摘要:文章旨在分析檔案部門(mén)網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,探討如何完善檔案網(wǎng)站的內(nèi)容建設(shè)和服務(wù)功能,從而實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站的真正價(jià)值。

關(guān)鍵詞:檔案網(wǎng)站;檔案機(jī)構(gòu);檔案法規(guī)

中圖分類(lèi)號(hào):TP391文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)27-0195-02

在這個(gè)科技高度發(fā)達(dá),信息化、數(shù)字化成為趨勢(shì)的時(shí)代,檔案部門(mén)傳統(tǒng)的服務(wù)方式存在明顯缺陷,已不能滿(mǎn)足和適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。因此,將數(shù)字化的檔案信息上網(wǎng),建立各種可公開(kāi)的信息數(shù)據(jù)庫(kù),使利用者足不出戶(hù)就可以查詢(xún)、利用檔案信息資源,成為新時(shí)期檔案工作的重要內(nèi)容,檔案網(wǎng)站的建立就是實(shí)現(xiàn)這一工作的主要途徑。

一、檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀

近年來(lái),我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展迅速,檔案部門(mén)紛紛建立起自己的網(wǎng)站,并加大力度促進(jìn)其發(fā)展。到目前為止,各地檔案網(wǎng)站在宏觀上基本保持上升勢(shì)頭,進(jìn)入良性發(fā)展軌道,但仍存在一些問(wèn)題和不足。

(一)內(nèi)容與服務(wù)功能較單一

現(xiàn)行大部分檔案網(wǎng)站,雖然基本都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)概況、館藏介紹、規(guī)章制度和動(dòng)態(tài)新聞等欄目,但大都是一些介紹說(shuō)明性文字材料,提供的檔案信息多以文本信息和圖像信息為主,能夠提供音頻、視頻等多媒體類(lèi)型檔案信息的網(wǎng)站很少。單調(diào)的信息內(nèi)容使用戶(hù)只能對(duì)檔案部門(mén)形成一個(gè)初步的認(rèn)識(shí),自然無(wú)法引起用戶(hù)的興趣,使得檔案網(wǎng)站缺少應(yīng)有的競(jìng)爭(zhēng)力。

而且,目前檔案網(wǎng)站中,很少有能同時(shí)具備宣傳、交流、服務(wù)、教育四種功能的。大部分的檔案網(wǎng)站都只是開(kāi)發(fā)了其宣傳的功能,服務(wù)功能開(kāi)發(fā)得相對(duì)不多,具有網(wǎng)上查檔、交流和教育功能的網(wǎng)站更是屈指可數(shù)。

(二)特色不夠鮮明,設(shè)置不夠人性化

當(dāng)前,檔案部門(mén)網(wǎng)站設(shè)置的欄目歸納起來(lái)主要有:部門(mén)職能信息、館藏檔案信息、檔案利用服務(wù)信息、編研成果信息、檔案學(xué)術(shù)研究信息、檔案法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)、動(dòng)態(tài)信息、特色檔案。各地檔案網(wǎng)站項(xiàng)目設(shè)置雷同,不能完全體現(xiàn)地區(qū)和自身個(gè)性特色,使每個(gè)網(wǎng)站看起來(lái)大同小異。同時(shí),大多數(shù)檔案網(wǎng)站發(fā)揮的作用主要還是在本局館功能宣傳和介紹上,使檔案網(wǎng)站成為一個(gè)個(gè)網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理職能部門(mén)羅列。

實(shí)際上,每個(gè)檔案部門(mén)由于職能和保管范圍不同,都會(huì)有自己的特色檔案。這些檔案或年代久遠(yuǎn),或內(nèi)容罕見(jiàn),或載體特殊,它們才是本部門(mén)的特色館藏,顯示著本部門(mén)的與眾不同。然而當(dāng)前,“只有22個(gè)網(wǎng)站分別以不同的級(jí)別、類(lèi)型和方式提供了具有地方特色或民族特色的檔案信息”。[1]很多網(wǎng)站的特色館藏欄目?jī)?nèi)容偏少,難以體現(xiàn)特色館藏。

