孫利俠

上市公司以通訊方式舉行董事會(huì)并表決也是一種開(kāi)會(huì)形式,不能一味排斥,但也不能成為慣例;過(guò)多地采用通訊方式表決,是對(duì)公司治理的不負(fù)責(zé)任

平均而言,治理比較規(guī)范的上市公司每年召開(kāi)的董事會(huì)次數(shù)一般至少在8—10次以上。但有意思的是,越來(lái)越多的公司董事會(huì)會(huì)議和表決偏好采用通訊方式。據(jù)了解,不少公司的董事會(huì)議事原則其實(shí)對(duì)董事會(huì)會(huì)議召開(kāi)的方式和表決方式做了規(guī)定:一般是董事會(huì)會(huì)議以現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)為原則;必要時(shí),在保障董事充分表達(dá)意見(jiàn)的前提下,經(jīng)召集人、提議人同意,也可以通過(guò)視頻、電話(huà)、傳真或者電子郵件表決等方式召開(kāi)。

一般性理解,通訊表決似乎高效、快捷、低成本,但不便于深入溝通,決策可能偏于草率。實(shí)際情形是否真的如此?過(guò)度依賴(lài)通訊方式將對(duì)董事會(huì)行為產(chǎn)生怎樣的影響?為此,本刊記者對(duì)部分上市公司董秘、獨(dú)立董事進(jìn)行了調(diào)查。

是否采用重在議題

采用通訊方式舉行會(huì)議并進(jìn)行表決的一般流程是:提前溝通需要討論決策的事項(xiàng),以形成共識(shí);按照規(guī)定發(fā)出會(huì)議通知和審議的議案;給出充裕的時(shí)間與董事會(huì)辦公室討論修改議案內(nèi)容;在確定的時(shí)間內(nèi)使用不固定的方式將表決票給計(jì)票人;最后形成會(huì)議決議。那么通訊會(huì)議和表決是否已寫(xiě)進(jìn)公司章程和董事會(huì)議事規(guī)則呢?公司一般會(huì)在什么情境下采取這一會(huì)議形式呢?記者調(diào)查發(fā)現(xiàn),通訊方式是否采用因企而異,與董事會(huì)所議議題直接相關(guān)。

中遠(yuǎn)航運(yùn)董秘薛俊東表示,目前董事會(huì)采用通訊表決方式是常用的一種方式,股東大會(huì)則較少用通訊表決方式,至多是使用現(xiàn)場(chǎng)加網(wǎng)絡(luò)投票方式。雖然公司章程以及公司董事會(huì)議事規(guī)則未就使用通訊表決方式進(jìn)行規(guī)定,但作為董秘,“我會(huì)根據(jù)議題的重要性,來(lái)作出上述的判斷,希望以后能建議公司制定通訊表決方式細(xì)則”。他進(jìn)一步解釋說(shuō),有時(shí)候董事會(huì)審議的議題并不多,而且議題比較簡(jiǎn)單,或者有時(shí)一些董事忙于公務(wù),委托開(kāi)會(huì)的人數(shù)較多,這些情況下,一般都會(huì)采用通訊表決方式。

一家高速公路公司的董秘說(shuō),“董事會(huì)采用通訊表決的形式是普遍存在的,但股東大會(huì)一般不允許。關(guān)于通訊表決方式,我們公司細(xì)則里有,一般不存在爭(zhēng)議的,又便于履行職責(zé)的會(huì)用這種方式。涉及重大事件,有不同意見(jiàn)的,或者法律上有規(guī)定的,不會(huì)采用通訊形式。”

中化國(guó)際董秘劉翔表示,他們公司章程有明確規(guī)定,一般有突發(fā)事項(xiàng)須董事會(huì)決策,或簡(jiǎn)單會(huì)議,董事人數(shù)無(wú)法湊齊的情況下才會(huì)通訊表決。

不少上市公司的異地董事會(huì)成員較多,它們?nèi)绾伍_(kāi)會(huì)表決?

