肖 燕

摘要:在當今科技發(fā)展日新月異、市場競爭白熱化的形勢下,項目管理已經(jīng)成為提升企業(yè)核心競爭力的核心利器。從機械制造企業(yè)的角度,闡述了實施項目管理的積極意義,以及建立實施項目管理體系的方法和控制要點

關鍵詞:項目管理;項目管理體系;機械制造企業(yè)

中圖分類號:F270.7

文獻標識碼:A

文章編號:16723198(2009)20004402お

1實施項目管理的必要性

在當前經(jīng)濟全球化和競爭國際化的趨勢下,隨著客戶需求向多樣化、個性化和多變性發(fā)展,企業(yè)運營逐步向客戶導向過渡,營銷模式也從功能型向過程型演化。如何適應科技的發(fā)展和市場的變化,靈活應對種種機遇與挑戰(zhàn),同時降低企業(yè)風險,滿足客戶的高品質要求,這成為擺在機械制造企業(yè)經(jīng)營管理者面前的一道難題。這僅憑常規(guī)的管理手段已經(jīng)難以應對,唯有不斷調整管理模式,對企業(yè)資源和工作流程進行優(yōu)化重組,加強風險管理和變革管理才是企業(yè)發(fā)展的生存之道。

由此,作為應對不確定性——基于項目的先進管理模式應運而生,它更加注重人的因素和顧客需求,更加富有柔性和變革的活力。具有專項功能的項目組比穩(wěn)定的職能機構在企業(yè)中實現(xiàn)著更為關鍵的價值,項目的成敗成為企業(yè)興衰的決定性因素。因此更多的企業(yè)開始以建立項目管理體系為一種維持競爭優(yōu)勢的關鍵戰(zhàn)略。

項目管理體系不僅可以將企業(yè)的各類工作以專項任務的方式進行推進,覆蓋項目的全過程、所有相關者,可以促進企業(yè)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)、合作伙伴及客戶之間的跨平臺、跨地域的溝通與共享;而且可以讓所有的團隊,無論是職能系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)與服務系統(tǒng)都朝著同一方向高效前進,降低成本,擴大業(yè)務,使企業(yè)利益得到最大程度的保障。目前國內(nèi)國際知名的一些大型IT企業(yè),如IBM、 HP、華為公司都是以項目管理為核心來管理整個組織的運作。項目管理作為一種行之有效的現(xiàn)代的管理方法,在當代企業(yè)生產(chǎn)和運作將更多地采用。

2項目管理的特點

項目管理作為一門學科最早起源于美國,它所研究的對象主要是在資源一定的前提下,如何通過科學的運籌和管理以求達到即定的項目目標。由于項目管理技術在科學研究以及生產(chǎn)實踐中顯示出的巨大優(yōu)越性,已成為未來企業(yè)管理的趨勢。

項目管理是一種優(yōu)化的管理模式,與傳統(tǒng)的職能管理相比,具有組織臨時性和柔性的特點,注重于綜合性和目標管理,強調基于團隊合作中的個人負責制,注重創(chuàng)造性和協(xié)作性。

首先,它提供了靈活的組織方式,有利于企業(yè)在有限資源的約束下,以適當?shù)某杀究焖贀屨忌虣C或應對危機;

其次,它具有明確的目標導向性,有利于明確責任、分配資源、激勵士氣、提升績效,便于評估考核、總結、提高;

再次,它強調“事事有計劃,時時有控制”,通過一系列的啟動、計劃、執(zhí)行、控制和收尾這樣一個PDCA循環(huán)過程來確保目標的實現(xiàn);

最后,它具有系統(tǒng)化、程序化、模塊化、規(guī)范化、制度化的特點,能為項目的成功實施提供全方位的保障。

企業(yè)項目管理就是在管理企業(yè)所有項目的基礎上,通過項目管理的方法來計劃、組織、指導和控制公司的資源,從而實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的管理方式。它雖夾雜著企業(yè)日常管理,卻與企業(yè)戰(zhàn)略緊密結合。它是一種面向目標、面向成果的系統(tǒng)管理方法,使組織的管理由面向職能、面向過程的管理轉變?yōu)槊嫦驅ο?成為國際項目管理研究的一個重要領域。

