馬學(xué)華

高職高專(zhuān)院校教學(xué)工作的最大特點(diǎn)就是通過(guò)實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)加強(qiáng)學(xué)生實(shí)踐能力的培養(yǎng)。高職高專(zhuān)院校在培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力的教學(xué)過(guò)程中形成了豐富的實(shí)踐檔案，這些實(shí)踐檔案不僅反映了實(shí)踐教學(xué)管理、實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，又能反過(guò)來(lái)服務(wù)于實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)。

1、實(shí)踐檔案建立的必要性

目前，高職高專(zhuān)院校還沒(méi)有實(shí)踐環(huán)節(jié)的專(zhuān)題檔案，可是用人單位對(duì)“實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)”的要求，以及將來(lái)對(duì)畢業(yè)生就業(yè)的要求，都決定了建立實(shí)踐檔案必須提到議事日程上來(lái)。多年來(lái)，高職高專(zhuān)院校學(xué)生個(gè)人檔案主要是人事檔案和學(xué)籍檔案。內(nèi)容簡(jiǎn)單，形式呆板，透露的個(gè)人信息相當(dāng)有限。具體情況仍然是老模樣：個(gè)人基本信息、學(xué)業(yè)成績(jī)、實(shí)習(xí)情況、老師評(píng)語(yǔ)、鑒定、獎(jiǎng)懲記錄、論文等，僅憑這些無(wú)法全面反映一個(gè)人的具體而真實(shí)的素質(zhì)和能力。在培養(yǎng)創(chuàng)造性人才和競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)背景下，這顯然成了高職高專(zhuān)院校畢業(yè)生就業(yè)和社會(huì)選拔人才的不利因素，時(shí)下的人才招聘市場(chǎng)是買(mǎi)方市場(chǎng)，誰(shuí)都希望使用現(xiàn)成的人才。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多用人單位希望能通過(guò)客觀、真實(shí)、系統(tǒng)的學(xué)生實(shí)踐檔案選拔出需要的人才。很多企業(yè)招聘時(shí)都強(qiáng)調(diào)“工作經(jīng)驗(yàn)”，欲知道應(yīng)聘者曾經(jīng)做過(guò)什么，其能力、技能、素養(yǎng)怎樣，以求畢業(yè)生一到單位就能上手，不用培訓(xùn)。如果高職高專(zhuān)院校能?chē)?yán)把實(shí)踐關(guān)，通過(guò)建立系統(tǒng)規(guī)范的實(shí)踐檔案，就既能提高學(xué)生的實(shí)踐技能，又能省去用人單位的考核環(huán)節(jié)。因?yàn)?，?shí)踐檔案作為記錄學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷等內(nèi)容的資料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考作用，通過(guò)實(shí)踐活動(dòng)評(píng)價(jià)，對(duì)學(xué)生的實(shí)踐能力和實(shí)踐品質(zhì)的提升起到導(dǎo)向、激勵(lì)作用，促進(jìn)學(xué)生優(yōu)良素質(zhì)和綜合能力的發(fā)展，使學(xué)生成為適應(yīng)社會(huì)需求的實(shí)用型人才。

2、如何建立實(shí)踐檔案

高職高專(zhuān)院校實(shí)踐檔案所收集的材料內(nèi)容廣、題材多、數(shù)量大。因此必須根據(jù)教學(xué)的需要加以整理、分類(lèi)、匯集成冊(cè)，并編排次序和目錄，以便在教學(xué)中隨時(shí)查閱參考。

2.1遵循自身的形成規(guī)律。高職高專(zhuān)院校實(shí)踐檔案同其他檔案一樣，具有“自然形成”的一般屬性，但它的內(nèi)容和范圍不同于其他檔案，是一種具有記錄成套性、時(shí)間周期性、來(lái)源分散性的專(zhuān)業(yè)檔案。實(shí)踐教學(xué)工作一般是以一個(gè)學(xué)年為限的，實(shí)踐教學(xué)方面文件、材料一般應(yīng)在學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。我們?cè)诟鶕?jù)《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)它整理時(shí)，應(yīng)按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對(duì)集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系，依據(jù)“事由原則”將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

