肖　娜

摘 要 高校教務管理信息化對高校的教育改革、教務管理的質量、水平和效率有著至關重要的意義,高校教務管理信息化系統(tǒng)的實施和運營過程中往往存在誤區(qū),忽略了非技術因素的影響,這直接影響了高校教務信息化管理的效果,甚至成敗。因此針對高校教務信息化管理中存在的非技術因素問題,對決策者的重視和參與、教學管理人員的素質和意向、教育管理機制和流程變革、校園文化四個方面的非技術因素的影響進行了研究和探討,并提出了相應的解決建議。

關鍵字 教務管理 信息化 非技術因素

中圖分類號:G47 文獻標識碼:A

高等學校是培養(yǎng)肩負著振興中華、推進社會發(fā)展和科學技術進步重任的高級專門技術人才的重要基地。高校的信息化應用,尤其是教務管理的信息化應用已經逐漸成為教育現代化的重要的研究課題和手段,但高校教學管理的信息化過程并不是一帆風順的,在應用和實施的過程中遇到了一系列問題。筆者在研究和實際工作中發(fā)現,高校教學管理信息化演變過程如同企業(yè)信息化管理的演變過程一樣,往往重視技術因素,而忽略非技術因素對教學管理信息化的影響,本文希望通過對教務信息化管理中的非技術因素進行總結和提煉,并提出相關解決建議。

1 教務管理信息化建設的重要性和必要性

隨著教育地位的提高,教育責任的加大,教育內涵和規(guī)模的擴大,建設和實施高校教學管理信息系統(tǒng),輔助日常事務處理,輔助教學的管理和調控,保證重大教育決策的準確性已成為一種趨勢。

1.1 教務管理信息化有助于教育改革的執(zhí)行

隨著我國高等教育的發(fā)展,許多高校已經實施了學分制,教務管理的對象由群體轉向個體,即由班級轉向單個學生,賦予了學生充分的選擇權、決定權和參與權,突出了教務信息的多樣化、個性化、具體化和復雜化。教務管理的內容不斷增加,難度也逐漸加大,若仍然維持原有的手工管理方式不變,必將會成為教育改革的障礙。面對新的形勢,高校必須進行教務管理信息化建設,更好地適應教育改革的需要,抓住教育改革的機遇,加快發(fā)展。

1.2 教務管理信息化能夠有效提高教務管理的水平和質量

教務管理的主要內容就是對整個教學活動過程中的數據進行管理,例如:學籍、課表、成績、考務等數據。在傳統(tǒng)的教務管理中,這些數據依靠教務管理人員手工處理,很容易出現內容上的差錯,并且存在查詢、排課等方面及時性和準確性較差等問題。而教務管理的信息化建設正好彌補了傳統(tǒng)方式的不足,通過建立高效靈活的管理信息系統(tǒng),不僅能提高教務管理的科學性、準確性和高效性,而且大大減輕了工作人員的負擔,從而顯著地提高教務管理水平和質量。

1.3 教務管理信息化有助于提高教務管理的規(guī)范化和效率

隨著高等教育教學改革的不斷深入,教務管理面臨的問題日益復雜,需要各部門之間進行有效地配合,提高效率以及工作流程規(guī)劃化。教務管理的信息化進程不斷加快,程度不斷提高,各部門、教學管理人員之間信息共享的程度也日益提高,對信息采集、處理、傳輸和存儲的規(guī)范化要也隨之提高,這有助于提高教務管理的規(guī)范化和效率。

