胡悅嘉

摘要：辦公自動化是中國海油信息化建設(shè)的重要組成部分，公文處理、流轉(zhuǎn)和交換是辦公自動化的核心應(yīng)用。本文介紹了中國海油公文一體化系統(tǒng)建設(shè)背景。對公文一體化系統(tǒng)的總體框架、系統(tǒng)功能、實施效果做了闡述，并簡述公文一體化系統(tǒng)存在問題與展望。

關(guān)鍵詞：公文一體化；辦公自動化；Domino

1系統(tǒng)建設(shè)背景

中國海洋石油總公司在國家。推進信息化和工業(yè)化融合”政策和有關(guān)規(guī)劃的指導(dǎo)下，在信息化方面做了大量工作。辦公自動化是中國海油信息化建設(shè)的重要組成部分，通過實現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)。調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上。增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

公文處理、流轉(zhuǎn)和交換是辦公自動化的核心應(yīng)用。公文是傳達貫徹企業(yè)的方針、政策，發(fā)布行政規(guī)章制度，施行行政措施。答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況。交流經(jīng)驗的重要工具。對于企業(yè)內(nèi)各項工作的高效有序運行、統(tǒng)一員工思想具有重要作用。在中國海油總公司機關(guān)內(nèi)部以及總公司與所屬單位機關(guān)之間經(jīng)常進行大量的公文接收與傳送。

目前建立在中國海油Domino辦公自動，化平臺上的總公司的公文應(yīng)用包括公司文件、領(lǐng)導(dǎo)批示和督辦報告等模塊，各分公司也建立了相關(guān)的公文應(yīng)用模塊。但是，目前的收、發(fā)文應(yīng)用模塊只是用來記錄公文處理的結(jié)果。而真正的文件流轉(zhuǎn)過程信息(如文件當(dāng)前的處理狀態(tài)、當(dāng)前處理人、在某個處理環(huán)節(jié)所花時間等)卻沒有通過計算機進行管理，由此容易導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)過程的不可控和傳遞效率問題。

此外，文件在海油上下級公司之間的傳遞目前沒有在辦公自動化平臺上實現(xiàn)，各下級公司的文書人員一般通過登錄總公司系統(tǒng)相關(guān)模塊，從總公司公文系統(tǒng)發(fā)布的文件中拷貝粘貼文件內(nèi)容到本地的辦公系統(tǒng)公文模塊中。容易由于權(quán)限限制的原因，導(dǎo)致公文不能及時傳遞。

針對上述問題，中國海洋石油總公司決定開發(fā)滿足自己需求的公文一體化系統(tǒng)。

2系統(tǒng)總體框架

中國海油公文一體化系統(tǒng)按照“統(tǒng)一系統(tǒng)格式，統(tǒng)一工作模式”的原則。在總公司、各二級單位內(nèi)建立既相對獨立，又互相關(guān)聯(lián)的大公文系統(tǒng)。公文一體化系統(tǒng)是提供一種對海油系統(tǒng)內(nèi)公文、檔案的一體化處理平臺，以用于處理公司內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)。能夠?qū)崿F(xiàn)包括公司內(nèi)各級組織內(nèi)部的公文處理，以及公司各部門之間、公司與下屬單位之間的多級公文交換。

公文系統(tǒng)的總體框架如圖1所示：

整個公文系統(tǒng)建立在Domino的安全機制之上，包括收文、發(fā)文、督辦、檔案、工作流引擎和公文交換系統(tǒng)。收文系統(tǒng)接收外部文件(包括外單位的紙介質(zhì)文件和從本系統(tǒng)內(nèi)其他單位交換來的電子公文)，利用工作流引擎提供的流轉(zhuǎn)控制進行相應(yīng)的處理，在收文處理過程中。相關(guān)的督辦人員可以針對文件發(fā)起督辦。發(fā)文系統(tǒng)主要處理內(nèi)部各種正式文件、請示報簽等文件的審批過程，利用工作流引擎進行相關(guān)的流轉(zhuǎn)處理，文件發(fā)往系統(tǒng)內(nèi)其他單位時。通過公文交換系統(tǒng)自動進行傳遞，并記錄相應(yīng)的接收情況。督辦系統(tǒng)可以從收文、發(fā)文系統(tǒng)中發(fā)起，也可以由督辦人員直接發(fā)起。也可以利用工作流引擎提供相關(guān)報告的流轉(zhuǎn)。公文系統(tǒng)中的文書檔案系統(tǒng)主要處理文件的歸檔、查詢、借閱和利用。工作流引擎則是系統(tǒng)后臺處理流轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)支撐工具。

