江欣橋 郭世界

摘要:人防工程檔案,不僅是人民防空、平時規(guī)劃、建設(shè)、管理的重要依據(jù),也是戰(zhàn)時布署防空襲,組織人員掩蔽、物資儲存的基本依據(jù)。文章從收集情況、開發(fā)利用入手,提出了科學(xué)管理的新思路。

關(guān)鍵詞:人防工程檔案;管理

中圖分類號:G27 文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1006-8937(2009)24-0079-01

隨著城市建設(shè)的迅速發(fā)展,人防工程的數(shù)量急劇增長,如何做好人防工程檔案管理的工作,是擺在我們面前亟待解決的一個重要問題。

1人防工程主要措施

{1}提高管理意識。人防工程,戰(zhàn)時是實施人民防空的物質(zhì)基礎(chǔ),承擔(dān)著掩護人員、儲備物資,保護人民生命和財產(chǎn)安全的重要任務(wù);平時開發(fā)利用對于經(jīng)濟建設(shè)、群眾生產(chǎn)生活提供有力的服務(wù)保障。管理和使用好人防工程檔案,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù),既可以使人防設(shè)施在戰(zhàn)時以最佳方案投入使用,平時又能更好地服務(wù)社會。多年來,人防工程檔案一直沿用傳統(tǒng)管理辦法,即“手寫圖描,裝訂成冊,放箱入柜”。方法簡單,手段單一,使用不便,時效性差。隨著城市建設(shè)加速發(fā)展,新增人防工程和報廢人防工程不斷出現(xiàn),城市地貌不斷變化。人防工程檔案不但使用頻率高,而且變數(shù)增大。如不加強管理,就很難及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計出人防工程的地理位置、具體面積、工程結(jié)構(gòu)及戰(zhàn)術(shù)防護等級等。這不僅不利于平時對人防工程的使用,一旦爆發(fā)戰(zhàn)爭還會降低保障效能。因此,強化人防工程檔案管理意識勢在必行。

{2} 注重收集整理。搞好人防工程檔案管理工作,首先是要做好收集、歸檔工作。要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家人防辦、國家檔案局《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》,并要結(jié)合本地區(qū)的實際,有針對性地對施工參與各方提出人防工程檔案的歸檔范圍和驗收標(biāo)準(zhǔn),強調(diào)人防工程檔案不合格,工程不能驗收。做到資料收集隨工程建設(shè)一起進行,檔案歸檔與工程驗收同時完成。這樣,人防工程檔案收集、歸檔就能收到很好的效果。要做好人防工程檔案的收集、歸檔工作,檔案人員要主動與工程技術(shù)人員相配合。從工程開工到竣工,跟蹤全過程。指導(dǎo)并監(jiān)督施工單位做好資料收集整理工作,對工程施工過程中形成的文件材料要做到心中有數(shù),遵循文件材料的自然形成規(guī)律,從開工報告等有關(guān)材料,到風(fēng)、水、電、暖結(jié)構(gòu)建筑等施工圖紙,收集齊全完整,報上來的檔案才能做到“分類清楚、組卷合理、分別存放”。

{3}加強開發(fā)利用。人防工程檔案真實記錄著城市的建設(shè),是一種潛在的社會生產(chǎn)力,在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中起著重要的作用。積極開發(fā)人防工程檔案的信息既是社會的需要,也是實現(xiàn)其價值有力體現(xiàn)。

人防工程檔案開發(fā)利用應(yīng)便捷且具有時效性,檢索工具的編制是關(guān)鍵一環(huán)。檢索工具是打開利用工作大門的一把鑰匙,沒有必要的檢索工具,就沒有提供利用的便捷手段,在檔案資料越來越多、內(nèi)容越來越廣泛的情況下,必須結(jié)合實際按工程分類編目,為科學(xué)管理打下了良好的基礎(chǔ)。

{4}現(xiàn)代化管理。運用科學(xué)管理手段、先進科學(xué)技術(shù)方法管理人防工程檔案,以適應(yīng)城市改造、人防建設(shè)和社會發(fā)展的需要,是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。將計算機技術(shù)與檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理相結(jié)合,不僅能夠提高工作效率、降低誤差,還極大地節(jié)省了檔案管理成本。加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),是擺在我們面前的重要課題。

首先,要樹立人防工程管理現(xiàn)代化的觀念,提高認(rèn)識,增強緊迫感。應(yīng)用計算機技術(shù)對人防工程檔案進行管理已成為提高辦公自動化、加強工程管理的必然選擇。其次,實行計算機管理,把人防工程檔案系統(tǒng)管理。人防工程有關(guān)數(shù)據(jù)均可存在電腦里儲存、查詢、統(tǒng)計,打印,實現(xiàn)人防工程檔案管理現(xiàn)代化。開始工作量很大,困難很多,但意義也很大,利用計算機把已經(jīng)歸檔人防工程檔案,按工程等級、使用面積、工程地址、工程結(jié)構(gòu)和所在區(qū)域經(jīng)緯度數(shù)、工程平面圖等數(shù)據(jù)類型錄入電腦,甚至有條件的話還需加入圖像、視頻、聲音檔案。檔案的形式內(nèi)容將得到極大的豐富,同時存儲介質(zhì)的改變還會有效地延長檔案保存時間。查詢時,只需操縱鍵盤鼠標(biāo),就可以迅速完成對相關(guān)資料的提取。如再與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合,在網(wǎng)絡(luò)中進行檔案的整理、存儲和利用,將使得檔案的管理人員徹底從手工方式中解放出來,降低管理成本,從而將給社會帶來巨大經(jīng)濟效益。再次,要加速現(xiàn)代化管理設(shè)備開發(fā)利用工作,要從實際出發(fā),有計劃、有步驟地購置現(xiàn)代化設(shè)備,加速新設(shè)備的開發(fā)利用,挖掘現(xiàn)有設(shè)備潛力。

2結(jié) 語

加強管理,充分利用人防工程檔案資源,使之更好服務(wù)于社會、服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè),戰(zhàn)時又能發(fā)揮自身作用,保護城市人民生命財產(chǎn)安全,是一項十分有意義、有價值的工作。只要我們切實加強人防工程檔案的收集、管理、開發(fā)和利用,抓好人防工程檔案的管理現(xiàn)代化建設(shè),人防工程檔案一定會在人防建設(shè)中扮演越來越重要的角色。