趙九軒

摘要:推進科技檔案信息化建設是科技檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,要正確認識科技檔案信息化的內在含義及作用,針對檔案信息化建設面臨的主要問題,加快科技檔案信息化規(guī)范的制訂和檔案資源的開發(fā),提高服務水平,保證檔案信息的安全,加強檔案信息人才隊伍建設,推進科技檔案信息化。

關鍵詞:科技檔案 信息化 內涵與作用 建設

中圖分類號:F270 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-251-02

在“以信息技術為先導的科學技術”迅猛發(fā)展的21世紀,信息化建設已成為衡量社會發(fā)展程度和科學技術水平的重要標志。推進科技檔案信息化建設是科技檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,也是順應潮流、適應時代發(fā)展的重要選擇?？萍紮n案信息化對于充分開發(fā)利用科技檔案信息資源,迅速、準確地為使用者提供所需的科技檔案信息,促進科學技術成果應用與傳播的最大化,將起到積極的推動作用。

一、科技檔案信息化建設的內涵與作用

科技檔案信息化是指綜合運用檔案管理學和信息科學的相關原理,以計算機數(shù)字化處理技術和網絡傳輸技術等現(xiàn)代化高科技手段,對科技檔案信息資源進行處理、管理、開發(fā)和有效利用的科技檔案管理模式?？萍紮n案信息化建設的基本內涵主要包括三個方面:一是檔案信息數(shù)字化;二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;三是檔案信息網絡化。科技檔案信息化的主要作用是:

1.提升了科研成果轉化的利用率。科學技術的發(fā)展是連續(xù)的社會活動,科學研究離不開參考借鑒已有的科研成果。建立科技檔案信息資源共享體系,將科技檔案信息數(shù)字化、網絡化,使之得到有效利用,既體現(xiàn)了檔案“管理在于利用”的目的,同時也避免了科研的低水平重復,提高了科研成果轉化率和產業(yè)化率,能夠產生了更廣泛的社會效果。

2.提高了檔案信息利用的時效性。人工檔案信息加工的模式,即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長,信息的時效性比較差,嚴重影響了科技檔案信息的應用價值?？萍紮n案信息數(shù)字化,可直接將各類電子檔案信息采集、輸入系統(tǒng),對不同載體的檔案信息資源進行掃描、整合、縮微和數(shù)字化,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地形成二次文獻。

3.增加了檔案信息的存儲量,實現(xiàn)了資源共享。一方面,現(xiàn)代科學技術發(fā)展,特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用,存儲密度比紙質檔案高出許多倍,大大增加了科技檔案信息的存儲量;另一方面,檔案信息數(shù)字化可對豐富的館藏信息資源進行重組、整理和組織,將原始科技檔案轉化成數(shù)字化信息,滿足授權范圍內的檔案利用者在調閱時不受時間、地域的限制,實現(xiàn)真正意義上的資源共享。

二、科技檔案信息化建設面臨的問題

科技檔案信息化是一項全新的工作,在信息化建設的過程中將會遇到“數(shù)字信息存儲與利用、多媒體、網絡、用戶平臺、技術標準等技術問題。

1.檔案信息化標準規(guī)范滯后。目前,科技檔案數(shù)字化建設大都處在試驗和探索階段,但由于標準化推行不力,缺乏統(tǒng)一明確的業(yè)務性和技術性標準,再加上計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性,在通用性、實用性等方面存在嚴重不足,缺乏技術支持、系統(tǒng)管理和網絡技術的支撐,造成規(guī)劃要求不明確,軟件各異,兼容性差。數(shù)據(jù)庫的設計、修改不規(guī)范,數(shù)據(jù)標準難以共享,建成的科技檔案信息系統(tǒng)無法轉化為經濟和科學發(fā)展的催化劑。

2.檔案信息資源缺乏有效整合。在信息化建設過程中,各個科技檔案部門之間缺乏有效的溝通機制和對檔案資源的組織協(xié)調,缺少建立統(tǒng)一的信息網絡合作意識,不僅影響到科技檔案信息服務的水平和質量,致使大量的能夠轉化為生產力并創(chuàng)造出經濟效益的科技成果檔案無法發(fā)揮出整體效益,導致了低水平的重復開發(fā)和運作,同時也影響到科技檔案信息資源開發(fā)的程度、廣度和利用的效果。信息資源不足已經成為制約科技檔案信息化深入發(fā)展的瓶頸。

3.檔案信息的安全保密管理面臨考驗。如何在科技檔案信息資源的開發(fā)利用與安全保密之間找到最佳的結合點,是對科技檔案信息化工作提出的一大課題?？萍紮n案的保密性在信息化過程中受到信息網絡使用的挑戰(zhàn),科技檔案信息系統(tǒng)也存在著安全問題;網絡上非法入侵的病毒和竊取、修改甚至偽造機密檔案數(shù)據(jù)等不安全因素,也使得檔案信息的安全保密受到嚴重威脅。安全保障技術更新遲緩,主要表現(xiàn)在:有效的信息安全保障技術得不到較好的普及應用或者即使得到了應用也得不到及時更新。

4.缺乏檔案信息化建設的人才基礎?？萍紮n案隊伍建設由于受到原有基礎、總體環(huán)境和工作條件等限制,信息化人才緊缺:一是信息檔案隊伍信息化素質遠不能適應檔案信息化發(fā)展的需要。盡管目前檔案人員的信息化意識已大大加強,但由于缺乏系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能訓練,在技術基礎和操作技能方面十分欠缺;二是是信息化建設需要的具有信息技術背景的專業(yè)技術人才嚴重不足,系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏,在很大程度上制約了檔案管理信息化建設的質量和速度,影響到信息化整體效果。

