[摘 要]隨著校園網(wǎng)在院校的普及，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育的要求，必須對現(xiàn)有管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化再造。優(yōu)化再造包括文化觀念的優(yōu)化再造，工作流程的優(yōu)化再造，組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化再造。同時(shí)，我們還應(yīng)該把優(yōu)化再造與院校整體改革結(jié)合起來，使優(yōu)化再造發(fā)揮更大的作用。

[關(guān)鍵詞]院校管理 業(yè)務(wù)流程 優(yōu)化再造

國家社會科學(xué)基金項(xiàng)目，編號：08GJ186-023

作者簡介：濮小金 (1951-) ，男，解放軍信息工程大學(xué)理學(xué)院教授 ，主要研究方向：信息化理論。

一、院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的涵義

業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，BPR），是由美國著名企業(yè)管理大師、原麻省理工學(xué)院教授邁.哈默于1990年提出來的，“它是指對企業(yè)的經(jīng)營過程做根本性的重新思考和徹底的翻新，以便使企業(yè)在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等重大特征上獲得根本性的改善，并強(qiáng)調(diào)通過充分利用信息技術(shù)使企業(yè)績效獲得巨大提高。其中，根本性、徹底性、戲劇性和流程是核心。”[1]由此可見，作為一種基于信息技術(shù)的、為更好滿足顧客需要服務(wù)的、企業(yè)組織的工作流程改進(jìn)的業(yè)務(wù)流程再造，它突破了傳統(tǒng)勞動(dòng)分工理論思想體系，強(qiáng)調(diào)以流程為導(dǎo)向，使企業(yè)最大限度地適應(yīng)以顧客、競爭、變革為特征的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營環(huán)境，以這種思想重新設(shè)計(jì)的企業(yè)組織不僅可以帶來組織結(jié)構(gòu)扁平化和組織機(jī)構(gòu)精簡的結(jié)果，而且可為企業(yè)組織的根本性改造提供一個(gè)新的突破。

所謂校園業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造，是指依托校園網(wǎng)，運(yùn)用現(xiàn)代管理學(xué)思想、經(jīng)濟(jì)學(xué)的市場機(jī)制原理和現(xiàn)代化的技術(shù)，把院校的工作流程進(jìn)行根本性的、徹底的重新設(shè)計(jì)，使院校的行政成本、公共物品及支出、服務(wù)質(zhì)量、效能與效率都具有可量化的苛刻標(biāo)準(zhǔn)，最終達(dá)到院校行為、業(yè)務(wù)流程的革命性變化。

校園網(wǎng)是院校機(jī)關(guān)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理和辦公，為受教育者提供信息化服務(wù)的一種工具。校園網(wǎng)的建設(shè)不僅能夠改進(jìn)院校的服務(wù)水平，而且為改變傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程提供了機(jī)遇和條件?！熬W(wǎng)絡(luò)化辦公要求機(jī)關(guān)各職能部門打破固有的工作模式，為同一個(gè)公務(wù)協(xié)同工作?！盵2]這樣做，要求院校的業(yè)務(wù)流程根據(jù)校園網(wǎng)運(yùn)作的內(nèi)在機(jī)理進(jìn)行有目的、有組織地優(yōu)化和再造。傳統(tǒng)院校業(yè)務(wù)流程的工作機(jī)制、工作方法、工作思路甚至部門的設(shè)置等都將發(fā)生深刻的變革。

在校園網(wǎng)環(huán)境下的行政流程優(yōu)化再造，以受教育者需求和輸入各種公共信息為起點(diǎn)，以創(chuàng)造出對受教育者有價(jià)值的“產(chǎn)品”或服務(wù)為終點(diǎn)，以受教育者滿意為目標(biāo)，它有兩個(gè)基本特征：一是面向受教育者，以事務(wù)為中心。二是跨越職能部門、所屬單位的現(xiàn)有邊界。

