摘要:高校人事檔案管理引入現(xiàn)代人力資源管理理論具有重要的意義?，F(xiàn)代人力資源管理視角下進一步高校人事檔案管理，就要以現(xiàn)代人力資源管理理論為指導(dǎo)，在管理模式、管理方式、管理方法、管理人員等方面下工夫。

關(guān)鍵詞:現(xiàn)代人力資源管理;高校;人事檔案管理

中圖分類號:G641 文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)25—0248—02

高校人事檔案是指記述和反映高校教職工個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)的，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。現(xiàn)代人力資源管理是現(xiàn)代管理理論在人事領(lǐng)域的重要發(fā)展?，F(xiàn)代人力資源管理把能動的個人作為一種資源，并通過對其進行人力資源的開發(fā)、應(yīng)用和維護，推動組織與個人目標的共同發(fā)展?，F(xiàn)代人力資源管理強調(diào)以人為本，把人才視為最有價值的資源。在高校人事檔案管理中引進現(xiàn)代人力資源管理的理論，加強高校人力資源的合理規(guī)劃、開發(fā)和使用，具有深遠的現(xiàn)實意義。

一、現(xiàn)代人力資源管理的特點

現(xiàn)代人力資源管理以人為本位，運用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對人力進行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當?shù)恼T導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現(xiàn)組織目標的管理方法。其特點表現(xiàn)在以下方面:

1.動態(tài)性?，F(xiàn)代人力資源管理側(cè)重以人為本位，以動態(tài)的、心理的、意識的調(diào)節(jié)和開發(fā)相結(jié)合，以人與事的系統(tǒng)優(yōu)化，注重在發(fā)展中取得最佳的社會和經(jīng)濟效益。

2.戰(zhàn)略性?，F(xiàn)代人力資源管理把人作為一種“資源”，注重產(chǎn)出和開發(fā)。在當代形勢下，人力資源是國內(nèi)外競爭的最主要的資源。人力資源是謀求發(fā)展的最有前途的投資，因此成為現(xiàn)代管理中最具有戰(zhàn)略意義的核心內(nèi)容 。

3.前瞻性。從發(fā)展的戰(zhàn)略角度看，在投資決策與預(yù)算方面并不是僅僅以短期內(nèi)的“最省”為主要目標，而是謀求在可以預(yù)見的計劃期內(nèi)投入產(chǎn)出的最佳值及最佳方式。人力資源管理也是更多地是以投資的目光看待，在吸引人才、培養(yǎng)人才及激勵士氣、開發(fā)潛能方面的投入，關(guān)注這些投入所產(chǎn)生的預(yù)期價值。

4.系統(tǒng)性。為提高人力資源的投入產(chǎn)出效益，人力資源管理部門有可能利用組織外的人力資源，作為系統(tǒng)加以規(guī)劃，制訂恰當?shù)倪x拔、培養(yǎng)、任用、調(diào)配、激勵等政策，并實施全面、全程、全方位的系統(tǒng)管理，從而以最佳的人力資源配置和結(jié)構(gòu)組合發(fā)揮最佳的整體效能。現(xiàn)代人力資源管理的內(nèi)容包括:一是對人力資源外在要素的管理。就是根據(jù)人力和物力及其變化，對人力進行恰當?shù)呐嘤?xùn)、組織和協(xié)調(diào)，使二者經(jīng)常保持最佳比例和有機的結(jié)合，使人和物都充分發(fā)揮出最佳效應(yīng)。二是對人力資源內(nèi)在要素的管理。主要是指采用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對人的思想、心理和行為進行有效的管理，充分發(fā)揮人的主觀能動性，以達到組織目標。

二、高校人事檔案管理所蘊含的人力資源價值

(一)高校人事檔案管理的特性

1.高校人事檔案管理的公開性和共享性。在現(xiàn)代人力資源管理中，高校人事檔案要發(fā)揮作用應(yīng)在一定條件下本單位人力資源部門、各相關(guān)管理人員以及本人可以查閱自己的人事檔案，以使本單位和本人對人才的個人素質(zhì)、培訓(xùn)、獎勵、懲罰等情況都有一個系統(tǒng)性的認識和了解，發(fā)揮好其在現(xiàn)代人力資源管理中的輔助功能。

2.高校人事檔案管理內(nèi)容的全面性與個性化。傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容主要依據(jù)干部人事檔案的標準分為若干類。這種狀態(tài)已遠遠滿足不了現(xiàn)代人力資源管理工作對人事檔案的需求。高校人事檔案部門注重收集反映個人的綜合能力的材料，如業(yè)績考核、貢獻能力、職稱考評、發(fā)明、反映當事人業(yè)績、 能力、誠信等方面的材料，提高人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中的信息價值和數(shù)據(jù)支持作用。

3.高校人事檔案內(nèi)容的真實性與動態(tài)性。高校人事檔案能比較客觀真實地反映當事人的思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等方面的情況，具有一定的生命力。高校人事檔案內(nèi)容每年或者每個學(xué)期都要不斷充實干部的檔案內(nèi)容，使之處于動態(tài)的更新。

(二)高校人事檔案管理的價值

1.高校人事檔案是每位干部的成長表。高校人事檔案真實地記錄著每位教師和干部的經(jīng)歷和德、智、體、能的表現(xiàn)，檔案內(nèi)容豐富，情節(jié)具體。同時，人事檔案管理材料真實，時間準確。利用人事檔案有助于動態(tài)分析干部的人生軌跡，預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，為充分發(fā)揮人才的作用創(chuàng)造良好條件。高校人事干部要善于利用檔案，從檔案中發(fā)現(xiàn)一個教師和干部的閃光點，挖掘其潛能，預(yù)測其發(fā)展方向，從而達到識人、選人、用人的目的，這對高校的人力資源開發(fā)，選拔優(yōu)秀人才工作具有重要的作用。

