石家莊供電公司(電業(yè)局)擔負著河北省省會石家莊市及所轄17個縣(市)1.58萬平方公里、960萬人口的供電任務(wù)。對農(nóng)電管理模式為直供直管。為進一步強化農(nóng)電專業(yè)管理水平,提高農(nóng)電安全的可控、在控,縣級供電企業(yè)正在進行安全生產(chǎn)、標準化建設(shè)、抄核收“五分離”管理模式,為此,各縣供電企業(yè)面臨著新的機遇與挑戰(zhàn),在新形勢下如何做好縣級供電企業(yè)檔案工作是市局檔案工作者值得思考的問題。
一、縣級供電企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀
1.企業(yè)機構(gòu)改革,減員增效、崗位合并。2007年17個縣級供電企業(yè)根據(jù)省公司2006年出臺的《河北省電力公司供電企業(yè)機構(gòu)調(diào)整指導意見》、市局《公司本部機構(gòu)調(diào)整雙向選擇上崗實施細則》和《公司本部員工崗位動態(tài)競(選)聘管理辦法》及《公司本部機構(gòu)設(shè)置方案》進行了組織機構(gòu)調(diào)整和人員雙向選擇上崗,檔案管理沒有設(shè)置檔案專職崗位,由其它人員兼任,或者是原本專門管理檔案工作的管理人員身兼多職,職責不明確,且大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案管理崗位培訓。在實際工作中,檔案工作在縣級供電企業(yè)各項管理工作中的地位偏低,崗級偏低(管理人員的最低級)。甚至還有的單位,沒有明確檔案管理職能部門,檔案工作隨著人員調(diào)動而變動。
2.檔案意識和法制觀念淡薄,檔案管理不規(guī)范。
由于縣級供電企業(yè)一些領(lǐng)導、部門以及員工對《檔案法》不了解,思想觀念落后,檔案意識不夠,沒有認識到檔案工作的重要性,在管理上松懈、檔案隨意擱置,沒有按照國家的有關(guān)規(guī)定,實行“集中管理”的原則,各種門類載體的檔案分散保存在各職能部門,有的企業(yè)雖然實行集中管理,但只是把各種檔案集中到一個庫房,管理還是各職能部門,只是形式上的集中,而沒有真正做到意義上的集中統(tǒng)一管理。檔案管理不能隨著企業(yè)的發(fā)展而共同提高,檔案工作不能列入到企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,使企業(yè)檔案工作明顯滯后于企業(yè)的整體發(fā)展。
3.檔案資料整理不規(guī)范??h級企業(yè)由于種種原因,不能按照供電企業(yè)檔案分類表和《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》對檔案進行一系列的分類、整理、排列、編目、組卷、裝訂等等。特別是建設(shè)項目檔案,工程竣工后,由于參建單位的人員責任心不強,檔案意識淡薄,不注意工程各階段檔案資料的收集與整理,等到工程項目達標投產(chǎn)考核期滿后,要進行投產(chǎn)達標檢查時,施工單位才不得不突擊收集、七拼八湊檔案資料,移交縣局,以應(yīng)付檢查,這樣造成了文件資料的嚴重短缺不全,使文件材料失去了檔案最本質(zhì)的屬性原始記錄性,既影響工程竣工檔案質(zhì)量,也影響到日后的提供利用。而檔案人員缺乏工作主動性,不主動催交,移交多少就接收多少,缺少也就“木已成舟”,不能挽救,而接收的資料既不辦理移交接收手續(xù),也不整理,將資料隨意堆放到一起,更談不上目錄和索引等等。
4.沒有實行檔案管理的現(xiàn)代化。在信息時代的今天,由于各種原因,檔案室管理工具落后,沒有實行現(xiàn)代化電腦軟件管理,有的單位即便安裝了檔案管理系統(tǒng)軟件,也由于技術(shù)、人員素質(zhì)等問題沒有使用,只是一個擺設(shè)。檔案信息資源無法實現(xiàn)共享,不能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。
二、做好對縣級檔案工作的對策
1.提高宣傳力度,引起領(lǐng)導、員工對檔案工作的重視,提高管檔、用檔意識
必須加強《檔案法》宣傳,以引起領(lǐng)導及員工對檔案工作更多的關(guān)注,使企業(yè)領(lǐng)導、員工增強檔案意識、法律意識、歸檔意識,充分認識到檔案是我們國家的寶貴財富,做好這項工作與國與民、與本單位都有力。檔案是一個單位工作情況的真實記錄,管好用好檔案是我們的光榮職責。
2.做到有章可循,狠抓制度落實
各縣級供電企業(yè)要按照《檔案法》的規(guī)定,各種門類載體的檔案必須堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則。而且要根據(jù)當前形勢的要求,結(jié)合本單位的實際情況,制定一套嚴密、周全且具有可操作性的檔案管理制度及檔案管理辦法,強化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的檔案從收集開始一直到提供利用,做到有章可循、有據(jù)可查,逐步走上規(guī)范化、制度化軌道。以“管理工作制度化、專業(yè)管理精細化、現(xiàn)場作業(yè)標準化、方法手段數(shù)字化”為指導,做好檔案工作,為建設(shè)統(tǒng)一堅強智能電網(wǎng)服務(wù)。
3.加強檔案管理隊伍建設(shè)
高素質(zhì)檔案隊伍建設(shè)是檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ),建設(shè)知識型與創(chuàng)新型的檔案人才隊伍是檔案工作發(fā)展的客觀要求,應(yīng)不斷加強自身諸如有關(guān)電力行業(yè)知識、檔案專業(yè)知識、計算機知識等的學習。必須拓寬知識面,開闊視野,增長技能,以適應(yīng)社會最新發(fā)展的動態(tài)。上級領(lǐng)導,應(yīng)加大培訓力度,切實提高縣級供電企業(yè)檔案管理人員素質(zhì),適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。另外,各縣供電企業(yè)應(yīng)設(shè)置1名專職檔案人員崗位,相應(yīng)地提高檔案工作人員的崗級與待遇。只有這樣,才能使她們鼓足干勁,為企業(yè)地發(fā)展多做貢獻。
4.完善基礎(chǔ)設(shè)施,加快現(xiàn)代化建設(shè)步伐
科技的發(fā)展,辦公現(xiàn)代化的實行,不僅對檔案管理現(xiàn)代化提供了可能性,也對其提出了必要的要求,因此,各縣級供電企業(yè)要積極為開展檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造必需的條件。應(yīng)根據(jù)自身的實際情況,爭取領(lǐng)導的重視與支持,增加或更新檔案設(shè)施、設(shè)備,加大檔案管理現(xiàn)代化的投入,把檔案管理納入辦公自動化系統(tǒng)和供電企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)。