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        高效團(tuán)隊五步進(jìn)階

        2009-06-19 08:24:20
        培訓(xùn) 2009年6期
        關(guān)鍵詞:管理者成員目標(biāo)

        王 輝

        優(yōu)秀的團(tuán)隊使工作事半功倍,而打造出一支高效團(tuán)隊,是管理者重要的任務(wù)之一。

        王輝

        北京大學(xué)光華管理學(xué)院組織管理系副教授。研究領(lǐng)域主要有組織行為學(xué)、人力資源管理、企業(yè)文化、成就動機、團(tuán)隊建設(shè)與團(tuán)隊績效等,著作有《組織中的領(lǐng)導(dǎo)行為》等。

        識別高效團(tuán)隊

        高效率的團(tuán)隊一定具備明確的、可修正的工作目標(biāo),并有一套合適的工作流程,同時,團(tuán)隊成員具有團(tuán)隊認(rèn)同感和主動性。在區(qū)分高效率團(tuán)隊和其他團(tuán)隊的時候,有兩個非常關(guān)鍵的維度:團(tuán)隊的績效和團(tuán)隊成員的滿意度。高效率團(tuán)隊有五個突出的特征:

        一是具有清晰的團(tuán)隊目標(biāo)和使命感,并且這些目標(biāo)和使命感在團(tuán)隊成員間要達(dá)成一致和認(rèn)可;

        二是團(tuán)隊成員互相幫助和扶持以成功完成任務(wù)。在這里,扶持的意思是互相幫助、互相補臺、互相攙扶,而不是踩在別人的肩膀上往上爬。因此,犧牲他人的利益實現(xiàn)自己的目標(biāo)不是高效率團(tuán)隊的特點;

        三是團(tuán)隊成員能力、技能及知識互補,能夠達(dá)到真正的配合及補充;

        四是成員需要接納別人的觀點,同時分享自己的想法;

        五是在團(tuán)隊取得成果時,哪怕只是取得階段性的成果,團(tuán)隊成員也注重在內(nèi)部的分享和共識,避免個別人獨享成果,或埋沒他人成績的現(xiàn)象發(fā)生。

        打造高效團(tuán)隊五步進(jìn)階

        管理者十分重要的任務(wù)之一就是建設(shè)團(tuán)隊。一般來說,建設(shè)一個優(yōu)秀的團(tuán)隊,在以后的工作中往往能夠事半功倍。團(tuán)隊建設(shè)通常要經(jīng)歷形成期、震蕩期、規(guī)范化、執(zhí)行任務(wù)和修整期五個階段。

        第一階段:形成期

        團(tuán)隊成員由具有不同動機、需求與特性的人組成,在團(tuán)隊形成期缺乏共同的目標(biāo),彼此之間的關(guān)系也尚未建立起來,人與人的了解與信任不足,彼此之間充滿著謹(jǐn)慎和禮貌。在這個階段,整個團(tuán)隊還沒有建立起規(guī)范,或者對于規(guī)范還沒有形成共同的看法,這時矛盾多、內(nèi)耗多,一致性很少,有時花很大的力氣也產(chǎn)生不了相應(yīng)的工作效果。

        此時,管理者的主要任務(wù)是以下兩個方面:

        初步構(gòu)成團(tuán)隊的內(nèi)部框架

        在團(tuán)隊成立伊始,管理者應(yīng)該對團(tuán)隊的各個要素十分明確,包括團(tuán)隊的目標(biāo)、計劃、定位、職權(quán)、人員等。團(tuán)隊內(nèi)成員的角色應(yīng)如何分配、工作流程如何制定等都是應(yīng)該在團(tuán)隊的組建期設(shè)定的。

        建立團(tuán)隊與外界的初步聯(lián)系

        一、建立起團(tuán)隊與組織其他工作團(tuán)隊及職能部門的信息聯(lián)系和相互關(guān)系;

        二、確立團(tuán)隊的權(quán)限,如資源使用權(quán)、信息接觸的權(quán)限等;

