摘要：高職院校檔案工作是學極管理工作的重要組成部分，本文就高職院校檔案管理中存在的一些問題進行了分析，并提出了相應的對策。

關(guān)鍵詞：高職院校檔案管理工作 存在問題 對策

高職院校檔案是伴隨著學校的發(fā)展而不斷積累形成的重要信息資源，不僅對高職院校自身的建設和發(fā)展起著重要的作用，同時也為國家經(jīng)濟建設的發(fā)展與社會的進步作出應有的貢獻。但另一方面，我們也不得不看到在高職院校檔案工作中還存在著不少薄弱環(huán)節(jié)，特別是知識經(jīng)濟的來臨和信息社會的發(fā)展，使高職院校檔案工作遠不能適應新形勢下學校發(fā)展的需要。

一、當前高職院校檔案工作中存在的問題

1 檔案意識淡薄。學院決策層對檔案工作不夠重視。檔案工作是政策性、業(yè)務性都很強的工作，但是由于歷史和主客觀的原因，不少領導干部檔案意識薄弱，檔案管理工作不在學院議事日程上，往往是“說起來重要。做起來次要，忙起來不要”，沒有從根本上認識檔案工作的重要性。領導的忽視，再加上高職院校改革的不斷深入，學院各部門定編定崗，緊縮辦公人員，使高職院校檔案人員處在地位不高，責任不輕，難度不小的工作環(huán)境中，從而影響了高職院校檔案工作的開展。

2 管理體制不夠健全，工作效率低下。在管理體制上，檔案機構(gòu)不健全，編制少，人員不足，致使分工不夠具體，職責不夠明確，規(guī)章制度不落實，同時校檔案機構(gòu)與其它部門、院系之間聯(lián)系不密切，這些單位也設有檔案兼職人員，但往往由于工作多兼而不管。由于分散管理，多頭領導，造成管理紊亂，各行其是，這既影響了高職院校檔案工作的統(tǒng)一完整、技術(shù)保護和安全保管，又割斷了高職院校檔案的內(nèi)在聯(lián)系。而工作推諉、疲沓，甚至損害了檔案，也得不到懲罰。這種有章不循、違章難糾的現(xiàn)象普遍存在的原因，是高職院校的各項管理還沒有完全進入正規(guī)化管理和法制建設的軌道上來，對各項制度的貫徹落實缺乏行之有效的、嚴格的考核獎懲措施。

3 經(jīng)費投入少，檔案室的設施和現(xiàn)代化管理較落后。一些高職院校檔案庫房狹小，設施簡陋，辦公條件較差，有的甚至還是庫房、辦公，查閱沒有實行三分開，檔案現(xiàn)代化及檔案保護設備也配備不全，檔案經(jīng)費更得不到有效保證。另外，極大多數(shù)高職院校存在忽視檔案人員的勞動保護問題，這對檔案人員的身心健康造成了一定的影響。

4 檔案管理人才匱乏。高職院校檔案人才隊伍目前存在的主要問題是知識結(jié)構(gòu)不合理，缺少服務創(chuàng)新的高層次人才。未能建立起一支管理型、研究型、服務型、技術(shù)型并舉與相融的檔案人才隊伍。實施“人才強室、人才興室”戰(zhàn)略，是高職院校檔案工作“上水平、創(chuàng)一流”和高職院校檔案部門“立于不敗、部門永存”的迫在眉睫的要求。人才資源是高職院校檔案部門重要的戰(zhàn)略資源，誰擁有檔案人才優(yōu)勢，誰就有競爭的優(yōu)勢。高職院校檔案室要善于抓住機遇，掌握人才競爭的主動權(quán)，加強和改進人才工作。高職院校檔案室難見著書立說者，這與檔案人員的素質(zhì)有較大關(guān)系。

5 服務技術(shù)手段落后。雖然高職院校大多數(shù)的檔案室，都已引進計算機等設備，但系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設計單一，缺乏綜合處理技術(shù)能力，導致檔案工作效率低下。大多技術(shù)都用于辦公文字處理，檔案信息、加工、存儲和開發(fā)利用仍處于低效率的手工操作階段。這種手工作業(yè)不僅重復性勞動量大、時間長、速度慢，極大地影響了檔案的工作效率，更致使檔案工作人員無暇顧及編研和科學開發(fā)管理，不能積極地開發(fā)與主動提供、利用檔案。

6 檔案基礎工作普遍較差。目前，有相當一部分高職院校檔案管理基礎工作尚不能迅速適應現(xiàn)代化管理的要求?？傮w來講，綜合性檔案室的現(xiàn)狀大多是室藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理中，每個歷史時期檔案的整理及質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等原因。形成了檔案基礎普遍較差的局面。