2 教務管理信息化過程中的誤區(qū)和非技術因素影響

在相當長的一段時間里,一提到管理信息系統(tǒng),大多數人首先想到的是這是技術,需要信息技術人員編寫相應程序,使用的人會用計算機就可以了。這種想法導致對管理信息系統(tǒng)的認識停留在重技術、輕管理,重視系統(tǒng)的開發(fā)而不注重系統(tǒng)的維護,注重系統(tǒng)的功能,而不注重組織行為和管理流程等非技術因素,這也使得目前高校教學管理信息系統(tǒng)處在技術牽引管理的局面。毋庸置疑,教務管理信息系統(tǒng)是以技術為核心的,但信息化管理是運用現代化技術提高管理水平和管理效率的,是以管理為基礎的,是管理的手段和工具,本身并不能替代管理,并且需要管理、觀念的變革以配合,信息化和管理相互影響,相互作用,才能達到最終的目的。在管理界流傳著一句話:“上ERP(企業(yè)資源計劃,企業(yè)信息化管理的一種)是找死,不上ERP是等死”,就道出了人們面對信息化的矛盾心情。信息化代表著發(fā)展方向,同時在實行信息化過程中往往又達不到相應的效果,同樣的問題也出現在高校教務管理信息化的建設過程中。問題的關鍵在于,人們在關注技術因素即高校教務管理信息系統(tǒng)建設中的“硬件”的同時,卻沒有對非技術因素即高校教務管理信息系統(tǒng)建設中的“軟件”給予足夠的重視。

非技術因素是高校教務管理信息系統(tǒng)建設中的“軟件”,主要包括決策者的重視和參與、教學管理人員的素質和意向、教育管理機制和流程變革、校園文化等。

2.1 決策者的重視和參與

經驗和實踐證明,決策者的重視和參與是高校教學管理信息系統(tǒng)成功建立的首要條件。建立高校教務管理信息系統(tǒng)是一項復雜的系統(tǒng)工程,涉及面極廣,它的建立和運用可能涉及到某些業(yè)務流程、規(guī)章制度,甚至組織機構的調整和改變。不管是技術因素涉及的資金、設備問題,還是非技術因素涉及的人、管理、制度、機制、流程、觀念等方面的問題,教務管理部門是無法進行解決的,只有學校決策者才能解決。

2.2 教學管理人員的素質和意向

教學管理人員是教務信息化系統(tǒng)的主要參與人員和管理人員,其素質和意向直接影響著教務管理信息化系統(tǒng)的成敗。教學管理人員往往已經習慣于傳統(tǒng)的教學管理模式,要其改變工作模式和方法,短期內可能會遇到一定得阻力,其意向不愿意改變,或者素質使其不能很好的應用信息化管理的手段和技術,可能會導致信息化系統(tǒng)實施的不流暢,這種不流暢反過來又會影響教學管理人員的意向,久而久之可能形成惡性循環(huán)。另外,有些管理人員可能對信息化要求過高,希望信息化完全替代其工作,或者馬上省心省力,由于現實條件的限制,當他的期望落空時,容易產生失望情緒,對信息管理持不信任態(tài)度,從而影響了教學信息化管理的建設進程。

2.3 教育管理機制和流程

教育管理機制和流程是教務管理系統(tǒng)的基礎,教務管理信息化系統(tǒng)是依附在教務管理體質和流程之上的,兩者相互影響,很多高?，F有的教務管理體制和流程是在“人治”基礎之上的,沒有實現科學管理,因此就缺乏信息化管理的基礎,由于教務信息化建設的日益深入,新的技術手段不斷被引入,如果沒有一套與之相適應的管理機制來規(guī)范各層次參與人員的行為和動作,實現各管理環(huán)節(jié)的合理分工,就會造成管理的不規(guī)范和無序。

2.4 校園文化

文化使人愿意向一個方向努力和以統(tǒng)一的方式努力,校園文化雖然是一種看不見摸不著的東西,但當師生樂于接受并遵循時,會使他們產生強烈的歸屬感,并愿意奉獻、具有責任心和發(fā)揮創(chuàng)造力。教務信息化的建設過程不僅是學校決策層和教學管理人員的事情,需要學校全體教師和學生的共同參與,如果教師和學生不配合,不參與,那么教務信息化系統(tǒng)失去有效地信息來源,或者會出現錯誤的信息來源,這將給教務信息化系統(tǒng)的建設過程造成極大的困擾。