        三、建立對團(tuán)隊的績效進(jìn)行激勵與約束的制度體系,例如,如何建立考評下屬、職位晉級等制度;

        四、爭取各種支持,如技術(shù)系統(tǒng)(包括信息系統(tǒng)),高層管理者的支持,專家指導(dǎo)及物資、經(jīng)費、精神方面的支持;

        五、建立團(tuán)隊與組織外部的聯(lián)系與協(xié)調(diào)的關(guān)系,如建立與企業(yè)顧客、企業(yè)協(xié)作者的聯(lián)系,努力與社會制度和文化取得協(xié)調(diào)等。同時,管理者必須立即掌控團(tuán)隊,快速讓成員進(jìn)入狀態(tài),降低不穩(wěn)定的風(fēng)險,確保工作的順利開展與進(jìn)行。

        此階段在團(tuán)隊的相互關(guān)系方面要強調(diào)互相支持、互相幫助,領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格要采取控制型,不能放任,團(tuán)隊目標(biāo)由領(lǐng)導(dǎo)者自己確立(但是要保證合理,獲得大多數(shù)成員的認(rèn)同),清晰明確地告知隊員團(tuán)隊的目標(biāo)。此時也要盡快建立必要的規(guī)范,規(guī)范不需要完美,但是需要能盡快讓團(tuán)隊進(jìn)入軌道。

        第二階段:震蕩期

        本階段群體處于沖突之中,團(tuán)隊成員抵制群體加之于自身的控制,在工作方式、規(guī)范目標(biāo)等方面出現(xiàn)矛盾,于是開始出現(xiàn)沖突波折。員工的特點是挫折與焦慮并存,人際關(guān)系緊張,不滿情緒出現(xiàn),生產(chǎn)力比較低下,解決問題的速度非常慢。

        作為管理者這時要注意開誠布公,一定要營造一個公開、公正、公平的環(huán)境。這個時期的管理者最好多收集團(tuán)隊成員的建議,而不是忙于壓制,要鼓勵成員把自己的意見和個性化特征表現(xiàn)出來,達(dá)到求大同存小異的效果。

        其次,要注意情緒的疏導(dǎo)。當(dāng)成員挫折與焦慮并存的時候,管理者需要及時疏導(dǎo)情緒,比如搞一些娛樂活動等。管理者需要慢慢建立規(guī)范,然后鼓勵大家參與決策,在順應(yīng)的過程中注意調(diào)整,以期成功渡過震蕩期。

        第三階段:規(guī)范化

        規(guī)范化階段里,團(tuán)隊內(nèi)部成員開始形成緊密的聯(lián)系,產(chǎn)生出強烈的團(tuán)隊認(rèn)同感和友誼關(guān)系,群體成員就共同的目標(biāo)達(dá)成一致。經(jīng)過前一段時期的震蕩,團(tuán)隊逐漸走向了規(guī)范。組織成員開始以合作的方式組合在一起,并且在各派競爭力量之間形成了一種試探性的平衡。經(jīng)過努力,團(tuán)隊成員逐漸了解了領(lǐng)導(dǎo)者的想法與組織的目標(biāo),建立了共同的愿景,相互之間也產(chǎn)生了默契。

        在這一階段,最重要的是形成有效的團(tuán)隊文化。通過強有力的團(tuán)隊文化塑造,促進(jìn)共同價值觀的形成,調(diào)動個人的活力和熱情,增強團(tuán)隊的凝聚力,培養(yǎng)成員對團(tuán)隊的認(rèn)同感、歸屬感,營造成員間互相合作、努力奉獻(xiàn)的氛圍等。

        對于團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)來說,由開始的熟悉變成了難得的信任,工作的重點從人際關(guān)系逐漸轉(zhuǎn)向工作效果本身,要注意隨時解決工作中出現(xiàn)的問題,注重員工工作技能的提升,建立工作規(guī)范。規(guī)范化階段往往容易出現(xiàn)團(tuán)隊分化的現(xiàn)象,管理者要重視這一問題。

