張 真

摘要教務(wù)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的一員,教務(wù)秘書的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)修養(yǎng)直接影響著教學(xué)管理的實(shí)施,從而直接或是間接的影響到教學(xué)質(zhì)量。本文介紹了教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的現(xiàn)狀及存在的問題,分析了教學(xué)秘書應(yīng)具備的綜合素質(zhì),并結(jié)合實(shí)際闡述了如何改進(jìn)和提高教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的措施,希望能起到拋磚引玉的效果。

關(guān)鍵詞教學(xué)秘書 素質(zhì) 教學(xué)管理 高校

中圖分類號(hào):G645文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

“教學(xué)是立校之本,科研是強(qiáng)校之路”,教學(xué)工作是高校重中之重的工作。教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作的好壞,進(jìn)而影響高校的根本任務(wù)——人才培養(yǎng),而教學(xué)秘書崗位正是保證學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)管理制度順利實(shí)施和正常開展教學(xué)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié),也是聯(lián)系學(xué)生、教師和學(xué)院教學(xué)管理職能部門的橋梁和紐帶。

隨著我國高等學(xué)校合并、擴(kuò)招等改革工作的不斷深入,我國許多高校的辦學(xué)規(guī)模都不同程度地?cái)U(kuò)大,為了適應(yīng)新形勢(shì)下教學(xué)管理工作的需要,目前大多數(shù)高校普遍實(shí)行的校、院二級(jí)教學(xué)管理,對(duì)教學(xué)秘書的工作賦予了管理性和服務(wù)性的雙重特性,對(duì)教學(xué)秘書的素質(zhì)也提出了新的要求與挑戰(zhàn)。因此,要適應(yīng)新時(shí)期高等教育事業(yè)發(fā)展的需要,結(jié)合現(xiàn)狀全面培養(yǎng)教學(xué)秘書的綜合素質(zhì),提高教學(xué)管理工作的實(shí)效,這對(duì)高校的教學(xué)質(zhì)量都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 教學(xué)秘書的現(xiàn)狀及存在問題

目前,教學(xué)秘書整體素質(zhì)已有很大程度的提高,但教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)于高校教學(xué)科研隊(duì)伍建設(shè)的速度、質(zhì)量以及高校的發(fā)展要求而言,還存在著較大的差距和較多的問題。主要有以下三個(gè)方面:

1.1 工作不受重視

教學(xué)秘書工作處于為教學(xué)服務(wù)的輔助地位,在一些人眼里,教學(xué)秘書是被動(dòng)的操作者、執(zhí)行者,從事的是簡單的重復(fù)勞動(dòng),沒有“技術(shù)”含量。這種偏見,直接導(dǎo)致教學(xué)秘書的整體地位在高校中長期處于低下的狀態(tài),進(jìn)而造成他(她)們的工作能力和價(jià)值難以得到顯現(xiàn)和發(fā)揮,自身認(rèn)可度和工作積極性的降低,不可避免地成為教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的瓶頸。

1.2 管理水平不高

目前對(duì)教學(xué)秘書人員選擇上要求不嚴(yán)格,條件不統(tǒng)一,造成了教學(xué)秘書隊(duì)伍人員良莠不齊,其總體文化層次較低、能力不強(qiáng),缺乏科學(xué)管理意識(shí);又因?yàn)榻虒W(xué)管理工作多是日常性、事務(wù)性的工作。在長期工作中,教學(xué)秘書已形成了按慣例、按領(lǐng)導(dǎo)指示做事的習(xí)慣,嚴(yán)重缺乏積極創(chuàng)新意識(shí),結(jié)果教務(wù)工作只能停留在傳統(tǒng)型、事務(wù)型的管理水平上,不具備開拓能力。

1.3 穩(wěn)定性差

教學(xué)秘書的培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)少、晉升機(jī)會(huì)少、大多默默無聞地工作,缺乏獲得專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)的機(jī)會(huì),致使在晉級(jí)、評(píng)職稱時(shí)處于劣勢(shì),因此在教學(xué)管理工作中作出顯著成績的基層教學(xué)管理工作者待遇偏低,難以穩(wěn)定基層教學(xué)管理隊(duì)伍。

2 教學(xué)秘書應(yīng)具備的綜合素質(zhì)

高校教學(xué)管理的規(guī)范有序、科學(xué)高效與一支精干的教務(wù)秘書隊(duì)伍是分不開的。在以信息化為主題的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢(shì),具備堅(jiān)定的政治立場和良好的職業(yè)素質(zhì)以及過硬的業(yè)務(wù)能力是對(duì)教務(wù)秘書最根本的要求。

2.1 過硬的政治素質(zhì)

思想政治素質(zhì)是人的綜合素質(zhì)的核心與靈魂,決定著其他素質(zhì)的價(jià)值和動(dòng)力方向。目前,各高校從事教學(xué)秘書工作的人員素質(zhì)高低不一,在一定程度上影響了高校科學(xué)管理水平的提高和學(xué)校上規(guī)模、上檔次的發(fā)展要求。

2.2 健康的心理素質(zhì)

