郭煥平

[摘要]職業(yè)中學(xué)教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分,是學(xué)校結(jié)合本校實(shí)際,總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),推動(dòng)學(xué)校健康發(fā)展的寶貴史料。但目前職業(yè)中學(xué)檔案管理工作還存在一些困難和問(wèn)題。本文就進(jìn)一步加強(qiáng)職業(yè)中學(xué)檔案管理與利用提出幾點(diǎn)看法,以供學(xué)校檔案管理工作者參考。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案 管理 利用

職業(yè)中學(xué)教學(xué)檔案和其它學(xué)校一樣,是學(xué)校和廣大教師在學(xué)校管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有參考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等原始資料。主要包括學(xué)校綜合管理、學(xué)科建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教材、教科研等方面的文字材料和聲象載體。它不僅是學(xué)校教學(xué)管理方面整體工作的記錄,也是學(xué)校各項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),更是學(xué)校發(fā)展歷程的軌跡。因此,切實(shí)加強(qiáng)職業(yè)中學(xué)檔案管理工作對(duì)強(qiáng)化教學(xué)管理,推進(jìn)教學(xué)改革,提高教學(xué)質(zhì)量都有著極其重要的作用。

一、職業(yè)中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

縱觀職業(yè)中學(xué)教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀,可以說(shuō)是喜憂參半。喜得是這一工作越來(lái)越得到了重視和加強(qiáng),憂的是還確實(shí)存在著一些不容忽視的困難和問(wèn)題:

1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前職業(yè)中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看,大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還較為膚淺,對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展和教育事業(yè)的促進(jìn)作用,總是認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門,檔案管理沒(méi)有必要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,也不可能要求得那么嚴(yán)格。

2.檔案管理人員缺乏,素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏,現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是職業(yè)中學(xué)檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題。有的學(xué)校檔案管理人員只有一個(gè)人,而且是臨時(shí)配備的;有的學(xué)校則未設(shè)專職檔案管理人員,一般由教導(dǎo)員兼任。即使配備了專職檔案管理人員,也認(rèn)為不是教學(xué)第一線的重要崗位,所配備的一些檔案管理人員既不是檔案專業(yè)出身,也未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗,不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。

3.檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前職業(yè)中學(xué)檔案館(室)的管理方式陳舊落后,有些還是手工作業(yè),多數(shù)是紙質(zhì)檔案,載體結(jié)構(gòu)單一。即使文件立卷歸檔后,檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工,如調(diào)整與編目。這種管理模式,致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)利用,查閱檔案也因管理方式落后,案卷調(diào)閱頻繁,而造成磨損嚴(yán)重,且檢索速度慢,查找準(zhǔn)確率低、查全率更低。

4.收集資料不夠完整

由于學(xué)校某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度,認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成果,屬于私有財(cái)產(chǎn),若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn),容易抹殺個(gè)人的成績(jī),并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣,還是自己保管放心、方便。

5.硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

雖然近年來(lái)國(guó)家大力發(fā)展職業(yè)教育,但有的學(xué)校不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,檔案材料隨處散放,造成極大隱患。

6.部門之間不協(xié)調(diào)

大部分學(xué)校認(rèn)為教學(xué)部門主要工作是教學(xué),至于檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門去做,因此在部門規(guī)劃和工作制度中,很少涉及到此方面,即使收集到部分移交的文件材料,可能因?yàn)槿狈y(tǒng)一的可執(zhí)行性標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致教學(xué)檔案管理、分類缺乏系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性。另一方面,檔案管理部門服務(wù)意識(shí)淡薄,檔案管理人員只在檔案室做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作,很少深入到教學(xué)部門,在教學(xué)檔案的收集方面,始終處于被動(dòng)地位,總是人家移交什么就接收什么,應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐和科研材料依然散失在個(gè)人手中,使教學(xué)檔案難以及時(shí)收集歸檔。

二、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策

在職業(yè)中學(xué)教學(xué)檔案管理工作中,如何改變目前存在的不良現(xiàn)狀,克服工作中存在的困難,改進(jìn)工作中的不足之處,加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢?筆者略談自己的幾點(diǎn)看法:

1.轉(zhuǎn)變思想觀念,提高全校教職工的檔案意識(shí)和對(duì)教學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

學(xué)校的教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié),教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平,研究教學(xué)及其管理規(guī)律,改進(jìn)教學(xué)方法,提高教學(xué)質(zhì)量,都有著十分重要的作用。因此,學(xué)校要切實(shí)重視教學(xué)檔案的重要性,除加強(qiáng)宣傳教學(xué)檔案的重要作用外,要求檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向教學(xué)等部門提出立檔范圍,定期到教學(xué)部門了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況,宣傳檔案業(yè)務(wù)知識(shí),積極參與教學(xué)管理,成為教學(xué)工作的信息咨詢部門。

2.檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)道德修養(yǎng),不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)就目前檔案管理人員的素質(zhì)而言,雖然相當(dāng)一部分同志經(jīng)過(guò)學(xué)校教育、自學(xué)考試、函授、檔案管理短期培訓(xùn),有了不同程度的提高,基本能勝任本職工作。

3.注重教學(xué)檔案的收集與積累,建立科學(xué)、規(guī)范的管理目標(biāo)和管理制度在教學(xué)檔案管理工作中,首先,要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn),建立一套適用于本校的教學(xué)檔案管理制度,隨時(shí)收集有價(jià)值的教學(xué)文件材料,通過(guò)直接開(kāi)放、專題性檔案匯編、編制教學(xué)參考資料等多種途徑,以指導(dǎo)和規(guī)范學(xué)校的教學(xué)檔案工作。其次,要建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò),確定各專、兼職檔案人員的崗位責(zé)任制。第三,要制定與目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的考核制度,做到獎(jiǎng)懲分明,不斷提高管理效能。

4.加大教學(xué)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用檔案的生命在于它的實(shí)用性。收集檔案的目的在于利用,如果不積極開(kāi)展檔案的利用工作,只是把它鎖在鐵柜里,成為“死檔案”,就失去了它的使用價(jià)值。因此,檔案管理人員要主動(dòng)參與管理活動(dòng),進(jìn)行調(diào)查研究,及時(shí)了解和掌握各部門教學(xué)活動(dòng)情況,主動(dòng)為教學(xué)工作服務(wù),為深化學(xué)校的各項(xiàng)改革提供信息。檔案人員要將那些教師需要解決教學(xué)方面的某些問(wèn)題或是領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題要作的決策等檔案材料及時(shí)提供給利用者;或?yàn)榧訌?qiáng)學(xué)校管理、推動(dòng)學(xué)校發(fā)展,把那些有關(guān)學(xué)校梯隊(duì)建設(shè)、試卷分析、專業(yè)評(píng)估、課程評(píng)估、教師業(yè)務(wù)、師資隊(duì)伍建設(shè)等資料,提供給管理者;或把各年度學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料及其愛(ài)好、特長(zhǎng)等提供給用人單位,使教學(xué)檔案服務(wù)于教學(xué)建設(shè),充分發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)有作用。

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