摘要:結(jié)合工作實(shí)踐，提出高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的十種分類方法和立卷歸檔的六種方法，并就二級學(xué)院教學(xué)檔案的合理利用提出個人的幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞:二級學(xué)院;教學(xué)檔案;分類立卷;利用

中圖分類號:G25 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)25—0252—02

隨著近年來高等學(xué)校的迅速發(fā)展，高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)張，無論從校容校貌還是招生人數(shù)，高等學(xué)校和幾年前相比已經(jīng)不可同日而語，萬人高校可以說是比比皆是。高等教育進(jìn)入了大眾化教育階段，很多大學(xué)里的二級學(xué)院都有一千多甚至幾千名的學(xué)生。作為高校的基礎(chǔ)教學(xué)單位，二級學(xué)院在日常的教學(xué)、科研、管理過程中產(chǎn)生了大量的原始材料，這些材料如何合理地歸檔、利用已經(jīng)成為擺在眾多高校二級學(xué)院面前的一件十分重要的事情。本文結(jié)合工作實(shí)踐，就二級學(xué)院檔案的分類及利用談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

一、二級學(xué)院教學(xué)檔案的分類

2008年9月，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理方法》并頒布實(shí)施，明確規(guī)定高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄;并明確把高校檔案資料分成十一類，分別是:黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類。目前，高校教學(xué)檔案的很多內(nèi)容和材料來自于院系教學(xué)檔案，可以說院系檔案是高校檔案重要的組成部分和主要來源。院系教學(xué)檔案是在教學(xué)活動中形成的具有參考、利用和保存價值的多種載體形式的原始記錄，是第一手的材料，具有原始的憑證作用。這些材料涉及到教師、學(xué)生、黨群等諸多方面，內(nèi)容繁雜。如何把這些材料合理地分類呢?南京工程學(xué)院通信工程學(xué)院把教學(xué)檔案分成了以下十類:

1.綜合類。包括黨群和行政類。

2.專業(yè)建設(shè)類。包括專業(yè)基本情況統(tǒng)計(jì)表、學(xué)科專業(yè)建設(shè)十一五規(guī)劃及各專業(yè)建設(shè)報告;新專業(yè)申報及建設(shè)的有關(guān)材料;品牌特色等專業(yè)建設(shè)的申報、立項(xiàng)、驗(yàn)收、獲獎等;各專業(yè)人才培養(yǎng)方案、編制說明、論證材料及審批手續(xù)。

3.師資隊(duì)伍建設(shè)類。包括專任教師名冊、師資隊(duì)伍建設(shè)十一五規(guī)劃;教師講課競賽相關(guān)材料;舉辦學(xué)術(shù)活動、教師參加校內(nèi)外學(xué)術(shù)活動相關(guān)材料;學(xué)術(shù)帶頭人、教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的相關(guān)材料;教師評優(yōu)獲獎、教學(xué)科研工作及考核的個人檔案材料。

4.課程建設(shè)類。包括課程基本情況統(tǒng)計(jì)、課程建設(shè)規(guī)劃;各門課程教學(xué)大綱、論證材料及審批手續(xù);課程建設(shè)申報、立項(xiàng)、驗(yàn)收、獲獎等材料;本單位教師主編出版的教材;各學(xué)期選用教材統(tǒng)計(jì)表及選用審批表。

5.教學(xué)運(yùn)行類。包括各學(xué)期教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)進(jìn)程表、課程表、典型教案、考試安排表、考場記錄;各學(xué)期課程授課計(jì)劃、試卷冊、成績單等。

6.實(shí)踐教學(xué)類。包括實(shí)驗(yàn)教材、新開實(shí)驗(yàn)教學(xué)試講、試做記錄;實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、課程設(shè)計(jì)(論文)指導(dǎo)書;各學(xué)期實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)安排表、實(shí)驗(yàn)考核試卷、評分標(biāo)準(zhǔn);畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)題目匯總表、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)指導(dǎo)教師匯總表;畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)指導(dǎo)過程材料;畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)成果等。

