陳瑞蘭

[摘要]在充分肯定企業(yè)檔案規(guī)范化管理重要意義的基礎(chǔ)上,通過對企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析,探討了如何用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理,強調(diào)堅持依法治檔是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),推行檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案質(zhì)量和管理效率的根本途徑。

[關(guān)鍵詞]科學(xué)發(fā)展觀 企業(yè)檔案 規(guī)范化 管理

檔案管理工作,始終貫穿于一個企業(yè)的發(fā)展,科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平。做好檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻,因此,檔案工作科學(xué)規(guī)范化管理是時代要求,必須堅持用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理。

一、做好企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要意義

企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,為對企業(yè)的科學(xué)分析、揚長避短、制定發(fā)展方向的提供好教材。做好檔案管理工作是一個企業(yè)健康發(fā)展的需要,是企業(yè)管理工作中重要的一部分,是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護企業(yè)發(fā)展歷史的一項重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案管理工作做好了,一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況,適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各界準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果,為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。因此,企業(yè)檔案的規(guī)范化管理對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

二、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀與思考

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展,企業(yè)檔案管理工作的重要性日益被淡化,很多人對檔案管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識,認(rèn)為檔案管理可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理沒有給予高度重視,對檔案工作缺乏高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、精細(xì)的工作態(tài)度,又沒有積累扎實的理論知識、科技知識,而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義,對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,關(guān)心、重視不足,因而企業(yè)檔案管理存在不到位現(xiàn)象,導(dǎo)致企業(yè)檔案在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙,在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化趨勢,這種現(xiàn)象必須引起我們高度重視。

三、如何用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

隨著計算機在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案管理效率空前提高,但檔案安全與利用效率仍是決定企業(yè)檔案科學(xué)管理的主要因素,而要提高企業(yè)的檔案安全與利用效率關(guān)鍵要抓好依法治檔和規(guī)范管理兩個方面的內(nèi)容。

(一)堅持依法治檔是企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)

法制化是做好企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好企業(yè)檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度化。

1.要搞好建章立制工作

檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應(yīng)新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科技知識以及管理操作能力等方面都提出了更嚴(yán)格的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路,只有實現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,《中華人民共和國檔案法》頒布20多年來,為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。然而,新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求,這就要求因此企業(yè)各部門都要在《中華人民共和國檔案法》基礎(chǔ)上,建立健全檔案管理規(guī)章制度,檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

2.要實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展,對如何做好企業(yè)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。只有實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合,企業(yè)檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作,要求檔案管理人員既要具備較強的服務(wù)意識,又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案的整理工作繁瑣、重復(fù)勞動多、勞動強度大,而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。在高科技迅猛發(fā)展的今天,檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢,減少了手工操作,提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化,在輸入檢索詞時再點查找范圍,檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的,既準(zhǔn)確又不浪費時間,只有這樣,豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而,計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)是現(xiàn)代科技的一大弊端,為了保證安全,就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度,完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系,按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素,對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分,在工作模式和軟件功能上做周密設(shè)計,同時結(jié)合電子簽章、口令管理、指紋識別等新技術(shù),提高身份認(rèn)定的精度,其中應(yīng)重點對最常用的口令方式進行嚴(yán)格管理,設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志,以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

(二)推行檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案質(zhì)量和管理效率的根本途徑

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié),在搞好硬件建設(shè)的同時,做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明,文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù),具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此,企業(yè)檔案管理要從強化系統(tǒng)思維意識入手,樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想,在實際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1.公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身,檔案由公文轉(zhuǎn)化而來,公文制發(fā)不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時,也影響日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,企業(yè)檔案在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題。首先公文用紙質(zhì)量要好,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合國家的有關(guān)規(guī)定,排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂;二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無日期等;三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文,繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用;四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

2.實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)企業(yè)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求企業(yè)檔案管理在實際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,注意解決好三個問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔;而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點,在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

3.提高案卷質(zhì)量是推進企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此,在推進企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中,必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題,以有利于企業(yè)檔案規(guī)范化管理。

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