宋海燕

一、聲像檔案管理存在的問題

(一)聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中,僅有3個(gè)單位沒有聲像設(shè)備,僅占2%,98%的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備,設(shè)備總數(shù)達(dá)971臺(tái)(架)。從總體講,聲像設(shè)備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設(shè)備管理之亂。

(二)攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀?！皬?qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中,有專職156人,兼職287人,平均年齡35歲,大專以上文化程度的占72%。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面;“弱”表現(xiàn)在443人中,專業(yè)工齡1至5年者381人,占86%,5年以上者僅占14%。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人,僅占16%,其中1至3個(gè)月短訓(xùn)(攝錄專業(yè))的66人,?？飘厴I(yè)2人,有84%的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是“弱”的一面。

事實(shí)證明,攝錄人員“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面發(fā)揮作用,加上認(rèn)識(shí)上的誤區(qū),造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說,產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)和歸檔不把好關(guān),待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集,那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。

(三)聲像檔案管理混亂,問題復(fù)雜

1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度,占47%,有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查,聲像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統(tǒng)一管理,隨時(shí)形成隨時(shí)移交,僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室,占35%;三是由科室分散保管或個(gè)人保存,占39%。由此表明有2/5的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。

2.檔案意識(shí)不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”,原始錄音(像)沒有保存下來。

3.管理狀況“喜”“憂”懸殊,發(fā)展不平衡。調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位,占6.8%;而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè),竟占40%,兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看:最多的一個(gè)檔案室存有20 000余張,其余160個(gè)單位20 860張,平均130張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項(xiàng)看,聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn),只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!

5.收集渠道不暢,聲像檔案館、室藏匱乏。區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部,沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的尷尬局面。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

(一)加強(qiáng)宣傳,提高意識(shí),爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事,而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會(huì)的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí),營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二)加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動(dòng),以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

(三)加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對(duì)不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下工夫。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

(四)結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管

首先,聲像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

(編輯/穆楊)