(三)各自為政,信息孤島成問(wèn)題

當(dāng)前,各地檔案網(wǎng)站建設(shè)采用的后臺(tái)技術(shù)是相對(duì)獨(dú)立的,提供給用戶(hù)的查找方式各不相同。由于每個(gè)檔案網(wǎng)站都是基于各自擁有的檔案資源進(jìn)行網(wǎng)站信息的各項(xiàng)服務(wù),和其他相關(guān)的檔案網(wǎng)站沒(méi)有溝通和交流,使得一些網(wǎng)站上的檔案資源重復(fù)建設(shè),造成不必要的浪費(fèi)。利用者在進(jìn)入一個(gè)檔案網(wǎng)站時(shí)所能利用的資源,僅局限于本部門(mén)擁有的檔案和提供的服務(wù),因此要找到自己需要的特定信息就要對(duì)不同的檔案網(wǎng)站逐個(gè)瀏覽。雖然大部分網(wǎng)站也都提供了對(duì)本區(qū)域或全國(guó)乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接服務(wù),但是從本質(zhì)上看,只是鏈接到相應(yīng)的檔案網(wǎng)址,仍然沒(méi)有解決在線(xiàn)檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫(kù)檢索,這使得檔案信息資源分散,給利用者共享網(wǎng)絡(luò)檔案資源造成了很多障礙,同時(shí)也不利于擴(kuò)大檔案網(wǎng)站以及檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)

建設(shè)檔案網(wǎng)站的目的是為用戶(hù)提供所需的各類(lèi)檔案信息資料,信息充足準(zhǔn)確,用戶(hù)才愿意光臨,網(wǎng)站才有生命力。所以說(shuō),網(wǎng)站的信息內(nèi)容是檔案網(wǎng)站建設(shè)的核心,是吸引用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)網(wǎng)站的關(guān)鍵,其好壞決定著網(wǎng)站建設(shè)的質(zhì)量。

每個(gè)檔案部門(mén)都擁有著數(shù)量巨大、種類(lèi)繁多、內(nèi)容豐富、各具特色的檔案資源,這才是能充分展現(xiàn)本部門(mén)特色的檔案資源。檔案網(wǎng)站應(yīng)首先重視并立足這些信息資源的網(wǎng)上發(fā)布,打好基礎(chǔ)。其次,要積極開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在館藏資源數(shù)字化的進(jìn)程中,要本著利用優(yōu)先,分步實(shí)施的原則,優(yōu)先進(jìn)行珍貴照片檔案、音像檔案、重要紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化,采集文件級(jí)目錄數(shù)據(jù),建設(shè)館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù),然后形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)而建立各種專(zhuān)門(mén)檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù),最后在此基礎(chǔ)上形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)群,同時(shí)應(yīng)著重推出一批具有示范性的特色數(shù)據(jù)庫(kù),使檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升。最后,要建設(shè)貼近大眾的特色資源。如根據(jù)部門(mén)特色建設(shè)整合一批與百姓有關(guān)的基礎(chǔ)信息專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),建設(shè)諸如職務(wù)任免、個(gè)人榮譽(yù)、職稱(chēng)評(píng)定、工作調(diào)動(dòng)、畢業(yè)結(jié)業(yè)等大眾人物信息數(shù)據(jù)庫(kù)等等。

三、檔案網(wǎng)站服務(wù)功能

檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能是網(wǎng)站建設(shè)的基本環(huán)節(jié),其水平高低決定著檔案部門(mén)能否提供范圍更廣、內(nèi)容更完善的服務(wù)。檔案網(wǎng)站最基本的服務(wù)功能應(yīng)涵蓋以下幾方面:

(一)信息檢索服務(wù)

開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索服務(wù)的重中之重就是建立檔案信息檢索系統(tǒng),因?yàn)闄n案信息檢索系統(tǒng)不僅能直接列出案卷目錄、文件目錄,還能提供用戶(hù)輸入檢索要素的搜索引擎;不僅可以按分類(lèi)號(hào)查詢(xún),還可以提供關(guān)鍵詞、作者、標(biāo)題、日期等檢索條件。只有建立檔案信息檢索系統(tǒng),才能為今后用戶(hù)使用檔案信息檢索系統(tǒng)檢索信息打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(二)互動(dòng)交流功能

交流互動(dòng)是檔案網(wǎng)站建設(shè)的特色及熱點(diǎn)。為社會(huì)公眾提供交流互動(dòng)園地,開(kāi)辦互動(dòng)欄目,加強(qiáng)檔案部門(mén)與用戶(hù)的互動(dòng)交流,才能更快捷、更及時(shí)地了解用戶(hù)需求,真正做到互聯(lián)互通、資源共享,從而使檔案網(wǎng)站建設(shè)不斷完善,吸引更多訪(fǎng)問(wèn)者。

(三)個(gè)性化信息服務(wù)

個(gè)性化服務(wù)就是根據(jù)用戶(hù)的需求,編制相應(yīng)的信息資源,并根據(jù)用戶(hù)的請(qǐng)求實(shí)現(xiàn)信息代理,以達(dá)到信息服務(wù)的個(gè)性化和智能化。