南京銀行董秘湯哲新告訴記者,通訊表決范圍嵌入在南京銀行的章程條款中。一般對(duì)于單項(xiàng)、偶然、緊急且符合通訊表決形式的董事會(huì)議題,或者上次董事會(huì)會(huì)議期間已議未決事項(xiàng),采取通訊表決方式。外地董事多的董事會(huì)可能會(huì)經(jīng)常使用此種方式。

“我們有外地董事,但會(huì)盡量爭(zhēng)取讓他們趕過(guò)來(lái)開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議。通訊會(huì)議和表決形式也用過(guò),但次數(shù)不多?！蹦虾０l(fā)展董秘金鐸告訴記者,“有些事項(xiàng),時(shí)間上來(lái)不及會(huì)采用這種方式,主要是考慮便捷性。多數(shù)是上次董事會(huì)已分析討論過(guò),有些條件尚未成熟,沒(méi)有立即作決定,下一次采用通訊方式?！?/p>

采訪中記者發(fā)現(xiàn),央企董事會(huì)的會(huì)議形式也各有不同。

上海國(guó)際金融學(xué)院院長(zhǎng)陸紅軍在某央企上市公司擔(dān)任獨(dú)董,他表示,自己所在的公司大多數(shù)情況下是采用現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議,通訊會(huì)議是很少的。一般的通訊表決,是先開(kāi)會(huì)討論,等正式簽字時(shí)會(huì)采用通訊形式。而另一家大型央企的董秘則承認(rèn),他們主要使用通訊表決方式,“當(dāng)然我們都是按照證監(jiān)會(huì)和交易所的明確規(guī)定來(lái)實(shí)施的?！?/p>

利弊之辯

通訊方式舉行會(huì)議進(jìn)行決議與傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議形式各有何利弊?它在便捷的同時(shí)會(huì)否削弱溝通,降低會(huì)議的質(zhì)量?

中遠(yuǎn)航運(yùn)董秘薛俊東認(rèn)為,通訊表決的優(yōu)勢(shì)對(duì)有些議題來(lái)說(shuō)很明顯。例如季度報(bào)告,就是一個(gè)報(bào)告,一個(gè)簡(jiǎn)單的議題,如果開(kāi)一次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的話(huà),十幾個(gè)人,國(guó)際間飛來(lái)飛去,不僅浪費(fèi)成本還增加環(huán)境污染,現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議也沒(méi)有太多的效果。他同時(shí)指出,明確什么樣的議題可以通過(guò)通訊表決方式,什么樣的議題必須要現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議,各公司從完善公司治理的角度,根據(jù)自己的實(shí)際,寫(xiě)進(jìn)董事會(huì)的議事規(guī)則,這樣可以進(jìn)一步完善公司治理水平。

陸紅軍則比較認(rèn)同面對(duì)面的溝通效果,“我覺(jué)得董事會(huì)作為決策機(jī)構(gòu),進(jìn)行表決肯定是要討論的,而討論應(yīng)該是當(dāng)面溝通好?！彼f(shuō),“現(xiàn)在董事會(huì)一般在開(kāi)會(huì)前按規(guī)定把一些準(zhǔn)備資料發(fā)過(guò)來(lái),開(kāi)會(huì)時(shí)董事們討論、提問(wèn),然后再表決。董事會(huì)不是說(shuō)通訊表決完事,是要負(fù)法律責(zé)任的?！?/p>

南京銀行董秘湯哲新也更傾向于傳統(tǒng)方式?！敖?jīng)由面對(duì)面討論并決策的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議顯然是溝通最直接、最充分的,這樣可提高議事的決策效率。但可能帶來(lái)議題松散,會(huì)議拖沓冗長(zhǎng),議事效率反而不高的情況。通過(guò)電話(huà)、電視會(huì)議等通訊形式,可以緊扣議事主題。”他表示,通訊會(huì)議的劣勢(shì)是,會(huì)議的氣氛不如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議濃,與提案人交流不那么充分,而且不利于董事們之間的情感交流,支撐決策議題的寬度也可能因這種形式收窄。若議題技術(shù)難度較大,對(duì)決策的滿(mǎn)意度會(huì)造成一些影響。但會(huì)前董事們良好有效的溝通,董事會(huì)辦公室提供更詳實(shí)的資料,可能會(huì)彌補(bǔ)通訊表決的缺陷。