        建立更廣泛的授權(quán)與更清晰的權(quán)責(zé)劃分也應(yīng)在此階段實施。在成員能接受的范圍內(nèi),提出善意的建議,如果有新加入的人員,必須讓其盡快融入團(tuán)隊之中。在授權(quán)的同時,要維持控制,不能一下子授權(quán)太多,授權(quán)的同時要注意監(jiān)控,否則要么不能很好地激勵下屬,發(fā)揮他們的自覺性,要么過于放任自流,導(dǎo)致權(quán)力的濫用。

        第四階段:執(zhí)行任務(wù)

        這個時候的團(tuán)隊經(jīng)過形成、震蕩和規(guī)范期,開始變得成熟,懂得應(yīng)付復(fù)雜的挑戰(zhàn),高效地完成任務(wù)。在這一時期,團(tuán)隊成員成為一體,愿意為團(tuán)隊奉獻(xiàn),智慧與創(chuàng)意源源不斷地出現(xiàn)。

        因此,這個時候的團(tuán)隊生產(chǎn)效率最高,運作上也最順暢。但是,管理者需要注意的是不能將收獲和成果歸結(jié)在自己身上,而應(yīng)該公平地分享成果,體會成功的喜悅。同時要注意監(jiān)控,關(guān)注團(tuán)隊運行過程中有沒有什么問題發(fā)生。最后,管理者還應(yīng)該注意變革。團(tuán)隊所處環(huán)境可能不斷變化,團(tuán)隊也應(yīng)該采取相應(yīng)的改變,注意目標(biāo)的提升和培養(yǎng)。

        第五階段:修整階段

        對經(jīng)過以上各個階段的努力仍未能建成真正的高效率團(tuán)隊,在執(zhí)行期表現(xiàn)差強人意的團(tuán)隊,進(jìn)入修整期時,可能會被勒令整頓,即通過努力消除一些低效率團(tuán)隊的特征和表現(xiàn),經(jīng)過“回爐處理”,希望將團(tuán)隊錘煉成真正的高效率團(tuán)隊。于是,就會出現(xiàn)新的一輪團(tuán)隊建設(shè)。

        首先是明確團(tuán)隊已經(jīng)形成的規(guī)范,尤其是那些起到積極作用的規(guī)范;其次是制定規(guī)范剖面圖,分析規(guī)范差距;再次是聽取各方面對這些規(guī)范進(jìn)行改革的意見,經(jīng)過充分的民主討論,制定系統(tǒng)的改革方案,包括責(zé)任、信息交流、反饋、獎勵和招收新的員工等,經(jīng)過充分的民主討論,制訂系統(tǒng)的改革方案并做出必要的調(diào)整。

        以上五個階段反映的是團(tuán)隊建設(shè)的一般性過程,但是實踐中的團(tuán)隊建設(shè)過程常常會有所偏差。團(tuán)隊建設(shè)過程會出現(xiàn)反復(fù)現(xiàn)象、跳躍現(xiàn)象,或者會出現(xiàn)各個階段的融合。團(tuán)隊到了執(zhí)行任務(wù)階段,可能會出現(xiàn)新的問題,因此又回到震蕩階段。而在規(guī)范化階段的一個團(tuán)隊,有可能會回到形成階段,重新開始新的一輪團(tuán)隊建設(shè)。

        團(tuán)隊建設(shè)七項指南

        領(lǐng)導(dǎo)力研究專家Yukl給出了建設(shè)團(tuán)隊的七項指南,它們可以用于大多數(shù)的工作群體和團(tuán)隊。

        一、強調(diào)共同利益和價值

        團(tuán)隊成員在目標(biāo)、達(dá)到這些目標(biāo)的戰(zhàn)略和所需的合作上要努力達(dá)成一致,這樣可以極大地增加、強化組織認(rèn)同感。要強調(diào)相互的利益而不是各自的利益,同時確認(rèn)共同的目標(biāo)。鼓勵團(tuán)隊成員共享信息和想法,互相幫助。