在工作中,教學(xué)秘書主要處于配角和服務(wù)性的地位,取得的工作成績主要體現(xiàn)為教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),不一定會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)和別人的關(guān)注,更難得到及時(shí)的表揚(yáng)和肯定,但如果工作中稍有疏忽,則可能影響到諸多方面,甚至導(dǎo)致教學(xué)事故,并很快遭到來自多方面的誤解、埋怨和批評(píng)。如果教學(xué)秘書沒有高尚的思想境界、良好健康的心理素質(zhì)就難以勝任這項(xiàng)工作,如果沒有良好的敬業(yè)精神和奉獻(xiàn)精神,就不能擔(dān)當(dāng)這一重任。

2.3 較高的專業(yè)知識(shí)素質(zhì)

教學(xué)管理工作也是一門科學(xué)性很強(qiáng)的工作,教學(xué)管理者必須具備綜合業(yè)務(wù)知識(shí),最好能掌握管理專業(yè)知識(shí)與相關(guān)專業(yè)知識(shí)體系,才能對(duì)所從事的工作性質(zhì)、內(nèi)容、范圍和要求有明確的認(rèn)識(shí),并運(yùn)用科學(xué)的管理方法使管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。因此,教學(xué)秘書應(yīng)該盡可能地多學(xué)習(xí)一些管理專業(yè)知識(shí),例如教育學(xué)、教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、管理心理學(xué)、甚至社會(huì)學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識(shí),不斷提高教學(xué)管理的理論水平。一個(gè)具有相關(guān)知識(shí)素養(yǎng)的教學(xué)秘書和一個(gè)只會(huì)機(jī)械執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示的教學(xué)秘書,其工作效率和成效,也是截然不同的。

2.4 多樣化的能力素質(zhì)

高校教學(xué)秘書管理工作的知識(shí)化、現(xiàn)代化和效能如何,還和他們運(yùn)用知識(shí)的能力有關(guān),即他們不但要有較寬泛的知識(shí)素質(zhì),而且還要有運(yùn)用知識(shí)解決問題的能力。具體而言包括:

(1)統(tǒng)籌管理能力。教學(xué)秘書工作的輔助地位決定了它的被動(dòng)性,作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和職能部門的助手,隨時(shí)隨地可能接到工作指示和任務(wù),如果來一個(gè)電話處理一件事,接一個(gè)文件安排一項(xiàng)工作,往往會(huì)陷于窮于應(yīng)付的尷尬局面。要能夠妥善安排,對(duì)學(xué)校紛繁的工作事務(wù)要力圖能夠駕馭,從中找出各學(xué)年各學(xué)期各時(shí)段的常規(guī)性事務(wù),事先制定工作計(jì)劃,主動(dòng)出擊且留有余地,在操控中才能游刃有余。對(duì)經(jīng)常性工作和突擊性工作以及臨時(shí)出現(xiàn)的工作能分清輕重緩急,頭緒多時(shí)在記事本上按照重急輕緩的原則,完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng),力求有條不紊,只有這樣,才不會(huì)有遺漏出現(xiàn)。

(2)應(yīng)變能力。碰到任務(wù)急工作量大的突擊性工作,要求快速作出反應(yīng),在短時(shí)間內(nèi)完成交辦的工作,這就要調(diào)動(dòng)平時(shí)工作中的各種信息資料,同時(shí)須憑工作經(jīng)驗(yàn)、對(duì)工作任務(wù)熟悉程度的積累來完成。要注意在平時(shí)的工作中不斷積累可能有用的個(gè)人信息資料并加以妥善有序的保管,對(duì)教學(xué)管理業(yè)務(wù)要盡可能熟知,這樣碰到突擊性任務(wù)才能從容應(yīng)對(duì),遇事不慌。把平時(shí)做好日常工作作為突擊性工作的基礎(chǔ),只有平時(shí)踏踏實(shí)實(shí),勤勤懇懇地工作,才能辦事渠道暢通創(chuàng)造條件。

(3)溝通協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書經(jīng)常需要與教學(xué)職能部門和院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生打交道,只有和他人保持良好的溝通,才能得到理解與支持。高校教學(xué)大量工作的順利完成都得益于方方面面人員的共同努力,因此,教學(xué)秘書要正確認(rèn)識(shí)并承擔(dān)好自己的崗位角色,學(xué)會(huì)在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào),在協(xié)調(diào)中做到到位不越位,參與不干預(yù),出謀不決策,擺正自己的角色位置,在與人協(xié)作共事處理問題時(shí)要從多角度考慮,和諧地處理好和上級(jí)部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的關(guān)系。

(4)現(xiàn)代化管理技能。 需要強(qiáng)調(diào)的是,教學(xué)秘書必須能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理,應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理。這不但能使工作效率和水準(zhǔn)得到提高,而且也能減輕管理中的部分工作量,也為師生和各級(jí)教學(xué)管理部門提供了快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

(5)寫作和語言表達(dá)能力。教學(xué)秘書經(jīng)常要根據(jù)教學(xué)中的實(shí)際情況擬寫一些教學(xué)文書,如教學(xué)通知、申請(qǐng)報(bào)告等,在處理工作中需與對(duì)方反復(fù)磋商,下情上達(dá)、上情下達(dá),解釋原因等,這都需要較強(qiáng)的書面和語言表達(dá)能力,要求能夠行文流暢,表達(dá)得體,言簡意賅。