二、高職院校檔案工作應積極采取的相應對策

1 決策層須增強檔案意識，重視和加強對檔案工作的領導，特別是涉及民生檔案工作的領導。因為民生問題是一個政治問題、人心問題，直接關(guān)系到社會的穩(wěn)定與和諧。民生檔案工作是關(guān)注民生、保障民生、改變民生不可或缺的重要工作。做好民生檔案工作，服務人民群眾是貫徹黨的十七大精神的必然要求，也是高職院校檔案室與民生檔案形成各部門、各系部的一項重要職責。所以各高職院校領導要把檔案納入學院目標管理和議事日程工作中來，特別是要將民生檔案作為民生工程的一項工作來抓，相關(guān)各部門、各系部必須互相配合，做到各司其職，實行綜合管理；并在管理制度、工作程序、崗位職責等方面采取有力措施，切實幫助解決民生檔案工作中存在的問題和困難，把民生檔案工作作為提高學院科學管理水平的一項重要措施來抓，這是有力地推動檔案工作開展的重要一環(huán)。

2 健全管理體制，是檔案工作的基本保障。首先，建立檔案管理交叉職能協(xié)調(diào)中心。改變檔案由收集到歸檔的整個流程中經(jīng)常受阻的狀況，這個協(xié)調(diào)中心可以掛靠在學院檔案室。這種跨層次的組織機構(gòu)既能充分發(fā)揮橫向協(xié)同工作機制與縱向控制指揮機制的作用，又能有效地避免許多相互推諉、彼此指責的問題。而且能夠根據(jù)高等教育的改革和發(fā)展趨勢，以及檔案利用者的多種需求進行快速而有效地組合、部署，重新調(diào)整工作重心，迅速發(fā)揮其集體的綜合優(yōu)勢。其次，各商職院校應根據(jù)實際情況，對現(xiàn)管理制度進行改革，建立科學的管理制度，在實際工作中有法可依，有章可循。同時健全高職院校檔案工作人員崗位責任制，設有分管領導負總責，并參照《高校檔案工作規(guī)范》制定考核細則，把檔案的各項工作與考核、定職、獎懲掛鉤。各級檔案部門領導要責成檔案管理人員做好本部門檔案收集、管理、歸納工作，定期進行檢查、驗收、評比、總結(jié)。實行集中統(tǒng)一管理，這樣高職院校的檔案管理工作才能逐步規(guī)范化、標準化、科學化，達到信息時代對檔案工作的要求。

3 加大對檔案工作的經(jīng)費投入。高職院校的檔案經(jīng)費要單獨立項。列入學院財務預算，以符合檔案工作的需要。同時。在財力允許的情況下，逐步改善檔案部門的必備條件。如為檔案部門添置計算機、空調(diào)、吸塵器、復印機、掃描儀、防磁柜等，以加強檔案基礎建設，滿足檔案工作的最起碼要求。檔案部門要運用現(xiàn)有的高新技術(shù)手段，以保護永不再生的檔案資源，最大限度地延長檔案的壽命。并積極創(chuàng)造條件配置網(wǎng)絡版計算機管理軟件，實行檔案工作的計算機管理，為檔案管理現(xiàn)代化打下堅實的基礎。同時，努力實現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)，最大限度地分層次地實現(xiàn)檔案信息學院與社會共享。

4 培養(yǎng)人才，提高工作人員業(yè)務素質(zhì)。實現(xiàn)高職院校檔案管理現(xiàn)代化，人才是關(guān)鍵。檔案管理隊伍素質(zhì)的高低直接影響檔案事業(yè)的興衰。檔案隊伍特別是兼職檔案員，其工作任務多，如果不對其進行輔導，必然影響檔案工作的質(zhì)量。因此，檔案隊伍的業(yè)務素質(zhì)亟待提高，必須建立一支適應知識經(jīng)濟時代的智力化高校檔案管理隊伍。21世紀是信息時代，科學技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)的管理方式無法適應現(xiàn)代化的需要。因此檔案工作必須借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化手段實現(xiàn)信息資源有效利用和共享，為學院、社會提供更為便捷、生動、豐富的檔案服務。這就要求檔案工作人員不僅具備檔案專業(yè)知識、計算機知識，同時還要具備精通網(wǎng)絡技術(shù)、多媒體技術(shù)及信息分析的能力。為了適應新時期檔案事業(yè)的發(fā)展，除了加強對檔案隊伍的業(yè)務培訓，與時俱進地學習、吸收新知識、新技術(shù)外，高職院校檔案部門還要注意引進、培養(yǎng)多方面的專業(yè)人才，組建復合型多層次的檔案專業(yè)技術(shù)隊伍。

5 做好檔案基礎工作，促進檔案管理現(xiàn)代化。一是結(jié)合檔案室實際規(guī)范著錄工作。著錄是檔案管理現(xiàn)代化的重要手段之一，是實行計算機管理的一項基礎工作，也是直接影響輸入計算機中的數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項前期工作。1986年國家檔案局頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。除此之外，還要根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求和檔案室實際情況制定出適合檔案室著錄工作的著錄細則。二是統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類的過程中還應加大校審力度。減少人為錯誤，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。三是規(guī)范題名，簡化查找時間。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率，因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。

參考文獻：

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