曹　蕾

◆ 中圖分類號(hào):F253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

內(nèi)容摘要:食品行業(yè)是關(guān)系國(guó)計(jì)民生、百姓安居樂業(yè)的重要行業(yè),食品行業(yè)有效的管理和運(yùn)營(yíng)能夠促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。本文分析了食品行業(yè)采購(gòu)流程特點(diǎn)及內(nèi)部控制難點(diǎn),并探討了我國(guó)食品行業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的實(shí)施方法與途徑。

關(guān)鍵詞:食品行業(yè) 采購(gòu) 內(nèi)部控制

食品行業(yè)采購(gòu)流程特點(diǎn)及內(nèi)部控制難點(diǎn)

(一)食品行業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)

采購(gòu)周期的時(shí)間性要求較高。采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)關(guān)鍵的一項(xiàng)就是采購(gòu)周期的控制,因?yàn)椴少?gòu)周期影響著企業(yè)所需采購(gòu)物資供應(yīng)的及時(shí)性,也影響著企業(yè)采購(gòu)資金的周轉(zhuǎn)。在食品行業(yè)采購(gòu)中,除了以上原因強(qiáng)調(diào)采購(gòu)的時(shí)間性外,所采購(gòu)物資特別是食品原料的儲(chǔ)存時(shí)間較短也是重要原因。所以要求企業(yè)一方面保證所采購(gòu)物資有效地滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需要,一方面也要努力降低企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本。

采購(gòu)流程對(duì)原材料的供給要求較高。原材料采購(gòu)是采購(gòu)環(huán)節(jié)中一個(gè)重要的方面,采購(gòu)量的選擇是一個(gè)復(fù)雜的問題。原材料采購(gòu)過多會(huì)導(dǎo)致原材料積壓,而采購(gòu)量少則會(huì)造成原材料供應(yīng)的短缺。對(duì)食品加工企業(yè)來說,原材料的積壓和短缺都將帶來嚴(yán)重的問題。食品加工企業(yè)的原材料大都是農(nóng)產(chǎn)品,保存時(shí)間過長(zhǎng)可能會(huì)導(dǎo)致變質(zhì),也可能會(huì)導(dǎo)致其營(yíng)養(yǎng)成分的流失。原材料采購(gòu)量過大,食品加工企業(yè)將面臨巨大的資金周轉(zhuǎn)和庫(kù)存的壓力;原材料短缺也將導(dǎo)致企業(yè)無法進(jìn)行正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng), 丟失市場(chǎng)份額。

采購(gòu)流程對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量要求較高。采購(gòu)流程節(jié)點(diǎn)控制的嚴(yán)格與否與采購(gòu)材料的質(zhì)量緊密相關(guān)。一般情況下,食品加工企業(yè)的原材料大都是農(nóng)產(chǎn)品,如糧食、食用油、水果、蔬菜等, 如果采購(gòu)環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督,這些原材料質(zhì)量不合格,將直接導(dǎo)致加工出的產(chǎn)品質(zhì)量不合格。

采購(gòu)流程對(duì)產(chǎn)品的成本影響較大。食品加工企業(yè)采購(gòu)的原材料種類繁多,供應(yīng)商參差不齊,若對(duì)供應(yīng)商缺少嚴(yán)格的篩選,缺少信息的溝通,容易造成部分原材料價(jià)格過高,導(dǎo)致產(chǎn)品成本上升。若是原材料短期內(nèi)采購(gòu)的數(shù)量過大,可能會(huì)引起原材料的變質(zhì)過期,從而導(dǎo)致庫(kù)存資金積壓甚至損失,增加庫(kù)存成本,這些都是采購(gòu)過程控制不合理的表現(xiàn)。

(二)食品行業(yè)采購(gòu)流程內(nèi)部控制難點(diǎn)

