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        文書檔案保管期限劃分問題

        2009-08-17 05:25:58滄海一粟
        檔案管理 2009年4期
        關鍵詞:進館合理性期限

        黃貴濱:文書檔案保管期限劃分為永久、30年、10年比永久、長期、短期更科學合理嗎?越明確保管年限是否真能體現(xiàn)檔案的保存價值,是否真能避免鑒定的含糊?在此談兩點看法:其一,直接劃分具體年限,可以使到期檔案得到更明確的鑒定時間,由于鑒定本來就存在對未知的東西做明確判斷的悖論,所以越具體年限,破綻就越多:其二,分永久、長期、短期三種保管期限,則更含糊,使人鑒定更容易產(chǎn)生惰性和說不清的“瓜葛”。

        李振華:我認為機關檔案室只需制定文件材料歸檔范圍,根本沒必要在歸檔時對檔案進行保管期限鑒定,保存若干年后依據(jù)《檔案法》需向檔案館移交時把沒有繼續(xù)保存價值的檔案剔除就行了。把對檔案的前期鑒定改為分階段鑒定,這樣有利于保存齊全,定期剔除無保存價值檔案。劃分保管期限的做法是否科學也是值得探討的。檔案永久保存可能嗎?2006年12月新頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中要求永久保存的檔案,真的都有永久保存的必要嗎?我對2006年12月新頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》堅決貫徹執(zhí)行,但對其合理性和生命力表示懷疑!

        王茂躍:保管期限宜粗不宜細是很有道理的,細分是很難劃分準確的。倒不如將檔案劃分為進館和不進館兩部分,進館檔案移交給相應的檔案館。不進館檔案的鑒定銷毀應當制度化、經(jīng)?;瑢Υ_信無查考利用價值的檔案可以剔除銷毀。

        白樺:對于王茂躍老師的“將檔案劃分為進館和不進館兩部分”的觀點。本人不敢茍同。我個人認為,文書檔案保管期限按“永久”與“非永久”劃分較之“將檔案劃分為進館和不進館兩部分”更具合理性。道理是顯而易見的,所謂檔案的保管期限,是指檔案保管時間的長短,而不是應不應該將檔案接收進檔案館。檔案的保管期限與檔案是否進檔案館完全是兩個概念,不能混為一談。將檔案的保管期限定為“永久”與“非永久”,含義比較確切。各機關檔案室在移交檔案時,可以將“永久”保管的檔案移交進館,將“非永久”保管的檔案作為“不進館”,留作機關檔案室自行保管,供本機關利用,待一定時期后,再銷毀。

        牛二強:其實新的劃分方法是兩分法,即永久和定期,而定期里又細劃了10年和30年。從某種程度來說比舊的三分法(永久、長期、短期)更合理,但并不是因為舊的三分法期限含糊(因為它本身也有具體的時間界限),而是縮短了保管時間可以促使管理人員提前鑒定,盡早重新審視檔案的價值,其中的30年不正好是檔案開放的時間嗎?

        石克:我認為每一個新的規(guī)定的出臺都有它的出發(fā)點,“文書檔案分永久、30年、10年”使保管期限更加精確,促使檔案人員意識到自己的責任,推動檔案鑒定工作的開展,使館藏更加有效,使館藏發(fā)揮其最大的作用。換句話說就是能夠使“鋼用到刀刃上”!

        漂流者:我認為文書檔案保管期限分永久、30年、10年是不合理的。因為保管期限的劃分只是對文書檔案在一段時期發(fā)揮作用采取的暫時的保管措施,并不是對文書檔案長期性發(fā)揮作用所采取的有效的更好的措施。例如,古代的一些文書資料,如甲骨文、金文等,在他們看來,在當時也許沒有保管的價值,但是對于我們現(xiàn)在研究他們那個時代文字記錄等,卻是發(fā)揮至關重要的作用。因此,我認為無論是“永久”、“30年”還是“10年”等,也只是暫時的劃分。

        崔松民:文書檔案保管期限劃分為永久、30年、10年是國家在原規(guī)定的基礎上修改,為什么這樣改,肯定有修改的必要,我想在下發(fā)之前是經(jīng)過長時間的調(diào)查和研究,在一定時期內(nèi)是和國家實際與相關制度相協(xié)調(diào)的。但是任何事物又不是一成不變的,隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展,我們也許會發(fā)現(xiàn)一種更好更合理的保管期限。從而代替現(xiàn)在的。

        王春華:我認為新的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》太含糊、太死板,無靈活性。這些規(guī)定僅供參考。檔案人員應根據(jù)本單位需要,參考《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,結(jié)合自身實際,編制歸檔范圍和保管期限表,科學地整理本單位的檔案,便于保管和利用。