2.高校人事檔案是認識、評價和培養(yǎng)干部的重要憑證。高校人事檔案是一個人社會實踐活動的記錄，它形成于不同的歷史時期，客觀地記錄著一個人的成長歷程。因此在人才的選拔中，要將查閱檔案與實際考察有機結(jié)合，充分認識二者是辯證統(tǒng)一、缺一不可的，只有這樣才能對每個人的素質(zhì)做出全面的、準確的評價。同時，高校人事檔案有助于單位了解人才的相關(guān)信息，進行科學(xué)管理，促進人才更好的發(fā)展。通過查閱檔案可以進一步了解干部的籍貫、住所、家庭成員、社會關(guān)系、崗位經(jīng)歷、專業(yè)特長、技術(shù)狀況、健康狀況等信息，有利于人事部門合理使用人才。

3.高校人事檔案管理為全面促進人力資源開發(fā)服務(wù)。高校人事檔案所具有的真實性、完整性、動態(tài)性，決定了其在人力資源開發(fā)中的不可替代作用。同時，人事檔案管理工作的健全、規(guī)范和真實與否也直接影響著人力資源建立與開發(fā)的程度。

三、現(xiàn)代人力資源管理視角下進一步高校人事檔案管理探析

1.管理模式規(guī)范化。高校人事檔案管理必須緊跟社會發(fā)展的需要，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化。高校人事檔案管理部門和管檔人員應(yīng)認真貫徹以人為本的科學(xué)發(fā)展理念，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理的模式，立足于人事檔案的開發(fā)利用。根據(jù)學(xué)校中心工作和組織人事工作的需要，積極主動參與，不斷提高服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率，使人事檔案管理工作主動適應(yīng)高校事業(yè)發(fā)展和人才管理的需要。首先在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，按照《干部檔案工作條例》的要求做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補充工作，及時與各部門各院系聯(lián)系，要求他們定期送交檔案材料，及時追補和不斷充實新的資料;其次要不斷豐富人事檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，隨著高校改革的不斷深化對于公開選拔，競爭上崗、擇優(yōu)聘任、業(yè)績考核等材料都應(yīng)及時補充。三是按照人事檔案工作的規(guī)律，處理好人事檔案工作中存在的管理手段和落后的問題。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人財物的節(jié)約。

2.管理方式系統(tǒng)化。高校人事檔案應(yīng)實行全面動態(tài)管理，檔案新內(nèi)容需著重表現(xiàn)一個人每一個階段的真實面貌，既要體現(xiàn)個人特色，如師德品行，又要反映專業(yè)技術(shù)水平， 如技術(shù)專長、 科研成果。高校人事檔案管理工作應(yīng)該及時補充體現(xiàn)個人特色和時代發(fā)展的新內(nèi)容;增加一些反映個人特色的內(nèi)容，可以是誠信材料，如為人信用度， 學(xué)生滿意度，也可以是德、能、勤、績的考核材料，還應(yīng)該將涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎懲材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔，實現(xiàn)真正意義上的全面動態(tài)管理，即通過查閱檔案，能夠準確反映當事人所有的信息，并能查到當事人某一階段的真實情況 。

3.管理方法信息化。高校檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、 經(jīng)濟效益和社會效益。因此，要盡快建立高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，使高校人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化，充分發(fā)揮軟件的查詢、搜索、評價等功能，不斷擴大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保高校在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，為高校發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。(1)建立全國性先進的、通用的、標準的人事檔案信息庫，實現(xiàn)信息資源數(shù)字化、管理流程自動化。(2)加快全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理體系建設(shè)。檔案管理部門可通過大型掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價值高的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C中，建立全文數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，按管理權(quán)限逐層逐級建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實現(xiàn)干部人事檔案信息咨源的共享。(3)建立干部個人電子檔案系統(tǒng)和建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。通過人事檔案管理系統(tǒng)，建立由單位和社會化相結(jié)合的人事檔案系統(tǒng)，組建起比較完善統(tǒng)一的國家人事檔案信息機構(gòu)，逐級對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，做到人才流動到哪里，檔案信息系統(tǒng)就跟蹤到哪里。

4.管理理念服務(wù)化。要堅持“以人為本”的人力資源管理理念，進一步改進管理辦法，樹立檔案工作的服務(wù)觀念、時效觀念、價值觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，更好的為高校的發(fā)展做出貢獻。圍繞高校人事工作的需要，積極主動做好人事檔案管理工作，努力開拓檔案利用的新途徑，及時、準確地為利用者提供檔案服務(wù)。

5.管理人員向?qū)I(yè)化。在高校人事檔案管理人員中普遍存在著年齡老化，檔案管理人員多不對口的現(xiàn)象很普遍。高校人事檔案管理的經(jīng)濟條件差，工一部分人員不愿意從事檔案管理工作。同時，高校人事檔案管理工作量大而煩瑣，檔案管理人員流動性大，隊伍不夠穩(wěn)定等，對高校人事檔案事業(yè)的發(fā)展起了阻礙的作用。人事檔案管理人員，必須具有良好思想作風(fēng)正派、辦事公道的職業(yè)道德，更要具備一定的政治理論知識、文化歷史知識、現(xiàn)代管理知識、計算機操作技能、人事管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識。要按照中組部的要求配備專兼職人員。同時要加強專業(yè)管理人才的引進與培養(yǎng)，定期不定期地組織有關(guān)培訓(xùn)研討班，或外出參觀學(xué)習(xí)，不斷提高其政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)知識結(jié)構(gòu)不斷更新、信息處理能力不斷提高、知識面不斷拓寬的人事檔案工作環(huán)境和新要求。

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(責任編輯/ 王建國)