這些非技術因素對高校教務管理信息系統(tǒng)建設的進程和效果具有至關重要的影響。非技術因素處理得好,就會加快信息系統(tǒng)的建設步伐,提高信息管理的效益和效率,反之,則可能變成一種方向不一致的力,甚至阻力,阻礙信息系統(tǒng)的建設,甚至導致整個系統(tǒng)的失敗。

3高校教務信息化系統(tǒng)的非技術因素解決對策

3.1 改變觀念

首先從觀念上,改變認識,要充分認識到教務信息化系統(tǒng)的建設過程不但是技術的過程,更是管理理念、管理文化、管理制度和流程改變的過程,需要包括學校決策層,教學管理人員、技術人員和全體師生的共同參與和協(xié)作。學校各級領導和教務管理部門要大力宣傳學習計算機技術的重要性和迫切性,肯定教務管理信息化在教學管理現代化的作用和意義。使他們意識到在信息化時代,不掌握計算機技術將落后于教育改革和發(fā)展的潮流,從而解除他們的畏難情緒。

3.2 加強以人為本,教學管理系統(tǒng)的設計開發(fā)要為使用者服務

要加強宣傳和信息反饋的力度,讓廣大師生熟悉系統(tǒng)的操作規(guī)程,及時了解他們在使用過程中遇到的問題及提出意見和建議。要站在使用者的角度上對出現的問題進行分析解決,及時對系統(tǒng)加以改進和完善,提高系統(tǒng)的實用性和易用性。

3.3 學校決策層的支持

學校決策層支持指的是決策層管理者對信息系統(tǒng)功能重要性的理解和對信息系統(tǒng)活動的參與程度。決策層支持有助于信息管理活動,包括: 談判、信息系統(tǒng)技術、項目管理以及相關的活動。只有決策層的支持, 才有助于解決教務管理系統(tǒng)在建設過程中的沖突、共同參與、協(xié)作、變革等一系列問題。

加強信息化教學管理人才隊伍的建設,提升教學管理隊伍的整體注重高素質信息化教學管理人才的引進,但更重要的是著重培養(yǎng)現有教學管理人員對現代信息技術的應用能力,培養(yǎng)其對教學管理信息化系統(tǒng)的理解,增強其管理流程的認知,提高其獲取、分析和處理信息的能力。只有這樣,才能構建具有高素養(yǎng)和實踐能力的教學管理隊伍。

3.4 建立有效的管理體制,完善配套管理制度

要建立以教學管理部門為主導,學校各部門之間密切分工配合的管理體制,對信息化教學管理各環(huán)節(jié)實施有效監(jiān)控,要完善信息化教學管理配套規(guī)章制度,明確教學管理各流程的分工及操作規(guī)范。另外,還應針對某些可能出現問題的管理環(huán)節(jié)制定應急機制和防范措施,做到科學管理,嚴密實施。

3.5 加強培訓和宣傳引導,建設校園文化

信息化系統(tǒng)的實施需要加強各方面的相應的培訓和宣傳,引導包括各級教職員工和學生全員積極參與進來,同時營造一個平等、團結、尊重的組織環(huán)境,突出創(chuàng)新的重要地位,不斷推動組織和教職工持續(xù)學習的能力,進行有效的知識和信息溝通和共享,強化團隊合作意識,促進團隊協(xié)作行為,形成有利于信息化發(fā)展的文化土壤。

參考文獻

[1] 教育管理信息化標準(第1部分).學校管理信息標準.人民郵電,2002.

[2] 劉平.大學綜合教務管理系統(tǒng)建設與應用中若干非技術因素探討.電腦知識與技術,2006(10).

[3] 楊永高,葛潔琨.教學管理信息化與人本管理.淮陰師范學院教育科學論壇,2008(2).

[4] 王子榮,周夢君.我國高校校園信息化建設的問題探析.湖南大學學報( 社會科學版),2005(7).

[5]宋厚彬.研究生管理信息化過程中的非技術影響因素探討.甘肅科技縱橫,2008(2).

[6] 戴革萍,王家蘭.高校教學管理信息系統(tǒng)建設的非技術因素探討.中國高等醫(yī)學教育,2004(4).