方　顧　沈永翔

摘要：針對(duì)當(dāng)前學(xué)校教育裝備管理工作相對(duì)落后的現(xiàn)狀，本文以“將現(xiàn)代教育技術(shù)手段服務(wù)于學(xué)校教育裝備管理工作”為指導(dǎo)思想，提出基于網(wǎng)絡(luò)的學(xué)校教育裝備管理工作辦公自動(dòng)化解決方案——《學(xué)校教育裝備工作平臺(tái)》的設(shè)計(jì)方案，以期為今后相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：教育裝備管理；辦公自動(dòng)化；設(shè)計(jì)方案

中圖分類號(hào)：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1673-8454（2009）14-0067-03

引言

當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，各種現(xiàn)代教育技術(shù)設(shè)備逐步在中小學(xué)校園的普及率不斷增加，而地方教育裝備管理部門(mén)對(duì)教育技術(shù)裝備的建設(shè)、配備、管理、使用等方面的工作卻沒(méi)有隨著教育現(xiàn)代化和裝備信息化的發(fā)展而同步發(fā)展。面對(duì)每天產(chǎn)生的大量教育教學(xué)裝備管理信息，教育裝備管理部門(mén)通常只使用上世紀(jì)70年代遺留下來(lái)的報(bào)表、賬冊(cè)、使用統(tǒng)計(jì)等傳統(tǒng)管理方法，在教育裝備管理部門(mén)工作范圍、管理職責(zé)方面不斷擴(kuò)大的趨勢(shì)下，這些手段已越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)。因此，如何充分利用現(xiàn)代教育技術(shù)管理教育裝備工作，提高其工作效率，適應(yīng)現(xiàn)代管理的發(fā)展趨勢(shì)成為我們面前的新命題。

為了解決教育裝備管理工作中的辦公自動(dòng)化問(wèn)題，本文描述了一種能夠充分利用現(xiàn)代教育技術(shù)手段管理教育裝備工作的自動(dòng)化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（《學(xué)校教育裝備工作平臺(tái)》）的設(shè)計(jì)方案。事實(shí)證明，該平臺(tái)作為學(xué)校與教育局、裝備部門(mén)聯(lián)系的橋梁，顯著地提高了教育裝備管理工作的效率，為教育行政部門(mén)評(píng)價(jià)、決策教育裝備工作提供重要依據(jù)。

一、《學(xué)校教育裝備工作平臺(tái)》的功能設(shè)計(jì)

1.學(xué)校教育裝備管理工作的主要工作流程

為了使最終設(shè)計(jì)出的系統(tǒng)功能更合理、更科學(xué)，首先必須了解學(xué)校教育裝備管理工作的主要工作流程以及內(nèi)容。當(dāng)前，學(xué)校教育裝備管理工作按工作流程的順序可依次歸納為發(fā)布計(jì)劃、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、組標(biāo)、招標(biāo)、驗(yàn)收、結(jié)算備案這七個(gè)階段（圖1），各階段的主要任務(wù)說(shuō)明如下：

* 發(fā)布計(jì)劃：教育裝備管理部門(mén)發(fā)布教育裝備計(jì)劃，要求學(xué)校在指定期限內(nèi)上報(bào)各自對(duì)教育裝備的需求。

* 項(xiàng)目申報(bào)：在教育裝備計(jì)劃規(guī)定的日期范圍內(nèi)，學(xué)校向教育裝備管理部門(mén)提交自己的教育裝備申請(qǐng)，包括內(nèi)容、數(shù)量、預(yù)算金額等。

* 項(xiàng)目審批：申報(bào)日期截止后，教育裝備管理部門(mén)對(duì)各校的申請(qǐng)逐條審批，并在審批工作完成后統(tǒng)一將相關(guān)的審批意見(jiàn)發(fā)送至學(xué)校。具體的審批意見(jiàn)種類有同意、暫緩、不實(shí)施三類。

* 組標(biāo)：對(duì)于通過(guò)審批的申請(qǐng)，存在統(tǒng)一招標(biāo)和自行采購(gòu)兩種情況。前者在正式招標(biāo)前，首先需要對(duì)申請(qǐng)記錄按一定方式進(jìn)行歸類，將其組成不同的標(biāo)項(xiàng)。如有必要，還將對(duì)其中的一些大標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行分解，將其分成多個(gè)小標(biāo)段分別進(jìn)行招標(biāo)。

* 招標(biāo)：按標(biāo)項(xiàng)（段）進(jìn)行招標(biāo)，在招標(biāo)結(jié)束后，及時(shí)發(fā)布中標(biāo)信息（中標(biāo)單位、中標(biāo)價(jià)）。如果發(fā)生流標(biāo)情況，還需要對(duì)相應(yīng)標(biāo)項(xiàng)（段）重新組織招標(biāo)。

