林　兵

摘要：檔案信息化建設(shè)已經(jīng)受到檔案業(yè)界的廣泛重視，并成為近年探討的熱點(diǎn)課題，在發(fā)展迅速的大型企業(yè)中如何開展檔案信息化建設(shè)呢？通過調(diào)研及探討，本文對(duì)電力企業(yè)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)提出了一些見解。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；企業(yè)管理

1概述

電力企業(yè)走向國際化,有兩個(gè)非常重要的標(biāo)志，一個(gè)是電力系統(tǒng)自動(dòng)化設(shè)備水平，另一個(gè)就是電力業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)的電子化水平。過去二十多年來，我國電力企業(yè)在設(shè)備的自動(dòng)化上已經(jīng)投入了天文數(shù)字般資金，尤其在控制系統(tǒng)上許多設(shè)備已經(jīng)趕超了發(fā)達(dá)國家的水平。但是在電力業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)的電子化方面，也就是在信息系統(tǒng)的建設(shè)方面，我們離發(fā)達(dá)國家有著較大的差距。尤其是檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。近兩年來，檔案信息化受到各行各界的重視，而檔案信息化的關(guān)鍵是檔案信息資源的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，而檔案信息資源的關(guān)聯(lián)的應(yīng)用肩負(fù)著為企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理提供信息支撐的重大責(zé)任。

在國內(nèi)對(duì)于實(shí)施檔案信息管理系統(tǒng)，在其他行業(yè)已經(jīng)有許多成功的例子和失敗的教訓(xùn)。電力企業(yè)如何實(shí)施檔案信息管理系統(tǒng)值得展開探求。

信息技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)信息化進(jìn)程的逐步深入，給檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)更賦予檔案管理巨大的發(fā)展機(jī)遇。面對(duì)全新的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境，電子文件的接收、存儲(chǔ)、保管、利用以及電子文件的完整性、真實(shí)性等都帶給傳統(tǒng)"實(shí)體檔案"管理模式以巨大的沖擊，如何充分利用信息化技術(shù)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，更快、更好的提供服務(wù)是擺在我們面前的緊迫任務(wù)，電子檔案管理也逐漸納入到信息化建設(shè)日程上來。

2當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理模式及存在問題

2.1檔案管理模式

目前檔案管理的模式主要是采用電子和手工并行的管理模式，包括檔案的接收、整理、保管、利用等，在保存電子檔案的同時(shí)，按照國家的有關(guān)規(guī)定同時(shí)手工整理實(shí)體檔案歸檔。

當(dāng)前的文書檔案管理系統(tǒng)主要使用OA系統(tǒng)（Lotus），目前通過OA系統(tǒng)，保證了公文的正常規(guī)范流轉(zhuǎn)和歸檔，而其他形式的檔案材料在移交檔案部門時(shí)盡可能提供電子文件，基本做到了檔案的電子化；在科技檔案管理方面除了使用OA，還需要兼用其他軟件。

隨著公司的發(fā)展，原有OA版本已不能適應(yīng)檔案工作需求，其引發(fā)的問題還有可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。現(xiàn)在使用的軟件都沒有實(shí)現(xiàn)全文檢索、在線OCR、web查詢等功能，且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷：在安裝過程中，不同平臺(tái)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)出現(xiàn)丟失；在日常管理中，時(shí)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)（案卷或文件）丟失現(xiàn)象；數(shù)據(jù)庫無法備份，數(shù)據(jù)安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時(shí)存在時(shí)，檔案的分類出現(xiàn)沖突現(xiàn)象，致使檔案號(hào)紊亂等。

2.2檔案存儲(chǔ)模式

當(dāng)前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)。集團(tuán)不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。

2.3檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號(hào)信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準(zhǔn)率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務(wù)檔案資源向公司各級(jí)部門提供良好的服務(wù)。

由于OA系統(tǒng)并非專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以其查詢功能簡單，檢索信息的查全率和查準(zhǔn)率都較低，無法迅速快捷地找到所需要的信息，給檔案管理工作帶來了極大的不便。

作為大型的集團(tuán)企業(yè)，所屬企業(yè)眾多而且檔案管理都是相對(duì)獨(dú)立，橫向縱向各不互通，所以未能實(shí)現(xiàn)資源的共享和整合，不能更好地發(fā)揮檔案的效益。

3集團(tuán)數(shù)字檔案館的設(shè)想和建設(shè)方案

集團(tuán)式管理的企業(yè)，下屬機(jī)構(gòu)眾多且層次復(fù)雜，涉及多元化行業(yè)，分布地域廣泛。并且各所屬機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)重點(diǎn)不同，檔案管理的重點(diǎn)及管理特性也不同，各機(jī)構(gòu)都設(shè)有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，相對(duì)獨(dú)立地對(duì)本機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行管理和利用。

集團(tuán)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)所屬機(jī)構(gòu)與總部檔案系統(tǒng)檔案信息的互聯(lián)互通。根據(jù)總部及所屬機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)情況，信息化系統(tǒng)建設(shè)模式，程度以及系統(tǒng)維護(hù)能力等不同的情況，部署可支持既集中又分布的混合式建設(shè)方案。方案中應(yīng)充分考慮應(yīng)用規(guī)模大而廣，注冊用戶數(shù)量多，對(duì)系統(tǒng)性能要求高等因素，應(yīng)具備良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，總部與下屬機(jī)構(gòu)通過專網(wǎng)或VPN連接，最終實(shí)現(xiàn)總部與屬下機(jī)構(gòu)形成分布式虛擬數(shù)字檔案館。

