吳雁平

摘要：本文以館藏密度、庫藏密度和庫館建筑面積比等指標(biāo)，對檔案館與圖書館空間利用效率進(jìn)行了定量對比分析。

關(guān)鍵詞：檔案館圖書館利用率比較研究

各級國家綜合檔案館與公共圖書館均屬于由公共財政供給的文化事業(yè)單位，在一定的館藏規(guī)模下，均應(yīng)當(dāng)合理使用館庫建筑空間，提高空間利用效率。本文首次運(yùn)用館藏密度、庫藏密度和庫館建筑面積比等指標(biāo)。對全國各級國家綜合檔案館與公共圖書館空間利用效率進(jìn)行了定量對比分析。

1與本研究有關(guān)的概念與指標(biāo)的界定。

1．1館藏密度。館藏密度是指一個檔案館或圖書館每平方米館舍面積容納的館藏數(shù)量。館藏密度：館藏量(卷、件、冊)／館舍面積(M²)。

1．2庫藏密度。庫藏密度是指一個檔案館或圖書館每平方米庫房面積容納的館藏數(shù)量。庫藏密度=館藏量(卷、件、冊)／庫房面積(M²)。

1．3庫館建筑面積比。庫館建筑面積比是指一個檔案館或圖書館庫房面積與館舍面積的比。庫館建筑面積比：庫房建筑面積／館舍建筑面積。

1．4除上述指標(biāo)外，本文采用的其他概念、指標(biāo)與《1991—2005年檔案館與圖書館若干總量指標(biāo)比較研究》(見《檔案管理》2008年2期第51—52頁)一文相同。

2館庫空間利用效率比較

2．1館庫建筑面積及館藏量(見表1)

表1中1997—2004年的數(shù)據(jù)出自(中國檔案年鑒)。由于一時無法獲得1991—1996年全國各級國家綜合檔案館庫房建筑面積的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，故根據(jù)全國各級國家綜合檔案館庫房建筑面積與各級國家綜合

3結(jié)論與分析

3．1結(jié)論

結(jié)論一：由表2、表3、表4可見，在館藏密度、庫藏密度兩個指標(biāo)上各年度檔案館均低于圖書館，而在庫館建筑面積比項上檔案館均高于圖書館，這表明檔案館庫房的總體空間利用效率低于圖書館，結(jié)論二：由表5可見，從“八五”到“十五”期間，在館藏密度均值、庫藏密度均值兩個指標(biāo)上檔案館呈現(xiàn)出逐步上升的趨勢，圖書館則呈現(xiàn)出下降趨勢，而在庫館建筑面積比均值項上檔案館與圖書館均顯現(xiàn)出下降趨勢。這表明檔案館的庫房空間利用效率呈提高趨勢。

3．2原因分析

造成檔案館的庫房空間利用效率低于圖書館的原因有如下三點(diǎn)：

一是目前以卷為主的館藏檔案的物理尺寸大于多數(shù)圖書的物理尺寸。

二是實際占用部分館庫建筑面積的館藏資料數(shù)沒有統(tǒng)計在館藏數(shù)內(nèi)。從筆者了解的情況看，館藏資料數(shù)約為館藏檔案數(shù)的10％～20％，那么即便是加上這10％～20％的館藏資料，檔案館的總體空間利用效率仍低于圖書館。這也不是影響檔案館的總體空間利用效率的關(guān)鍵要素。

三是預(yù)留空間不合理。預(yù)留空間是指檔案館的館藏檔案排架中，一般都要在一個現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案構(gòu)成的全宗后面留有一定空位，為的是為以后進(jìn)館檔案存放，以便使一個現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案構(gòu)成的全宗能夠集中在一起保管，保持其檔案的聯(lián)系。就筆者了解的情況看，不少檔案館預(yù)留空間占庫容最少有總庫容的1/4到1/5。即便到了建館初的預(yù)期設(shè)計年限，仍然有相當(dāng)數(shù)量預(yù)留空間閑置。造成這種現(xiàn)象的原因：一是預(yù)留空間的測算本來就是無法精確估算：二是為了保證預(yù)留空間夠用，在計算預(yù)留空間時我們往往盡可能地“高估寬算”。庫容問題一直是檔案館面臨的難題，一方面總體上講庫容不夠用，另一方面每個庫房又從來沒有“齊裝滿員”過，整個檔案館就像是個“架子師”。這其實是一種資源浪費(fèi)，這種浪費(fèi)對資源相對匱乏的檔案部門來說確實值得注意。因此，合理預(yù)留空間是提高檔案館的總體空間利用率的關(guān)鍵。