王　宏

[摘 要]教學秘書是高校最基層的教學管理人員,在教學管理中肩負著重要的職責,起著橋梁、紐帶作用;管理、服務育人作用;助手、參謀作用,教學秘書的工作直接影響到整個教學秩序的穩(wěn)定,直接影響到人才培養(yǎng)的質量。教學秘書應該認清職責,加強學習、勇于創(chuàng)新,不斷提高自身素質為高校的發(fā)展做出更大的貢獻。

[關鍵詞]教學秘書 素質 管理

一、教學秘書的重要作用

教學秘書是院(系)教學管理的基層管理者,作為承擔著學校教學管理重任的人員之一,在學校的教學工作及教學改革工作中起著不可忽視的作用。教學秘書的工作繁雜,頭緒多,時間緊,要求高,從協(xié)助主管領導組織有關人員制定各專業(yè)教學計劃和各類課的教學大綱,到根據教學計劃編制學期的教學任務;協(xié)助主管領導統(tǒng)籌安排任課教師和排課;從課程安排到工作量統(tǒng)計;從開學到期末的日常教學檢查;學生從入學到畢業(yè)的成績、學籍檔案、試卷、重修與補考、畢業(yè)設計(論文)等。教學的每個環(huán)節(jié),都有教學秘書的參與和實施。教學的日常工作,無一不與教學秘書有關。其中任何一個環(huán)節(jié)出了差錯,都會影響教學活動。

二、提高教學秘書素質的必要性

學校的教學管理不同于其它的行政管理,是一個多層次復雜的管理系統(tǒng)。學校的教學管理不僅需要高層管理干部制定教學方針、政策、規(guī)章制度,而且需要基層教學管理人員配合,具體地貫徹、落實。這就要求教學管理隊伍不僅要有層次高、能力強的領導干部,也要有高素質的具體工作人員,高層次、高水平的教學管理干部是衡量一個學校教學管理水平高低的標志,而一般教學管理人員尤其是作為在教務處、院(系)之間的紐帶;作為領導、教師、學生之間的橋梁的教學秘書的素質高低、能力大小是學校教學管理工作如期進行,出色完成、創(chuàng)造性開展工作的保證。作為基層教學管理者的教學秘書,如果在管理環(huán)節(jié)中能有條不紊、合理安排每個環(huán)節(jié)的教學工作,能科學的提高管理效率,能在管理環(huán)節(jié)的過程中摸索出一套適合現(xiàn)代管理理念和管理方法,這就要求教學管理人員具有強烈的學習意識、競爭意識、責任意識、服務意識,以及質量意識和法律意識。因此,在當今高校規(guī)模日益壯大,教學改革進一步深化的形勢下,如何做好高校教學秘書的工作對高校的發(fā)展至關重要,提高教學秘書的素質是非常必要的,也是必然的工作。

三、關于做好教學秘書的幾點思考

1.提高政治素質

政治素質是教學秘書工作成績的重要前提,沒有全面正確的政治素質,教學秘書工作就會迷失方向。教學秘書的工作主要是服務性工作,很多是瑣碎的,任務繁重,頭緒多,牽涉面廣。有時任務急,不得不加班,甚至連節(jié)假日也不能休息,需要經常加班才能完成。因此,教學秘書需要有高尚的奉獻和自我犧牲精神,如果沒有一種服務意識和樂于吃苦、甘于奉獻的精神,是絕對做不好秘書工作的。作為教學管理具體執(zhí)行者的教學秘書要把堅定正確的政治方向放在第一位,要有高度的思想政治覺悟,一絲不茍和分秒必爭的工作作風,具有現(xiàn)代價值觀,有追求社會效益的愿望和強烈的集體成就感,從而出色地完成各項教務管理工作,真正擔負起管理育人、服務育人的重任。