* 驗(yàn)收：由學(xué)校和教育裝備管理部門(mén)共同對(duì)中標(biāo)單位提供的教育裝備進(jìn)行驗(yàn)收，并登記決算價(jià)。

* 結(jié)算備案：將相關(guān)教育裝備的全部信息存檔，以備查詢統(tǒng)計(jì)所用。

結(jié)合教育裝備管理工作的上述階段描述，整個(gè)平臺(tái)在功能上可以分為以下模塊：

* 進(jìn)度管理模塊：用于控制記錄的不同狀態(tài)。在平臺(tái)中，可以將某條申請(qǐng)記錄的狀態(tài)用數(shù)值來(lái)表示：-2不實(shí)施、-1暫緩、0申請(qǐng)、1初審、2終審、3組標(biāo)、4結(jié)標(biāo)、5驗(yàn)收。

* 查詢統(tǒng)計(jì)模塊：用于返回滿足指定條件的記錄及其統(tǒng)計(jì)信息。

* 系統(tǒng)設(shè)置模塊：對(duì)平臺(tái)運(yùn)行所需要的全部系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如允許申報(bào)的內(nèi)容、申報(bào)計(jì)劃起止時(shí)期等）進(jìn)行維護(hù)。

2.進(jìn)度管理功能模塊的設(shè)計(jì)

進(jìn)度管理模塊是整個(gè)平臺(tái)的控制中樞，也是平臺(tái)中唯一能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)中的用戶記錄表執(zhí)行寫(xiě)操作的模塊，決定著每條記錄的狀態(tài)信息，而記錄的狀態(tài)將直接影響到查詢和統(tǒng)計(jì)操作的結(jié)果。

根據(jù)上一節(jié)所描述的教育裝備管理工作的工作流程，可以把進(jìn)度管理模塊進(jìn)一步細(xì)分成以下子模塊：

* 物品申報(bào)管理模塊：該模塊用于學(xué)校用戶錄入教育裝備的申報(bào)信息。每一條教育裝備申報(bào)記錄都與某個(gè)教育裝備申報(bào)計(jì)劃相對(duì)應(yīng)，每個(gè)申報(bào)計(jì)劃都存在有效時(shí)段，只有在特定的時(shí)段內(nèi)才能夠錄入教育裝備申報(bào)記錄（圖2）。

* 審核管理模塊：該模塊用于對(duì)申報(bào)的教育裝備進(jìn)行審批。審批的結(jié)果有同意、暫緩、不實(shí)施三類，每一類都有具體的審核意見(jiàn)。需要說(shuō)明的是，對(duì)學(xué)校用戶申請(qǐng)的審批意見(jiàn)并不立即可見(jiàn)，而是等到某個(gè)申報(bào)計(jì)劃中的全部申請(qǐng)都審批完成后，才統(tǒng)一地向?qū)W校用戶公布這些審批信息。此外，一旦某條申請(qǐng)記錄通過(guò)了審核，無(wú)論審核的結(jié)果如何，學(xué)校用戶都不能刪除或修改該記錄（圖3）。

* 組標(biāo)管理模塊：該模塊可以進(jìn)一步細(xì)分成“組標(biāo)”、“分標(biāo)段”兩個(gè)子模塊。組標(biāo)模塊用于將通過(guò)審核的指定申請(qǐng)記錄集組成一個(gè)標(biāo)項(xiàng)，而分標(biāo)段則是進(jìn)一步把標(biāo)項(xiàng)分解成若干個(gè)小的標(biāo)段，每個(gè)標(biāo)段分別對(duì)應(yīng)唯一的中標(biāo)公司（圖4）。

* 驗(yàn)收存檔管理模塊：確認(rèn)申請(qǐng)記錄的相關(guān)工作流已結(jié)束，并錄入最終決算價(jià)。

3.查詢統(tǒng)計(jì)模塊的設(shè)計(jì)

查詢統(tǒng)計(jì)模塊扮演的是數(shù)據(jù)提取與數(shù)據(jù)分析的角色，該模塊執(zhí)行數(shù)據(jù)庫(kù)讀操作，向用戶反饋不同查詢結(jié)果的記錄集，并提供該記錄集的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息，其功能有：

* 按任意組合條件返回特定的記錄集：根據(jù)將字段值的自由組合轉(zhuǎn)變成不同查詢條件來(lái)返回特定的記錄集，并按用戶指定的方式進(jìn)行排序后分頁(yè)顯示。

