍然存在著許多問題。

首先，檔案材料不完備不規(guī)范。具體表現(xiàn)在材料虛假、材料內(nèi)容簡單雷同、個人材料分散等方面。人事檔案中，政治歷史材料多，業(yè)績、專長特點材料少，鑒定考核材料中成績多是千篇一律贊揚術(shù)語，缺點是千人一面的希望之詞。為了某一時期的個人需要人事檔案中的出生年月、參加工作時間、文化程度及學(xué)歷記載前后不一，不尊重事實的情況。從而嚴(yán)重地破壞了人事檔案的真實性和完整性。

其次，檔案開發(fā)程度低，利用率下降。許多組織在人事檔案管理中重“藏”輕“用”的思想觀念嚴(yán)重，檔案資料一旦收集好后便束之高閣，真正用于人才選拔、培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的很少，沒有充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。人事部門工作人員由于兼職過多，用于人事檔案工作的時間有限，在管理人事檔案時分類整理多、統(tǒng)計分析少，對檔案利用工作的設(shè)想、規(guī)劃考慮得不夠。

最后，人事檔案管理落后，管理水平低。目前，不少單位的人事檔案由人事勞動部門管理，大多沒有專職人員負(fù)責(zé)人事檔案工作，人事檔案長期得不到整理，檔案室內(nèi)設(shè)備簡陋，材料收集時沒有嚴(yán)格鑒定、整理，材料是否真實無人監(jiān)督，造成檔案中“假貨”泛濫成災(zāi)，有的單位組織不相關(guān)人員對檔案進(jìn)行整理，有的甚至整理自己或親屬的檔案，嚴(yán)重存在零亂無序，檔案泄密和丟失部分檔案內(nèi)容的問題。

4 加強(qiáng)人事檔案管理與開發(fā)的建議

(1)強(qiáng)化決策層重視力度。首先要加強(qiáng)對檔案管理人員的重視。配備專門人員從事檔案管理職務(wù)，切忌出現(xiàn)檔案管理人員身兼數(shù)職，大部分時間都忙于應(yīng)付其他工作，抽空管理檔案的現(xiàn)象。否則，容易造成檔案管理隊伍不穩(wěn)定不專業(yè)，影響檔案管理的積極性和質(zhì)量。其次要定期召開檔案管理研討會議，集中討論解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。

(2)改善檔案管理的硬件設(shè)施，引進(jìn)信息化管理模式。逐步升級檔案管理的硬件條件，根據(jù)不同性質(zhì)的檔案引進(jìn)相配備的硬件設(shè)施，例如準(zhǔn)備空調(diào)和除濕器等。另外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，有必要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息資源實行處置、管理和提供利用服務(wù)，逐步建立現(xiàn)代化查詢網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)，做到能在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢、索引等，從而提高檔案的利用和服務(wù)效率。

(3)提高管理人員素質(zhì)，推行責(zé)任追究制。對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)管理方法，使其具有高尚的思想品格，過硬的業(yè)務(wù)能力，嚴(yán)格的組織原則性，特別是在檔案收集、整理過程要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。為有效避免出現(xiàn)檔案造假、涂改、泄密等事件，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記。對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責(zé)任追究。

(4)加強(qiáng)人事檔案信息的開發(fā)利用。人事檔案管理的目的之一是實現(xiàn)檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案管理人員應(yīng)主動積極地配合機(jī)構(gòu)改革、干部人事制度改革、人力資源開發(fā)，提供有一定超前性、參考性的人事檔案信息；同時結(jié)合各單位人事檔案記載、人員流動政審、干部任免、人才挑選提供全方位的服務(wù)，改變過去那種等人來查、領(lǐng)導(dǎo)來問等被動服務(wù)方式，盡可能采取積極主動的方式為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，當(dāng)好參謀。

(5)盡量減少流動人員自己保管檔案的措施。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。要堅決杜絕流動人員自行保管檔案的情況，加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化、制度化，做好檔案轉(zhuǎn)移的督察銜接工作。

5 結(jié)論

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，通過采取科學(xué)的管理方法，現(xiàn)代化的管理技術(shù)、合理的管理手段等積極有效的措施，加強(qiáng)人事檔案在人力資源管理中的開發(fā)和應(yīng)用具有重要的研究價值。