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        數(shù)據(jù)庫在出版管理中的應(yīng)用

        2009-06-29 05:25:30
        出版參考 2009年4期
        關(guān)鍵詞:校樣明細(xì)表字?jǐn)?shù)

        陳 勇

        數(shù)據(jù)庫技術(shù)是計(jì)算機(jī)科學(xué)中發(fā)展最快的領(lǐng)域之一,被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)的日常管理工作之中。但是,在目前出版工作中卻很少有一個(gè)將出版業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)整合到一起的高效的出版社管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。筆者的校對稿件管理數(shù)據(jù)庫就是基于想把出版業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面整合而設(shè)計(jì)完成的。本數(shù)據(jù)庫是校對稿件管理數(shù)據(jù)庫,但也可以直接用于編輯稿件管理或擴(kuò)展成管理整個(gè)出版社的數(shù)據(jù)庫。

        本數(shù)據(jù)庫是選擇Microsoft Access和Microsoft Excel,來制作校對稿件管理數(shù)據(jù)庫的基本結(jié)構(gòu)及其數(shù)據(jù)的提取分析?;贏ccess數(shù)據(jù)庫建立的校對稿件管理數(shù)據(jù)庫中包括三個(gè)基本結(jié)構(gòu)表:設(shè)計(jì)明細(xì)表、校對員接稿明細(xì)記錄、校樣名稱明細(xì)表。并且在表與表之間建立了相應(yīng)的邏輯關(guān)系。以下部分就著重介紹本數(shù)據(jù)庫的三個(gè)基本表的結(jié)構(gòu)和如何建立表的聯(lián)系。

        首先是設(shè)計(jì)明細(xì)表的基本結(jié)構(gòu)。即它包括的字段,關(guān)鍵字、數(shù)據(jù)的存儲格式等內(nèi)容。設(shè)計(jì)明細(xì)表所包括的字段有書名、叢書名、全書頁碼、每面字?jǐn)?shù)、全書總字?jǐn)?shù)、印刷廠、稿件類型、版面設(shè)計(jì)員,責(zé)任編輯、編輯室、版面?zhèn)渥?、書稿進(jìn)入校對科日期,書稿離開校對科日期。根據(jù)每個(gè)字段所需要輸入的數(shù)據(jù),本人規(guī)定不同的字段采用相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型,如書名、叢書名、全書頁碼、印刷廠、稿件類型、版面設(shè)計(jì)員,責(zé)任編輯、編輯室,采用的是文本格式來進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入,因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)多是以文本形式出現(xiàn)的。在這些字段中書稿進(jìn)入校對科日期和書稿離開校對科日期兩個(gè)字段,由于涉及到日期的錄入,因此采用了日期/時(shí)間的數(shù)據(jù)類型來對其進(jìn)行表示。這兩個(gè)日期是用來作參數(shù)的,主要是用來看看圖書在校對科的加工時(shí)間有多長,實(shí)際工作中往往不填寫。

        其次是校對員接稿明細(xì)記錄的基本結(jié)構(gòu)。它所包括的字段有:校對員、校樣名稱、校次,差錯總數(shù)、質(zhì)疑數(shù)字、質(zhì)疑單、差錯百分比、發(fā)樣日期、要求完成日期、實(shí)際完成日期、備注。校樣名稱是指每次發(fā)出校樣時(shí)的名稱,采用的數(shù)據(jù)類型是文本格式。由于工作中每次校樣發(fā)出時(shí)校樣情況都有不同程度的變化,尤其是校樣在字?jǐn)?shù)上的變化(字?jǐn)?shù)變化的原因有多種,例如在二校后編輯加工后增加了字?jǐn)?shù),三校要進(jìn)行核紅增加了字?jǐn)?shù),通讀校次的字?jǐn)?shù)增減等等);因此,每發(fā)一次校樣要對校樣重新取一個(gè)名稱,并保證校樣名稱在數(shù)據(jù)庫表中是唯一的,并且記錄下本校次的校樣字?jǐn)?shù)。通常三校一讀的校樣取名可以用阿拉伯?dāng)?shù)字“1,2,3,4”直接加在書名后,就成為了校樣名稱。

        再次是校樣名稱明細(xì)表的基本結(jié)構(gòu)。正如設(shè)計(jì)明細(xì)表和校對員接稿明細(xì)記錄是對書稿的基本信息和校對員的基本工作情況等信息進(jìn)行的數(shù)據(jù)記錄。校樣名稱明細(xì)表是有關(guān)校樣方面的數(shù)據(jù)記錄。該表結(jié)構(gòu)相對簡單,所包括的字段有:書名,校樣名稱,校樣頁碼,校樣字?jǐn)?shù),校樣最終字?jǐn)?shù),增加字?jǐn)?shù)原因。在校樣名稱明細(xì)表中,書名和校樣名稱這兩個(gè)字段,要求和前兩個(gè)表中的書名和校樣名稱的數(shù)據(jù)類型要求是完全一樣的,都是文本格式。取名規(guī)則也是完全一樣的,并且要求前后各表中取名一致,不能混亂。校樣頁碼采用的是文本類型,校樣字?jǐn)?shù)、校樣最終字?jǐn)?shù)、增加字?jǐn)?shù)原因等采用的是數(shù)字類型。

        本數(shù)據(jù)庫的三張基本的數(shù)據(jù)庫表文件,足夠用來存儲通常出版社校對工作_中所需要的全部數(shù)據(jù),特殊的數(shù)據(jù)如果要記錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫,各出版社可根據(jù)自己的需要對本數(shù)據(jù)庫中的字段進(jìn)行增減,在這方面也完全能體現(xiàn)出Access數(shù)據(jù)庫的方便靈活性。但是,這些數(shù)據(jù)雖然已經(jīng)記錄進(jìn)了數(shù)據(jù)庫,仍然很零散,不利于數(shù)據(jù)的整體管理、查詢和提取。要想建立起一個(gè)有整體體系的Access數(shù)據(jù)庫,使所有數(shù)據(jù)都成為一個(gè)有規(guī)律的儲存形式,就要把三張表文件建立起一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系。

        要想把校對稿件管理數(shù)據(jù)庫擴(kuò)展成適應(yīng)于對整個(gè)出版社進(jìn)行全面系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)庫,只要在本數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上增加一些相應(yīng)的部門管理數(shù)據(jù)庫表就行了。例如,增加發(fā)行管理數(shù)據(jù)庫表和編輯部管理數(shù)據(jù)庫表,就可以形成一個(gè)基本的出版社管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。進(jìn)一步還可以根據(jù)各出版社的不同需要增加版權(quán)管理數(shù)據(jù)庫表、人力資源管理庫表、印刷材料管理數(shù)據(jù)庫表等等。運(yùn)用這種方法一步步地把校對稿件管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行擴(kuò)展和細(xì)分化,使出版社管理數(shù)據(jù)庫不斷完善以適應(yīng)不同出版社管理的需要。我們也可以根據(jù)情況,使用Access數(shù)據(jù)庫軟件分別建立幾個(gè)小的數(shù)據(jù)庫,如出版部管理數(shù)據(jù)庫、發(fā)行管理數(shù)據(jù)庫、校對稿件管理數(shù)據(jù)庫、編輯部管理數(shù)據(jù)庫以至于版權(quán)管理數(shù)據(jù)庫等幾個(gè)部門管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),分別管理。在需要時(shí)把幾個(gè)庫合并起來進(jìn)行數(shù)據(jù)的整體管理,從而使出版社的管理變得更加靈活方便。

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        敬告作者
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