1.采購(gòu)控制活動(dòng)的環(huán)節(jié)較多、關(guān)系復(fù)雜。COSO 委員會(huì)(全國(guó)虛假財(cái)務(wù)報(bào)告委員會(huì)下屬的發(fā)起人委員會(huì))指出:企業(yè)必須制定控制的政策及程序,并予以執(zhí)行,以幫助管理層“為保證其控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),其用以辨認(rèn)并用以處理風(fēng)險(xiǎn)所必須采取的行動(dòng)業(yè)已有效落實(shí)”。食品行業(yè)不僅采購(gòu)對(duì)象復(fù)雜豐富,而且采購(gòu)的完成還牽涉到多個(gè)部門。由各部門提出采購(gòu)申請(qǐng),由供應(yīng)保障部對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力進(jìn)行評(píng)定,簽訂合同,此階段需要公司管理者進(jìn)行審核簽字,并且由質(zhì)檢部對(duì)樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),最終收到貨物由倉(cāng)庫(kù)保管。這就要求做好控制環(huán)節(jié)的識(shí)別工作,整合控制流程,以實(shí)現(xiàn)效率與控制的有機(jī)協(xié)調(diào)。

2.采購(gòu)監(jiān)督活動(dòng)頻率要求較高。食品企業(yè)整個(gè)采購(gòu)內(nèi)部控制的過程必須施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督,通過監(jiān)督活動(dòng)在必要時(shí)對(duì)其加以修正。監(jiān)督可分為業(yè)務(wù)監(jiān)督、內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督、外部審計(jì)監(jiān)督三方面。采購(gòu)控制活動(dòng)貫穿于采購(gòu)過程的每一個(gè)環(huán)節(jié),對(duì)于食品業(yè)頻繁的采購(gòu)活動(dòng)更是如此,因而對(duì)其的監(jiān)督尤其是業(yè)務(wù)監(jiān)督頻率要求也較高。

3.采購(gòu)的內(nèi)部控制環(huán)境要求較高。采購(gòu)涉及人財(cái)物的相互關(guān)系,又是專門性較強(qiáng)的業(yè)務(wù),采購(gòu)內(nèi)部控制環(huán)境的如何直接決定著采購(gòu)業(yè)務(wù)的成敗。任何企業(yè)的核心是企業(yè)中的人及其活動(dòng)。人的活動(dòng)在環(huán)境中進(jìn)行,人的品性包括操守、價(jià)值觀和能力等,它們既是構(gòu)成環(huán)境的重要要素之一,又與環(huán)境相互影響、相互作用。環(huán)境要素是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的引擎,也是其他一切要素的核心。食品行業(yè)采購(gòu)部門的員工職業(yè)道德操守如何、企業(yè)是否建有既有利于采購(gòu)工作開展又有利于監(jiān)督考評(píng)采購(gòu)工作的機(jī)制、企業(yè)管理者是否重視采購(gòu)工作并帶頭在企業(yè)內(nèi)部形成良好的采購(gòu)控制氛圍等等內(nèi)部控制的環(huán)境因素決定著采購(gòu)工作的質(zhì)量。這樣,必然對(duì)食品行業(yè)采購(gòu)的內(nèi)部控制環(huán)境提出了較高的要求。

食品行業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的實(shí)施方法與途徑

(一)控制點(diǎn)與關(guān)鍵控制點(diǎn)的確定

實(shí)現(xiàn)采購(gòu)內(nèi)部控制目標(biāo),主要是控制容易發(fā)生偏差的采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。這些可能發(fā)生問題的環(huán)節(jié),通常稱為控制環(huán)節(jié)或控制點(diǎn)。通過辨別流程環(huán)節(jié)的各個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn),可以辨別出相應(yīng)的內(nèi)部控制點(diǎn)。而控制的多少和怎樣設(shè)置則必須根據(jù)每個(gè)企業(yè)采購(gòu)的實(shí)際情況加以確定。這樣,采購(gòu)內(nèi)部控制的運(yùn)行狀況就可以通過識(shí)別并判斷是否存在缺失控制點(diǎn)及缺失控制點(diǎn)的性質(zhì)加以掌握,并為改進(jìn)采購(gòu)內(nèi)部控制提供基礎(chǔ)依據(jù)。

