本文關(guān)鍵字 信息化咨詢 IT咨詢 ERP監(jiān)理 ERP評(píng)估

企業(yè)信息體系的建立往往是由技術(shù)部門發(fā)展或推動(dòng)的，這通常是一段異常痛苦的過(guò)程。首先，技術(shù)信息部門不一定能夠完全了解企業(yè)的業(yè)務(wù)模式，以及面臨的管理模式的變革，因此對(duì)于項(xiàng)目的推進(jìn)往往是重視技術(shù)多一些，對(duì)于管理模式少一些;并且側(cè)重于目前業(yè)務(wù)模式的大部分復(fù)制，只有當(dāng)系統(tǒng)的流程不能滿足現(xiàn)有的管理時(shí)，才會(huì)考慮變革。這種情況對(duì)于信息化建設(shè)初始階段的企業(yè)，由信息部門強(qiáng)烈推行并保證短時(shí)期內(nèi)實(shí)現(xiàn)，還是有一定益處的，至少可以對(duì)業(yè)務(wù)崗位發(fā)出一個(gè)積極的強(qiáng)烈變革的信號(hào)，如果自身不努力將會(huì)被其它業(yè)務(wù)職能被延伸的部門所取代;另一方面，這也是為什么信息系統(tǒng)在推行過(guò)程中會(huì)引起一些部門依據(jù)業(yè)務(wù)說(shuō)事，推行不下去的主要原因。

所以，信息項(xiàng)目尤其是ERP 項(xiàng)目不應(yīng)是信息部門的項(xiàng)目，在項(xiàng)目的事前、事中、事后都需要業(yè)務(wù)部門的主動(dòng)參與，信息部門“自始至終都要讓業(yè)務(wù)部門明白他們才是項(xiàng)目的主體推行人”，只有讓應(yīng)該盡職的部門盡到職責(zé)，信息項(xiàng)目才可能會(huì)實(shí)現(xiàn)分工明確、統(tǒng)籌步署、按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的局面。

如何讓業(yè)務(wù)部門更盡職呢?可以從以下幾點(diǎn)引起業(yè)務(wù)部門的重視:

一、項(xiàng)目自始至終都應(yīng)灌輸這樣一個(gè)想法:信息項(xiàng)目有其優(yōu)勢(shì)性，誰(shuí)先參與、誰(shuí)參與得越多，誰(shuí)就會(huì)受益。當(dāng)然這個(gè)誰(shuí)可能包含一個(gè)體系，一個(gè)部門，乃至個(gè)人。

通過(guò)立項(xiàng)與項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各部門的積極參與，告之各部門信息項(xiàng)目的成果是為了讓各部門的工作更加簡(jiǎn)便、快捷、規(guī)范，在業(yè)務(wù)部門積極性展露出來(lái)時(shí)，適時(shí)將面臨變革流程的情況鄭重地提出，以引起業(yè)務(wù)部門的重視，從而保證在實(shí)現(xiàn)管理提升的基礎(chǔ)上進(jìn)行信息化建設(shè)。

越是有多個(gè)部門參與的信息化越是會(huì)提高其部門職能的管理水平，從而更好地?cái)[脫流程再造帶來(lái)的痛苦和被動(dòng)接受的情況。實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)、項(xiàng)目目標(biāo)、業(yè)務(wù)目標(biāo)一致，使項(xiàng)目進(jìn)入佳境。

二、展望項(xiàng)目成果，適度進(jìn)行危機(jī)提示，保證項(xiàng)目方向與范圍，依據(jù)管理流程優(yōu)化的原則讓項(xiàng)目參與者明白，在ERP 的推行中誰(shuí)不參與，誰(shuí)就會(huì)落后，就會(huì)被淘汰。

進(jìn)行全面信息化只是一個(gè)理想的狀態(tài)，現(xiàn)實(shí)中很多項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)害怕項(xiàng)目因過(guò)多人的參與，而將項(xiàng)目范圍無(wú)限擴(kuò)大，影響項(xiàng)目進(jìn)度而導(dǎo)致失敗。