二、院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的基本內(nèi)容

（一）工作流程的優(yōu)化再造

1．合理界定業(yè)務(wù)流程邊界，約束院校行政行為，是院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的前提。業(yè)務(wù)流程的邊界定位主要是界定業(yè)務(wù)流程的起始邊界的空間范圍。業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)是院校管理問題，終點(diǎn)是院校管理問題的解決。業(yè)務(wù)流程的空間邊界是院校管理活動(dòng)，作為院校行政權(quán)力與行政職能作用于教學(xué)和學(xué)生的公共行政活動(dòng)，院校行政行為應(yīng)該在此范圍內(nèi)活動(dòng)，凡是超越邊界的行政行為都是不允許的和非法的，也是無效的。合理界定業(yè)務(wù)流程邊界，可以明確院校的行政行為范圍，凡屬于行政流程以外的作業(yè)，都不屬于院校的行政行為。合理界定業(yè)務(wù)流程邊界，可以使院校行政行為規(guī)范化，即根據(jù)院校各項(xiàng)職能的性質(zhì)、目標(biāo)及其作業(yè)流程規(guī)律，進(jìn)行優(yōu)化整合，確定行政行為的基本路徑，設(shè)置相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。

2．構(gòu)造有序、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，排除非業(yè)務(wù)流程行為，是院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的重要任務(wù)。業(yè)務(wù)流程是完成行政目標(biāo)的全過程，這一過程由諸多工作環(huán)節(jié)和步驟組成，每一工作環(huán)節(jié)（次級流程）都有一定的指向和順序，其過程有較強(qiáng)的邏輯性。如果違背這一流程邏輯，非業(yè)務(wù)流程行為就會產(chǎn)生，行政行為就會走樣，行政目標(biāo)就難以有效完成。但這決不是說，這一業(yè)務(wù)流程內(nèi)的每一工作環(huán)節(jié)和步驟都是固定不變的，當(dāng)內(nèi)外環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，流程內(nèi)的工作環(huán)節(jié)和步驟也會變化，只不過這些變化不能影響其先后順序和整個(gè)流程的內(nèi)在邏輯罷了。

3．設(shè)計(jì)合理的業(yè)務(wù)流程構(gòu)造，推進(jìn)院校職能的轉(zhuǎn)變，是院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的中心工作。業(yè)務(wù)流程構(gòu)造是院校行政流程之間的比例關(guān)系與結(jié)構(gòu)。每一層級基本業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)都由縱向和橫向兩方面構(gòu)造組成?？v向流程更多的是以院校行政指揮為主的流程，它有自己的流程結(jié)構(gòu)，而橫向流程更多的是各職能部門作業(yè)性流程，它也有自己的流程結(jié)構(gòu)，縱向流程和橫向流程交錯(cuò)構(gòu)造，組成業(yè)務(wù)流程的基本結(jié)構(gòu)?！皺M向流程作業(yè)的有序展開受到縱向行政管理流程的指揮和控制，但橫向作業(yè)流程的內(nèi)在邏輯關(guān)系又是縱向行政指揮時(shí)不得不注意和慎重對待的問題，否則就有可能導(dǎo)致外行指揮內(nèi)行，從而規(guī)定了縱向行政管理流程的基本路徑和工作環(huán)節(jié)的確定?！盵3]由此可以看出，業(yè)務(wù)流程基本結(jié)構(gòu)與院校機(jī)構(gòu)及其職能顯然有密切聯(lián)系，院校職能的轉(zhuǎn)變離不開院校的行政流程的重構(gòu)。

4．以信息化整合業(yè)務(wù)流程，防止人為干擾，是院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的基礎(chǔ)。高效精干的業(yè)務(wù)流程是以信息化來支撐的?？茖W(xué)技術(shù)和現(xiàn)代資訊把原來若干個(gè)管理環(huán)節(jié)、若干個(gè)流程作業(yè)線加以重新整合。專業(yè)化程度的提高，使原本“萬金油”式的行政職能變得清晰而可以相對劃定邊界，交由合適的部門和人員來完成，從而更快、更省、更有效地完成工作任務(wù)。此外現(xiàn)代科技和資訊還將提高業(yè)務(wù)流程信息傳輸?shù)钠焚|(zhì)，有利于提高行政決策的質(zhì)量，也會提高業(yè)務(wù)流程的規(guī)范程度，防止行政行為的人為干擾，提高行政控制水平。

