問：學生的信息一般是以Excel表格的形式保存的，在Word和Excel中能否實現(xiàn)一定的關(guān)聯(lián)來進行數(shù)據(jù)的共享交換，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)調(diào)用？

答：要實現(xiàn)Word與Excel表格數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，我們可以借助Word軟件中的“郵件合并”功能，下面以制作“學生成績通知單”為例進行介紹。

第一步，打開Word 2003，編輯制作好Word中的內(nèi)容和表格框架，接著依次執(zhí)行“工具”→“信函與郵件”→“郵件合并”命令打開“郵件合并”對話框，在“選擇文檔類型”列表中點擊選擇第一項“信函”單選按鈕，完成第一步的設置。

第二步，單擊“下一步：正在啟動文檔”按鈕，在打開的對話框的“選擇開始文檔”列表中點擊選擇“使用當前文檔”單選按鈕，完成第二步的設置。

第三步，單擊“下一步：選取收件人”按鈕，在“選擇收件人”列表中點擊選擇“使用現(xiàn)有列表”單選按鈕，接著在“使用現(xiàn)有列表”區(qū)域中單擊“瀏覽”按鈕，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，找到并選擇事先編輯好的Excel電子表格文件，再點擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，確保勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標題”復選框（在下面的插入合并域?qū)υ捒蛑袑@示這些標題），并選擇列表中的第一項即Excel表格中的第一個工作簿，完成表格的選擇。選擇好表格后點擊“確定”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對話框，這時點擊“全選”按鈕，選中表格中的所有記錄，再點擊“確定”按鈕，完成合并收件人的設置。

第四步，將光標定位到需要調(diào)用“姓名”的單元格中，再單擊“下一步：撰寫信函”按鈕，在“撰寫信函”列表中點擊“其他項目”按鈕，打開“插入合并域”對話框。點擊選擇“數(shù)據(jù)庫域”單項按鈕，再在“域”列表中選中“姓名”選項，接著點擊“插入”按鈕（或者雙擊）將Excel表格中對應的“姓名”字段插入Word表格中，這時Word的對應單元格中將顯示“?姓名?”字樣，我們可以像普通文字一樣對其進行字體、顏色、大小等的設置。最后，用同樣的方法為其他單元格建立關(guān)聯(lián)。

第五步，將Word中的所有單元格建立好關(guān)聯(lián)后點擊“下一步：預覽信函”按鈕，Word表格行中的相關(guān)內(nèi)容將變成Excel表格中的數(shù)值。如果想預覽其他學生的成績單，可以在“預覽”信函區(qū)域中點擊“《”和“》”按鈕在不同的學生之間切換。

第六步，預覽無誤后，點擊“下一步：完成合并”按鈕，完成郵件的合并操作。如果需要打印，連接好打印機后，點擊“合并”列表中的“打印”按鈕，彈出“合并到打印機”對話框，選擇“全部”、“當前記錄”或“從某個記錄到某個記錄”中的一個選項，再點擊“確定”按鈕進行打印。如果需要保存，點擊“合并”列表中的“編輯個人信函”按鈕，彈出“合并到新文檔”對話框，點擊選擇“全部”、“當前記錄”或“從某個記錄到某個記錄”中的一個選項，再點擊“確定”按鈕，則自動新建并打開一個名為“字母1”的文件，在這個文件中每一個學生的成績單都被單獨保存在一個頁面上，這時“保存”或者起個名字“另存為”就可以了。

（作者單位：山東菏澤市鄆城第一中學）