胡悅嘉

摘要：辦公自動化是中國海油信息化建設(shè)的重要組成部分，公文處理、流轉(zhuǎn)和交換是辦公自動化的核心應(yīng)用。本文介紹了中國海油公文一體化系統(tǒng)建設(shè)背景。對公文一體化系統(tǒng)的總體框架、系統(tǒng)功能、實(shí)施效果做了闡述，并簡述公文一體化系統(tǒng)存在問題與展望。

關(guān)鍵詞：公文一體化；辦公自動化；Domino

1系統(tǒng)建設(shè)背景

中國海洋石油總公司在國家。推進(jìn)信息化和工業(yè)化融合”政策和有關(guān)規(guī)劃的指導(dǎo)下，在信息化方面做了大量工作。辦公自動化是中國海油信息化建設(shè)的重要組成部分，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)。調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上。增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

公文處理、流轉(zhuǎn)和交換是辦公自動化的核心應(yīng)用。公文是傳達(dá)貫徹企業(yè)的方針、政策，發(fā)布行政規(guī)章制度，施行行政措施。答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況。交流經(jīng)驗的重要工具。對于企業(yè)內(nèi)各項工作的高效有序運(yùn)行、統(tǒng)一員工思想具有重要作用。在中國海油總公司機(jī)關(guān)內(nèi)部以及總公司與所屬單位機(jī)關(guān)之間經(jīng)常進(jìn)行大量的公文接收與傳送。

目前建立在中國海油Domino辦公自動，化平臺上的總公司的公文應(yīng)用包括公司文件、領(lǐng)導(dǎo)批示和督辦報告等模塊，各分公司也建立了相關(guān)的公文應(yīng)用模塊。但是，目前的收、發(fā)文應(yīng)用模塊只是用來記錄公文處理的結(jié)果。而真正的文件流轉(zhuǎn)過程信息(如文件當(dāng)前的處理狀態(tài)、當(dāng)前處理人、在某個處理環(huán)節(jié)所花時間等)卻沒有通過計算機(jī)進(jìn)行管理，由此容易導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)過程的不可控和傳遞效率問題。

此外，文件在海油上下級公司之間的傳遞目前沒有在辦公自動化平臺上實(shí)現(xiàn)，各下級公司的文書人員一般通過登錄總公司系統(tǒng)相關(guān)模塊，從總公司公文系統(tǒng)發(fā)布的文件中拷貝粘貼文件內(nèi)容到本地的辦公系統(tǒng)公文模塊中。容易由于權(quán)限限制的原因，導(dǎo)致公文不能及時傳遞。

針對上述問題，中國海洋石油總公司決定開發(fā)滿足自己需求的公文一體化系統(tǒng)。

2系統(tǒng)總體框架

中國海油公文一體化系統(tǒng)按照“統(tǒng)一系統(tǒng)格式，統(tǒng)一工作模式”的原則。在總公司、各二級單位內(nèi)建立既相對獨(dú)立，又互相關(guān)聯(lián)的大公文系統(tǒng)。公文一體化系統(tǒng)是提供一種對海油系統(tǒng)內(nèi)公文、檔案的一體化處理平臺，以用于處理公司內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)。能夠?qū)崿F(xiàn)包括公司內(nèi)各級組織內(nèi)部的公文處理，以及公司各部門之間、公司與下屬單位之間的多級公文交換。

公文系統(tǒng)的總體框架如圖1所示：

整個公文系統(tǒng)建立在Domino的安全機(jī)制之上，包括收文、發(fā)文、督辦、檔案、工作流引擎和公文交換系統(tǒng)。收文系統(tǒng)接收外部文件(包括外單位的紙介質(zhì)文件和從本系統(tǒng)內(nèi)其他單位交換來的電子公文)，利用工作流引擎提供的流轉(zhuǎn)控制進(jìn)行相應(yīng)的處理，在收文處理過程中。相關(guān)的督辦人員可以針對文件發(fā)起督辦。發(fā)文系統(tǒng)主要處理內(nèi)部各種正式文件、請示報簽等文件的審批過程，利用工作流引擎進(jìn)行相關(guān)的流轉(zhuǎn)處理，文件發(fā)往系統(tǒng)內(nèi)其他單位時。通過公文交換系統(tǒng)自動進(jìn)行傳遞，并記錄相應(yīng)的接收情況。督辦系統(tǒng)可以從收文、發(fā)文系統(tǒng)中發(fā)起，也可以由督辦人員直接發(fā)起。也可以利用工作流引擎提供相關(guān)報告的流轉(zhuǎn)。公文系統(tǒng)中的文書檔案系統(tǒng)主要處理文件的歸檔、查詢、借閱和利用。工作流引擎則是系統(tǒng)后臺處理流轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)支撐工具。

