收集工作是檔案管理工作的起點，是第一環(huán)節(jié)。收集來的文件材料要經(jīng)過科學(xué)的整理、嚴(yán)格的鑒定、細(xì)致的保管以及規(guī)范化的統(tǒng)計等一系列環(huán)節(jié)的管理之后，方能達(dá)到便于提供利用的最終目的。就科技檔案來說，一個單位在生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理及科學(xué)研究等各項活動中要形成許多科技文件材料，這些科技材料種類繁多，形式復(fù)雜，必須對其進(jìn)行系統(tǒng)的整理與加工。這里僅就自己在整理工作中的點滴認(rèn)識求證于大家。

一、技術(shù)檔案整理工作的基本原則

毛澤東同志關(guān)于“分門別類，便于保存和尋找”的指示，精確而又概括地指出了檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則。簡單的說技術(shù)檔案整理工作的基本原則就是遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于科學(xué)保管和利用。

這一原則的基本要求是在保持科技檔案內(nèi)在聯(lián)系的前提下，對科技文件材料進(jìn)行科學(xué)的分類、有序的排列，以編目和編號的形式將其位置固定，揭示其內(nèi)容和成分，并達(dá)到便于管理和利用的目的。

二、技術(shù)檔案整理工作的兩個過程

整理工作主要是通過兩個過程來完成的。

第一個過程是在歸檔以前。科技文件材料形成以后，將科技文件材料組成保管單位，并對保管單位進(jìn)行基本的編目工作。這項工作由技術(shù)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，它將直接影響技術(shù)檔案的案卷質(zhì)量。

一個工程項目，從勘探設(shè)計、施工到交付使用;一個科研專題，從決定立項、收集資料、調(diào)查考察試驗研究到科研成果鑒定推廣;一個大型設(shè)備裝置，從安裝試車到運(yùn)行管理等等，所有的這些工作活動中形成的技術(shù)檔案是一個有機(jī)的整體，是自然形成的結(jié)果。要按照這個自然形成的結(jié)果，在保持固有的內(nèi)在聯(lián)系的前提下將形成的科技文件材料組成一個保管單位，而不能人為主觀地把互無關(guān)聯(lián)堆積在一起的科技文件材料任意拼湊為一個保管單位，破壞技術(shù)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。保管單位內(nèi)的文件排列次序也必須保持技術(shù)文件材料的連貫性和系統(tǒng)性，同時還要注意到便于保管和提供利用，力求做到整齊、美觀。

第二個過程是在科技文件材料歸檔以后進(jìn)行的，主要工作就是對保管單位內(nèi)的科技文件材料進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編目。

檔案的分類，是檔案系統(tǒng)整理的第一步。按照檔案的自然形成規(guī)律和特點，將技術(shù)檔案分成一定的大類和屬類，保持檔案材料之間固有的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性，正確地反映技術(shù)檔案產(chǎn)生的歷史條件和工作活動的真實歷史面貌，以便于保存和日后提供利用。科學(xué)的分類，能夠保證組成保管單位和排列的質(zhì)量以及編目的科學(xué)性。

三、整理工作中應(yīng)該注意的細(xì)節(jié)

1、煤炭地質(zhì)勘測類檔案的整理:煤炭地質(zhì)勘測類檔案是按專業(yè)來劃分二級類目的。地質(zhì)勘探工作按階段進(jìn)行，其中形成的普查、詳查、精查地質(zhì)報告以及地球物理勘探報告中都有大量的附圖、附表及文字說明，它們是對一項完整的地質(zhì)勘探工作的真實表述，是一個有機(jī)的整體，不能割裂開來保存，如果附圖附表較多，可分成幾個保管單位，編制連續(xù)的案卷順序號，在擬制案卷題名時要切實注意體現(xiàn)保管單位的內(nèi)容，如第一盒題名是“XX礦精查地質(zhì)報告說明書、附表及地形地質(zhì)圖”;第二盒題名是“XX礦精查地質(zhì)報告鉆孔柱狀圖、地質(zhì)剖面圖”;第三盒題名是“XX礦精查地質(zhì)報告煤層底板等高線圖及儲量計算圖”等等，這樣的題名能夠比較詳盡的把這幾個保管單位的關(guān)系表述清晰，也能夠比較確切地揭示和反映出該檔案的內(nèi)容和成分;而在測繪工作中形成的測量成果如三角點、水準(zhǔn)點成果和礦區(qū)范圍地形圖以及勘探中形成的地形地質(zhì)圖，則可以按區(qū)域進(jìn)行編號排列。

