賈　佳

摘要：高校檔案是高校重要的本源性信息源，是高校辦學(xué)歷史的最權(quán)威、最真實(shí)的紀(jì)錄。本文首先探討了當(dāng)今我國(guó)高校檔案工作存在的問(wèn)題，分析了目前高校檔案工作亟待解決的問(wèn)題，最后提出了高校檔案工作改革與創(chuàng)新的一些途徑和措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案；改革；創(chuàng)新

高校檔案信息化建設(shè)是高校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著存儲(chǔ)、管理并提供利用高校黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)及“數(shù)字化校園”產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。最近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和高等教育發(fā)展迅速，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化。20年前制訂的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》已不能適應(yīng)新形勢(shì)下的高校檔案工作發(fā)展的需要。為推動(dòng)各高校檔案管理現(xiàn)代化、信息化和服務(wù)利用工作網(wǎng)絡(luò)化，利用檔案信息更好地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)，應(yīng)對(duì)高校檔案工作的改革與創(chuàng)新。

1目前高校檔案工作存在的問(wèn)題

1.1高校檔案管理的從業(yè)人員素質(zhì)偏低。檔案管理意識(shí)比較淡薄，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，群眾檔案意識(shí)淡薄，檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。目前，高校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)不高，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒(méi)有高學(xué)歷，對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無(wú)從談起。有的工作人員就是高校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工，專(zhuān)業(yè)人才相當(dāng)匱乏，同外界交流也少，沒(méi)有見(jiàn)識(shí)，檔案管理還是過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對(duì)比較呆板，沒(méi)有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.2缺乏檔案保護(hù)意識(shí)，沒(méi)有真正發(fā)揮檔案管理的作用。檔案工作是一項(xiàng)枯燥乏味、煩瑣單調(diào)的工作，它不等同于其它一些立竿見(jiàn)影的工作，是滯后一段時(shí)間甚至若干年后才能體現(xiàn)出效益來(lái)，因?yàn)闆](méi)有成就感、缺乏挑戰(zhàn)性，從事檔案工作的同志積極性不高，另外檔案知識(shí)培訓(xùn)對(duì)象狹隘，許多從事與文件打交道的同志對(duì)檔案知識(shí)不熟悉，平時(shí)歸檔意識(shí)不強(qiáng)，麻痹大意，文件材料辦理完畢后，沒(méi)有及時(shí)歸還檔案室，時(shí)間一長(zhǎng)，就會(huì)忘記，容易造成材料遺失。目前高校檔案管理工作人員的工作比較被動(dòng)，沒(méi)有按規(guī)章制度辦事，缺乏檔案保護(hù)意識(shí)。也就是你自己不來(lái)理順，我不會(huì)太多管理，也沒(méi)有一個(gè)明確的檔案管理責(zé)任人，出問(wèn)題了相互推托，界限不清。對(duì)于檔案的質(zhì)量、數(shù)量，工作人員感到一片茫然。

1.3基礎(chǔ)設(shè)施有等完善，管理混亂。檔案設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理手段缺乏。一方面檔案增加了，檔案管理工作的負(fù)擔(dān)加大了。但同時(shí)高校的檔案庫(kù)房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊。致使檔案管理在很多地方不符合檔案管理要求。特別是近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校管理手段不斷進(jìn)步。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校管理中得到了廣泛應(yīng)用，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生。但檔案管理者沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，對(duì)電子文檔的整理排序，信息安全，計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等缺乏足夠的應(yīng)付能力。檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員又對(duì)檔案管理要求規(guī)范不了解。這給高校檔案管理現(xiàn)代化帶來(lái)一些困難。

1.4文件管理混亂，檔案整理質(zhì)量不高。一是文件材料形成不規(guī)范，主要表現(xiàn)為文種使用不正確、文件材料格式不規(guī)范、書(shū)寫(xiě)印刷材料不符合檔案保管要求、字跡模糊褪變等方面。二是材料收集不夠齊全完整，收集檔案材料無(wú)指標(biāo)體系，教學(xué)和科研工作中形成的照片、音像、實(shí)物、光盤(pán)、磁盤(pán)等特殊載體檔案的收集幾乎是一片空白。三是檔案整理不規(guī)范。在歸檔整理過(guò)程中，在沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和無(wú)檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)的情況下，擅自做主將收集歸檔的材料按年度流水順序裝訂起來(lái)，既沒(méi)有實(shí)行分類(lèi)又沒(méi)有進(jìn)行編目和有序編排，給檔案的查閱和利用工作帶來(lái)困難。

2目前高校檔案工作亟待解決的問(wèn)題

2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案工作發(fā)展緩慢，究其原因，關(guān)鍵還在于高校領(lǐng)導(dǎo)主要精力多集中在教學(xué)科研、人才培養(yǎng)等方面，高校檔案工作始終沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)需更新觀念，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展的議事日程和整體規(guī)劃，在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持。

2.2大力加強(qiáng)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。面對(duì)新形勢(shì)、新情況，高校檔案工作者要樹(shù)立強(qiáng)烈的事業(yè)心，增強(qiáng)責(zé)任感，以改革的思路，開(kāi)拓的精神、發(fā)展的眼光、求實(shí)的作風(fēng)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，聯(lián)系實(shí)際，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)以致用。同時(shí)，學(xué)校要通過(guò)培養(yǎng)、引進(jìn)和人才流動(dòng)等方式，優(yōu)化檔案工作人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合實(shí)力，管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)，這是把高校檔案事業(yè)做大做強(qiáng)的重要基礎(chǔ)和有力保障。

