朱　虹

摘 要:實施ERP信息系統(tǒng)后,會計記錄功能弱化,財務管理功能與企業(yè)其他方面管理功能融合。財會部門結構壓縮,中間層次變薄或消失,趨于扁平化。財會管理工作中心需要從對部門的價值管理轉(zhuǎn)移到對業(yè)務流程和環(huán)節(jié)的價值管理;在操作層面要重點做好財務信息數(shù)據(jù)采集和錄入的監(jiān)管;在技術層面既要做好信息系統(tǒng)維護,保證信息安全,又要做好事前計劃控制和事中實時控制。

關鍵詞:ERP 財務管理 發(fā)展趨勢

中圖分類號:F233 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-139-02

隨著信息技術的發(fā)展,特別是計算機硬件和軟件技術的發(fā)展,ERP的應用已經(jīng)能夠覆蓋世界性跨國公司生產(chǎn)的每一個生產(chǎn)部門和每一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)。在市場經(jīng)濟發(fā)達的國家,ERP思想的普及應用顯著地提高了企業(yè)的生產(chǎn)和競爭能力。在我國,由于缺少完備的市場經(jīng)濟法規(guī)監(jiān)管體系,沒有建立起來真正的現(xiàn)代企業(yè)制度,一些缺乏文化環(huán)境的企業(yè)在實施ERP過程中大多以失敗而終。為提高在國際市場上的競爭能力,筆者所在的中原油田,正在全面推行ERP的管理思想,準備實施和應用基于ERP思想的計算機信息系統(tǒng)。本文就實施ERP信息系統(tǒng)后財會工作的結構和職能變化以及今后工作發(fā)展方向進行分析和預測。

一、財務工作信息化在ERP信息系統(tǒng)中的地位

Deloitte和Touche給予ERP的定義是:ERP是集成的企業(yè)業(yè)務軟件系統(tǒng),它允許企業(yè)對于他們的絕大多數(shù)業(yè)務流程自動操作和整合,分享橫跨整個企業(yè)的共同數(shù)據(jù)和操作規(guī)范,在一個實時的環(huán)境中生成和評價信息。{1}

ERP的工作思路就是利用信息技術把企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程和分配過程中各個環(huán)節(jié)的各類生產(chǎn)要素和產(chǎn)品的信息有效地采集、儲存、集成、共享利用,縮短生產(chǎn)要素和產(chǎn)品的采購、調(diào)配、組合、加工、運送、分銷時間,減少單位時間內(nèi)的資金占用量,提高單位時間內(nèi)的生產(chǎn)效率,爭取單位時間內(nèi)銷售最大數(shù)量。ERP要求企業(yè)對于所有資源施行按照業(yè)務流程的集成管理,打破部門分隔的計劃管理。ERP管理是生產(chǎn)流程管理,是供應鏈管理,歸根結底是對于企業(yè)的價值鏈的管理,減少每個環(huán)節(jié)的成本,增加每個環(huán)節(jié)的利潤。因而,財會管理在ERP實施過程中占有重要的地位。

ERP的目標是協(xié)調(diào)企業(yè)的全部業(yè)務,從供應商評價到客戶訂單。ERP應用一個中心化的數(shù)據(jù)庫支持企業(yè)內(nèi)的制造功能、銷售功能、財務功能、后勤功能、人力資源功能之間的信息流動,進行業(yè)務流程的協(xié)調(diào)。當數(shù)據(jù)整合、降低交易成本、信息的速度和精確性成為企業(yè)的關鍵戰(zhàn)略問題時,ERP軟件能夠很好地解決這些問題。在ERP系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)僅僅一次性輸入一個共同的、完整的、持久存在的,為所有相關人員使用的數(shù)據(jù)庫。通過局域網(wǎng)或者國際互聯(lián)網(wǎng),不僅將遍布世界各地的分公司、子公司緊密地聯(lián)系起來,而且所有的供應商和客戶都能夠隨時隨地查詢合同的執(zhí)行過程。ERP的應用把企業(yè)的所有作業(yè)流程標準化、代碼化、信息化、客戶化,把供應鏈、銷售鏈、生產(chǎn)流程和管理流程的整合為一體,并以此把與其有交易的供應商和客戶與自己捆綁在一起,以自己為中心建立起一個龐大的經(jīng)濟命運共同體參與市場競爭,謀求超越競爭對手的戰(zhàn)略優(yōu)勢。供應鏈、銷售鏈、生產(chǎn)流程和管理流程的整合是以價值的存在為基礎的。如果在任何一個必要的環(huán)節(jié)上沒有價值的生成,鏈條就要斷裂,整合就不能完成。在企業(yè)業(yè)務流程的網(wǎng)狀鏈條上,沒有價值增加的環(huán)節(jié)是冗余的環(huán)節(jié),是應該減去的環(huán)節(jié)。因而,計量價值、反映價值的財會工作信息化,是ERP信息系統(tǒng)的核心。ERP信息系統(tǒng)的實施必定會使得財會工作結構和職能發(fā)生徹底的變革。