各公司的公文系統(tǒng)能相對獨(dú)立完成本公司內(nèi)的收文處理、發(fā)文審批和工作督辦等具體工作，同時，各公司公文系統(tǒng)互相之間可以通過公文交換系統(tǒng)連接為一個整體。形成完整的上下級文件的自動傳遞。上下級公文系統(tǒng)形成一體化的公文流轉(zhuǎn)、交換和歸檔的處理過程?？偣镜陌l(fā)文，可以通過公文交換系統(tǒng)自動下發(fā)到各收文單位的公文系統(tǒng)中。各單位接收到文件后，在收文系統(tǒng)中接收文件，文件自動進(jìn)行收文登記，進(jìn)入收文數(shù)據(jù)庫中，接收文處理流程進(jìn)行處理。通過完整的公文傳遞，可以確保海油的公文上傳下達(dá)的暢通。

各功能之間通過業(yè)務(wù)接口形成一體化的公文流轉(zhuǎn)、交換和歸檔的處理過程，如圖2所示：

3系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能

3.1發(fā)文管理

發(fā)文管理子系統(tǒng)提供公司中針對各級組織內(nèi)部和組織之間的公文流轉(zhuǎn)功能，實(shí)現(xiàn)從擬稿到文件下發(fā)的一個完整流程的控制，并支持公司與其各級所屬單位的公文交換。實(shí)現(xiàn)發(fā)文過程(經(jīng)過的步驟包括：起草、核稿、會稿、審稿、簽發(fā)、編號、套打蓋章、印發(fā)、存檔)；催辦；督辦(自動和人工督辦)；查詢、統(tǒng)計等。通過與流程定義功能的關(guān)聯(lián)，達(dá)到發(fā)文自動化。

在發(fā)文過程中可以實(shí)現(xiàn)文件的批注(痕跡保留)、流程跟蹤、流程的中斷處理以及正式發(fā)文。在公文流轉(zhuǎn)過程中，若任何一個審核環(huán)節(jié)通不過，系統(tǒng)能提供駁回功能，使公文直接駁回到發(fā)文擬稿部門或發(fā)文人。在辦公室給定發(fā)文的字號后，系統(tǒng)能自動計算發(fā)文文號。用戶也可以手工對發(fā)文文號進(jìn)行修改。系統(tǒng)能自動產(chǎn)生發(fā)文登記簿，并按要求打印輸出。若公文下發(fā)到公司各部門，系統(tǒng)將自動記錄各部門簽收情況，各部門簽收后，部門收文流程將被自動激活，從而完成收文工作。在發(fā)文流程結(jié)束以后，公文將自動歸檔到企業(yè)級文檔庫的相應(yīng)類目和擬稿部門的部門文檔庫中。處理完后的公文根據(jù)情況若需要發(fā)布，系統(tǒng)能自動發(fā)布到公司門戶首頁的“公司公告”欄目中。

3.2收文管理

公司收文有兩類，一類是由外部單位下發(fā)的紙質(zhì)公文。另一類是系統(tǒng)內(nèi)部單位的電子來文(通過發(fā)文系統(tǒng)產(chǎn)生)。收文處理主要包括：簽收登記并擬辦；主管領(lǐng)導(dǎo)批示；相關(guān)部門承辦或傳閱；辦公廳(室)歸檔等環(huán)節(jié)。對于外單位的紙質(zhì)來文，在收文管理中，提供與掃描儀的接口，以便快速、方便地將紙質(zhì)文件掃描成電子文件，該系統(tǒng)能把多頁的正文合成一個文檔。并且掃描操作可以直接集成在收文登記的界面中。對于通過公文交換傳遞來的電子文件，可以直接簽收登記，避免文件的重復(fù)錄入工作。對于整個收文辦理過程，系統(tǒng)都能提供流程監(jiān)控和圈閱記錄等功能。在收文流程結(jié)束以后，公文能自動歸檔到企業(yè)級文檔庫的相應(yīng)類目和傳閱部門的部門文檔庫中。系統(tǒng)為公司定制收文登記簿，該登記薄能根據(jù)要求打印輸出為Excel表格。處理完后的公文根據(jù)情況若需要發(fā)布，能自動被系統(tǒng)發(fā)布到公司門戶首頁的“公司公告”欄目中。某些收文若需轉(zhuǎn)發(fā)到公司各部門，則系統(tǒng)能提供轉(zhuǎn)發(fā)功能，并自動記錄各部門簽收情況。

3.3工作督辦

實(shí)現(xiàn)兩種工作的督辦：文件督辦和領(lǐng)導(dǎo)安排工作的督辦。督辦情況要按時間形成督辦報告。督辦工作的過程為辦公廳(室)秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求創(chuàng)建督辦事項，說明工作事項、處理部門、責(zé)任人等，提交后，相關(guān)部門責(zé)任人(可能有多個)接收到督辦通知，處理交辦事項后，分別填寫工作反饋信息。文件督辦可以直接從收文、發(fā)文中發(fā)起，督辦過程與領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的督辦類似。秘書每周能將當(dāng)周的督辦事項匯總為督辦報告。同樣利用工作流