2.3積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案的現(xiàn)代化管理。高校要把檔案信息化建設(shè)與學(xué)校的改革和發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。高校檔案工作人員要增強(qiáng)加快高校檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，把檔案信息化建設(shè)工作抓實(shí)抓緊抓好。

2.4加大檔案開(kāi)放力度，深度開(kāi)發(fā)與利用檔案信息資源。高校檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大高校檔案資源的開(kāi)放力度，完善檔案開(kāi)放制度，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，豐富利用形式，擴(kuò)展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平，最大限度地滿足各方面利用檔案的需求。要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工和開(kāi)發(fā)，提供檔案信息資源的增值服務(wù)，滿足社會(huì)需求，以服務(wù)求發(fā)展。

3高校檔案工作改革與創(chuàng)新的途徑

3.1高度重視高校檔案館(室)建設(shè)。各高校要把高校檔案館(室)建設(shè)作為學(xué)?；窘ㄔO(shè)的一件大事切實(shí)抓好。具備建館條件的要盡快建館，已建館的要提高館的管理級(jí)別。要加大對(duì)館(室)建設(shè)的投入，把館(室)建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校年度預(yù)算。要把政治好、業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的同志調(diào)整和充實(shí)到檔案館(室)工作；大力加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。要研發(fā)或購(gòu)進(jìn)檔案管理軟件，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在收集檔案時(shí)要逐步做到同時(shí)接收機(jī)讀目錄。有條件的檔案館(室)應(yīng)通過(guò)接收電子檔案對(duì)各種類(lèi)型檔案進(jìn)行數(shù)字化等方法，逐步實(shí)現(xiàn)檔案目錄、全文信息查詢(xún)、機(jī)檢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

3.2高度重視檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)信息化管理，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程數(shù)字化，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。各高校要加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開(kāi)和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站(頁(yè))建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序開(kāi)展；要大力推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案。為提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，各高校要為檔案館(室)配備必要的、足夠的符合工作要求的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、編輯機(jī)、監(jiān)視器、服務(wù)器、傳真機(jī)、放像機(jī)、復(fù)印機(jī)、記錄機(jī)、防磁柜等設(shè)備，并盡可能解決檔案工作辦公用房及庫(kù)房，以滿足檔案信息化建設(shè)之必需。要建立和完善檔案信息安全管理體制，各高校檔案館(室)人員要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。非公開(kāi)檔案信息一律不得上外網(wǎng)，檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離。要認(rèn)真采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。

3.3高度重視檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。各高校檔案館(室)要加強(qiáng)對(duì)本校電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證校內(nèi)各部門(mén)產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定學(xué)校電子檔案管理辦法；使用符合高校檔案管理要求的軟件，進(jìn)一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，推進(jìn)檔案管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。為保證檔案信息交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件，各高校要建立自己的檔案網(wǎng)站(頁(yè))，使檔案網(wǎng)站(頁(yè))成為宣傳檔案工作，開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。已經(jīng)建立檔案網(wǎng)站(頁(yè))的高校要不斷加以完善，豐富網(wǎng)站(頁(yè))內(nèi)容，有計(jì)劃地上載開(kāi)放檔案目錄，有條件的可上載公開(kāi)的檔案全文信息，向校內(nèi)和社會(huì)提供網(wǎng)上查詢(xún)和利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的作用。具備條件的高校，要積極建設(shè)數(shù)字檔案館，為學(xué)校和社會(huì)提供方便、快捷、優(yōu)秀的檔案信息服務(wù)。

3.4高度重視檔案信息人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)信息化管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，就我國(guó)目前檔案管理人才結(jié)構(gòu)，相對(duì)薄弱。為了適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需求，必須引進(jìn)高級(jí)人才或?qū)ΜF(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，逐漸掌握計(jì)算機(jī)和其它有關(guān)方面的知識(shí)技能。要造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，只有這樣才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的要求，努力培養(yǎng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、檔案數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)與實(shí)施、相關(guān)技術(shù)的使用與研究以及檔案信息化建設(shè)運(yùn)營(yíng)與管理等方面的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才。要樹(shù)立檔案人才是第一資源和以人為本的理念。各高校要關(guān)心檔案工作人員這支隊(duì)伍，使他們?cè)谠u(píng)職、晉級(jí)和享受津貼、補(bǔ)貼等方面要和其它專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員享受同等待遇。在提高高校專(zhuān)兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，構(gòu)建知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作人員隊(duì)伍。

3.5高度重視檔案工作的制度化、規(guī)范化。文件歸檔時(shí)間未能充分保證，這影響因素較多，在文件歸檔時(shí)由檔案館發(fā)出書(shū)面通知，最好讓部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)知道，給予時(shí)間上支持，或者在年終學(xué)校工作會(huì)議時(shí)給予強(qiáng)調(diào)，首先是領(lǐng)導(dǎo)重視，兼職檔案員工作就好開(kāi)展了；檔案館開(kāi)展的兼職檔案員和專(zhuān)職檔案員結(jié)對(duì)子很好，這既可彌補(bǔ)兼職檔案員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的不足，又能更好地搞好歸檔工作；檔案工作已經(jīng)進(jìn)入信息化，可在檔案館網(wǎng)站上增加相應(yīng)內(nèi)容，充分開(kāi)展檔案查詢(xún)利用功能，這當(dāng)然工作量相當(dāng)大，任務(wù)相當(dāng)艱巨；適當(dāng)時(shí)機(jī)利用年末搞些兼職檔案員、專(zhuān)職檔案員聯(lián)誼活動(dòng)形式可以多樣。

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