三、加強科技檔案信息化建設的對策

1.加快檔案信息化標準規(guī)范的制定。標準規(guī)范是科技檔案信息化建設的基礎,是檔案信息化建設的重要保障和不可或缺的必要條件?？萍紮n案信息化標準規(guī)范主要包括三大類:即對電子文件檔案信息進行管理的管理性標準規(guī)范、對檔案文件信息化處理的業(yè)務性標準規(guī)范和對電子文檔數(shù)據(jù)存儲、交換、加密系統(tǒng)軟硬件設施的技術性標準規(guī)范等。只有在建立上述有關標準規(guī)范的基礎上,才能使科技檔案信息化建設工作有序發(fā)展。因此,有關部門必須加大制定信息化標準規(guī)范的力度,盡快出臺相關的規(guī)范制度和標準。對已經出臺的信息管理共用標準、紙質文件檔案管理標準和電子文件管理專用標準及規(guī)范加以不斷的完善和改進,使科技檔案信息的收集、整理、存儲、傳送和發(fā)布程序真正做到有規(guī)章可循,有制度可依。

2.為信息化提供豐富的檔案資源?？萍紮n案信息資源建設是檔案信息化的核心,也是檔案信息服務的基礎和前提。在科技檔案信息化建設過程中,一要加強檔案資源建設的宏觀規(guī)劃與協(xié)調,注重科技檔案信息資源的開發(fā),根據(jù)科技檔案事業(yè)發(fā)展趨向及科研需求,加快建設一個完善的科技檔案信息資源開發(fā)利用網絡系統(tǒng):二要快速、有效、有序、合法地開展館藏科技檔案信息資源數(shù)字化工作,大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量,實現(xiàn)公用信息平臺及開放目錄信息資源共享,提供開放科技檔案目錄網上查詢,提供部分科技檔案全文瀏覽服務:三要加強科技檔案資源建設的理論研究,確立館藏科技檔案資源體系的建構原則與模式,努力向社會提供深層次的分析研究性的信息,提高科技檔案信息服務水平。

3.建立檔案信息化的安全保密體系。信息化之后科技檔案主要是以電子文檔的形式存在,構筑科技檔案信息安全保密體系就是保護電子檔案信息資源,防止未經授權或者偶然因素對電子檔案信息資源的破壞、更改及非法利用,以實現(xiàn)科技檔案信息資源利用的安全性、保密性和完整性。保證科技檔案信息的安全,首先檔案管理人員必須增強保密意識,認真地對檔案信息做出鑒定,確定檔案的密級程度和開放范圍,嚴格審查,嚴格管理:其次,通過制定全面系統(tǒng)的管理制度,從系統(tǒng)建設、信息上網審批、密碼管理、涉密載體的保管、網絡的維護、檢查監(jiān)督、獎勵懲罰等多個方面進行網絡管理和運轉秩序的規(guī)范;第三,通過采用多種網絡安全技術手段確保科技檔案信息安全可靠:對于敏感信息、秘密信息和重要數(shù)據(jù),必須與互聯(lián)網等公共信息實行物理隔離;利用訪問權限控制技術保證包括電子文件信息在內的網絡資源不被非法訪問和非法利用;通過防火墻、進行安全掃描入侵檢測等?？傊?采用最新的信息安全保障措施,并對這些措施及時更新以保障檔案信息的安全性。

4.加強培養(yǎng)高素質的檔案信息化人才隊伍?？萍紮n案的信息化是一項技術性很強的工作,而檔案信息化建設的關鍵,一是盡快培養(yǎng)和造就一支適應科技檔案信息化要求的分工合理、結構科學,形成由計算機科學知識的系統(tǒng)管理人員、基礎設計人員、系統(tǒng)操作人員、硬與軟件維護人員等檔案現(xiàn)代化管理技術人才組成的科技檔案信息化人才隊伍;二是掌握檔案信息采集、分析、整合、研究和傳遞的能力及深度開發(fā)檔案信息資源能力的檔案信息資源開發(fā)研究人才;三是既懂檔案業(yè)務又具有網絡技術知識的復合型專業(yè)人才。培養(yǎng)高素質的檔案人才既是當務之急,也是長遠任務,必須制定一個總體的目標和規(guī)劃,采用多種形式進行。一方面,充分發(fā)揮高等院校設施齊全,師資力量雄厚,科研能力強的優(yōu)勢,采用引進、委培進修的方式培養(yǎng)高層次的科技檔案信息化人才;另一方面,加強科技檔案人員的在職培訓。在職培訓選擇的方式主要有以下幾種:崗位培訓,使檔案人員掌握最新專業(yè)成就與技術信息,更新和拓展知識面,全面提高專業(yè)水平與技能,以適應檔案信息化發(fā)展的中、長期需要;專項培訓,解決檔案人員知識老化,改善整體知識結構,彌補技能缺陷,交流業(yè)務經驗,掌握信息化工作必需的業(yè)務知識技術;超前培訓,使科技檔案人員跟蹤最新科技信息,了解和掌握未來崗位信息化所需要的業(yè)務條件、專業(yè)知識、操作技能,啟發(fā)創(chuàng)造力,使科技檔案人員的素質構成與科技檔案信息化的發(fā)展相協(xié)調。

(作者單位:中鐵十二局集團有限公司 山西太原 030006)(責編:鄭釗)