李維玲
周密細致地做好檔案保管過程中的保密工作,確保檔案萬無一失,是檔案工作中的重要方面。
一、做好檔案保管過程中的保密工作
(一)檔案庫房管理中的保密工作
檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層;庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關人員一律禁止入內。實踐證明,檔案庫房的科學管理,是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
(二)提高絕密檔案管理人員的素質
絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任,因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較高的思想覺悟和政治敏感性,有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識,不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L,經手的事情件件有頭有尾,手續(xù)清楚,而且要防止儲存在頭腦中秘密的泄露。
加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等工作,應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須經指定領導人審批,認真履行登記、簽字手續(xù),任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題,應及時查明原因,進行補救。
二、檔案管理人員的職責
檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案,要及時搶救。不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的,也是光榮的,這是一項重要的基礎工作,檔案保管人員要持之以恒,時刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全。
三、正確處理好檔案保密與利用的關系
保守國家機密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明,檔案部門應改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策服務。機密檔案保密的目的之一,是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當然,利用必須是在保密基礎上的利用,無限制地利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。
四、進一步做好檔案開放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性,無視其秘密性的時效和范圍,是不對的;但如果缺乏保密觀念,對涉密檔案無視其秘密性,無限地擴大開放利用范圍,也是錯誤的。因此,在開放檔案為社會各界所利用的同時,應當做好相應的保密工作。
(一)做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作,也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié),其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行:一是初審,檔案館工作人員根據標準,對開放期限內的檔案逐件進行審查,初步判定開放與控制使用范圍。二是中審,由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同志,重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍。三是終審,由有關領導,根據初審和中審的情況,權衡利弊,進行綜合分析、審查,最終決定與批準檔案的開放與否。
(二)做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案,首先要做好檔案開放的基礎工作,即1、提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎,進行系統(tǒng)整理,達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。2、建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。3、編制檢索工具。一是基礎性檢索工具,如《開放檔案目錄》;二是骨干性檢索工具,如《開放檔案卡片目錄》;三是文字敘述性檢索工具,如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等,使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主,以基礎性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系,實現(xiàn)檢索途徑的多元化。4、準備好副本。對珍貴、重要的檔案,應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制,搞好檔案副本。
(作者單位:黑龍江省佳木斯大學附屬第一醫(yī)院人事科)