各公司的公文系統(tǒng)能相對獨立完成本公司內(nèi)的收文處理、發(fā)文審批和工作督辦等具體工作，同時，各公司公文系統(tǒng)互相之間可以通過公文交換系統(tǒng)連接為一個整體。形成完整的上下級文件的自動傳遞。上下級公文系統(tǒng)形成一體化的公文流轉(zhuǎn)、交換和歸檔的處理過程?？偣镜陌l(fā)文，可以通過公文交換系統(tǒng)自動下發(fā)到各收文單位的公文系統(tǒng)中。各單位接收到文件后，在收文系統(tǒng)中接收文件，文件自動進行收文登記，進入收文數(shù)據(jù)庫中，接收文處理流程進行處理。通過完整的公文傳遞，可以確保海油的公文上傳下達的暢通。

各功能之間通過業(yè)務(wù)接口形成一體化的公文流轉(zhuǎn)、交換和歸檔的處理過程，如圖2所示：

3系統(tǒng)實現(xiàn)的功能

3.1發(fā)文管理

發(fā)文管理子系統(tǒng)提供公司中針對各級組織內(nèi)部和組織之間的公文流轉(zhuǎn)功能，實現(xiàn)從擬稿到文件下發(fā)的一個完整流程的控制，并支持公司與其各級所屬單位的公文交換。實現(xiàn)發(fā)文過程(經(jīng)過的步驟包括：起草、核稿、會稿、審稿、簽發(fā)、編號、套打蓋章、印發(fā)、存檔)；催辦；督辦(自動和人工督辦)；查詢、統(tǒng)計等。通過與流程定義功能的關(guān)聯(lián)，達到發(fā)文自動化。

在發(fā)文過程中可以實現(xiàn)文件的批注(痕跡保留)、流程跟蹤、流程的中斷處理以及正式發(fā)文。在公文流轉(zhuǎn)過程中，若任何一個審核環(huán)節(jié)通不過，系統(tǒng)能提供駁回功能，使公文直接駁回到發(fā)文擬稿部門或發(fā)文人。在辦公室給定發(fā)文的字號后，系統(tǒng)能自動計算發(fā)文文號。用戶也可以手工對發(fā)文文號進行修改。系統(tǒng)能自動產(chǎn)生發(fā)文登記簿，并按要求打印輸出。若公文下發(fā)到公司各部門，系統(tǒng)將自動記錄各部門簽收情況，各部門簽收后，部門收文流程將被自動激活，從而完成收文工作。在發(fā)文流程結(jié)束以后，公文將自動歸檔到企業(yè)級文檔庫的相應(yīng)類目和擬稿部門的部門文檔庫中。處理完后的公文根據(jù)情況若需要發(fā)布，系統(tǒng)能自動發(fā)布到公司門戶首頁的“公司公告”欄目中。

3.2收文管理

公司收文有兩類，一類是由外部單位下發(fā)的紙質(zhì)公文。另一類是系統(tǒng)內(nèi)部單位的電子來文(通過發(fā)文系統(tǒng)產(chǎn)生)。收文處理主要包括：簽收登記并擬辦；主管領(lǐng)導(dǎo)批示；相關(guān)部門承辦或傳閱；辦公廳(室)歸檔等環(huán)節(jié)。對于外單位的紙質(zhì)來文，在收文管理中，提供與掃描儀的接口，以便快速、方便地將紙質(zhì)文件掃描成電子文件，該系統(tǒng)能把多頁的正文合成一個文檔。并且掃描操作可以直接集成在收文登記的界面中。對于通過公文交換傳遞來的電子文件，可以直接簽收登記，避免文件的重復(fù)錄入工作。對于整個收文辦理過程，系統(tǒng)都能提供流程監(jiān)控和圈閱記錄等功能。在收文流程結(jié)束以后，公文能自動歸檔到企業(yè)級文檔庫的相應(yīng)類目和傳閱部門的部門文檔庫中。系統(tǒng)為公司定制收文登記簿，該登記薄能根據(jù)要求打印輸出為Excel表格。處理完后的公文根據(jù)情況若需要發(fā)布，能自動被系統(tǒng)發(fā)布到公司門戶首頁的“公司公告”欄目中。某些收文若需轉(zhuǎn)發(fā)到公司各部門，則系統(tǒng)能提供轉(zhuǎn)發(fā)功能，并自動記錄各部門簽收情況。

3.3工作督辦

實現(xiàn)兩種工作的督辦：文件督辦和領(lǐng)導(dǎo)安排工作的督辦。督辦情況要按時間形成督辦報告。督辦工作的過程為辦公廳(室)秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求創(chuàng)建督辦事項，說明工作事項、處理部門、責(zé)任人等，提交后，相關(guān)部門責(zé)任人(可能有多個)接收到督辦通知，處理交辦事項后，分別填寫工作反饋信息。文件督辦可以直接從收文、發(fā)文中發(fā)起，督辦過程與領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的督辦類似。秘書每周能將當(dāng)周的督辦事項匯總為督辦報告。同樣利用工作流