        滄海一粟:“重要的”和“一般的”是《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中最荒唐且又最難以把握的兩個詞?!爸匾摹?、“一般的”說說很容易,真要操作起來是很不容易的。不同的人對“重要的”與“一般的”的理解往往有很大的差異。就是同一個人。在不同時期對“重要的”與“一般的”的理解往往也是有差異的。這就必然會給文書檔案保管期限劃分帶來這樣那樣的問題,比如同樣一份文件不同的人劃分的保管期限往往差異很大:同一個人在不同時期對同一份文件劃分的保管期限往往也有差異。

        csdajlyzh:改革后的文書檔案保管期限分為永久、定期(10年、30年)和以前永久、長期、短期,我覺得沒什么多大變化,也沒什么意義。作為文書檔案的保管期限,我認為只要劃分為“永久和定期”兩種就可以啦,定期下面也不用細分10年、30年。在鑒定工作中,主要把握兩點,一是正確區(qū)分歸檔與不歸檔的范圍;二是正確、重點鑒定好具有永久保存價值的文件,體現(xiàn)以我為主的原則,因為在工作中我們查找最多的都是與本身有關聯(lián)的材料。

        一井水:該保管期限表的合理性不在于粗細,過去的保管期限長期的是16年至50年,短期是15年以下,而新的保管期限規(guī)定30年、10年,但我們都可以理解為檔案保管的最低期限,而現(xiàn)在的保管期限讓人們的理解更直觀,不論內(nèi)行外行是否到期一目了然,原來長期、短期非業(yè)內(nèi)人士不知道其如何界定的;另外,過去在縣區(qū)級機關永久、長期的都要移交進館,檔案館保存大量長期檔案,既不鑒定也不銷毀,實際是相當于永久了。永久、長期分別排列和編號,不利于查找。新規(guī)定要求只接收永久檔案。把鑒定工作直接前移到接收時期,便于檔案的管理、查閱、統(tǒng)計、利用等工作的開展。因此,我認為新的保管期限規(guī)定還是有其合理性的,具有現(xiàn)實意義。

        落拓寒儒:文書檔案保管期限劃分為永久、30年、10年合理嗎?這不能搞一刀切,因為在有些部門是合理的。適合這個部門的實際工作情況。但是在有些特殊的部門也可能會做一些適當?shù)恼{(diào)整,也應該都是允許的,何必那么機械呢?建國這么多年了,10年、30年的文書檔案到期了,進行過鑒定銷毀嗎?大部分還不是在超期之后繼續(xù)保存嗎?事實上也是一種“變異”的永久保存罷了!只是“名異實同”罷了!

        亓曉華:改革文書檔案保管期限的劃分方法。將原有的“永久”、“長期”、“短期”的保管期限劃分方法修改為“永久”、“定期”,定期中再實行標時制,一般分為30年、10年。從模糊的期限到明確的年份,是一個進步。標時法有一個明確的到期提示,容易引導對于到期檔案的處置。也有利于檔案保管流程的暢通,使機關庫藏檔案處于優(yōu)化狀態(tài),又解決了檔案保管的有期無限和鑒定而不毀的問題,提高了檔案價值鑒定工作的質(zhì)量和效率。

        飛熊:我認為,將文書檔案保管期限分永久、30年、10年,是適應當前文件材料數(shù)量的大量增長和需要進行有效處置的要求的,無疑是進步和合理的,具有科學性和實踐性。其存在問題主要在于。如何準確界定何者為永久,何者為定期(30年、10年)。按照2006年12月新頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,其中對期限確定的表述語的確還存在進一步研究、修改的必要。依據(jù)有關標準準確界定而不是隨意認定文書檔案保管期限,對于檔案工作標準化建設是至關重要的,對于提高檔案科學管理水平也具有特別重要的現(xiàn)實意義。

        zhz:我認為新頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》的合理性是主要的,因為那畢竟是檔案界學者、專家經(jīng)過幾十年的實踐與認識后對原有《文書檔案保管期限表》的揚棄。其合理性主要表現(xiàn)在更加突出了“以本級為主”原則,省卻了“長期”的保管期限,從根本上杜絕或者相對避免了館藏重復的問題,使有限的檔案館資源相對的得以擴充和有效利用。新頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》的合理性雖然是主要的,但并不等于說新《文書檔案保管期限表》就十全十美、非??茖W,我覺得,基于認識與實踐的原理,其科學合理性永遠都是相對的,其中存在的不合理的成分或因素則是絕對的,隨著人們實踐和認識的深化,便會發(fā)現(xiàn)、剔除其不合理的因素。我想,我們討論的主旨就在于挑刺找毛病,目的是使其更加完善、更加合理、更加科學,更便于操作。從史學界往往因缺乏微觀史料而難于破解歷史之迷的困惑中,可以看出,新《文書檔案保管期限表》的許多條款往往把宏觀材料多定為永久,把微觀材料定為10年、30年的不合理性。若干年后,檔案館保存的檔案也就只有宏觀材料而缺乏微觀材料了,對后人深入研究某一問題肯定會帶來諸多不便。

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