李維玲
周密細(xì)致地做好檔案保管過(guò)程中的保密工作,確保檔案萬(wàn)無(wú)一失,是檔案工作中的重要方面。
一、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作
(一)檔案庫(kù)房管理中的保密工作
檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講,檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的,從檔案保密的角度來(lái)看,不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層;庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi),庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明,檔案庫(kù)房的科學(xué)管理,是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
(二)提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)
絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任,因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較高的思想覺(jué)悟和政治敏感性,有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí),不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),經(jīng)手的事情件件有頭有尾,手續(xù)清楚,而且要防止儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。
加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等工作,應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批,認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)查明原因,進(jìn)行補(bǔ)救。
二、檔案管理人員的職責(zé)
檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無(wú)損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案,要及時(shí)搶救。不丟,就是使檔案絕對(duì)安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實(shí)體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對(duì)集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的,也是光榮的,這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,檔案保管人員要持之以恒,時(shí)刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全。
三、正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系
保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù),更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明,檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí),切實(shí)完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。機(jī)密檔案保密的目的之一,是為了利用,是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用,保而不用只會(huì)失去保的意義,失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無(wú)限制地利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以,對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō),保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。
四、進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性,無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍,是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念,對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性,無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍,也是錯(cuò)誤的。因此,在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí),應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。
(一)做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作,也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行:一是初審,檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查,初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審,由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志,重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍。三是終審,由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)初審和中審的情況,權(quán)衡利弊,進(jìn)行綜合分析、審查,最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。
(二)做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。開(kāi)放檔案,首先要做好檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作,即1、提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ),進(jìn)行系統(tǒng)整理,達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。2、建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求。3、編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具,如《開(kāi)放檔案目錄》;二是骨干性檢索工具,如《開(kāi)放檔案卡片目錄》;三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具,如《開(kāi)放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等,使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主,以基礎(chǔ)性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系,實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。4、準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案,應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制,搞好檔案副本。
(作者單位:黑龍江省佳木斯大學(xué)附屬第一醫(yī)院人事科)