“我個(gè)人感覺(jué)這些會(huì)議和表決形式?jīng)]有什么優(yōu)劣之分?！本吐氂谀逞肫蠖聲?huì)辦公室的朱雪華很直接地說(shuō),無(wú)論什么形式的會(huì)議,都會(huì)在會(huì)前溝通,然后走個(gè)形式。如果議題有問(wèn)題,一般都會(huì)在開(kāi)會(huì)之前就解決了,上會(huì)的議題不過(guò)是很少的,除非是那種大股東發(fā)起的敵對(duì)性的兼并收購(gòu)。

中國(guó)社科院世界經(jīng)濟(jì)與政治所公司治理中心主任魯桐認(rèn)為,通訊方式的董事會(huì)會(huì)議也是一種開(kāi)會(huì)形式,不能一味排斥,有些議題在以前經(jīng)過(guò)充分的協(xié)商和討論,如果就修改后的方案進(jìn)行表決,可采取通訊方式。這樣能爭(zhēng)取效率,不足之處是無(wú)法使董事們充分討論和溝通。

濫用將導(dǎo)致負(fù)面影響

盡管對(duì)通訊方式舉行會(huì)議進(jìn)行表決見(jiàn)仁見(jiàn)智,但受訪者普遍認(rèn)為,過(guò)度采用這一方式將帶來(lái)負(fù)面影響。

“我知道有些公司是不經(jīng)開(kāi)會(huì)討論,直接把東西寄給董事簽字。董事們沒(méi)有辦法啊,東西拿來(lái)了,不得不簽。通訊會(huì)議,文件可以送過(guò)來(lái),但是肯定沒(méi)辦法討論?！?江蘇農(nóng)墾集團(tuán)的外部董事王志新說(shuō),“農(nóng)墾集團(tuán)一般是一些小事情才會(huì)采用通訊的形式,但是必須警惕的是,這個(gè)不能成為慣例。”

陸紅軍認(rèn)為,過(guò)多地采用通訊會(huì)議表決,是上市公司對(duì)公司治理、對(duì)中小股東和經(jīng)營(yíng)者都不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。他說(shuō),“很多公司的問(wèn)題是需要董事會(huì)面對(duì)面討論的。有些行業(yè)管的范圍廣,下面的子公司地域也分布廣,董事會(huì)對(duì)問(wèn)題充分討論,董事才能行使權(quán)力,如果過(guò)多地采用通訊表決方式的話(huà),肯定對(duì)董事行權(quán)不利。”

“不瞞你說(shuō),我擔(dān)任獨(dú)董的公司,現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)會(huì)只有一兩回吧,多數(shù)是通訊會(huì)議形式。但我覺(jué)得這不是問(wèn)題的關(guān)鍵,只是一種溝通的形式而已,關(guān)鍵是另外的問(wèn)題?！币晃辉诙嗉疑鲜泄緭?dān)任獨(dú)董的食品業(yè)專(zhuān)家認(rèn)為,很多上市公司是今天給材料,明天就讓表態(tài)。這不僅是公司治理的理念問(wèn)題,更多的是缺乏經(jīng)營(yíng)管理素養(yǎng)的問(wèn)題。同時(shí),董事會(huì)不是說(shuō)開(kāi)會(huì)才起作用,更多的需要平時(shí)非正式的溝通。平時(shí)沒(méi)有微觀的點(diǎn)滴積累,忽然就表決,是很尷尬的。

他的擔(dān)心并非多余,這也是監(jiān)管部門(mén)憂(yōu)心的問(wèn)題。上交所8月25日發(fā)布《上市公司董事選任與行為指引》,著眼于規(guī)范上市公司董事的選任和履職行為,確立了上市公司董事勤勉盡責(zé)的基本標(biāo)準(zhǔn)等。《指引》還專(zhuān)門(mén)就獨(dú)立董事的問(wèn)題做了說(shuō)明,要求獨(dú)立董事積極行使職權(quán),特別關(guān)注上市公司的關(guān)聯(lián)交易、對(duì)外擔(dān)保、并購(gòu)重組、重大投融資活動(dòng)、高管薪酬、利潤(rùn)分配和信息披露等事項(xiàng),明確要求董事每年在上市公司的現(xiàn)場(chǎng)工作時(shí)間原則上不得少于十天。撇開(kāi)實(shí)際操作性不談,指引如此細(xì)微,背后含義不言自明。