7.實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)基地建設(shè)與管理類。包括實(shí)驗(yàn)室與實(shí)習(xí)基地基本情況統(tǒng)計(jì)表、實(shí)驗(yàn)室與實(shí)習(xí)基地建設(shè)規(guī)劃;實(shí)驗(yàn)室與實(shí)習(xí)基地建設(shè)項(xiàng)目的申報、立項(xiàng)、驗(yàn)收等;實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)記錄、維修記錄、安全記錄等;固定資產(chǎn)賬卡、儀器設(shè)備的開箱記錄、裝箱單、保修單、說明書等。

8.教學(xué)質(zhì)量管理類。包括教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控組織機(jī)構(gòu)等材料;每學(xué)期各類教學(xué)檢查記錄表、學(xué)生網(wǎng)上評教、座談會記錄、教學(xué)情況征求意見表(問卷調(diào)查表)、教學(xué)情況分析報告等;各學(xué)期領(lǐng)導(dǎo)與同行聽課記錄;試卷庫、試題庫及其形成與使用情況材料。

9.教學(xué)改革與研究。包括各學(xué)期教研室活動記錄及集體研究教學(xué)的相關(guān)材料;教學(xué)研究項(xiàng)目的申報、立項(xiàng)、驗(yàn)收、獲獎等材料;教學(xué)研究論文及獲獎材料。

10.學(xué)籍管理與教學(xué)效果類。包括學(xué)生考研、CET英語考試以及獲取技能證書的相關(guān)材料;學(xué)生獲獎相關(guān)材料;畢業(yè)生跟蹤調(diào)查方面材料和杰出校友的典型事例、新聞報道;各種獲獎證書、各類論文、著作、教材等原件以及獲獎獎杯等。

如此細(xì)分后，檔案員就可以參照這十大類按圖索驥，有目的有針對性地做好前期材料的收集、整理工作，這樣也有利于提高工作效率。

二、二級學(xué)院教學(xué)檔案的立卷方法

教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定，學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。根據(jù)此要求，二級學(xué)院也應(yīng)該配備專人負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作，按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁碼號，制作卷內(nèi)目錄。除了平時注意收集產(chǎn)生的檔案材料外，院系一般應(yīng)在學(xué)期開學(xué)前、學(xué)期結(jié)束時集中收集，以便能迅速及時地把材料收齊，在每年放寒假前歸檔。具體歸檔立卷方法要做到以下六點(diǎn):

1.按年度分類立卷。內(nèi)容涉及到行政類、黨群類、教師講課競賽材料、各門課程教學(xué)大綱、論證材料及審批手續(xù)、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)題目匯總表、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)指導(dǎo)教師匯總表、各教學(xué)環(huán)節(jié)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、新生名冊、學(xué)籍異動相關(guān)材料等。這些材料要求長期保存。

2.按專業(yè)分類立卷。新專業(yè)(方向)申報及建設(shè)材料，品牌特色等專業(yè)建設(shè)的申報、立項(xiàng)、驗(yàn)收、獲獎，學(xué)士學(xué)位授予權(quán)申請及審批材料等。這些材料反映了院系的專業(yè)全貌及發(fā)展過程，要求長期保存。

3.按個人分類立卷。教師反映學(xué)歷、職稱、職務(wù)、著作、科研等情況的材料可以每人一卷，專門設(shè)立個人檔案;學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)成果也可以以個人為單位立卷歸檔。教師的個人檔案要求長期保存，學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)成果一般要求保存三到五年即可銷毀。

4.按門數(shù)、項(xiàng)目數(shù)分類立卷。課程建設(shè)申報、立項(xiàng)、驗(yàn)收、獲獎材料，各類教材建設(shè)的申報、立項(xiàng)、驗(yàn)收、獲獎，實(shí)驗(yàn)教材、新開實(shí)驗(yàn)教學(xué)試講、試做記錄，課程設(shè)計(jì)(論文)指導(dǎo)書，實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心項(xiàng)目的申報、立項(xiàng)、驗(yàn)收等材料可以按門數(shù)或項(xiàng)目數(shù)分類立卷，這樣歸檔比較清晰明了。