2、煤礦基本建設(shè)類檔案的整理:對于一個煤礦來說，礦井投產(chǎn)驗收時施工單位移交的技術(shù)圖紙是整個礦井今后生產(chǎn)建設(shè)的依據(jù)性資料，具有非常重要的保存價值。對這些檔案的分類，可以按工作階段或?qū)I(yè)來進(jìn)行。一項工程從立項、審批到設(shè)計、施工，都形成了許多的科技文件材料，對圖紙資料的整理主要是⑴、各階段的設(shè)計，即初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計和施工設(shè)計，包括設(shè)計批文、說明書、概算書、設(shè)備清冊及附圖;⑵、礦建工程，即井筒、井底車場、井下生產(chǎn)系統(tǒng);⑶、工業(yè)建筑，可按照井架、井樓、棧橋、輸煤皮帶走廊、選煤煤倉、扇風(fēng)機(jī)房、壓風(fēng)機(jī)房、變電站、修理廠、倉庫等各個工程的順序來固定各個保管單位的卷號和排序位置。⑷、民用及公用建筑，包括住宅、宿舍、浴池、辦公樓、醫(yī)院、幼兒園、學(xué)校、礦區(qū)及生活區(qū)給排水、供暖供熱、煤氣管網(wǎng)、公路、鐵路、橋涵等。特別要注意的是施工中形成的各種文字材料如合同、協(xié)議、開工報告、圖紙會審材料、施工記錄、工程質(zhì)量評定、鑒定報告、竣工報告、工程移交證書等文字材料應(yīng)注意收集完整，及時歸檔，與各單項工程的竣工圖紙組成一個完整的整體，便于日后的查找利用。

3、科研檔案的整理:科研工作一般分四個階段:即立項階段、研究準(zhǔn)備階段、研究實施階段和總結(jié)鑒定階段。在各個階段中要注意收集齊全各階段的實施研究報告、觀察記錄、實施方案、題目審批文件、研究成果推廣材料及成機(jī)制造的說明書、圖紙等。一個專題的科研檔案要保持其內(nèi)在的完整統(tǒng)一性，不能分散開保管，可在小類中編連續(xù)的案卷序號。

4、設(shè)備儀器檔案整理:要注意收集設(shè)備定購協(xié)議、隨機(jī)文件、開箱驗收記錄、設(shè)備安裝圖、調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行、檢修記錄、設(shè)備重大事故分析處理、設(shè)備報廢鑒定書等等，國外進(jìn)口設(shè)備還應(yīng)收集洽談記錄、備忘錄、質(zhì)量性能上的異議及隨機(jī)文件的譯文。

5、檔號編制:檔號由大類代碼+屬類代碼+案卷順序號組成。同一個保管單位內(nèi)的檔案，其檔號是統(tǒng)一的，因此，應(yīng)對一個保管單位內(nèi)的每一份文件材料上加蓋檔號章，并填寫檔號及卷內(nèi)順序號、頁數(shù)，填寫案卷文件目錄，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容擬制案卷題名，以便較為準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分。

案卷經(jīng)過整理排列后，要按照案卷順序登記案卷目錄。案卷目錄有很重要的作用。首先它能固定檔案的分類體系和案卷排列次序;其次它能介紹檔案的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案的基本檢索工具，也是編寫其他檢索工具的基礎(chǔ);第三，它是檔案登記的基本形式，也是檔案統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。