* 提供關(guān)于查詢結(jié)果的統(tǒng)計(jì)信息：向用戶顯示滿足特定條件記錄集的統(tǒng)計(jì)信息，包括預(yù)算經(jīng)費(fèi)合計(jì)、審批經(jīng)費(fèi)合計(jì)、不實(shí)施經(jīng)費(fèi)合計(jì)、暫緩經(jīng)費(fèi)合計(jì)等。

4.系統(tǒng)設(shè)置模塊的設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)置模塊用于維護(hù)平臺(tái)運(yùn)行所必需的環(huán)境信息，包括定義、維護(hù)用戶可申報(bào)的教育裝備種類、公司庫(kù)，以及對(duì)申報(bào)計(jì)劃的相關(guān)內(nèi)容（如申報(bào)周期等）進(jìn)行管理：

* 申報(bào)計(jì)劃管理模塊（圖5左）：該模塊用于對(duì)所有的教育裝備申報(bào)計(jì)劃進(jìn)行管理，包括新建計(jì)劃、修改計(jì)劃的申報(bào)時(shí)限等操作。學(xué)校提交的任何申報(bào)記錄都隸屬于唯一的申報(bào)計(jì)劃。此外，申報(bào)計(jì)劃管理模塊還用于決定是否向?qū)W校公開(kāi)審批意見(jiàn)。

* 教育裝備種類管理模塊（圖5右）：用于對(duì)學(xué)?？缮陥?bào)的教育裝備種類進(jìn)行管理。由于這些教育裝備的種類繁多，所以在具體管理時(shí)，需要引入分組管理機(jī)制——將擁有相同屬性的設(shè)備編成一組，從而方便學(xué)校用戶在申報(bào)查詢時(shí)選擇。

* 公司信息管理模塊：用于管理應(yīng)標(biāo)公司、中標(biāo)公司的相關(guān)信息。這些信息將向?qū)W校用戶開(kāi)放，以便日后對(duì)教育裝備的售后服務(wù)進(jìn)行及時(shí)跟蹤。

二、結(jié)束語(yǔ)

應(yīng)該看到，在當(dāng)今計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的背景下，將辦公自動(dòng)化手段應(yīng)用到學(xué)校教育裝備管理工作中是必然的趨勢(shì)。目前，依據(jù)本文所述而設(shè)計(jì)的《上城區(qū)學(xué)校教育裝備工作平臺(tái)》（下簡(jiǎn)稱平臺(tái)）已于2008年開(kāi)發(fā)完成，并于2009年正式應(yīng)用于杭州市上城區(qū)的教育裝備管理工作。從該平臺(tái)的實(shí)際使用情況來(lái)看，確實(shí)達(dá)到了比較好的效果。

首先，使現(xiàn)代教育裝備工作的管理更規(guī)范。學(xué)校教育裝備工作的各個(gè)流程，都能從平臺(tái)上得到及時(shí)反饋，從而使之能夠根據(jù)教育裝備實(shí)施的階段及時(shí)調(diào)整自己的計(jì)劃，而教育局則可以利用平臺(tái)來(lái)了解各校裝備的投入情況，從而在決策上使教育裝備的發(fā)展更均衡。

其次，有效地避免了學(xué)校教育教學(xué)裝備配備的浪費(fèi)和資源閑置。通過(guò)平臺(tái)，學(xué)校可以及時(shí)了解自己的現(xiàn)有裝備及使用現(xiàn)狀、了解目前的區(qū)教育局裝備標(biāo)準(zhǔn)，從而在申報(bào)裝備計(jì)劃時(shí)避免重復(fù)申報(bào)、超標(biāo)申報(bào)的情況發(fā)生，提高了工作效率。

再次，加強(qiáng)了基層學(xué)校對(duì)教育裝備管理的意識(shí)及能力。基層學(xué)校抓好教育裝備利用率，管理是關(guān)鍵，相同的設(shè)備管理好可延長(zhǎng)其使用壽命，管理不好則縮短了使用壽命，無(wú)形之中可以為國(guó)家節(jié)省教育裝備的投入。通過(guò)平臺(tái)提供的網(wǎng)絡(luò)管理功能，可以及時(shí)了解學(xué)校的日常管理是否到位，從而促進(jìn)教育裝備投入的效益最大化。

最后，便于學(xué)校進(jìn)行資產(chǎn)管理。平臺(tái)中所涉及的數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品名稱、數(shù)量、金額等信息可以直接為學(xué)校的資產(chǎn)管理所用，因而可極大地減少管理人員的工作量，避免資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤的產(chǎn)生。

（編輯：郭桂真）