5.按學(xué)期分類立卷。教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)進(jìn)程表、課程表、典型教案、考試安排表、考場記錄，課程授課計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)安排表、實(shí)驗(yàn)考核試卷、評分標(biāo)準(zhǔn)，各類教學(xué)檢查記錄表、學(xué)生網(wǎng)上評教、座談會記錄，領(lǐng)導(dǎo)與同行聽課記錄等涉及到日常教學(xué)活動的材料按學(xué)期分類立卷后更方便日后查找。

6.按班級分類立卷。各學(xué)期典型課程設(shè)計(jì)報告(論文、作品等)、評分標(biāo)準(zhǔn)，畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)指導(dǎo)過程材料等可以按班級分類立卷。

以上各項(xiàng)基本上涵蓋了教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的各種文件材料。合理的分類立卷歸檔就使成套性管理檔案有了保證，這樣不僅方便了檔案員的科學(xué)管理，也方便了日常各種材料的調(diào)閱。

三、二級學(xué)院教學(xué)檔案的合理利用

二級學(xué)院教學(xué)檔案經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的督促，檔案員辛苦的整理才初具規(guī)模。這些教學(xué)檔案來自于教學(xué)活動，又必須反哺于教學(xué)活動，這樣才能為高校的發(fā)展提供參考和借鑒。

1.二級學(xué)院教學(xué)檔案對高校的評估工作具有重要的“憑證作用”。2008年上半年南京工程學(xué)院接受了教育部的本科教學(xué)評估，專家組進(jìn)校后不僅聽取校長工作報告，參觀實(shí)驗(yàn)室，找教師學(xué)生座談等，從感性上對學(xué)校有了一個初步的認(rèn)識。專家組還專門走訪二級學(xué)院，查看了大量與教學(xué)工作相關(guān)的前三年的記錄與檔案材料，從理性上分析學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)實(shí)力、發(fā)展?fàn)顩r、發(fā)展前景等。專家對大量的檔案材料進(jìn)行綜合分析是最后形成一個客觀、公正、全面的評價的基本途徑。雖然“教學(xué)檔案”在評估指標(biāo)體系中沒有單獨(dú)設(shè)立指標(biāo)，但評估指標(biāo)的各個指標(biāo)的評分都要以教學(xué)檔案作為評估的重要依據(jù)。從這個意義上說，院系教學(xué)檔案在教學(xué)評估中起著基礎(chǔ)性作用，具有重要的地位。

2.二級學(xué)院教學(xué)檔案對校及該學(xué)院的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。院系教學(xué)檔案記錄了教學(xué)工作活動的事實(shí)和創(chuàng)造性的成果，可以從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，督促學(xué)校改進(jìn)教學(xué)工作，制訂出更適合學(xué)校發(fā)展的教改方案，有利于學(xué)校教學(xué)工作水平的提高，使之走上良性發(fā)展的道路。對二級學(xué)院來說，教師要提高業(yè)務(wù)水平、改進(jìn)教學(xué)方法，也需要參閱典型教案、教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書等資料，這樣才能不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在原有的基礎(chǔ)上加以完善和提高。教學(xué)檔案也是院系對教師進(jìn)行中長期考核評價的一個基礎(chǔ)，對教師評獎、年度考核、崗位聘級都有重要的參考價值。另外，隨著高等教育的發(fā)展，二級學(xué)院專業(yè)也相應(yīng)增多了，它們也在努力申報碩士點(diǎn)、博士點(diǎn)，建設(shè)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室。在這過程中，院系就需要調(diào)研大量的教學(xué)檔案，從中制定出切實(shí)可行的教改方案，促使院系不斷發(fā)展壯大。

總之，教學(xué)檔案建設(shè)工作是項(xiàng)長期的工作，它必須要領(lǐng)導(dǎo)重視，專人負(fù)責(zé)，才能有效地發(fā)揮其獨(dú)特的作用，為高校的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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(責(zé)任編輯/ 王建國)