3企業(yè)項目管理體系的建立與實施

現(xiàn)代項目管理的日趨普及顯示出其極強的生命力和作為一種先進企業(yè)管理模式的巨大優(yōu)勢,正逐步成為企業(yè)發(fā)展的有力保障。但是在許多企業(yè)的具體應用中,項目管理往往專注于單一項目的運作,而未能與企業(yè)的整體運營管理相結合。尤其是一個企業(yè)的項目管理還會涉及到眾多的工作、人員、數(shù)據(jù)和資源,如果沒有一個有效的信息系統(tǒng)來支持和提高工作效率,企業(yè)項目管理將會難以實施?，F(xiàn)在多家軟件公司已開發(fā)出了相應的信息系統(tǒng),包括微軟公司的 Microsoft Project; Primavera公司的Primavera Project Planner for Enterprise; Welcom公司的Open Plan等。這些優(yōu)秀的項目管理軟件終究也只是輔助工具,如果沒有建立一個科學的企業(yè)項目管理體系,即使最出色的管理軟件將難以發(fā)揮作用。

因此,研究如何建立一個精簡有效的企業(yè)項目管理體系,讓項目管理系統(tǒng)更加有效地支持企業(yè)管理,從而提升企業(yè)的整體管理水平,具有非常重大的實際應用意義。

這里筆者認為,在機械制造企業(yè)建立實施項目管理體系需要關注以下幾個方面:

(1)建立靈活的項目管理體系機構。

要根據(jù)按照常規(guī)管理模式,設立起相應的組織機構,并明確各級職責和權限。往往需要建立一個項目管理辦公室來集中管理,主要為項目實施提供指導和顧問,并提供人力安排,同時在企業(yè)建立標準過程、管理最佳實踐、經(jīng)驗和教訓、建立工具庫和數(shù)據(jù)庫方面,爭取獲得高層的支持。尤其是在制造業(yè)企業(yè)中實施項目管理體系,還要考慮到項目類型的多樣化、兼顧顧客要求的個性化特點,這就要求我們必須建立一套靈活多變的運行模式,監(jiān)控項目按階段實施。

(2)開發(fā)有效的文件化體系。

要實現(xiàn)項目管理體系化,就要根據(jù)項目管理的特點,確定相應的指導方針、組織機構、職責劃分、工作程序、資源配置,并細化到每個工作程序運用的管理工具方法,以對項目的實施控制,這是建立項目管理體系的實質內(nèi)容。

在文件中應規(guī)定項目的管理職責、各項工作程序和管理方法、處理途徑等,形成各類制度、程序、指導方針、表格和檢查表。

當公司運用項目管理方法愈加成熟的時候,以前的各類管理制度和工作程序將會被取代,這樣可以有了更多的工作彈性。

(3)規(guī)范的項目管理方法。

規(guī)范的項目管理方法的建立,可以大大地增加組織在項目管理不斷成功的可能性。一個成功的項目管理方法是基于它的指導方針和表格,而不是管理制度和工作程序。這種管理方法必須有足夠的彈性,以便于它們能很容易適應所有的項目。并考慮到該方法對企業(yè)文化的支持和體現(xiàn)。

(4)認識持續(xù)改進的必要性。

當企業(yè)管理日趨成熟,取得一定的成功時,就獲得了可持續(xù)性競爭優(yōu)勢。然而,要想保持持續(xù)競爭力,就必須要認識到持續(xù)改進的必要性。持續(xù)改進可以使企業(yè)保持住它的競爭優(yōu)勢,不斷應對新的挑戰(zhàn)。通過每個項目階段的總結評審,不斷積累歷史數(shù)據(jù),進行分析和整理,從而用于指導后續(xù)項目的開展。也可與競爭對手或行業(yè)標桿進行比較,發(fā)現(xiàn)自己的差距并努力縮短。