        二、運用典禮和儀式

        典禮和儀式可用于增加一個團(tuán)體的認(rèn)同,使成員認(rèn)為自己的團(tuán)隊非常特別。迎新儀式用于引進(jìn)新的成員,退休儀式用于歡送老成員的離去,頒獎典禮用于慶賀成員特別的成就,周年慶典用于紀(jì)念組織歷史發(fā)展過程中的特殊事件。當(dāng)需要強調(diào)組織的價值和傳統(tǒng)時,儀式和典禮最為有效。

        三、使用符號發(fā)展團(tuán)隊的認(rèn)同感

        團(tuán)體身份的符號諸如團(tuán)隊的名稱、口號、標(biāo)志、徽章或徽標(biāo),可以展示在旗幟、標(biāo)語、衣服或文具上,甚至一個特殊樣式或顏色的衣服也能表明團(tuán)隊成員的與眾不同。符號可以非常有效地幫助創(chuàng)造一個團(tuán)隊的獨特身份。當(dāng)成員統(tǒng)一穿戴或展示成員符號時,團(tuán)體認(rèn)同感將得到加強。

        四、鼓勵和促進(jìn)相互交流

        如果成員在個人基礎(chǔ)上相互了解、相互交流,就更有可能發(fā)展成為一個團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊。促進(jìn)友好社會交流的一個方式是舉行周期性的社會活動,諸如晚餐、午餐和舞會。各種不同形式的戶外活動也可以用于促進(jìn)社會交流(如一起參加一個運動會、音樂會或者野營、旅行等)。在團(tuán)隊成員共同工作的空間內(nèi),可以裝飾代表團(tuán)隊成就的符號、價值聲明及顯示團(tuán)隊進(jìn)步的圖表。

        五、告訴成員團(tuán)隊的活動安排和成就

        當(dāng)人們很少收到有關(guān)團(tuán)隊或部門的計劃、活動和成就的信息時,人們傾向于感到疏遠(yuǎn)和不悅。非常重要的一點是使成員知道這些信息,并向他們解釋這些工作如何促使使命的達(dá)成。

        六、引入“過程分析會議”

        過程分析會議是坦率的、公開的人際關(guān)系的討論,其目的是努力改進(jìn)團(tuán)隊的溝通過程。這個方法要求每個團(tuán)隊成員提出使團(tuán)隊更為出色的方法。這些建議應(yīng)當(dāng)集中于成員如何溝通、一起工作、做出決策和解決分歧,而不是在工作的技術(shù)層面。一個類似的方法是要求每個成員描述其他成員做些什么能使他/她在組織中的角色更容易完成。這些討論應(yīng)當(dāng)?shù)贸鲆幌盗芯唧w的改進(jìn)工作關(guān)系的建議。

        通常一個更好的方法是——由一個受過訓(xùn)練的促進(jìn)者而不是團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者引入“過程分析會議”。討論人際關(guān)系比討論工作程序更為困難,需要相當(dāng)?shù)募寄苋ヒ脒@種類型的會議。一個在過程分析中沒有受過訓(xùn)練的團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者,可能使團(tuán)隊關(guān)系變得更壞。

        七、增加相互合作的激勵

        基于個人績效的獎勵將鼓勵團(tuán)隊成員相互競爭,而基于團(tuán)體績效的獎勵則鼓勵合作。增強團(tuán)結(jié)和團(tuán)隊認(rèn)同的一個方法是強調(diào)正式的激勵,如基于團(tuán)隊績效的獎勵。另一個方法是使用自發(fā)的、非正式的獎勵,強調(diào)服務(wù)于團(tuán)隊的重要性。例如,在團(tuán)隊完成一項困難的任務(wù)之后,尤其是超時或加班工作之后,就給成員額外的休假;在達(dá)成重要的目標(biāo)之后,為團(tuán)隊成員和他們的家庭舉行一個特別的慶賀晚會等。

        高效團(tuán)隊的高效領(lǐng)導(dǎo)

        上述內(nèi)容,都是為了幫助大家理解和分析團(tuán)隊的運作方式及對績效的影響因素,其目的是幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好地管理團(tuán)隊。在這里,我們提出一些具體的行動指南,來幫助大家當(dāng)好一個團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)。

