郭煥平

[摘要]職業(yè)中學(xué)教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分,是學(xué)校結(jié)合本校實際,總結(jié)過去的經(jīng)驗和教訓(xùn),推動學(xué)校健康發(fā)展的寶貴史料。但目前職業(yè)中學(xué)檔案管理工作還存在一些困難和問題。本文就進一步加強職業(yè)中學(xué)檔案管理與利用提出幾點看法,以供學(xué)校檔案管理工作者參考。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案 管理 利用

職業(yè)中學(xué)教學(xué)檔案和其它學(xué)校一樣,是學(xué)校和廣大教師在學(xué)校管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有參考和保存價值的各種文字、圖表、聲像等原始資料。主要包括學(xué)校綜合管理、學(xué)科建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實踐、畢業(yè)生工作、教材、教科研等方面的文字材料和聲象載體。它不僅是學(xué)校教學(xué)管理方面整體工作的記錄,也是學(xué)校各項工作經(jīng)驗的總結(jié),更是學(xué)校發(fā)展歷程的軌跡。因此,切實加強職業(yè)中學(xué)檔案管理工作對強化教學(xué)管理,推進教學(xué)改革,提高教學(xué)質(zhì)量都有著極其重要的作用。

一、職業(yè)中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

縱觀職業(yè)中學(xué)教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀,可以說是喜憂參半。喜得是這一工作越來越得到了重視和加強,憂的是還確實存在著一些不容忽視的困難和問題:

1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前職業(yè)中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看,大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識還較為膚淺,對加強檔案管理的重要性認(rèn)識不足,沒有意識到檔案對學(xué)校發(fā)展和教育事業(yè)的促進作用,總是認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門,檔案管理沒有必要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,也不可能要求得那么嚴(yán)格。

2.檔案管理人員缺乏,素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏,現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是職業(yè)中學(xué)檔案管理工作普遍存在的問題。有的學(xué)校檔案管理人員只有一個人,而且是臨時配備的;有的學(xué)校則未設(shè)專職檔案管理人員,一般由教導(dǎo)員兼任。即使配備了專職檔案管理人員,也認(rèn)為不是教學(xué)第一線的重要崗位,所配備的一些檔案管理人員既不是檔案專業(yè)出身,也未經(jīng)過培訓(xùn)就上崗,不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。

3.檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前職業(yè)中學(xué)檔案館(室)的管理方式陳舊落后,有些還是手工作業(yè),多數(shù)是紙質(zhì)檔案,載體結(jié)構(gòu)單一。即使文件立卷歸檔后,檔案工作人員還需對其進行加工,如調(diào)整與編目。這種管理模式,致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發(fā)利用,查閱檔案也因管理方式落后,案卷調(diào)閱頻繁,而造成磨損嚴(yán)重,且檢索速度慢,查找準(zhǔn)確率低、查全率更低。

4.收集資料不夠完整

由于學(xué)校某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度,認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果,屬于私有財產(chǎn),若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn),容易抹殺個人的成績,并且再利用時借用手續(xù)繁瑣,還是自己保管放心、方便。

5.硬件設(shè)施不達標(biāo)

雖然近年來國家大力發(fā)展職業(yè)教育,但有的學(xué)校不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,檔案材料隨處散放,造成極大隱患。

6.部門之間不協(xié)調(diào)

大部分學(xué)校認(rèn)為教學(xué)部門主要工作是教學(xué),至于檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門去做,因此在部門規(guī)劃和工作制度中,很少涉及到此方面,即使收集到部分移交的文件材料,可能因為缺乏統(tǒng)一的可執(zhí)行性標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致教學(xué)檔案管理、分類缺乏系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性。另一方面,檔案管理部門服務(wù)意識淡薄,檔案管理人員只在檔案室做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作,很少深入到教學(xué)部門,在教學(xué)檔案的收集方面,始終處于被動地位,總是人家移交什么就接收什么,應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實踐和科研材料依然散失在個人手中,使教學(xué)檔案難以及時收集歸檔。

二、加強教學(xué)檔案管理工作的幾點對策

在職業(yè)中學(xué)教學(xué)檔案管理工作中,如何改變目前存在的不良現(xiàn)狀,克服工作中存在的困難,改進工作中的不足之處,加強教學(xué)檔案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢?筆者略談自己的幾點看法:

1.轉(zhuǎn)變思想觀念,提高全校教職工的檔案意識和對教學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識

學(xué)校的教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié),教學(xué)檔案對于正確評估辦學(xué)水平,研究教學(xué)及其管理規(guī)律,改進教學(xué)方法,提高教學(xué)質(zhì)量,都有著十分重要的作用。因此,學(xué)校要切實重視教學(xué)檔案的重要性,除加強宣傳教學(xué)檔案的重要作用外,要求檔案管理人員應(yīng)及時向教學(xué)等部門提出立檔范圍,定期到教學(xué)部門了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況,宣傳檔案業(yè)務(wù)知識,積極參與教學(xué)管理,成為教學(xué)工作的信息咨詢部門。

2.檔案管理人員要加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)道德修養(yǎng),不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)就目前檔案管理人員的素質(zhì)而言,雖然相當(dāng)一部分同志經(jīng)過學(xué)校教育、自學(xué)考試、函授、檔案管理短期培訓(xùn),有了不同程度的提高,基本能勝任本職工作。

3.注重教學(xué)檔案的收集與積累,建立科學(xué)、規(guī)范的管理目標(biāo)和管理制度在教學(xué)檔案管理工作中,首先,要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn),建立一套適用于本校的教學(xué)檔案管理制度,隨時收集有價值的教學(xué)文件材料,通過直接開放、專題性檔案匯編、編制教學(xué)參考資料等多種途徑,以指導(dǎo)和規(guī)范學(xué)校的教學(xué)檔案工作。其次,要建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò),確定各專、兼職檔案人員的崗位責(zé)任制。第三,要制定與目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的考核制度,做到獎懲分明,不斷提高管理效能。

4.加大教學(xué)檔案資源的開發(fā)和利用檔案的生命在于它的實用性。收集檔案的目的在于利用,如果不積極開展檔案的利用工作,只是把它鎖在鐵柜里,成為“死檔案”,就失去了它的使用價值。因此,檔案管理人員要主動參與管理活動,進行調(diào)查研究,及時了解和掌握各部門教學(xué)活動情況,主動為教學(xué)工作服務(wù),為深化學(xué)校的各項改革提供信息。檔案人員要將那些教師需要解決教學(xué)方面的某些問題或是領(lǐng)導(dǎo)處理問題要作的決策等檔案材料及時提供給利用者;或為加強學(xué)校管理、推動學(xué)校發(fā)展,把那些有關(guān)學(xué)校梯隊建設(shè)、試卷分析、專業(yè)評估、課程評估、教師業(yè)務(wù)、師資隊伍建設(shè)等資料,提供給管理者;或把各年度學(xué)生成績總冊、學(xué)生獎勵、處分材料及其愛好、特長等提供給用人單位,使教學(xué)檔案服務(wù)于教學(xué)建設(shè),充分發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)有作用。

參考文獻:

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