(四)電子檔案網(wǎng)上傳遞與館際互借服務(wù)

互聯(lián)網(wǎng)在時(shí)間與空間上的無(wú)限延伸為檔案部門(mén)之間信息資源的共建共享提供了保障,檔案部門(mén)應(yīng)該徹底改變追求大而全的館藏建設(shè)思想,走合作共建之路,建立起區(qū)域性的網(wǎng)上聯(lián)合檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),為成員館之間開(kāi)展電子文獻(xiàn)傳遞、館際互借業(yè)務(wù)創(chuàng)造條件,擴(kuò)大檔案信息資源保障體系范圍。

四、檔案網(wǎng)站建設(shè)對(duì)策

檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化的一個(gè)重要方面,其健康發(fā)展離不開(kāi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視關(guān)心,更需要檔案部門(mén)堅(jiān)持不懈地努力,不斷完善自身工作。

(一)轉(zhuǎn)變思想意識(shí),找準(zhǔn)自身定位

單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要轉(zhuǎn)變思想意識(shí),充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)檔案網(wǎng)站的必要性及重要性。檔案網(wǎng)站代表著檔案部門(mén)的形象,是檔案部門(mén)最好的形象宣傳方式。不能只是為了應(yīng)付形式而作些框架,設(shè)計(jì)幾個(gè)網(wǎng)頁(yè)就可以的。要重視檔案信息網(wǎng)站建設(shè)工作,加大資金投入,加快檔案信息數(shù)字化進(jìn)程,把檔案網(wǎng)站做到實(shí)處,沖破檔案工作歷來(lái)收集什么就提供什么的被動(dòng)利用模式,進(jìn)行換位思考,從用戶(hù)角度出發(fā)設(shè)置網(wǎng)站內(nèi)容。切實(shí)發(fā)揮檔案的功用,實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

(二)保障組織制度,加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

為保障檔案網(wǎng)站開(kāi)通后高質(zhì)量的為社會(huì)公眾提供信息服務(wù),必須有制度和組織上的保障。在大量調(diào)研的基礎(chǔ)上制定切實(shí)可行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和管理制度,建立強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu),實(shí)施強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo),加強(qiáng)督促檢查指導(dǎo)。保證信息上網(wǎng)及時(shí)、安全、有效,保障檔案網(wǎng)站建設(shè)沿著健康之路發(fā)展。

此外,檔案網(wǎng)站建設(shè)涉及檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),需要的是既掌握檔案管理知識(shí)又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)站技術(shù)的復(fù)合型人才。因此,要組織檔案專(zhuān)業(yè)人員加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)培訓(xùn),多為計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員提供檔案管理培訓(xùn)機(jī)會(huì),以提高他們的業(yè)務(wù)水平,更好地建設(shè)和維護(hù)檔案網(wǎng)站。

(三)精心設(shè)計(jì)網(wǎng)頁(yè),及時(shí)更新網(wǎng)站

首先,網(wǎng)站頁(yè)面設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)單明了,具有時(shí)代風(fēng)格,各欄目之間的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)明確,每個(gè)欄目名稱(chēng)與提供內(nèi)容要相一致。其次,要注意及時(shí)補(bǔ)充信息、更新數(shù)據(jù)庫(kù),不斷豐富和完善網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容,拓寬網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容的深度和廣度,保持對(duì)訪(fǎng)問(wèn)者足夠的吸引力。最后,要注意檔案網(wǎng)站的安全保障問(wèn)題,要加強(qiáng)安全保障系統(tǒng)的建設(shè),防止非法操作,越權(quán)訪(fǎng)問(wèn)等問(wèn)題。

檔案網(wǎng)站的建設(shè)給檔案部門(mén)帶來(lái)了一種全新的工作手段,它使檔案管理工作的開(kāi)展、檔案信息的查詢(xún)、利用不再受時(shí)間和地域的制約,提高了檔案部門(mén)的工作效率,緩解了接待利用人員的工作壓力,加強(qiáng)了檔案部門(mén)的自我宣傳。但是,其建設(shè)開(kāi)發(fā)需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和關(guān)心,需要各級(jí)檔案部門(mén)的上下互動(dòng)、通力合作,更需要國(guó)家統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進(jìn),才能最終整合全國(guó)檔案信息資源,發(fā)揮檔案網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì),從總體上推動(dòng)我國(guó)檔案資源信息化建設(shè)步伐。

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作者簡(jiǎn)介:李麗環(huán)(1980- ),女,河北石家莊人,燕山大學(xué)綜合檔案室檔案員。