邱 冰

摘要:本文根據(jù)電子政務(wù)工程的實際情況,闡述了項目溝通的基本原則,探討了電子政務(wù)工程項目的溝通管理體系。

關(guān)鍵詞:電子政務(wù)溝通管理

1.引言

隨著信息技術(shù)的日益進(jìn)步,人類社會正進(jìn)入高速發(fā)展的信息化時代,電子政務(wù)成為世界各國政府追求的目標(biāo)和關(guān)注的焦點。所謂電子政務(wù),就是政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù),將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成,在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織機(jī)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組,超越時間和空間及部門之間的分割限制,向社會提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明、高效、全方位的服務(wù)。電子政務(wù)工程是一個運用信息技術(shù)手段改造政府、提升管理的有效性以滿足社會和公眾的需求,促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的信息化過程,是為了實現(xiàn)高效、透明、規(guī)范、便捷的電子化內(nèi)部協(xié)同辦公和對外服務(wù),提高政府競爭力而進(jìn)行的一系列投資。電子政務(wù)工程是一項非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程,具有相當(dāng)?shù)碾y度,在項目建設(shè)和實施過程中,會涉及眾多的項目干系人,存在各種各樣的問題和困難,良好的信息溝通非常重要。溝通是在人、思想和信息之間建立連接,是進(jìn)行項目各方面管理的紐帶,是項目成功的關(guān)鍵因素。因此,根據(jù)溝通的基本原則,結(jié)合電子政務(wù)工程項目的實際情況,構(gòu)建有效的溝通管理體系,保持順暢的溝通渠道,能夠極大地提高項目的成功率。

2.把握項目溝通的基本原則

很多人在電子政務(wù)工程項目中也知道去溝通,可效果卻不明顯,總是不要到位,由此引起的問題也層出不窮,關(guān)鍵是沒有正確掌握溝通的基本原則。開展項目溝通必須把握以下基本原則:

2.1準(zhǔn)確性原則。主要包括兩個方面,一是溝通中所傳遞的信息本身必須是準(zhǔn)確的信息,不能是似是而非、模棱兩可的信息;二是溝通中所使用的語言和信息傳遞方式必須能被信息接受者所理解,使其能夠獲得準(zhǔn)確的信息和思想。

2.2完整性原則。指信息的完備性和溝通的完全性。溝通中所傳遞的信息應(yīng)該是足夠和充分的,不能夠留下很大的信息缺口,信息的發(fā)送者需要努力為對方提供信息,以保證二者之間的完整性。同時,要通過溝通管理確保所有應(yīng)該得到信息的人或組織都能夠適時、全面地獲得所需要的信息。

2.3及時性原則。眾所周知,任何信息都有一定的時效性和有效期,信息一旦過時,就會毫無價值,失去了指導(dǎo)決策的作用。因此,要使人們及時獲得必要的信息從而做出決策和行動,必須保證項目溝通的及時性。

2.4強(qiáng)制性原則。這一原則要求人們在通過項目溝通獲得必要的決策信息以后要立刻采取正確的行動。因為,項目溝通的根本目的是為了采取必要的行動,如果沒有必要的強(qiáng)制性就會使溝通成為無休止和毫無價值的“爭論”,從而使得項目溝通失去指導(dǎo)行動的作用。

3.建立項目溝通管理體系

有效的溝通能在各種各樣的電子政務(wù)工程項目干系人之間架起一座橋梁,把具有不同文化和組織背景、不同技能水平以及對項目執(zhí)行或結(jié)果有不同觀點和利益的干系人聯(lián)系起來。要實現(xiàn)有效溝通就必須建立一個高效運作的溝通管理體系。項目溝通管理包括為確保項目信息及時且恰當(dāng)?shù)厣?、收集、發(fā)布、存儲、調(diào)用并最終處置所需的各個過程。在完整的溝通管理體系中,一般包括溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報告、項目干系人管理等過程。

3.1溝通規(guī)劃。溝通規(guī)劃的核心是確定項目干系人的信息和溝通需求,制定項目溝通管理計劃,包括確定哪些人是項目干系人,他們對于項目的影響程度如何,誰需要信息、需要什么信息、何時需要信息、如何傳遞給他們。溝通規(guī)劃首先要識別項目干系人。項目干系人是指積極參與項目,或其利益可能受項目實施或完成的積極或消極影響的個人和組織。識別干系人是識別所有受項目影響的人員或組織,并記錄其利益、參與情況和對項目成功的影響過程。在電子政務(wù)工程項目的早期就識別干系人,并分析他們的利益、期望、重要性和影響力,對項目成功非常重要。隨后可以制定一個策略,用來接觸每個干系人并確定其參與項目的程度和實機(jī),以便盡可能提高他們的正面影響,降低潛在的負(fù)面影響。其次進(jìn)行項目溝通需求分析。該項工作涉及到對確定溝通需求所需要的信息收集、加工以及對項目的信息需求的全面決策。

3.2信息發(fā)布。信息發(fā)布是向項目干系人即時地提供所需要的信息,在電子政務(wù)工程項目的整個生命周期內(nèi),項目干系人可以即時地收取和共享信息。項目信息可以通過不同方式發(fā)布,如召開項目工作會議、書面文檔、項目簡報、電子郵件、傳真、電話、網(wǎng)上交流等等,通常需要借助一定的溝通技巧。同時,需要確定信息發(fā)布的責(zé)任人,明確其工作職責(zé)和任務(wù)。

3.3績效報告?？冃蟾媸且粋€收集并發(fā)布項目績效信息的動態(tài)過程,包括狀態(tài)報告、進(jìn)展報告和項目預(yù)測。項目干系人通過審查項目績效報告,可以了解組織為了達(dá)到項目的目標(biāo)是如何使用資源的,這些資源的狀況和對項目的貢獻(xiàn)。隨時掌握項目的最新動態(tài)和進(jìn)展,分析項目的發(fā)展態(tài)勢,即時掌握項目開發(fā)過程中遇到的困難與存在的問題,從而能有針對性地制定和采取必要的糾正措施。

3.4項目干系人期望管理。項目干系人期望管理就是為滿足干系人的需要而與之溝通和協(xié)作,并解決所發(fā)生的問題的過程。管理干系人期望涉及針對項目干系人開展溝通活動,以便影響他們的期望,處理他們的關(guān)注點,并與他們一起解決問題。在電子政務(wù)工程項目中,做好問題日志或行動日志可以確保對問題有統(tǒng)一認(rèn)識,進(jìn)一步促進(jìn)溝通。當(dāng)有任何需要溝通的問題時,項目干系人都可以在項目問題日志上登記,同時要求項目負(fù)責(zé)人每天都閱讀問題日志,了解問題出現(xiàn)的原因,根據(jù)問題的緊急性和潛在影響,明確地對問題進(jìn)行描述和分類,為問題解決方案中的每項行動制定責(zé)任人,并設(shè)定解決問題的目標(biāo)日期。

4、結(jié)束語

電子政務(wù)工程項目中的溝通管理就是項目干系人之間傳遞和溝通信息的過程,對于項目取得成功是必不可少的。由于電子政務(wù)工程項目涉及單位多,實施難度大,復(fù)雜程度高,影響面廣,因此根據(jù)溝通基本原則,建立溝通管理體系,靈活運用溝通管理的方法和技巧,保持暢通的溝通渠道,能夠保證項目順利建設(shè),早日發(fā)揮社會效益?！?/p>

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