控制點(diǎn)按其發(fā)揮作用的程度而論,可以分為關(guān)鍵控制點(diǎn)和一般控制點(diǎn)。那些在整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮作用最大,影響范圍最廣,對(duì)控制目標(biāo)具有至關(guān)重要的影響,甚至決定全局成效的控制點(diǎn),即為關(guān)鍵控制點(diǎn);相比之下,那些只能發(fā)揮局部作用,影響特定范圍的控制點(diǎn),則為一般控制點(diǎn)。如食品原料采購(gòu)業(yè)務(wù)中的“驗(yàn)收”控制點(diǎn),對(duì)于保證食品原料采購(gòu)業(yè)務(wù)的完整性、實(shí)物安全性等控制目標(biāo)都起著重要的保障作用,因此是食品原料采購(gòu)控制制度中的關(guān)鍵控制點(diǎn);相比之下,“審批”、“簽約”、“登記”、“記賬”等控制點(diǎn),即是一般控制點(diǎn)。

值得注意的是,控制的設(shè)置除了兼顧流程特點(diǎn)和內(nèi)部要求外,鑒于食品行業(yè)企業(yè)的個(gè)性特征,還需要著重考慮采購(gòu)流程內(nèi)部控制的難點(diǎn)。例如:針對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制要求較高,就應(yīng)該加強(qiáng)“采購(gòu)政策”這一控制點(diǎn)相關(guān)的控制工作,比如,在采購(gòu)政策中明確批量采購(gòu)和零星采購(gòu)的金額劃分標(biāo)準(zhǔn)、明確采購(gòu)招標(biāo)的范圍和程序、明確采購(gòu)供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)等等。針對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的專業(yè)化要求較高,就應(yīng)該加強(qiáng)“崗位輪換”這一控制點(diǎn)的工作,通過輪崗、換崗,使得采購(gòu)人員拓寬業(yè)務(wù)范圍,加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能等等。

(二)內(nèi)部控制缺陷判斷

在判斷采購(gòu)內(nèi)部控制缺陷嚴(yán)重性時(shí),應(yīng)從相關(guān)信息披露發(fā)生錯(cuò)漏的可能性和造成的對(duì)采購(gòu)流程控制錯(cuò)漏的重要程度兩個(gè)方面進(jìn)行考慮(見圖1)。在圖1中,OB 表明錯(cuò)漏無法被內(nèi)部控制預(yù)防或發(fā)現(xiàn)的可能性,由下至上可能性逐漸增加;OA 表明已發(fā)生或潛在錯(cuò)漏的重要程度,由左向右重要性逐漸增大。BCEA為顯著缺陷區(qū),BCFA 為實(shí)質(zhì)性漏洞區(qū)。

在明確了采購(gòu)內(nèi)部控制缺失點(diǎn)可能造成的錯(cuò)漏而對(duì)其嚴(yán)重性做出判斷后,還需要對(duì)缺失控制點(diǎn)的屬性,即該控制點(diǎn)缺失是屬于哪個(gè)內(nèi)部控制因素方面的缺失,如是屬于制度性缺失還是崗位設(shè)置缺失,是屬于授權(quán)缺失還是執(zhí)行缺失等等。只有這樣,企業(yè)才能知道從何處著手解決采購(gòu)內(nèi)部控制缺陷問題。此外,如果要達(dá)到從整體上判斷采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制缺陷情況,還需要對(duì)采購(gòu)流程下細(xì)分出的各自流程的內(nèi)部控制點(diǎn)缺失是該子流程的缺失還是整個(gè)采購(gòu)流程共性缺失做出判斷。

(三)基于流程控制點(diǎn)的采購(gòu)內(nèi)部控制實(shí)施與改進(jìn)

上文已經(jīng)對(duì)采購(gòu)流程內(nèi)部控制環(huán)節(jié)和控制點(diǎn)的分布情況、控制點(diǎn)是否存在缺失及缺失的屬性情況進(jìn)行了識(shí)別和判斷,這樣,就得到了以控制點(diǎn)形式表達(dá)的食品企業(yè)采購(gòu)流程內(nèi)部控制狀況說明表。本文以批準(zhǔn)采購(gòu)為例進(jìn)行說明(見表1、表2)。

根據(jù)以上原理,可以從控制供應(yīng)商、采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)施采購(gòu)等幾個(gè)重要環(huán)節(jié)來對(duì)整個(gè)采購(gòu)流程內(nèi)部控制的整體情況、內(nèi)部控制環(huán)節(jié)和控制點(diǎn)的分布情況、控制點(diǎn)是否存在缺失及缺失的屬性情況有了較為清晰的了解,這樣,探討我國(guó)食品行業(yè)企業(yè)采購(gòu)流程內(nèi)部控制實(shí)施途徑問題就變得有據(jù)可依。