現(xiàn)在,ERP在我企業(yè)信息化管理中已處于核心支撐地位。ERP的引入帶來了企業(yè)管理的深刻變革,特別是對處于企業(yè)管理核心地位的財務管理提出了新的要求。在ERP系統(tǒng)的支持下,企業(yè)各個部門之間實現(xiàn)了充分的信息共享。

二、實施ERP管理信息系統(tǒng)對企業(yè)財會工作的影響

實施ERP信息系統(tǒng)后,在業(yè)務流程中發(fā)生的一切業(yè)務操作的信息,隨著操作同時采集或者由具體的操作人員適時地輸入數(shù)據(jù)庫。這些勞動或者是僅僅對于自動采集記錄數(shù)據(jù)信息化的設備的看護,或者是對于計算機鍵盤的敲擊。正是這類眾多的分散在供應鏈、銷售鏈、生產(chǎn)流程和管理流程中的業(yè)務操作人員的數(shù)據(jù)采集錄入勞動,取替了集中于財務部門的會計人員的憑證審核、記錄、匯總、分析和保存等大量繁瑣的工作,使得一些崗位的存在沒有必要,或者是大量地減少成本會計、資金會計、資產(chǎn)會計、總賬會計、預算會計和稅務會計等崗位的數(shù)量,或者是原來獨立分設的多個崗位合并在一起。同時,內(nèi)部控制工作也變得技術化,保證了財會信息的真實和及時。例如,國有特大型企業(yè)廣東韶鋼集團實施ERP信息系統(tǒng)后財務管理工作就發(fā)生了很大的變化。{2}韶鋼集團在實施ERP信息系統(tǒng)前,其財會機構分為財務部和會計部兩個平行的部門。財務機構進行分析決策,會計機構進行反映和監(jiān)督,并由較高級別的領導直接負責籌資還貸、資金管理等工作。實施ERP信息系統(tǒng)后,由于解放了財務工作的生產(chǎn)力,他們將財務處和會計處合并,定員數(shù)由2001年末的201名精減為123名,精減比例接近40%;科級人員(財務科長、財務主管)由原來的54名精減為16名,精減比例達70%;一般管理人員由原來的144名精減為104名,精減比例為28%;管理機構精簡66%。

我們中原油田自2006年實施信息系統(tǒng)以來,也取得了良好的效果。ERP信息系統(tǒng)的實施,使得財會部門的會計記錄功能的弱化,管理職能強化,財務管理功能與企業(yè)其他方面管理功能的融合。財會部門結構壓縮,中間層次變薄或消失。ERP信息系統(tǒng)的實施,使得信息流的傳遞更加及時、便捷,實現(xiàn)了資金管理模式從桌面走向網(wǎng)絡,財務資金管理人員可以方便地實現(xiàn)銷售信息的遠程處理和財務活動的集中化管理,確保資金安全,加速資金周轉(zhuǎn)、提高了資金使用效率。在財務、銷售、生產(chǎn)、計劃、管理、庫存、物資供應方面,ERP也使公司的組織結構、核心業(yè)務流程得到合理的配置和優(yōu)化,為企業(yè)的經(jīng)營決策提供了更全面、更準確、更科學的信息。

三、ERP管理信息系統(tǒng)下,財會管理工作的未來發(fā)展趨勢

實施ERP信息系統(tǒng)后財會工作結構和職能的變化,給財會管理工作帶來了發(fā)展的機遇,同時也決定了財會管理工作中心的轉(zhuǎn)移和工作重點的改變。

1.在實施ERP信息系統(tǒng)前,生產(chǎn)要素的流動,資金的流動,信息的流動,以及由會計信息計量和反映的價值的流動,是相互分離的;會計信息的流動遲于資金的流動,資金的流動遲于生產(chǎn)要素的流動。在實施ERP信息系統(tǒng)后,生產(chǎn)要素、資金、會計信息的流動變得實時同步。這樣原來不能做到或不易做到的財務管理事中控制工作就變得輕而易舉了,且能夠?qū)嵤┰诰€控制、遠程控制和實時控制。通過ERP信息系統(tǒng),財會人員可以比較某個單位或某個項目資金實際使用情況與預算計劃,了解資金使用進度,分析實際與計劃差異的原因,進行實時控制。同時,由于數(shù)據(jù)庫有共享功能和長期儲存功能,根據(jù)往年往期資金使用情況和其他分公司、子公司類似項目資金的使用情況,財會人員可以方便地制定資金使用計劃,進行事前控制。同時,在原財務信息數(shù)據(jù)采集和錄入的監(jiān)管方面。實施ERP信息系統(tǒng)后,財會管理工作的基礎移到了生產(chǎn)一線。以前由財會人員完成的會計事項,現(xiàn)在一大部分工作要由生產(chǎn)一線的操作人員來完成。需要指導操作人員按照正確的方法采集和錄入數(shù)據(jù),以保證會計數(shù)據(jù)的真實性。