(5)做好能力規(guī)劃。

伴隨著企業(yè)在項目管理水準的程度提高,如何在盡量短的時間內(nèi),利用較少的資源而完成更多的工作內(nèi)容,這屬于能力規(guī)劃的范疇。目前大多數(shù)公司都致力于建立能力規(guī)劃模型,進而分析在現(xiàn)有的人力、物力的條件下能承擔多少工作量。在進行能力規(guī)劃時,需要考慮的因素應該包括:人力資源、時間、設備、現(xiàn)金流、技術等多方面的因素。不能一味追求銷售擴大,而盲目承攬大量業(yè)務,造成生產(chǎn)運作超負荷,最終影響到企業(yè)的信譽和效益。

(6)與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展相結合。

企業(yè)項目管理要關注企業(yè)的戰(zhàn)略目標和經(jīng)營目標,因為戰(zhàn)略目標是項目管理的基礎,項目目標要與戰(zhàn)略目標保持一致,為實現(xiàn)其而服務。無論從項目選擇、資源的獲得、執(zhí)行過程還是項目評價,始終是圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略目標這個根本出發(fā)點來進行的。

項目是企業(yè)實施戰(zhàn)略的主要途徑,戰(zhàn)略是企業(yè)項目的出發(fā)點,企業(yè)的成敗也最終取決于項目能否順利地達成企業(yè)目標。戰(zhàn)略是企業(yè)項目選擇的依據(jù),戰(zhàn)略為項目選擇的過濾提供了指導性綱領,只有符合企業(yè)戰(zhàn)略的項目才應被選擇和實施,這樣的項目才有價值。

4項目管理實施的關鍵環(huán)節(jié)

(1)健全管理制度。

項目管理的重點應放在規(guī)章制度的健全上。建立健全和完善各項管理制度。重點對安全、質量、效益、物資采購、現(xiàn)場管理、供應商管理、售后服務等,制定一整套標準和管理辦法,做到規(guī)范化、科學化、制度化。嚴格對進度、質量、安全、效益和信譽等關鍵業(yè)績指標進行公開監(jiān)督考核。

(2)做好項目的成本控制。

項目的成本控制一般包含三階段的工作:

①基于預算的規(guī)劃:要根據(jù)準確的歷史信息,建立項目的基準預算和現(xiàn)金流;并對數(shù)據(jù)庫進行更新。

②成本與績效的決策:決定每個階段工作內(nèi)容的成本,將實際成本與實際績效比較,以確定真實的收益率。

③總結報告:為項目團隊成員、項目經(jīng)理、管理層和客戶準備一份項目階段報告。報告應應反映出:各階段的時間進度和成本,與計劃節(jié)點和成本的預算的差異。預測將會出現(xiàn)的問題,并提出規(guī)避風險的戰(zhàn)略等,為后期的項目管理持續(xù)改進提供一個實施框架。

(3)以人為本。

項目管理實質上也是一種以人為中心的管理方式,強調要通過項目管理激發(fā)員工的共同使命感和責任感。憑著團體意識的“結合力”,把專業(yè)化分工的不同個體協(xié)同起來,凝成整體的力量,齊心協(xié)力實現(xiàn)目標。

在項目管理體系的文化建設中,首先要培育員工的集體榮譽感,將個人與組織榮辱與共,從而激發(fā)員工的主人翁意識和責任感;其次,要打造和培養(yǎng)協(xié)作精神。要根據(jù)項目工作的特點,提出能夠凝集人氣、激發(fā)干勁、鼓舞人心的精神理念,作為企業(yè)文化的核心和精髓,對增強企業(yè)凝聚力和核心競爭力具有極其重要的作用;最后是營造寬松和諧的競爭環(huán)境。文化建設的重點,就是充分調動全體員工的勞動熱情和創(chuàng)造精神,以尊重人才、關心人才、發(fā)揮人才為準則,為職工營造一個寬松和諧的工作環(huán)境,讓每個員工都能找到施展自己才華、實現(xiàn)自我價值的舞臺。

5結語

項目管理這一新興的管理模式已經(jīng)滲透到國際國內(nèi)的各行各業(yè),作為適應知識經(jīng)濟時代最具生命力的管理工具,為我們暮靄重重的機械制造企業(yè)也帶來了一線生機。通過實施項目管理體系,不僅為我們提供了先進的管理理念、有效的管理工具,而且為我們的企業(yè)發(fā)展核心競爭力,早日與世界市場接軌,贏得了機遇。