引孽中定義的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

3.4文書檔案

對于公文檔案來說，需要保留公文正文內(nèi)容，并進(jìn)行檢索、借閱、利用。因此，在公文系統(tǒng)中。設(shè)立文書檔案的功能，流轉(zhuǎn)完成的各類文件進(jìn)行歸檔操作后，自動進(jìn)入相應(yīng)的文書檔案數(shù)據(jù)庫。文書可以進(jìn)行文書檔案的立卷、分類操作，普通用戶可以查閱相應(yīng)的檔案信息，進(jìn)行檢索、借閱等操作。文書檔案提供與“蘭臺檔案系統(tǒng)”的接口，定期將文書檔案庫中新的檔案信息提交到“蘭臺檔案系統(tǒng)”中去。

3.5文件交換

在公文系統(tǒng)中的公文交換平臺，作為公文交換的樞紐，將需要交換的公文自動分發(fā)到正確的位置，并提供分發(fā)過程中的加密功能。以保證公文交換過程的保密性。對需要交換出去的公文，在將需要交換的公文提交給公文交換系統(tǒng)時，在公文上附加上公文交換信息，包括：給公文加上時間戳和相關(guān)責(zé)任人的數(shù)字簽名和單位的數(shù)字簽名，以確保交換公文的真實(shí)性、可靠性和完整性。對接收的公文，交換中心檢查數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性，公文交換系統(tǒng)根據(jù)接收文件的屬性，將文件自動登記簽收，并通知相關(guān)人員進(jìn)行處理。(如圖3所示)

3.6工作流引擎

工作流引擎的功能包括：流程環(huán)節(jié)定義、流向定義、審批人產(chǎn)生方式、駁回方式定義、多人處理規(guī)則定義。利用工作流引擎可以進(jìn)行復(fù)雜工作流的定制工作。運(yùn)用這個程序可以設(shè)置包括流程循環(huán)、流程分支、子流程嵌套、會簽等功能。也可以通過比較簡單的修改工作流設(shè)置，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程變更。

4系統(tǒng)實(shí)施效果

公文一體化系統(tǒng)在總公司辦公廳、各部門、各所屬單位全面推廣使用，同時在使用過程中不斷完善，取得了很好的實(shí)施效果。

文件的起草人員了解了文件流轉(zhuǎn)過程中的所處狀態(tài)，同時。通過公文的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)提高公文的審批速度。

各所屬單位，如各地分公司通過辦公網(wǎng)絡(luò)及時、安全地與上下級單位進(jìn)行公文的交換。實(shí)現(xiàn)文件上傳下達(dá)的網(wǎng)絡(luò)化和一體化。避免公文的重復(fù)輸入，提高對公文傳達(dá)事項的處理效率。

各所屬單位的文書管理員對本單位內(nèi)的文件的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況有比較全面的掌握，對公文進(jìn)行各種條件的查詢統(tǒng)計分析，對文檔運(yùn)轉(zhuǎn)的效能進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)公文流程中的關(guān)鍵路徑，進(jìn)行流程優(yōu)化。

5存在問題與展望

在中國海油公文處理過程中，有大量審批修改的行為，其中大部分操作者是總公司、所屬單位的領(lǐng)導(dǎo)。雖然公文一體化系統(tǒng)已經(jīng)在總公司、各部門、各所屬單位推廣應(yīng)用，但是公文審批過程是：領(lǐng)導(dǎo)秘書將文件(紙介質(zhì))送領(lǐng)導(dǎo)批示后，將批示錄入收文系統(tǒng)中。在領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，仍然是人工加上紙介質(zhì)。公文一體化系統(tǒng)沒有將系統(tǒng)與審批技術(shù)結(jié)合起來。為方便各級領(lǐng)導(dǎo)在公文審批、請示報告審批等方面的工作，可以在公文系統(tǒng)未來的升級改造中提供符合領(lǐng)導(dǎo)使用習(xí)慣的手寫批示屏，使領(lǐng)導(dǎo)可以通過類似于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件批閱的方式對公文、請示進(jìn)行批注。

傳統(tǒng)的公文是否有效與其是否具有公章直接相關(guān)，這種“紅頭+公章”的公文處理模式仍會延續(xù)到公文處理系統(tǒng)中。中國海油公文一體化系統(tǒng)的公文中沒有使用電子公章，還沒有和電子簽章技術(shù)結(jié)合起來。為了保證電子公文的效力，公文一體化系統(tǒng)需要有可信的電子公章。在今后的公文系統(tǒng)升級改造中，可以考慮結(jié)合具有印章防偽功能、打印防偽功能、先進(jìn)電子蓋章技術(shù)和電子印章管理功能的電子公章系統(tǒng)，使電子公文在使用過程中真正具有效力。