盧雪琴

[摘要]總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，向初學(xué)者介紹幾個容易忽視但是也是比較實用的幾個小技巧。

[關(guān)鍵詞]Access數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)交流 壓縮 表分析器

中圖分類號：TP3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0420038－01

現(xiàn)在一般的高校都不開設(shè)Access數(shù)據(jù)庫課了。絕大部分的高校都在開設(shè)SQL、oracle等。但是Access數(shù)據(jù)庫還是存在的，作為一個功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和MIS系統(tǒng)開發(fā)工具，相比較其他的軟件，Access具有界面友好、易學(xué)易用、開發(fā)簡單、接口靈活等特點。而且作為微軟公司發(fā)布的office軟件包中的組件之一，它和其他的組件關(guān)系密切。本文根據(jù)教學(xué)經(jīng)驗，就初學(xué)者容易忽視的幾個技巧進(jìn)行總結(jié)。

一、Access與Excel和Word的數(shù)據(jù)交流

很多人在學(xué)習(xí)Access的時候都不太會考慮到Access中的數(shù)據(jù)和Excel或者Word之間可以交流，都將這三個軟件當(dāng)成獨立的軟件去學(xué)習(xí)。其實三者同為office軟件包中的組件，雖然在處理數(shù)據(jù)的過程中有各自的側(cè)重點，但也有一些類似的地方。如果Access中的一些數(shù)據(jù)可以在Excel或者在Word中處理，那么學(xué)習(xí)起來會更加容易，畢竟相比較而言，Excel和Word的使用更加的廣泛，Access對使用者的要求更高一些。下面就介紹Access與Excel和Word如何進(jìn)行數(shù)據(jù)的交流。

二、將Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)輸入到Excel或者Word中

操作過程如下：打開數(shù)據(jù)庫，選中需要輸入到Excel中的表，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單選擇“導(dǎo)出…”，或者選中表之后，選擇“文件”“導(dǎo)出…”。如果要將數(shù)據(jù)輸入到Excel中，則在打開的對話框的“保存類型”中選擇“Microsoft Excel 97-203（*.xls）”，選擇要保存的位置，輸入文件名，單擊“導(dǎo)出”按鈕即可。有時候在Excel中處理數(shù)據(jù)要方便的多。如果要將數(shù)據(jù)輸入到Word中，在打開數(shù)據(jù)表導(dǎo)出對話框之后，有兩種情況：第一種，如果要創(chuàng)建保持原有數(shù)據(jù)格式的文檔，則“保存類型”選擇“RTF格式”；如果要創(chuàng)建普通的文本文件，作為郵件合并數(shù)據(jù)源使用，則選擇“Microsoft Word合并文件”按鈕。其他的操作步驟都是一樣。

三、將Excel中的數(shù)據(jù)輸入到Access中

同樣地，有時候為了處理數(shù)據(jù)的方便，我們也需要將Excel的數(shù)據(jù)輸入到Access中。操作過程如下：打開數(shù)據(jù)庫之選擇對象“表”，單擊工具欄上“新建”按鈕，彈出“新建表”對話框，選擇“導(dǎo)入表”，打開導(dǎo)入表對話框，選擇需要導(dǎo)入的Excel表格，打開“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А?，根?jù)向?qū)崾?，可以完成整個數(shù)據(jù)交流過程。其中包括選擇表中數(shù)據(jù)的存放位置，字段名的修改，主鍵的創(chuàng)建和表的名稱的修改等。這樣導(dǎo)入的表可以繼續(xù)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)操作。

四、將Word中的數(shù)據(jù)輸入到Access中

在Word中可以對Access轉(zhuǎn)換過來的表格自如地進(jìn)行編輯，然后再將處理好的表格重新導(dǎo)入Access中?？梢酝ㄟ^2種辦法在Access中使用Word表格的數(shù)據(jù)。第一種方法是通過剪貼板。這種方法比較簡單，在Word中選中表格的若干行或若干列（當(dāng)然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數(shù)據(jù)）后，單擊工具欄上的“復(fù)制”，然后再打開Access中的表或者查詢結(jié)果，點擊工具欄上的“粘貼”，將表格數(shù)據(jù)復(fù)制過來即可。