5．以法制化保障業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)的順暢，防止行政行為失控，是院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的保證。經(jīng)過重新整合改造后的業(yè)務(wù)流程要得以順利進(jìn)行，必須以法制來規(guī)范和保障。一是流程本身需要法律和制度來保障，以嚴(yán)格規(guī)范的程序法保證其指向正確和路徑、步驟的通暢。二是院校及其職能部門在業(yè)務(wù)流程中的具體行政行為，也要以實(shí)體法來規(guī)范其權(quán)力和義務(wù)，依法行政。

（二）組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化再造

傳統(tǒng)的院校組織結(jié)構(gòu)是呈金字塔式的，中間環(huán)節(jié)眾多，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)臃腫，信息流、資金流、物流等在最高層與最底層間流動(dòng)緩慢，且增加了傳遞成本，對于院校管理部門而言，這樣的金字塔式結(jié)構(gòu)往往使傳遞中的信息流發(fā)生偏差。而院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造，要求院校的組織結(jié)構(gòu)趨于扁平化，使最高層與最底層之間可實(shí)現(xiàn)直接溝通，免去繁冗的中間環(huán)節(jié)，加快信息流的傳遞，同時(shí)大大降低運(yùn)作成本。因此，必須進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的再造，縮減中間管理層，增寬管理幅度，促進(jìn)院校信息化建設(shè)。

（三）文化觀念再造

院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造牽涉面很廣，各個(gè)部門的利益將再分配，工作人員已有的利益將受到威脅，院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造必然會遭到各方面的抵制，因此，觀念再造非常必要。觀念再造的目的是讓院校工作人員了解業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的意義，明確業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的重要性。觀念再造，要求工作人員對以往心中熟視無睹的流程模式和運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行重新思考；要求工作人員徹底擺脫頭腦中的舊框框，重新認(rèn)識全新的業(yè)務(wù)流程及相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制。為此要做好以下三方面的工作。

1．要克服管理人員的官僚習(xí)性和僵化的文化，營造積極創(chuàng)新的思維和態(tài)度，服務(wù)于受教育者的行政管理文化氛圍。

2．要積極倡導(dǎo)學(xué)習(xí)，增進(jìn)能力，加強(qiáng)院校管理人員專業(yè)化技能的培養(yǎng)，包括：執(zhí)行業(yè)務(wù)所需的工作技能，業(yè)務(wù)規(guī)劃和變革所需要的專業(yè)性知識，以及提供多元化自我學(xué)習(xí)和進(jìn)修機(jī)會，建立起學(xué)習(xí)型的院校管理文化。

3．要注意文化轉(zhuǎn)型的漸進(jìn)性，在漸進(jìn)中實(shí)現(xiàn)突破。院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和再造，必然會涉及院校組織結(jié)構(gòu)、工作方式，甚至是權(quán)力的再分配，因此，業(yè)務(wù)流程的再造必須以一種漸進(jìn)的，逐步優(yōu)化的方式進(jìn)行，每一步都要抓住機(jī)遇，既要善于局部突破，又要注意整體推進(jìn)。

三、院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造應(yīng)注意的問題

（一）院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造必須凸顯以人為本的管理理念

院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造，不僅僅是工作方式的轉(zhuǎn)變，更是管理科學(xué)的革命。流程再造后，原來由多個(gè)部門或?qū)I(yè)人員完成的工作任務(wù)，變成由一個(gè)人或幾個(gè)人組成的“流程小組”來完成，行政人員將獲得獨(dú)立解決問題的行動(dòng)自主權(quán)。“對行政人員的管理方式不是監(jiān)督、控制，更多是指導(dǎo)、幫助和支持，考核方式也由部門工作量的考核，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)小組為中心的績效考核?！盵5]由于新的工作流程對行政人員的綜合素質(zhì)和能力要求提高了，行政人員必須具備基于處理多項(xiàng)業(yè)務(wù)、協(xié)同作業(yè)、信息化集成管理等新流程所要求的知識和業(yè)務(wù)能力，因此，在管理過程中，必須突出以人為本的管理理念，包括對被管理者的人性化管理和對管理者本身的人性化管理，全面提升以人為本的管理水平。