可以通過(guò)這樣一些原則對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行范圍的界定:

1. 參與性不積極時(shí)，可以大力宣傳項(xiàng)目目的，以及成果，

2. 參與積極，或是進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施階段時(shí)，要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度方面的宣傳，保證項(xiàng)目方向。

3. 讓參與者堅(jiān)定項(xiàng)目目標(biāo)，了解項(xiàng)目意義，這樣整個(gè)團(tuán)隊(duì)才會(huì)更好地堅(jiān)守項(xiàng)目范圍。

三、分工明確， 事實(shí)上就是要明確信息部門與業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目中的責(zé)任與權(quán)力。

積極參與并不意味著效率最大化，只有通過(guò)科學(xué)的分工，明確各部門的權(quán)責(zé)，才是項(xiàng)目效果最大化的最大保證。實(shí)際中我們常常通過(guò)以下方法對(duì)項(xiàng)目分工:按部門職責(zé)制度進(jìn)度分工;按人員素質(zhì)制定范圍分工;按問(wèn)題出現(xiàn)情況制定責(zé)任分工等等。在分工過(guò)程中，信息技術(shù)部門是協(xié)助應(yīng)用部門，而不是項(xiàng)目主導(dǎo)部門。每個(gè)業(yè)務(wù)部門是每種業(yè)務(wù)的主推部門，對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、進(jìn)度、質(zhì)量要負(fù)全部責(zé)任。同時(shí)項(xiàng)目階段總結(jié)驗(yàn)收，也不是單單驗(yàn)收信息部門與供應(yīng)商，更多的是驗(yàn)收業(yè)務(wù)部門應(yīng)用新技術(shù)的能力。

四、加強(qiáng)合作意識(shí)，提高項(xiàng)目凝聚力。在企業(yè)文化的基礎(chǔ)上要求合作。

項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程更應(yīng)當(dāng)注意培養(yǎng)合作意識(shí)，信息部門應(yīng)當(dāng)帶頭，及時(shí)幫助相關(guān)部門發(fā)展系統(tǒng)應(yīng)用能力，在能力所及范圍內(nèi)進(jìn)行資源支持。關(guān)注項(xiàng)目中各部門的配合程度，適時(shí)進(jìn)行集團(tuán)交流，或單部門交流，以及項(xiàng)目組成員間的感情交流。

五、專業(yè)的合作伙伴，適時(shí)地參與項(xiàng)目。在項(xiàng)目出現(xiàn)危機(jī)時(shí)能夠以第三方的身份進(jìn)行科學(xué)建議，減少予盾，達(dá)成共識(shí)。

當(dāng)然如果項(xiàng)目進(jìn)行前選擇的供應(yīng)商本身就是一個(gè)專業(yè)機(jī)構(gòu)的話，在項(xiàng)目進(jìn)程中，供應(yīng)商可發(fā)揮其獨(dú)特的身份作用。當(dāng)然軟件供應(yīng)商必須站在客觀的立場(chǎng)上，有公允的說(shuō)服力，保證樹(shù)立項(xiàng)目信心，機(jī)動(dòng)處理系統(tǒng)應(yīng)用，保證項(xiàng)目進(jìn)度。否則需要信息部門進(jìn)行公允評(píng)價(jià)或是考慮第三方參與項(xiàng)目監(jiān)理。

項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)明白，平時(shí)主動(dòng)地查找項(xiàng)目問(wèn)題，是保證項(xiàng)目正常運(yùn)行的必要手段。如果認(rèn)為一切都好，那可能會(huì)有兩種情況:一是項(xiàng)目確實(shí)不錯(cuò);一是項(xiàng)目管理者的經(jīng)驗(yàn)不夠。

總之， 只有全員主動(dòng)地參與信息化，才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化。從這一意義上說(shuō)，項(xiàng)目立項(xiàng)過(guò)程比項(xiàng)目應(yīng)用過(guò)程更需要業(yè)務(wù)部門的參與。