[摘 要]隨著集團(tuán)管理的進(jìn)一步深化,單純的會(huì)計(jì)核算電算化模式已不能滿足集團(tuán)作為決策中心所需要的快速、及時(shí)的財(cái)務(wù)管理信息需求。財(cái)務(wù)信息化需要由單純的會(huì)計(jì)核算型向財(cái)務(wù)管理分析型及信息系統(tǒng)集成型轉(zhuǎn)變,進(jìn)而為集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營管理提供信息集成及決策輔助功能。本文從目前集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題入手,對如何構(gòu)建一個(gè)有效的集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行了探索。

[關(guān)鍵詞]集團(tuán)企業(yè) 財(cái)務(wù)管理 信息化

作者簡介:黃源強(qiáng),2006年就讀于廈門大學(xué)管理學(xué)院,2009年研究生畢業(yè),獲工商管理碩士學(xué)位,現(xiàn)任職于廈門海投房地產(chǎn)有限公司。

一、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)現(xiàn)狀及其存在的問題

目前大部分集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)僅有會(huì)計(jì)核算系統(tǒng),在資金管理、全面預(yù)算管理等方面還缺乏相配套的管理軟件,這造成了以下方面的問題:

(一)目前的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)存在的問題

1.信息滯后。由于各公司的財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)存放在各自的服務(wù)器上,集團(tuán)企業(yè)在匯總相關(guān)信息時(shí)需經(jīng)過層層上報(bào),獲取、整理、匯總數(shù)據(jù)需要相當(dāng)?shù)臅r(shí)間,集團(tuán)無法及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取決策有用的財(cái)務(wù)管理信息。

2.信息失真。(1)傳統(tǒng)的分布式會(huì)計(jì)核算處理方式下,由于下屬單位的會(huì)計(jì)核算制度、科目編碼、科目核算內(nèi)容不統(tǒng)一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不規(guī)范,出現(xiàn)相同科目核算的內(nèi)容不一樣,各單位的財(cái)務(wù)信息不可比。(2)各單位提供的財(cái)務(wù)信息的無截止點(diǎn)不一樣,也造成了各單位的信息不具可比性。(3)集團(tuán)在獲取相關(guān)信息時(shí),在層層上報(bào)、層層匯總時(shí)容易出錯(cuò),造成匯總會(huì)計(jì)信息失真。

3.對下屬企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)控困難。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)核算模式下,下屬企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存放在各自的服務(wù)器上,集團(tuán)無法實(shí)時(shí)調(diào)閱其財(cái)務(wù)信息,難以對下屬企業(yè)的財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)控,也就難以保證其有效貫徹、執(zhí)行集團(tuán)制定的相關(guān)政策。

4.內(nèi)部往來賬核對困難。在集團(tuán)企業(yè)成員之間進(jìn)行內(nèi)部交易,因雙方入賬的時(shí)間不一致、入賬的科目不對應(yīng)等原因而導(dǎo)致月末內(nèi)部交易對賬不平,交易雙方需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和資源尋找對賬不平的原因,進(jìn)行調(diào)賬,同時(shí)也給集團(tuán)合并報(bào)表的編制造成巨大影響。

(二)全面預(yù)算管理中存在的問題

1.預(yù)算編制周期長,各預(yù)算責(zé)任單位要花數(shù)周的時(shí)間準(zhǔn)備預(yù)算數(shù)據(jù),而集團(tuán)預(yù)算管理者則需要花費(fèi)更多的時(shí)間來匯兌、調(diào)整,并且這個(gè)過程往往循環(huán)往復(fù)。

2.預(yù)算編制過程不好控制。預(yù)算單位眾多,管理具有多層性,導(dǎo)致各個(gè)管理層級(jí)之間的信息傳遞不順暢、不透明,一定程度上也延長了編制周期;同時(shí)在預(yù)算編制過程中,缺少合作與交流,各自編制自己的預(yù)算,沒有對預(yù)算的假設(shè)前提進(jìn)行溝通和確認(rèn)。

3.預(yù)算數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。為了編制預(yù)算而預(yù)算,成為一個(gè)數(shù)字游戲,而沒有考慮具體的業(yè)務(wù),這樣編制出來的預(yù)算是沒有任何指導(dǎo)意義的,形同虛設(shè)。

4.預(yù)算缺乏企業(yè)戰(zhàn)略的明確指導(dǎo)。在沒有企業(yè)戰(zhàn)略的環(huán)境下談?lì)A(yù)算管理,會(huì)重視短期活動(dòng),忽視長期目標(biāo),使短期的預(yù)算指標(biāo)與長期的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略不相適應(yīng),各期編制的預(yù)算銜接性差。

