沈桂平

隨著電子信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化（Office Automation,簡(jiǎn)稱OA）廣泛普及，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用不斷深化。因此，分析辦公自動(dòng)化和傳統(tǒng)檔案管理工作的矛盾，改革和完善傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，提高檔案管理水平，成為廣大檔案工作者無(wú)法回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

一、辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)檔案工作的主要矛盾

辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件的形式實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的保管；而傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件為工作對(duì)象。因此，以紙質(zhì)材料為主的檔案載體管理和無(wú)紙化辦公所產(chǎn)生的電子檔案管理之間的矛盾是辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)檔案工作的主要矛盾。

其他方面的矛盾表現(xiàn)為：

1.檔案的原始性與電子信息的可變性

檔案的本質(zhì)屬性是原始性。紙質(zhì)檔案是由客觀存在的材料，經(jīng)手寫、印刷等手段把文字符號(hào)、圖形等與客觀存在的紙張緊密結(jié)合在一起，它的原始性以最直觀的形式展現(xiàn)出來(lái)，合法性為人們所公認(rèn)。而電子檔案因信息與載體的可分離性，可以通過(guò)電子信息技術(shù)對(duì)信息復(fù)制、拷貝、擴(kuò)大、縮小、改變等，且電子檔案被修改或刪除后幾乎不留任何痕跡。當(dāng)代世界各國(guó)政府和司法部門嚴(yán)格限制電子產(chǎn)品作為證據(jù),就是對(duì)電子檔案難以反映其原始性和真實(shí)性的最好注釋。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定,電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2.不同部門之間文件的發(fā)送與接收

電子文件的發(fā)送與接收是通過(guò)電子郵件機(jī)制完成的，它必須依靠一定的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)。當(dāng)前，由于辦公自動(dòng)化還沒(méi)有完全普及到各部門，紙質(zhì)化文件和電子文件將會(huì)在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)并存。對(duì)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的部門就不能發(fā)送文件電子文件，還需要形成紙質(zhì)化文件。辦公自動(dòng)化部門接收的紙質(zhì)化文件進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，還需要通過(guò)掃描等不同輸入方式轉(zhuǎn)化為電子文檔，才可運(yùn)行于辦公自動(dòng)化平臺(tái)之上。即使各部門彼此之間均實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，由于彼此所采用的軟件不同、接口不同、數(shù)據(jù)處理模式不同，或網(wǎng)絡(luò)間彼此不能互聯(lián)，同樣無(wú)法實(shí)現(xiàn)文件的發(fā)送和接收。

3.檔案存儲(chǔ)紙質(zhì)化和電子檔案格式多樣化

以紙質(zhì)載體檔案為存儲(chǔ)目標(biāo)的檔案館，不能滿足管理電子檔案的需要。同時(shí)面對(duì)目前已經(jīng)產(chǎn)生和正在產(chǎn)生的大量格式不一的電子檔案，真正從模式、存儲(chǔ)模式全部管理起來(lái)已非一朝一夕的事情，同時(shí)電子檔案館采用何種存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)環(huán)境、如何開發(fā)利用以及所需的經(jīng)費(fèi)、人才和技術(shù)，都將成為檔案部門的難點(diǎn)。

二、解決辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)檔案管理工作存在矛盾的途徑

依靠科技、加強(qiáng)立法，解決電子文件的原始性和合法性問(wèn)題。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示。一是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)使之按本來(lái)面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出紙質(zhì)文件。電子文件法律效力的確立，需要解決兩個(gè)基本問(wèn)題：首先要依靠科技真正攻克電子文件原始性的界定關(guān)，這是解決電子文件法律效力問(wèn)題的基礎(chǔ)。其次，要加強(qiáng)立法工作，從法律上明確電子文件的憑證作用，做到有法可依，這解決電子文件法律效力問(wèn)題的法律依據(jù)。

完善規(guī)范、強(qiáng)化監(jiān)督，解決各部門辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不互兼容、難以共享問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化迫切需要一整套完善的檔案管理規(guī)范，而規(guī)范的制訂者和監(jiān)督者應(yīng)該是國(guó)家檔案主管理部門?，F(xiàn)在推行的文檔處理系統(tǒng)皆稱符合國(guó)家檔案管理規(guī)范，但它們所符合的規(guī)范并不是針對(duì)電子檔案制訂的。只有統(tǒng)一的電子檔案管理規(guī)范及各種平臺(tái)上所建立的ＯＡ系統(tǒng)，其資源才能真正實(shí)現(xiàn)共享。檔案管理部門必須強(qiáng)化檔案管理的監(jiān)督職能，必須對(duì)軟件開發(fā)部門推向市場(chǎng)的ＯＡ系統(tǒng)軟件進(jìn)行鑒定，對(duì)各系統(tǒng)各部門所采用ＯＡ系統(tǒng)必須參與驗(yàn)收。

加強(qiáng)培訓(xùn)，依靠檔案工作骨干，提高檔案質(zhì)量和利用率。經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，紙質(zhì)文件歸檔管理已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，各業(yè)務(wù)部門都明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員，有較好的工作基礎(chǔ)。而計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，沒(méi)有兼職檔案人員與檔案部門多年合作而建立起的相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系。所以，依靠兼職檔案人員為業(yè)務(wù)骨干，比以計(jì)算機(jī)與信息管理人員為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于紙質(zhì)文件的整理與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的兼職檔案人員隊(duì)伍要通過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。