引孽中定義的流程進行流轉(zhuǎn)。

3.4文書檔案

對于公文檔案來說，需要保留公文正文內(nèi)容，并進行檢索、借閱、利用。因此，在公文系統(tǒng)中。設(shè)立文書檔案的功能，流轉(zhuǎn)完成的各類文件進行歸檔操作后，自動進入相應(yīng)的文書檔案數(shù)據(jù)庫。文書可以進行文書檔案的立卷、分類操作，普通用戶可以查閱相應(yīng)的檔案信息，進行檢索、借閱等操作。文書檔案提供與“蘭臺檔案系統(tǒng)”的接口，定期將文書檔案庫中新的檔案信息提交到“蘭臺檔案系統(tǒng)”中去。

3.5文件交換

在公文系統(tǒng)中的公文交換平臺，作為公文交換的樞紐，將需要交換的公文自動分發(fā)到正確的位置，并提供分發(fā)過程中的加密功能。以保證公文交換過程的保密性。對需要交換出去的公文，在將需要交換的公文提交給公文交換系統(tǒng)時，在公文上附加上公文交換信息，包括：給公文加上時間戳和相關(guān)責(zé)任人的數(shù)字簽名和單位的數(shù)字簽名，以確保交換公文的真實性、可靠性和完整性。對接收的公文，交換中心檢查數(shù)據(jù)的完整性、真實性，公文交換系統(tǒng)根據(jù)接收文件的屬性，將文件自動登記簽收，并通知相關(guān)人員進行處理。(如圖3所示)

3.6工作流引擎

工作流引擎的功能包括：流程環(huán)節(jié)定義、流向定義、審批人產(chǎn)生方式、駁回方式定義、多人處理規(guī)則定義。利用工作流引擎可以進行復(fù)雜工作流的定制工作。運用這個程序可以設(shè)置包括流程循環(huán)、流程分支、子流程嵌套、會簽等功能。也可以通過比較簡單的修改工作流設(shè)置，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程變更。

4系統(tǒng)實施效果

公文一體化系統(tǒng)在總公司辦公廳、各部門、各所屬單位全面推廣使用，同時在使用過程中不斷完善，取得了很好的實施效果。

文件的起草人員了解了文件流轉(zhuǎn)過程中的所處狀態(tài)，同時。通過公文的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)提高公文的審批速度。

各所屬單位，如各地分公司通過辦公網(wǎng)絡(luò)及時、安全地與上下級單位進行公文的交換。實現(xiàn)文件上傳下達的網(wǎng)絡(luò)化和一體化。避免公文的重復(fù)輸入，提高對公文傳達事項的處理效率。

各所屬單位的文書管理員對本單位內(nèi)的文件的運轉(zhuǎn)狀況有比較全面的掌握，對公文進行各種條件的查詢統(tǒng)計分析，對文檔運轉(zhuǎn)的效能進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)公文流程中的關(guān)鍵路徑，進行流程優(yōu)化。

5存在問題與展望

在中國海油公文處理過程中，有大量審批修改的行為，其中大部分操作者是總公司、所屬單位的領(lǐng)導(dǎo)。雖然公文一體化系統(tǒng)已經(jīng)在總公司、各部門、各所屬單位推廣應(yīng)用，但是公文審批過程是：領(lǐng)導(dǎo)秘書將文件(紙介質(zhì))送領(lǐng)導(dǎo)批示后，將批示錄入收文系統(tǒng)中。在領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，仍然是人工加上紙介質(zhì)。公文一體化系統(tǒng)沒有將系統(tǒng)與審批技術(shù)結(jié)合起來。為方便各級領(lǐng)導(dǎo)在公文審批、請示報告審批等方面的工作，可以在公文系統(tǒng)未來的升級改造中提供符合領(lǐng)導(dǎo)使用習(xí)慣的手寫批示屏，使領(lǐng)導(dǎo)可以通過類似于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件批閱的方式對公文、請示進行批注。

傳統(tǒng)的公文是否有效與其是否具有公章直接相關(guān)，這種“紅頭+公章”的公文處理模式仍會延續(xù)到公文處理系統(tǒng)中。中國海油公文一體化系統(tǒng)的公文中沒有使用電子公章，還沒有和電子簽章技術(shù)結(jié)合起來。為了保證電子公文的效力，公文一體化系統(tǒng)需要有可信的電子公章。在今后的公文系統(tǒng)升級改造中，可以考慮結(jié)合具有印章防偽功能、打印防偽功能、先進電子蓋章技術(shù)和電子印章管理功能的電子公章系統(tǒng)，使電子公文在使用過程中真正具有效力。