5.執(zhí)行預(yù)算管理過程中缺乏有效的控制與分析的機(jī)制和手段。各公司在實(shí)際過程中重編制、輕執(zhí)行。集團(tuán)對各個(gè)公司預(yù)算執(zhí)行情況、各個(gè)公司對各個(gè)部門的預(yù)算執(zhí)行情況,由于數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)來源廣泛,無法及時(shí)有效獲取,導(dǎo)致預(yù)算流于形式,起不到真正的指導(dǎo)和控制作用。

(三)資金管理中存在的問題

下屬企業(yè)多頭開戶,集團(tuán)對下屬企業(yè)資金行為缺乏有效監(jiān)控手段,跑、冒、滴、漏現(xiàn)象難以有效杜絕。部分下屬企業(yè)發(fā)展平穩(wěn),富余資金形成大量低收益存款;部分下屬企業(yè)面臨重大發(fā)展機(jī)遇,資金缺口嚴(yán)重形成大量高成本貸款;集團(tuán)整體出現(xiàn)“雙高病”。集團(tuán)內(nèi)企業(yè)間大量的往來通過外部銀行結(jié)算,形成資金體外循環(huán),耗費(fèi)不少結(jié)算費(fèi)用。各成員企業(yè)分散融資,信用低,融資困難;融入資金各自分散投資,隨意性大,集團(tuán)重大戰(zhàn)略投資缺乏資金保障。從集團(tuán)整體上看,錢從哪里來?用到那里去?如何提高資金使用效益?三個(gè)問題缺乏有效管理,形成松散局面,難以有效掌握全集團(tuán)資金的存量、流量和流向,整體資金運(yùn)營效率和效益普遍偏低。

(四)財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)存在的問題

集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化起步較早,已擁有近十年的數(shù)據(jù)積累,然而如何充分利用這些數(shù)據(jù)卻缺乏有效的分析工具。對企業(yè)經(jīng)營狀況的分析,不僅僅來源于單獨(dú)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng),綜合性分析才能使管理者對集團(tuán)管理有全面認(rèn)識(shí)。集團(tuán)在數(shù)據(jù)分析方面的信息孤島現(xiàn)象還十分嚴(yán)重,一種高效的,可實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成分析的管理工具對集團(tuán)管理工作意義重大。

二、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)想

從目前集團(tuán)作為“決策中心、投資中心、資本運(yùn)營中心”的定位來看,目前集團(tuán)需要的財(cái)務(wù)管理模式應(yīng)是以戰(zhàn)略為導(dǎo)向,通過預(yù)算將集團(tuán)戰(zhàn)略落實(shí)到日常經(jīng)營活動(dòng)中,通過資金管理保持集團(tuán)“心血管”系統(tǒng)正常運(yùn)營并與預(yù)算配合監(jiān)控戰(zhàn)略執(zhí)行,通過會(huì)計(jì)核算及時(shí)反映并監(jiān)督日常經(jīng)營管理活動(dòng),通過報(bào)告系統(tǒng)及時(shí)反饋戰(zhàn)略執(zhí)行動(dòng)態(tài)并與預(yù)算對比評(píng)估戰(zhàn)略執(zhí)行效果?，F(xiàn)代的財(cái)務(wù)管理是一個(gè)成體系的、相互關(guān)聯(lián)的整體,而不是象以往那樣不同部分自成一體、相互割裂。預(yù)算為執(zhí)行、監(jiān)控和報(bào)告評(píng)估提供依據(jù),會(huì)計(jì)核算為監(jiān)控、報(bào)告、評(píng)估提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),報(bào)告為評(píng)估和決策提供依據(jù),反過來又影響預(yù)算、核算的基本內(nèi)容。因此,構(gòu)建這樣一套集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式,必然要依托現(xiàn)代化的信息技術(shù),基于由戰(zhàn)略、組織和流程決定的管理模式基礎(chǔ)上構(gòu)建一套集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息平臺(tái)。