2.5 創(chuàng)新素質(zhì)

教學(xué)秘書工作同其他工作一樣,也有創(chuàng)新問題,教學(xué)秘書人員要在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,積極開動(dòng)腦筋,對(duì)工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作方法有自己獨(dú)立的思想和語言。教學(xué)管理活動(dòng)過程中,常常會(huì)出現(xiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)向教學(xué)秘書征詢教學(xué)工作安排的意見和建議,此時(shí),教學(xué)秘書提出的建議既要能明確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的想法、意圖,又要有新觀點(diǎn)、新建議,敢于突破領(lǐng)導(dǎo)思維的方框,使建議有新意、有創(chuàng)新,進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策。

3 提高教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的措施

3.1 提高對(duì)教學(xué)秘書工作的重視度

學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分肯定教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理中的地位和作用,提高教學(xué)秘書的待遇,包括經(jīng)濟(jì)待遇和行政待遇:一方面,提高教學(xué)秘書的工資、津貼水平;學(xué)校應(yīng)意識(shí)到教學(xué)秘書需要面對(duì)師生、領(lǐng)導(dǎo)等多方面壓力,工作辛苦而繁瑣。另一方面,建立合理的干部聘任、選拔制度,給予教學(xué)秘書一定的提升機(jī)會(huì)。將教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)等同于師資隊(duì)伍建設(shè)來對(duì)待,鼓勵(lì)教學(xué)秘書深入教學(xué)第一線,積極開展教學(xué)研究。

3.2 提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

搞好教學(xué)管理是提高高校教育教學(xué)質(zhì)量的保證,也是做好服務(wù)育人的重要一環(huán)。在教學(xué)秘書的教育、培養(yǎng)、穩(wěn)定等方面下功夫,在教學(xué)秘書的配備、使用、培訓(xùn)、晉升、待遇等方面制定相應(yīng)的政策和措施,為教學(xué)管理工作創(chuàng)造良好的氛圍,使教學(xué)秘書努力有方向,工作有奔頭。重視建設(shè)教學(xué)管理隊(duì)伍,制定統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)劃和計(jì)劃,把學(xué)歷高、思想素質(zhì)好、敬業(yè)奉獻(xiàn)、年富力強(qiáng),對(duì)自己要求嚴(yán)格的人員充實(shí)到教學(xué)管理崗位上,努力建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)較高、富有活力、勇于創(chuàng)新的高水平教學(xué)管理隊(duì)伍。

3.3 提供培訓(xùn)和與同仁交流的機(jī)會(huì)

在不影響正常工作的情況下,可以組織教務(wù)秘書集中學(xué)習(xí),比如教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的學(xué)習(xí)、教學(xué)系統(tǒng)軟件的使用、學(xué)籍管理規(guī)定的實(shí)施等。也可以組織教務(wù)秘書到其他兄弟院校參觀學(xué)習(xí),交流經(jīng)驗(yàn),取長補(bǔ)短。若有條件亦可邀請(qǐng)知名的教育專家來學(xué)校講學(xué),這樣可以使教務(wù)秘書開拓眼界,活躍思想,有利于他們改變舊的管理理念,總結(jié)出新穎的符合學(xué)校實(shí)際的管理方法。

3.4 積極開展自主學(xué)習(xí),注重自身能力素質(zhì)的培養(yǎng)

教學(xué)管理工作的管理性和服務(wù)性都要求教學(xué)秘書應(yīng)具備綜合素質(zhì)與能力。作為教學(xué)活動(dòng)的組織者和管理者之一,教學(xué)秘書須自覺學(xué)習(xí)政治理論知識(shí),提高政治素養(yǎng),樹立正確的人生觀和價(jià)值觀。在實(shí)踐中,逐漸探索教學(xué)管理的新思路,提高管理的效率和水平。

4 結(jié)束語

教學(xué)管理工作是學(xué)校教育教學(xué)工作的有機(jī)組成部分,是教育教學(xué)順利進(jìn)行的保證。教學(xué)管理崗位是奉獻(xiàn)的崗位,也是大有作為的崗位。教學(xué)秘書是專業(yè)人員,是服務(wù)者,也是指導(dǎo)者,執(zhí)行者。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)管理工作,認(rèn)真選拔、積極支持和培養(yǎng)他們;高等教育事業(yè)的發(fā)展和深入,教學(xué)管理工作的復(fù)雜和特殊,對(duì)教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)要求也越來越高,教學(xué)秘書必須認(rèn)識(shí)到自身的不足,正確處理好工作與學(xué)習(xí)的關(guān)系,加強(qiáng)文化積累、自我努力、自我升華,使自己的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力得到進(jìn)一步提高。只有這樣,才能建立起一支優(yōu)秀的高校教學(xué)管理隊(duì)伍,為深化教學(xué)管理改革、提高教學(xué)及其管理質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),為國家培養(yǎng)更多更好的人才。

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