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        加強服務(wù)功能提高學(xué)校檔案管理水平

        2009-06-05 03:59:50李春燕
        新媒體研究 2009年9期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        李春燕

        [摘要]從學(xué)校檔案管理、分類、服務(wù)渠道角度,就學(xué)校檔案管理的收集、整理、利用實行科學(xué)管理,進行探索,從實踐的角度提出學(xué)校檔案管理的思路。

        [關(guān)鍵詞]檔案管理 服務(wù)機制 服務(wù)渠道

        中圖分類號:G47文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0420182-01

        檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分,是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作,是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案工作,無論在總結(jié)教育工作經(jīng)驗,探索,掌握教育工作規(guī)律方面,還是在維護學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員合法權(quán)益方面,都具有不可估量的作用。尤其在高等教育競爭越來越激烈的今天,檔案在擴大學(xué)校影響力和知名度,爭創(chuàng)教育品牌,促進學(xué)校發(fā)展,推進社會文明建設(shè)等方面具有不容忽視的作用。

        學(xué)校檔案是學(xué)校各項日常工作中形成的第一手資料,經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的,是學(xué)校開展各項工作的見證,是反映學(xué)校歷史的真實資料。內(nèi)容主要有兩大板塊,一塊是黨政機關(guān)行政工作檔案,一塊是教學(xué)科研檔案。囊括了上級有關(guān)文件、學(xué)校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個方面,檔案工作的根本目的在于利用,在于通過認真收集保存好第一手資料,為學(xué)校做好詳實的歷史記錄,積極開發(fā)利用檔案資源,為學(xué)校各項工作提供更加便捷的服務(wù)。具體來說,要從以下幾個基本方面體現(xiàn)檔案的價值和服務(wù)功能:

        一、強化服務(wù)功能,創(chuàng)新服務(wù)機制

        1.為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)?,F(xiàn)代管理的實踐證明,科學(xué)的決策和管理離不開信息。學(xué)校的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓,記錄著廣大教職工工作和活動的方方面面,反映著學(xué)校事業(yè)發(fā)展的歷史過程??茖W(xué)合理開發(fā)教學(xué)檔案資源,不僅可以為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持,也可以把握發(fā)展趨勢,為深化教育教學(xué)改革、強化內(nèi)部管理、提高辦學(xué)效益等提供參考資料,為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)。

        2.為教學(xué)科研服務(wù)。檔案信息的分享性為實現(xiàn)教學(xué)科研信息資源的共享提供了平臺。特別是在信息革命的背景下,借助多媒體技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù),對教學(xué)科研檔案信息進行深層開發(fā),把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來,轉(zhuǎn)換成新的載體形式,將會進一步擴大教學(xué)科研檔案信息的共享面,使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的教學(xué)檔案信息,實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的充分共享,從而極大地提高教學(xué)檔案信息的服務(wù)功能。

        3.為各類咨詢查證服務(wù)。憑依檔案資料的權(quán)威性,本著對歷史負責(zé)、對學(xué)校負責(zé)、對廣大教職工負責(zé)的原則,在管理要求范圍內(nèi),通過查詢有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料,為師生和社會有關(guān)方面提供服務(wù)。如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢,畢業(yè)生學(xué)籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

        就學(xué)校檔案的服務(wù)功能而言,還可根據(jù)服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式的不同,從不同角度進行具體闡釋。但不管怎樣,都要求學(xué)校檔案工作要積極適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,不僅要強化對服務(wù)功能的認識,還要在進一步完善和提高服務(wù)功能,不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用上下功夫。要緊緊抓住“利用”這重要環(huán)節(jié),圍繞學(xué)校中心工作,創(chuàng)新服務(wù)機制,積極進行檔案利用工作的探索,不斷提高檔案工作服務(wù)的及時性,針 對性和有效性。

        二、提高管理素質(zhì),拓寬服務(wù)渠道

        1.要轉(zhuǎn)變思想觀念。由于長期受檔案神秘的影響,大家對檔案資料的開發(fā)利用不同程度存在顧慮,重存、重保、輕用,從而制約了學(xué)校檔案服務(wù)功能有效發(fā)揮,學(xué)校有關(guān)方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想,更新觀念,與時俱進,充分認識新形勢對檔案工作的新要求,積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法,主動樹立服務(wù)意識,主動開發(fā)服務(wù)功能,努力為學(xué)??茖W(xué)決策服務(wù),為廣大師生員工服務(wù),為社會各界服務(wù)。

        2.要立足服務(wù)改革檔案管理方式。一是要著眼發(fā)揮服務(wù)功能,健全和完善檔案管理制度,對檔案的收集、整理、歸檔、利用實行科學(xué)管理,使之規(guī)范化、制度化。二要利用現(xiàn)代信息技術(shù),提升管理水平,依托學(xué)校信息化建設(shè),有重點、成體系、分步驟地開發(fā)利用計算機技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù),提高檔案信息服務(wù)水平或效率,著力改變信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。三要及時收集資料信息,適時編排歸檔。學(xué)校各部門資料信息繁雜,頭緒多,尤其是行政機關(guān)工作檔案和教學(xué)檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同,教學(xué)部門量大面寬,學(xué)術(shù)交流和專家教授講課的偶然性等,都要求檔案部門必須加強平時收集工作。

        3.要提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理素質(zhì)。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時,還必須要求檔案員,真正樹立“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實”的理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面要注重檔案人員的繼續(xù)教育,積極組織他們參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),著力選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備,提高管理水平,使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

        4.要加強信息匯總編研工作,改變過去那種看攤守業(yè)現(xiàn)狀,拓寬服務(wù)渠道,改善服務(wù)功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,積極主動地提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上, 通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式,有針對性地開展學(xué)校檔案編研工作,如編制《學(xué)校沿革》、《大事記匯編》、《教學(xué)科研成果匯編》、《專業(yè)技術(shù)職稱匯編》和專題文件資料索引、個人學(xué)術(shù)動態(tài)學(xué)術(shù)思想或部門的史料等,從而更好地提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

        5.強化檔案工作的條件保障。對照《高等學(xué)校檔案管理辦法》,要把檔案工作納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃當(dāng)中,認真開展調(diào)查研究,查找不足,規(guī)劃好學(xué)校檔案工作的未來,采取切實有效的措施,加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),加強檔案工作的隊伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為學(xué)校檔案工作的發(fā)展提供充分的條件保障。在此基礎(chǔ)上,建立完善檔案工作管理體制及組織機構(gòu),建立健全切實際的《學(xué)校檔案工作條例》、《查閱利用制度》等,從體制上暢通服務(wù)渠道,以便能全方位、多途徑、多角度地利用好學(xué)校檔案資源,強化檔案服務(wù)功能,為促進經(jīng)濟社會發(fā)展進步和社會和諧穩(wěn)定發(fā)揮自身不可替代的作用。

        參考文獻:

        [1]倪慧敏,高校檔案管理初探,檔案與建設(shè).

        [2]張燕,高校檔案管理的問題及對策.

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