2.財務管理與經(jīng)營管理工作的融合。在實施ERP信息系統(tǒng)前,由于會計記錄、核算和應用筆墨的固態(tài)化,也由于科層化管理機構的設置,包括財會機構在內(nèi)的所有管理機構之間的界線是清晰的,職責是相對明確的,對于同一個業(yè)務項目或業(yè)務流程的管理涉及多個管理部門,多部門之間的協(xié)調(diào)耗時費力。財會管理工作對于會計記錄、核算和應用是針對部門進行的。實施ERP信息系統(tǒng)后,一切工作皆按造業(yè)務流程和環(huán)節(jié)進行整合。由于業(yè)務流程和環(huán)節(jié)中的信息和數(shù)據(jù)能夠做到實時共享,原本由多個部門分別進行的管理工作,變得可以由一個部門或一個人輕松地完成。多部門業(yè)務工作的融合,必定會使得居于各項管理工作中心的價值管理工作吸收其他有關管理技術和方法。業(yè)務流程和環(huán)節(jié)中價值信息的記錄、分析、應用和管理職能的財會部門,其工作范圍必定會擴大。原本由其他管理部門負責的價值管理工作,例如,在實施ERP信息系統(tǒng)前主要由企業(yè)規(guī)劃部和企業(yè)管理部進行的投資分析工作,歸入財會部門,可以節(jié)約時間,節(jié)約管理成本,在財會管理工作中實施財會管理工作事前計劃控制和事中實時控制成為現(xiàn)時的選擇。事前計劃控制和事中實時控制比較事后控制而言,能夠顯著地縮短生產(chǎn)準備時間,節(jié)省企業(yè)資源,增強企業(yè)盈利能力,提高了企業(yè)的經(jīng)營管理水平。

3.ERP信息系統(tǒng)的裝備,不但為財會管理工作提供了便捷的信息工具,而且把財會人員從繁瑣的勞動中解放出來,有時間和條件參與和進行企業(yè)戰(zhàn)略層次的管理。ERP信息系統(tǒng)的集成、共享和開放的數(shù)據(jù)庫,使得財會人員能夠?qū)崟r地獲得信息數(shù)據(jù),在短期內(nèi)制定出財會管理戰(zhàn)略規(guī)劃,并根據(jù)變化了的環(huán)境適時地進行修改。實施ERP信息系統(tǒng)后,財會管理工作有必要提升到戰(zhàn)略層面,制定并實施企業(yè)價值增長和技術創(chuàng)新的財務戰(zhàn)略,投資和融資戰(zhàn)略,企業(yè)戰(zhàn)略性業(yè)績評價和財務預警管理,并購重組財務戰(zhàn)略。{3}{4}

4.任何信息系統(tǒng)都是對于一個既定的業(yè)務流程的描述,都是對于這個既定的業(yè)務流程的固化。企業(yè)選擇了某個公司設計的ERP信息系統(tǒng),也就等于選擇了這個公司設計的業(yè)務流程。為了使企業(yè)保持活力,在生產(chǎn)過程中應當適時地、不斷地進行業(yè)務流程再造,進行ERP信息系統(tǒng)的再次開發(fā)。實施ERP信息系統(tǒng)后,ERP信息系統(tǒng)在能夠給企業(yè)帶來利益的同時,也存在著由于ERP信息系統(tǒng)運行中的意外差錯和癱瘓給企業(yè)造成重大損失的可能性。防止數(shù)據(jù)庫被竄改,防止信息系統(tǒng)被未經(jīng)授權地操作,切實做好信息安全管理工作。ERP信息系統(tǒng)的實施,為財會工作質(zhì)量和效率的提高帶來了前所未有的發(fā)展機遇。

注釋:

{1}Jay Heizer,Barry Render.Principles of operations management(4th ed.)(M).北京大學出版社,培生教育出版集團(Pearson Education),2002,292~295.

{2}金蝶.廣東韶鋼集團財務實施金蝶ERP案例,中國制造業(yè)信息化管理網(wǎng),http://www.xinxihua.cn/htmlcontent.asp,2004-10-20

{3}Fred R David.Strategic management concepts and cases 8th ed.(M). 北京:清華大學出版社,2001

{4}楊雄勝.高級財務管理(M).東北財經(jīng)大學出版社,2004

(作者單位:中原油田文化體育活動管理中心 河南濮陽 457001)(責編:若佳)