        第一,要管理好一個團(tuán)隊,首先要管理好自己。

        要成為一個優(yōu)秀團(tuán)隊的管理者,自己要在各方面努力做到最好,成為團(tuán)隊的榜樣,把自己優(yōu)良的工作作風(fēng)帶到團(tuán)隊中,影響團(tuán)隊中的每一位成員,要有海闊天空的胸襟,用真誠去打動每一個成員。

        第二,要在團(tuán)隊中做好培訓(xùn)工作。

        要把公司的文化和核心價值觀、自己的特長、在實際工作中的經(jīng)驗傳授給團(tuán)隊中的每一個成員。我們尤其要指出培訓(xùn)和培養(yǎng)團(tuán)隊精英的重要性。團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)要成為一個教練,指導(dǎo)團(tuán)隊的成員,讓團(tuán)隊的精英承擔(dān)更多的工作,同時也發(fā)揮更大的作用,并且成長為團(tuán)隊的主力。

        第三,要讓每個成員明白團(tuán)隊工作的目標(biāo),掌握如何高效率完成工作目標(biāo)的方法。

        換句話說,給團(tuán)隊成員設(shè)定清晰的目標(biāo)和任務(wù),這將直接影響到團(tuán)隊的績效和結(jié)果。

        第四,靈活授權(quán)。

        隨著團(tuán)隊的建設(shè)和發(fā)展,管理者要通過授權(quán)讓團(tuán)隊成員分擔(dān)責(zé)任,使團(tuán)隊成員更多地參與團(tuán)隊的決策過程,允許個人或小組以自己的更靈活的方式開展工作。靈活授權(quán)顯示了管理者對團(tuán)隊成員的信任,也給了團(tuán)隊成員學(xué)習(xí)與成長的空間。同時,要積極地引導(dǎo)團(tuán)隊成員調(diào)整心態(tài),準(zhǔn)確進(jìn)行角色定位和責(zé)任分工,充分發(fā)揮團(tuán)隊成員各自的作用。

        第五,充分發(fā)揮團(tuán)隊的凝聚力。

        團(tuán)隊凝聚力是無形的精神力量,是將一個團(tuán)隊的所有成員緊密地聯(lián)系在一起的看不見的紐帶。團(tuán)隊的凝聚力來自于團(tuán)隊成員自覺的內(nèi)心動力,來自于共同的價值觀,是團(tuán)隊精神的最高體現(xiàn)。

        第六,做好團(tuán)隊的幕后總指揮。

        團(tuán)隊成員在工作中肯定會遇到各種自己無法應(yīng)付的問題,作為管理者,最重要的職責(zé)就是做好指揮工作,要和成員形成良好的溝通,培養(yǎng)成員在工作中出現(xiàn)什么問題都能及時匯報溝通的工作習(xí)慣。管理者通過個人的工作經(jīng)驗、閱歷以及和上級的溝通,給出現(xiàn)問題的員工一個最好的解決方法,處理好工作問題。

        第七,協(xié)調(diào)好與上層的關(guān)系。

        管理者要把上層的任務(wù)和思想傳達(dá)給自己的每一位成員,讓團(tuán)隊至上而下達(dá)到良好的協(xié)調(diào),圓滿實現(xiàn)公司的目標(biāo)。

        課程鏈接

        本文為《組織中的領(lǐng)導(dǎo)行為》課程的一部分,該課程介紹了國內(nèi)外主要領(lǐng)導(dǎo)理論的內(nèi)容及應(yīng)用實例,包括領(lǐng)導(dǎo)行為理論、領(lǐng)導(dǎo)權(quán)變理論、魅力型領(lǐng)導(dǎo)與變革型領(lǐng)導(dǎo)理論等,結(jié)合團(tuán)隊建設(shè)、戰(zhàn)略型領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容,深入探討了領(lǐng)導(dǎo)者如何應(yīng)用相關(guān)的理論,結(jié)合自己的管理實踐,提升自己的領(lǐng)導(dǎo)水平,提高領(lǐng)導(dǎo)的有效性。

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