2.提高業(yè)務素質

教學秘書要想成為一個得力的助手,必須提高自己的業(yè)務素質,做好教學管理后勤工作,才能保證教學工作的順利進行。

(1)要有寬廣的科學文化知識

教學秘書應具備秘書學、行政管理學、公共關系學、文學、心理學等人文社科基本知識,它是承擔教學管理的基礎;還必須具備較為出色的專業(yè)能力:專業(yè)基礎知識主要包括文秘知識、高等學校教育管理學基本原理、檔案管理知識、教學計劃的制定原理、課程表的合理編排等知識。教學秘書只有掌握了這些,才能不斷摸索和總結出教學管理工作的規(guī)律,形成自己的管理經驗、見解和思想,才能提升教學管理水平,從而更好地為教學服務,實現(xiàn)其職能;專業(yè)技能知識主要是計算機多媒體和網絡技術知識,隨著信息技術的快速發(fā)展,基于計算機多媒體和網絡的現(xiàn)代教育技術已普遍應用于高校管理,教學秘書要與時俱進,努力學習掌握現(xiàn)代化辦公設備和手段,適應管理工作現(xiàn)代化的客觀要求,提高工作效率和水平;教育評估知識即必須掌握各種評估體系,如教育部本科教學水平的評估原則和方針,教學秘書是教學評估的對象或要素之一,所以要熟悉《普通高等學校本科教學工作水平評估的指標體系》,熟悉評估程序和主要環(huán)節(jié)及基本要求,成為“迎評”的業(yè)務骨干。

(2)要有較強的工作能力

教學秘書要具有較強的組織能力、協(xié)調能力和解決問題的能力。要善于化解矛盾,辦事有條不紊,有計劃性,追求效率,忙而不亂。在日常的教學管理中,經常有不和諧的因素存在,教學秘書要在協(xié)調的基礎上溝通信息,化解矛盾,融洽關系,統(tǒng)一認識和行動,保持良好的教學秩序,取得較好的教學效果。教學秘書要有一定的寫作能力和表達能力。教學秘書經常要根據教學中的實際情況撰寫一些教學文書,如教學通知、教學事務報告、申請、記錄等,所以就要有一定的寫作能力。在調整課表、考試管理、處理學籍等工作中需要與工作對象反復磋商,貫徹領導的教學決策,傳達師生對教學的建議,在上情下達、下情上達、解釋原因、交涉事宜中,做到簡明扼要、語言得體、表達清楚,應有良好的語言表達能力。能細致全面地考慮問題;能果斷、及時地處理問題,自信而不自持自傲。要有較強的觀察能力、分析能力,善于將高校管理實踐中積累的經驗升華到理論的高度,去偽存真、去粗取精、由表及里,找出規(guī)律,在提高管理水平的同時,提高自己的科研能力,對有關問題進行研究和探索,最大限度地調動和發(fā)揮自己的潛力,以取得最佳的工作效果。

(3)強化現(xiàn)代管理意識

創(chuàng)新是一個民族的靈魂,也是學校的靈魂。創(chuàng)新是學校興旺發(fā)達的不竭動力,教學秘書,要緊緊跟上高等教育發(fā)展的新形勢。解放思想,樹立全新的意識和觀念,通過學習和研究,在日常工作中提取出有價值的新思想、新方法,不斷創(chuàng)新,與時俱進,在工作中發(fā)揮主動性、積極性和創(chuàng)造性。只有具備較強的創(chuàng)新能力,才能適應知識經濟時代的發(fā)展需要,才能推動教學管理工作。教學秘書既是教務管理的具體執(zhí)行者、實施者,又是各項教學活動的組織者、安排者。因此,教學秘書要具有創(chuàng)新精神,能敏銳地接受新事物、發(fā)現(xiàn)新問題,具有較強的判斷力和洞察力,有較強的應變能力和適應性。只有這樣,才能使我們的教學管理保持旺盛的生命力。教學秘書還要善于利用多渠道、高效率的接受信息、轉換信息和利用信息,建立從上到下的多種聯(lián)系,取得相互之間的支持、幫助與協(xié)作,從而強化管理意識。

參考文獻:

[1]洪璋.高校教務管理隊伍建設的探討[J].福建農林大學學報,2002,5(4):85-87.

[2]朱烈.提高教學秘書的素質,改善教學管理質量[J].教育研究,2008,(2).

[3]苗苗,宋淑貞.論新時期高校教學秘書的重要性及教學秘書的素質要求.科教文匯,2008,(4).