(一)構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)設(shè)想

集團(tuán)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)旨在構(gòu)建統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算平臺(tái),各成員企業(yè)在統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算體系、同一數(shù)據(jù)庫下進(jìn)行賬務(wù)處理,其上一級(jí)母公司可快速查詢其報(bào)表、憑證信息,實(shí)時(shí)生成母公司的匯總報(bào)表。該系統(tǒng)可以幫助我們實(shí)現(xiàn):1、實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營情況,強(qiáng)化對下屬單位的監(jiān)控;2、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中,保證了信息的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性;3、通過集團(tuán)參數(shù)設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、審批設(shè)置、預(yù)警平臺(tái)等手段在制度上和權(quán)限上落實(shí)內(nèi)控制度,有效保障了內(nèi)控制度在整個(gè)集團(tuán)的貫徹和執(zhí)行。4、解決集團(tuán)企業(yè)成員之間對賬難的問題。通過業(yè)務(wù)協(xié)同處理,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部跨單位的協(xié)同作業(yè),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的同步自動(dòng)觸發(fā);集團(tuán)對賬模塊為合并報(bào)表提供內(nèi)部交易數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)內(nèi)部交易數(shù)據(jù)的自動(dòng)讀取,提高合并報(bào)表編制效率。5、現(xiàn)金流量表的自動(dòng)分析生成,可實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)集團(tuán)的資金流動(dòng)情況。6、實(shí)時(shí)掌控全集團(tuán)的資產(chǎn)增減變動(dòng)情況,提高資產(chǎn)利用效率。

(二)構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)想

系統(tǒng)支持預(yù)算從編制,到執(zhí)行監(jiān)控,到事后分析及業(yè)績考評(píng)的全過程管理,支持從上到小、從下到上、多回合協(xié)商多種編制模式和編制過程。

1.提高預(yù)算編制效率與可執(zhí)行性。

全面預(yù)算管理是企業(yè)管理支持流程之一,與其它管理支持流程相互作用,共同支持企業(yè)的業(yè)務(wù)流程(財(cái)務(wù)管理、計(jì)劃管理、采購與生產(chǎn)管理、庫存管理等)。在編制過程中集團(tuán)對各分、子公司統(tǒng)一布置預(yù)算表樣,分、子公司上報(bào)預(yù)算、審批并反饋,集團(tuán)預(yù)算表上報(bào)后的匯總及合并報(bào)表?；鶎庸久吭骂A(yù)算執(zhí)行情況的反饋統(tǒng)計(jì)表。公司對內(nèi)部部門制定預(yù)算并下達(dá),日常提供分析、考核、預(yù)警等機(jī)制。預(yù)算管理系統(tǒng)支持多預(yù)算體系的定義,支持預(yù)算表的列自定義功能。

2.建立預(yù)算執(zhí)行控制管理體系

預(yù)算管理支持多種控制方式、可以按期間和累計(jì)進(jìn)行控制,可以按剛性或柔性進(jìn)行控制。系統(tǒng)要求靈活設(shè)置預(yù)算指標(biāo),各種滿足管理需要的預(yù)算指標(biāo)可與會(huì)計(jì)科目等財(cái)務(wù)指標(biāo)對應(yīng),集團(tuán)可設(shè)置不同的收支項(xiàng)目,進(jìn)行報(bào)賬式管理,預(yù)算控制到業(yè)務(wù)單據(jù),達(dá)到事前與事中控制,而非一個(gè)事項(xiàng)已成事實(shí)時(shí)的總賬控制。預(yù)算系統(tǒng)與總賬、資金管理及費(fèi)用管理系統(tǒng)能有效地集成,實(shí)現(xiàn)預(yù)算的事前控制。

系統(tǒng)要具有良好的費(fèi)用預(yù)算、資金預(yù)算及控制功能,實(shí)現(xiàn)費(fèi)用單據(jù)網(wǎng)上報(bào)銷功能;對于預(yù)算超支的項(xiàng)目進(jìn)行提醒。

提供預(yù)算預(yù)警功能,以促使公司財(cái)務(wù)部門能及時(shí)調(diào)閱各預(yù)算指標(biāo)的完成情況及完成進(jìn)度,提醒各預(yù)算指標(biāo)分管部門合理安排預(yù)算支出。

3.建立預(yù)算執(zhí)行情況反饋與分析

在分析預(yù)算執(zhí)行情況時(shí),能夠在月末做出預(yù)算項(xiàng)目與實(shí)際發(fā)生額的對比表,方便預(yù)算控制與分析。系統(tǒng)能對預(yù)算差異進(jìn)行深入的、定量的分析,同時(shí)確定預(yù)算差異產(chǎn)生的原因,并把預(yù)算執(zhí)行情況與企業(yè)經(jīng)營狀況有機(jī)的聯(lián)系在一起。

