陳　勇

數(shù)據(jù)庫技術(shù)是計算機科學中發(fā)展最快的領(lǐng)域之一，被廣泛地應用于各行各業(yè)的日常管理工作之中。但是，在目前出版工作中卻很少有一個將出版業(yè)各個環(huán)節(jié)整合到一起的高效的出版社管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。筆者的校對稿件管理數(shù)據(jù)庫就是基于想把出版業(yè)各個環(huán)節(jié)進行全面整合而設計完成的。本數(shù)據(jù)庫是校對稿件管理數(shù)據(jù)庫，但也可以直接用于編輯稿件管理或擴展成管理整個出版社的數(shù)據(jù)庫。

本數(shù)據(jù)庫是選擇Microsoft Access和Microsoft Excel，來制作校對稿件管理數(shù)據(jù)庫的基本結(jié)構(gòu)及其數(shù)據(jù)的提取分析?；贏ccess數(shù)據(jù)庫建立的校對稿件管理數(shù)據(jù)庫中包括三個基本結(jié)構(gòu)表：設計明細表、校對員接稿明細記錄、校樣名稱明細表。并且在表與表之間建立了相應的邏輯關(guān)系。以下部分就著重介紹本數(shù)據(jù)庫的三個基本表的結(jié)構(gòu)和如何建立表的聯(lián)系。

首先是設計明細表的基本結(jié)構(gòu)。即它包括的字段，關(guān)鍵字、數(shù)據(jù)的存儲格式等內(nèi)容。設計明細表所包括的字段有書名、叢書名、全書頁碼、每面字數(shù)、全書總字數(shù)、印刷廠、稿件類型、版面設計員，責任編輯、編輯室、版面?zhèn)渥?、書稿進入校對科日期，書稿離開校對科日期。根據(jù)每個字段所需要輸入的數(shù)據(jù)，本人規(guī)定不同的字段采用相應的數(shù)據(jù)類型，如書名、叢書名、全書頁碼、印刷廠、稿件類型、版面設計員，責任編輯、編輯室，采用的是文本格式來進行數(shù)據(jù)的錄入，因為這些數(shù)據(jù)多是以文本形式出現(xiàn)的。在這些字段中書稿進入校對科日期和書稿離開校對科日期兩個字段，由于涉及到日期的錄入，因此采用了日期／時間的數(shù)據(jù)類型來對其進行表示。這兩個日期是用來作參數(shù)的，主要是用來看看圖書在校對科的加工時間有多長，實際工作中往往不填寫。

其次是校對員接稿明細記錄的基本結(jié)構(gòu)。它所包括的字段有：校對員、校樣名稱、校次，差錯總數(shù)、質(zhì)疑數(shù)字、質(zhì)疑單、差錯百分比、發(fā)樣日期、要求完成日期、實際完成日期、備注。校樣名稱是指每次發(fā)出校樣時的名稱，采用的數(shù)據(jù)類型是文本格式。由于工作中每次校樣發(fā)出時校樣情況都有不同程度的變化，尤其是校樣在字數(shù)上的變化(字數(shù)變化的原因有多種，例如在二校后編輯加工后增加了字數(shù)，三校要進行核紅增加了字數(shù)，通讀校次的字數(shù)增減等等)；因此，每發(fā)一次校樣要對校樣重新取一個名稱，并保證校樣名稱在數(shù)據(jù)庫表中是唯一的，并且記錄下本校次的校樣字數(shù)。通常三校一讀的校樣取名可以用阿拉伯數(shù)字“1，2，3，4”直接加在書名后，就成為了校樣名稱。

再次是校樣名稱明細表的基本結(jié)構(gòu)。正如設計明細表和校對員接稿明細記錄是對書稿的基本信息和校對員的基本工作情況等信息進行的數(shù)據(jù)記錄。校樣名稱明細表是有關(guān)校樣方面的數(shù)據(jù)記錄。該表結(jié)構(gòu)相對簡單，所包括的字段有：書名，校樣名稱，校樣頁碼，校樣字數(shù)，校樣最終字數(shù)，增加字數(shù)原因。在校樣名稱明細表中，書名和校樣名稱這兩個字段，要求和前兩個表中的書名和校樣名稱的數(shù)據(jù)類型要求是完全一樣的，都是文本格式。取名規(guī)則也是完全一樣的，并且要求前后各表中取名一致，不能混亂。校樣頁碼采用的是文本類型，校樣字數(shù)、校樣最終字數(shù)、增加字數(shù)原因等采用的是數(shù)字類型。

本數(shù)據(jù)庫的三張基本的數(shù)據(jù)庫表文件，足夠用來存儲通常出版社校對工作_中所需要的全部數(shù)據(jù)，特殊的數(shù)據(jù)如果要記錄進數(shù)據(jù)庫，各出版社可根據(jù)自己的需要對本數(shù)據(jù)庫中的字段進行增減，在這方面也完全能體現(xiàn)出Access數(shù)據(jù)庫的方便靈活性。但是，這些數(shù)據(jù)雖然已經(jīng)記錄進了數(shù)據(jù)庫，仍然很零散，不利于數(shù)據(jù)的整體管理、查詢和提取。要想建立起一個有整體體系的Access數(shù)據(jù)庫，使所有數(shù)據(jù)都成為一個有規(guī)律的儲存形式，就要把三張表文件建立起一個相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系。

要想把校對稿件管理數(shù)據(jù)庫擴展成適應于對整個出版社進行全面系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)庫，只要在本數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上增加一些相應的部門管理數(shù)據(jù)庫表就行了。例如，增加發(fā)行管理數(shù)據(jù)庫表和編輯部管理數(shù)據(jù)庫表，就可以形成一個基本的出版社管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。進一步還可以根據(jù)各出版社的不同需要增加版權(quán)管理數(shù)據(jù)庫表、人力資源管理庫表、印刷材料管理數(shù)據(jù)庫表等等。運用這種方法一步步地把校對稿件管理數(shù)據(jù)庫進行擴展和細分化，使出版社管理數(shù)據(jù)庫不斷完善以適應不同出版社管理的需要。我們也可以根據(jù)情況，使用Access數(shù)據(jù)庫軟件分別建立幾個小的數(shù)據(jù)庫，如出版部管理數(shù)據(jù)庫、發(fā)行管理數(shù)據(jù)庫、校對稿件管理數(shù)據(jù)庫、編輯部管理數(shù)據(jù)庫以至于版權(quán)管理數(shù)據(jù)庫等幾個部門管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，分別管理。在需要時把幾個庫合并起來進行數(shù)據(jù)的整體管理，從而使出版社的管理變得更加靈活方便。