林文群

摘要本文認為可以通過電子表格或利用計算機編制簡單的軟件程序?qū)π∑髽I(yè)的往來帳目進行管理,既經(jīng)濟、實用、操作簡便,又達到規(guī)范財務(wù)管理、減小壞賬風險的目的。

關(guān)鍵詞小企業(yè)單位往來管理計算機應(yīng)用

中圖分類號:TP391文獻標識碼:A

目前,大多企業(yè)普遍存在賒銷決策不科學(xué)、催帳制度不健全、監(jiān)督缺乏力度,財務(wù)部門與銷售部門工作相脫節(jié)等等問題,嚴重影響企業(yè)資金流動和收益實現(xiàn)。特別是對于小型企業(yè),由于經(jīng)營規(guī)模較小,有的業(yè)務(wù)量不大,沒必要利用網(wǎng)絡(luò),或者認為成本太高;而專業(yè)財務(wù)軟件的功能又不夠靈活,與其他辦公數(shù)據(jù)處理軟件的兼容性不足,不能方便地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,對特定數(shù)據(jù)統(tǒng)計的要求也難以實現(xiàn),無法滿足各使用者的不同信息要求。

這時候,通過一些通用數(shù)據(jù)軟件來實現(xiàn)特定數(shù)據(jù)的處理分析,輔助記帳是一種必要而且方便的解決辦法。對于業(yè)務(wù)較靈活或數(shù)據(jù)量較小的單位,可以利用EXCEL(電子表格)來進行單位往來款項業(yè)務(wù)的管理。如果企業(yè)的業(yè)務(wù)量較大,則考慮使用ACCESS或FOXPRO等小型數(shù)據(jù)庫來進行管理。若需要實現(xiàn)較復(fù)雜的功能,也可委托程序員進行編寫。

本文所設(shè)計的單位往來管理方案是利用計算機編制簡單的軟件程序,完成兩個主要功能:一是客戶信息管理,二是往來業(yè)務(wù)管理。下面結(jié)合財務(wù)管理詳細介紹該方案各模塊的操作流程和實現(xiàn)的功能。

1 客戶管理

1.1建立客戶檔案

客戶資料包括:客戶代碼、名稱、郵編、地址、電話、聯(lián)系人、負責人、組織形式、注冊資本、主營業(yè)務(wù)、銷售能力、資產(chǎn)、負債等。記錄客戶的基本資料,并實現(xiàn)新增、編輯、查詢等功能,能對客戶情況的變化進行跟蹤,即時調(diào)整、補充,保持客戶管理的動態(tài)性。

1.2 按信用等級將客戶分類

制定信用標準。信用標準的制定,必須權(quán)衡利潤與成本,把握一個有效的限度。主要應(yīng)考慮如下幾個因素:(1)同行業(yè)競爭對手的情況;(2)企業(yè)承擔違約風險的能力;(3)客戶的資信程度;(4)機會成本;(5)管理成本;(6)壞帳成本。綜合分析各方面的信息、資料,制定出能夠反映財務(wù)狀況和付款能力的指標,作為信用標準,據(jù)此評定客戶信用等級。

核定信用條件。信用條件是為了吸引客戶早日付款而給予的一種優(yōu)惠。主要有信用期限、折扣期限、現(xiàn)金折扣、階段性現(xiàn)金折扣期與不同的現(xiàn)金折扣率。企業(yè)必須全面評價得失,將信用期限與加速收款所得到的收益與付出的折扣成本綜合比較。當所獲取的收益大于成本時,相應(yīng)的信用期限和現(xiàn)金折扣才是合理、有效的。

1.3 分析、評估客戶資料

根據(jù)上述信用標準與條件制定不同等級的財務(wù)狀況、資金、付款、銷售能力、庫存等考核指標,計算機程序據(jù)此將客戶進行分類,作為交易往來的參考依據(jù)。對不同客戶確定的信用限度不是一成不變的,經(jīng)過一定時期對客戶各項指標的考核,計算機可隨實際情況的變化,對客戶自動進行評估分類。

2 往來交易管理

(1)每天依據(jù)發(fā)貨單、發(fā)票、進帳單或收帳憑證將各往來單位的發(fā)出商品品種、數(shù)量、金額、發(fā)票號碼、開票情況、及付款等詳細資料按時間順序逐筆輸入電腦,由程序軟件自動匯總處理。(2)提供查詢打印等數(shù)據(jù)輸出訪問功能?？呻S時按需提供客戶的庫存清單、已開發(fā)票明細、付款明細、欠款情況,便于與各單位核對。(3)分析應(yīng)收賬款的帳齡,預(yù)先按客戶的信用分別設(shè)定警戒額度。當客戶欠款額或欠款時間高于預(yù)設(shè)的額度,軟件將對此進行提示,以便及時發(fā)現(xiàn)問題,對賒銷交易進行控制,避免壞帳損失。

3 軟件編制及主要操作說明

進入主程序,根據(jù)實際需要可設(shè)置登錄密碼,保護數(shù)據(jù)安全。登錄后選擇操作項目:(1)客戶數(shù)據(jù)維護。①新建客戶:打開客戶資料錄入窗口,錄入客戶數(shù)據(jù),設(shè)定客戶的資信等級。②修改客戶資料:選擇需修改的客戶,打開客戶數(shù)據(jù)錄入窗口進行修改。如修改涉及到客戶等級,應(yīng)在保存數(shù)據(jù)前進行檢驗,以免出現(xiàn)客戶欠款大于客戶授信等級的情況。完成數(shù)據(jù)修改后提示用戶進行保存或放棄操作,返回主程序,以便進行其他操作。(2)往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理。進入業(yè)務(wù)處理模塊后,首先選擇對象客戶,編程時可考慮在進行選擇后將客戶的資料信息、授權(quán)等級顯示在數(shù)據(jù)輸入界面上以供參考。每錄入一筆業(yè)務(wù)后,即進行數(shù)據(jù)檢驗,如客戶資信不足,則提示操作員選擇修改業(yè)務(wù)金額或放棄本筆業(yè)務(wù)。如校驗通過,可進行下一筆業(yè)務(wù)錄入、保存或取消修改,返回主程序。(3)其他功能模塊。①數(shù)據(jù)查詢及報表:根據(jù)實際應(yīng)用的要求設(shè)計各種查詢及報表功能。充分利用計算機強大的統(tǒng)計能力,提供數(shù)據(jù)分析。②數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)功能:為保證數(shù)據(jù)安全,最好在編程時提供方便的數(shù)據(jù)備份功能,以防不測。③其他功能:根據(jù)實際要求設(shè)計,如客戶資信分析、資信等級修改建議等。(4)退出往來管理程序,結(jié)束操作。

通過這種簡單方式對小企業(yè)的往來帳目進行管理,既經(jīng)濟、實用、操作簡便,又達到規(guī)范財務(wù)管理、減小壞賬風險的目的,并能及時掌握與往來單位的業(yè)務(wù)情況,提供多種功能滿足不同使用者的需要。