在實(shí)施采購(gòu)內(nèi)部控制方面,企業(yè)應(yīng)在其戰(zhàn)略的指導(dǎo)下將采購(gòu)內(nèi)部控制融入到流程的執(zhí)行過程中,這是實(shí)施內(nèi)部控制的有效途徑。同時(shí)還必須注意到影響內(nèi)部控制的多個(gè)因素特征以及它們的共同作用?？梢砸圆少?gòu)業(yè)務(wù)流程及COSO 報(bào)告內(nèi)部控制五要素的基本要求為出發(fā)點(diǎn),從內(nèi)部控制目標(biāo)、控制風(fēng)險(xiǎn)、流程控制點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程圖、監(jiān)督檢查辦法及控制點(diǎn)文檔等方面著手得到采購(gòu)流程內(nèi)部控制的操作指引。實(shí)踐中應(yīng)根據(jù)采購(gòu)流程的控制目標(biāo),設(shè)計(jì)出不同的關(guān)鍵控制點(diǎn)和一般控制點(diǎn),記錄于每個(gè)控制文檔和流程圖之中,以最終形成一套完整的內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)流程來規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)行為。

食品行業(yè)企業(yè)有效實(shí)施采購(gòu)內(nèi)部控制的制度保證

探討采購(gòu)有效實(shí)施內(nèi)部控制的途徑問題,還必須對(duì)一些因素保證給予充分的關(guān)注和重視,尤其是對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的重視。在內(nèi)部控制五要素中,內(nèi)部控制環(huán)境是基礎(chǔ)。沒有一個(gè)有效的控制環(huán)境,不管其他內(nèi)部控制要素質(zhì)量如何,都不可能形成有效的內(nèi)部控制結(jié)果。

首先,內(nèi)部控制是一個(gè)管理體系。在推進(jìn)采購(gòu)流程內(nèi)部控制工作的同時(shí),必須認(rèn)識(shí)到企業(yè)的內(nèi)部控制是一個(gè)管理體系。決不能把采購(gòu)流程內(nèi)部控制從企業(yè)的內(nèi)部控制體系中獨(dú)立出來,單獨(dú)發(fā)揮作用。采購(gòu)流程內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn),不僅需要針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)及其流程特點(diǎn)而設(shè)計(jì)的內(nèi)部控制機(jī)制和制度的保證,更需要企業(yè)戰(zhàn)略層面的支持。

其次,企業(yè)文化作為企業(yè)員工普遍認(rèn)同并自覺遵守的理念與行為方式的總和,無疑對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制這一管理方法和手段是否能夠有效實(shí)施產(chǎn)生根本性的影響。應(yīng)將采購(gòu)內(nèi)部控制的理念滲透于企業(yè)文化之中,能夠借助價(jià)值觀念等軟環(huán)境使自己的員工得到自律和他律,從而矯正其價(jià)值和目標(biāo),規(guī)范其行為,解決控制者與被控制者之間的矛盾關(guān)系,使個(gè)體與組織的價(jià)值、目標(biāo)統(tǒng)一。

再次,細(xì)節(jié)決定了實(shí)施采購(gòu)內(nèi)部控制工作的成效。詳細(xì)的記錄、統(tǒng)計(jì),每一個(gè)細(xì)節(jié)都有可能影響推進(jìn)工作的成敗。企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及面廣、采購(gòu)對(duì)象復(fù)雜多樣,其流程內(nèi)部控制工作的一個(gè)挑戰(zhàn)就是如何把握工作的細(xì)節(jié),恰當(dāng)?shù)卮_定流程環(huán)節(jié)和控制點(diǎn)。在推進(jìn)工作中,必須以扎實(shí)認(rèn)真仔細(xì)的態(tài)度對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)的分解與整合。做好基礎(chǔ)工作才使得有效實(shí)施采購(gòu)內(nèi)部控制成為可能。

作者簡(jiǎn)介:

曹蕾,遼寧撫順人,江蘇大學(xué)財(cái)經(jīng)學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)在讀碩士研究生,研究方向:會(huì)計(jì)學(xué)原理。