(三)構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)資金管理系統(tǒng)設(shè)想

通過信息系統(tǒng)對集團(tuán)、集團(tuán)公司的資金進(jìn)行全面掌控,實(shí)現(xiàn)資金集中管理,對下屬單位資金進(jìn)行全面監(jiān)控,便于集團(tuán)、集團(tuán)公司對所屬公司的資金進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)上結(jié)算與財(cái)務(wù)憑證制作的同步。資金管理以賬戶管理為核心,以業(yè)務(wù)單據(jù)為流程,與財(cái)務(wù)系統(tǒng)能完美集成。系統(tǒng)具有專業(yè)的票據(jù)管理系統(tǒng),完善的國際結(jié)算管理功能,方便與外部商業(yè)銀行的接口,實(shí)現(xiàn)外部網(wǎng)上銀行。

(四)構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)設(shè)想

信息系統(tǒng)建立商業(yè)及管理駕駛倉分析體系,根據(jù)集團(tuán)關(guān)心的重點(diǎn)問題,指導(dǎo)集團(tuán)建立相應(yīng)的分析指標(biāo),從財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中抽取需要的數(shù)據(jù),提供靈活的多維分析功能。集團(tuán)可以為企業(yè)的各級(jí)管理者搭建的商業(yè)智能分析平臺(tái)展示在企業(yè)門戶上,或是管理者自己網(wǎng)頁上,通過人性化的圖表界面,讓每一個(gè)管理者每天可以直觀的看到自己所關(guān)心的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)刷新數(shù)據(jù)、信息,不用再辛苦企業(yè)的財(cái)務(wù)人員或業(yè)務(wù)人員,每天不斷通過人工報(bào)送企業(yè)的各種資訊。

1.企業(yè)可以充分利用實(shí)際運(yùn)行信息系統(tǒng)的企業(yè)營運(yùn)信息數(shù)據(jù),包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、績效數(shù)據(jù),并集成匯總到企業(yè)信息數(shù)據(jù)倉庫中,根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)情況,從中抓取有價(jià)值的信息,形成企業(yè)的財(cái)務(wù)分析體系,如:業(yè)務(wù)收入分析、業(yè)務(wù)費(fèi)用分析、利潤分析、成本分析、現(xiàn)金流量分析、杜邦分析、吞吐量分析、客戶分析等等,通過構(gòu)建系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)綜合展現(xiàn),快速準(zhǔn)確地反映企業(yè)實(shí)際運(yùn)營狀況。

2.在分析的基礎(chǔ)上,根據(jù)企業(yè)、部門、個(gè)人的目標(biāo),進(jìn)一步納入企業(yè)預(yù)算、計(jì)劃體系,實(shí)時(shí)對比實(shí)際與計(jì)劃的差異,讓企業(yè)的運(yùn)營按照企業(yè)預(yù)定的計(jì)劃和目標(biāo)開展業(yè)務(wù),并在經(jīng)營過程中加以控制。

3.在預(yù)算和監(jiān)控的基礎(chǔ)上,納入規(guī)范的績效指標(biāo)體系,將企業(yè)綜合的和分解到各單位、各部門的企業(yè)KPI(關(guān)鍵績效指標(biāo))目標(biāo)的執(zhí)行情況做分析,并與同行業(yè)的關(guān)鍵績效做對比,找到差距,隨時(shí)掌控企業(yè)經(jīng)營狀況,以及指標(biāo)完成情況,通過指標(biāo)監(jiān)控的預(yù)警及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,快速響應(yīng),明智決策。

三、結(jié)語

構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)后,原有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的核心由會(huì)計(jì)核算向財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)移,加強(qiáng)了管理功能和為管理層決策提供財(cái)務(wù)信息支持的智能型財(cái)務(wù)分析功能,系統(tǒng)也從原來獨(dú)立、封閉的系統(tǒng)發(fā)展到完全融入集團(tuán)企業(yè)管理的整體中,集團(tuán)將更為有效地協(xié)調(diào)處理各投資主體的權(quán)責(zé)利關(guān)系,從集團(tuán)整體角度實(shí)現(xiàn)資源的整合、協(xié)同與共享效應(yīng),并且使這些效應(yīng)建立在集團(tuán)整體的競爭優(yōu)勢不斷提升,各成員企業(yè)凝聚力增強(qiáng),資源配置效率與效益不斷提升的基礎(chǔ)上,從而保障集團(tuán)制定的戰(zhàn)略目標(biāo)在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部得以正確、有效地執(zhí)行,極大地提升了集團(tuán)企業(yè)的對下屬公司的管控能力。

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