（二）院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造必須與院校信息化建設(shè)同步進(jìn)行

信息技術(shù)是院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的“發(fā)動(dòng)機(jī)”，而院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造只能在信息技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上才能發(fā)揮效能。院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造就是建立在信息集成原則和信息化基礎(chǔ)上的組織再造。信息技術(shù)應(yīng)用的真正力量不僅僅是使以往的活動(dòng)做得更好，而是要突破原有的一些默認(rèn)和規(guī)定，創(chuàng)造出一種全新的組織結(jié)構(gòu)與工作方法，使院校組織的管理模式和服務(wù)質(zhì)量發(fā)生質(zhì)變，這也是院校行政組織再造的基礎(chǔ)所在。

（三）院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造必須進(jìn)行配套的體制改革

“利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)再造業(yè)務(wù)流程，不僅僅是工作流程的簡單轉(zhuǎn)換，還涉及行政組織的制度改革、行政組織的結(jié)構(gòu)調(diào)整、行政人員能力的提高以及行政組織文化的再造?！盵6]具體來說，院校管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的配套措施至少應(yīng)當(dāng)包括以下幾個(gè)方面。

1．轉(zhuǎn)變院校管理職能，將非教學(xué)科研的行政行為從原有的行政業(yè)務(wù)流程中剔除出去。

2．盡可能做到對現(xiàn)有行政組織和公共服務(wù)職能的集成化，并以法定化的方式明確行政業(yè)務(wù)流程的范圍與邊界。

3．根據(jù)優(yōu)化后的行政業(yè)務(wù)流程，調(diào)整、撤并不必要的行政部門，減少不必要的行政層級、裁減不必要的冗員，使行政組織結(jié)構(gòu)扁平化、精干化。

4．廢除不必要的規(guī)章制度和煩瑣的程序，簡化辦事手續(xù)，并對基層行政人員擴(kuò)大授權(quán)。

5．建立跨部門的流程管理機(jī)構(gòu)、配備強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)內(nèi)部的流程管理，明確其職責(zé)范圍，制定行政業(yè)務(wù)流程內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)則與各行政業(yè)務(wù)流程之間的關(guān)系規(guī)則，并以核心工作流程為中心，編制工作流程圖，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)圖。

6．建立溝通行政組織內(nèi)外的電子化信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，并通過技術(shù)維護(hù)確保流程管理信息系統(tǒng)的暢通性與安全性。

7．行政人員要轉(zhuǎn)變觀念，樹立以服務(wù)為導(dǎo)向的工作意識，并通過培訓(xùn)、信息共享以及構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，全面提升行政人員的綜合知識水平和信息處理能力。

8．通過建立一種鼓勵(lì)創(chuàng)新、相互溝通、積極協(xié)作、強(qiáng)烈事業(yè)心和使命感、善于自我管理的行政組織文化，確保新流程下的流程小組或行政人員能夠?qū)崿F(xiàn)自我協(xié)調(diào)和院校管理責(zé)任的內(nèi)化。

注釋

[1]李國光《商業(yè)世界》第54頁，2004，04，第10期

[2]濮小金、司志剛編著《新編網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)學(xué)》第185頁，機(jī)械工業(yè)出版社2008.01

[3]芮明杰《現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展理論與策略》第6頁，清華大學(xué)出版社2008.02

[4]房登科《內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》第42頁，2003年第04期

[5]濮小金、司志剛編著，《電子政務(wù)》第231頁，機(jī)械工業(yè)出版社2006.6

[6]許立一《行政組織再造之探討》第2頁，《國政研究報(bào)告》2002。10