2.2確定科學(xué)的分類(lèi)方案。對(duì)實(shí)踐檔案歸檔文件進(jìn)行合理地分類(lèi)，不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，而且對(duì)排列、編目等后續(xù)工作的開(kāi)展，以及將來(lái)組織室藏和排架管理都有著重要意義，經(jīng)實(shí)踐證明，采用“年度——問(wèn)題——保管期限分類(lèi)法”比較科學(xué)，即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按問(wèn)題分類(lèi)，再在問(wèn)題下面按保管期限分類(lèi)，采用這種分類(lèi)法，可以避免或減少同類(lèi)問(wèn)題文件分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題查找和利用檔案，設(shè)置類(lèi)別不受內(nèi)部機(jī)構(gòu)的限制。分類(lèi)方案一旦確定，就應(yīng)有規(guī)律地進(jìn)行，保持其連續(xù)性和相對(duì)穩(wěn)定性，不能根據(jù)一時(shí)需要隨意更改，以免給查找利用帶來(lái)不便。

2.3重視文件的隨辦隨歸。實(shí)踐教學(xué)改革試驗(yàn)和科學(xué)研究試驗(yàn)是高職高專(zhuān)院校的重要活動(dòng)之一，這些活動(dòng)一般都不是一個(gè)學(xué)年能夠完成的，周期較長(zhǎng)，試驗(yàn)活動(dòng)的實(shí)驗(yàn)記錄、階段性實(shí)驗(yàn)總結(jié)(報(bào)告)和終結(jié)性的實(shí)驗(yàn)成果(報(bào)告)以及其他有關(guān)的原始材料，是高職高專(zhuān)院校教學(xué)、科研活動(dòng)實(shí)際情況的真實(shí)記錄，對(duì)研究教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量及日后工作查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等，都具有科學(xué)價(jià)值和依據(jù)作用。我們應(yīng)該根據(jù)工作進(jìn)展分階段將材料接收歸檔，可以事先根據(jù)檔案部門(mén)制定的分類(lèi)方案，準(zhǔn)備好不同檔案盒，分別存放已歸檔但未整理的文件材料和已按事由整理完畢的文件材料，但不要編固定的件號(hào)，可以把歸檔章蓋上，并標(biāo)識(shí)年度、問(wèn)題、保管期限，以便實(shí)踐教學(xué)改革試驗(yàn)和科學(xué)研究試驗(yàn)活動(dòng)結(jié)束后按事由形成將文件集中排列在一起，然后正式編件號(hào)。

2.4注重規(guī)范的編目裝訂。實(shí)踐檔案歸檔文件目錄是檢索歸檔文件的唯一工具，其條目與歸檔文件實(shí)體應(yīng)該嚴(yán)格地一一對(duì)應(yīng)起來(lái)；否則，就會(huì)出現(xiàn)漏檢、誤檢等情況，增加檔案提供利用的困難。因此，必須將每件歸檔文件材料分別編制為一個(gè)條目，如果幾份文件作為一件時(shí)，只對(duì)排列最前的文件進(jìn)行編目，但成套文件應(yīng)和其他歸檔文件一樣逐一填寫(xiě)歸檔文件目錄。歸檔文件目錄至少打印三份。一份作為全引目錄，一年裝訂成一冊(cè)，另一份按一級(jí)類(lèi)目分開(kāi)，一類(lèi)為一冊(cè)，逐年排列，可幾年裝訂為一冊(cè)，還有一份裝入盒中，打開(kāi)盒一目了然，對(duì)號(hào)入座。較薄的文件采用電動(dòng)檔案文件線(xiàn)縫裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，既省力又省時(shí)，簡(jiǎn)便易行，又可以最大限度地維持文件原貌，便于管理，便于利用。較厚的文件材料，可采用三點(diǎn)一線(xiàn)的裝訂方法進(jìn)行裝訂。