3.1檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能

檔案信息系統(tǒng)提供檔案從形成到利用或銷毀的全過程管理功能，對(duì)文件的產(chǎn)生進(jìn)行超前控制，包括對(duì)文件進(jìn)行初步鑒定、著錄歸檔標(biāo)識(shí)及邏輯歸檔等。系統(tǒng)應(yīng)具備符合國家檔案管理相關(guān)規(guī)定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環(huán)節(jié)，還要求具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規(guī)程、圖書及其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對(duì)各門類檔案進(jìn)行全方位管理，不僅能管理文本文件，還應(yīng)提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計(jì)算機(jī)記錄檔案的物理存放位置，并能提供科學(xué)的查詢、統(tǒng)計(jì)功能，從而減少人為錯(cuò)誤，提高檔案管理的效率。

實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)流程的全面數(shù)字化。通過檔案管理與其它業(yè)務(wù)流的集成，建立文檔一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各類電子文件實(shí)時(shí)歸檔（邏輯歸檔，即在線歸檔）。通過與其它系統(tǒng)的無縫鏈接，以及對(duì)各立檔單位形成的電子文件實(shí)行遠(yuǎn)程監(jiān)控，實(shí)時(shí)接收，用數(shù)字化手段對(duì)檔案業(yè)務(wù)各流程進(jìn)行管理，從而真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

總部和各下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理信息系統(tǒng)組建成一個(gè)虛擬檔案館?？偛靠梢圆殚喌礁飨聦贆C(jī)構(gòu)的檔案信息資源，各所屬機(jī)構(gòu)的檔案信息由相應(yīng)的檔案管理部門自行維護(hù)。系統(tǒng)用戶可通過局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，在任何時(shí)刻、任何地點(diǎn)享有檔案信息或其它信息資源查詢和閱覽服務(wù)。

建成各類數(shù)字信息資源庫，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織和挖掘，為全集團(tuán)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的服務(wù)。建成后的數(shù)字檔案館的數(shù)字信息資源庫的內(nèi)容不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進(jìn)一步擴(kuò)大到文件、矢量化圖紙、語音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接成超大規(guī)模的知識(shí)庫。通過對(duì)數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘，可以為公司的生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)以及高質(zhì)量的服務(wù)。

3.2技術(shù)方案

開放檔案信息系統(tǒng)（Open Archival InformationSystem ，OAIS）參考模型針對(duì)數(shù)字信息的長期保存和維護(hù)的檔案系統(tǒng)提供一個(gè)概念性的框架，描述了一個(gè)檔案系統(tǒng)存在的環(huán)境、檔案系統(tǒng)的功能組織以及支持檔案處理的信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。

參考OAIS模型建立基于J2EE平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)化、可擴(kuò)展、多全宗協(xié)同的分布式數(shù)字檔案館系統(tǒng)；

具有檔案信息獲取、管理、存儲(chǔ)、利用、交換和服務(wù)等一系列功能；

為檔案利用者提供一站式、無縫集成的、個(gè)性化的檔案查詢服務(wù)以及其他相關(guān)服務(wù)；

為用戶提供基于WEB的界面，包括：用戶提交界面、搜索界面、系統(tǒng)管理界面等各種界面。利用Java虛擬機(jī)和Java服務(wù)器技術(shù)，系統(tǒng)允許用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)；

采用強(qiáng)大的工作流引擎建立檔案管理工作相關(guān)業(yè)務(wù)的審批流程。

采用XML技術(shù)、基于J2EE平臺(tái)、以JAVA語言開發(fā)的分布式數(shù)字檔案館系統(tǒng)，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。系統(tǒng)的通訊協(xié)議采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，檔案的應(yīng)用程序、處理的數(shù)據(jù)及實(shí)際的計(jì)算廣泛的分布于網(wǎng)絡(luò)中，為了平衡這種分布，采用RMI技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的分布式計(jì)算，RMI是遠(yuǎn)程方法調(diào)用(Remote Method Invocation)。RMI技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程移交，即檔案機(jī)構(gòu)的下級(jí)單位的數(shù)據(jù)可以主動(dòng)或被動(dòng)的通過網(wǎng)絡(luò)傳輸遷移至主管機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫中。

3 實(shí)施方案

第一步：統(tǒng)一建設(shè)集團(tuán)公司總部與各下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)歷史檔案的數(shù)字化管理、實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)行文件的有效管理、實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有各系統(tǒng)的無縫接口。

第二步：實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司總部可以通過統(tǒng)一的界面查閱各下屬機(jī)構(gòu)的檔案信息資源。

第三步：實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司總部與各下屬機(jī)構(gòu)檔案信息資源的互聯(lián)互通。

第四步：基于集團(tuán)公司總部、各下屬機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案資源，開發(fā)超大規(guī)模、分布式虛擬數(shù)字檔案館，建立集團(tuán)數(shù)字檔案館。

通過建成的數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，做到業(yè)務(wù)規(guī)范化，機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)電子化，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)邁向國際化。