第二種方法就是通過和前面介紹的Excel轉(zhuǎn)換方法一樣的方式，但是對于word文檔的轉(zhuǎn)換，需要通過文本文件作為過渡。我們可以分成兩步來做：第步，先把Word中的表格轉(zhuǎn)換成純文本文件；第二步，在Access中導(dǎo)入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，首先先表格轉(zhuǎn)換成文字，用逗號分隔或用制表符分隔，然后選擇“文件”“另存為”，在打開的對話框中，選擇保存位置和輸入文件名之后，“保存類型”選擇“純文本”格式。在Access中：同樣打開“新建表”對話框，選擇“導(dǎo)入表”之后，在打開的對話框中，文件類型選擇“文本文件”，而不是“Excel表格”。接下去的操作就是根據(jù)向?qū)崾具M(jìn)行。

熟悉office軟件包中組件之間的相互轉(zhuǎn)換，對于初學(xué)者來說是有很大幫助的。

五、壓縮數(shù)據(jù)庫

Access數(shù)據(jù)庫在用的過程中，經(jīng)常不斷的進(jìn)行刪除和增加記錄的操作等修改工作后，數(shù)據(jù)庫可能會變成碎片保存，并且不能有效地使用磁盤空間。在操作中可能會出現(xiàn)以下問題：使Update語句更新失敗，明明一條記錄存在，也可以select到，但在用Update時出現(xiàn)找不到記錄，更新失敗的錯誤信息；會使數(shù)據(jù)庫增大，并且降低數(shù)據(jù)庫操作的效率或者在刪除記錄時也不會減少數(shù)據(jù)庫的大小， 并且沒有可以改善數(shù)據(jù)庫的相應(yīng)語句等。

對于初學(xué)者，要學(xué)會定期壓縮數(shù)據(jù)庫可以重組文件并釋放磁盤空間，以提高效率。下面介紹具體的壓縮操作過程。首先選擇“工具”“數(shù)據(jù)庫實用工具”“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫…”，在彈出的“壓縮數(shù)據(jù)庫來源”對話框中選取要壓縮的數(shù)據(jù)庫，單擊“壓縮”按鈕，給壓縮好的數(shù)據(jù)庫命名，單擊“保存”按鈕，則保存好壓縮的數(shù)據(jù)庫。

六、合理使用Access提供的表分析器向?qū)椭倪M(jìn)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計。

在Access數(shù)據(jù)庫中表是最重要的部分，所有數(shù)據(jù)都是以表的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中的，而且數(shù)據(jù)庫中的其他對象的創(chuàng)建都是以表為基礎(chǔ)。對于初學(xué)者來說，創(chuàng)建了表之后很難對它有個全面的評價，這個時候就可以使用表分析器，它可以幫助用戶檢查表中的數(shù)據(jù)并向用戶的數(shù)據(jù)庫推薦一些改進(jìn)和提高的建議。這對初學(xué)者來說是很有幫助的。

表分析器向?qū)б淮慰梢苑治鲆粋€表的設(shè)計。它將包含重復(fù)信息的一個表分為幾個表，表中只存儲相同類型的信息；這樣可以使數(shù)據(jù)庫的效率更高并更易于更新，而且減少了數(shù)據(jù)庫的大小。

下面簡單說說表分析器的使用：打開數(shù)據(jù)庫之后，選擇“工具”“分析”“表”，打開“表分析器向?qū)А睂υ捒?，根?jù)向?qū)У奶崾荆x擇要分析的表，向?qū)崾颈碇谐霈F(xiàn)的問題，用戶可以選擇自行解決或者讓向?qū)Q定來修改。向?qū)У拿恳徊蕉紩姓f明，初學(xué)者可以很方便的進(jìn)行操作。

Access數(shù)據(jù)庫的技巧還有很多，如果能充分的利用，對于學(xué)好數(shù)據(jù)庫是很有幫助的。

參考文獻(xiàn)：

[1]Access數(shù)據(jù)庫技巧匯集，http://www.west263.com.

[2]杰誠文化編著，數(shù)據(jù)庫專家-Access快速入門和實用范例精選，北京：中國青年出版社，2007.

[3]楊濤、李敏、劉青鳳編著，中文版Access2003實用教程，北京：清華大學(xué)出版社，2007.