摘要：從歸檔只歸發(fā)文條件不成立、歸檔只歸發(fā)文不能自圓其說以及結論不同的原因等方面看，《回應》一文只歸檔發(fā)文的構想僅僅考慮了避免館藏檔案重復的問題，而并未考慮到機關單位檔案的實際利用問題。因此，其構想是不成立的。

關鍵詞：歸檔檔案發(fā)文收文

李興利同志的《試論只歸發(fā)文》(以下簡稱《李文》)一文發(fā)表后，筆者撰寫了《歸檔不宜只歸發(fā)文——與李興利同志探討》一文，認為“提出歸檔只歸發(fā)文的構想，希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復，其出發(fā)點和探索精神值得肯定，但這并不是解決問題的正確辦法?！崩钆d利同志又撰寫了《再論只歸檔發(fā)文——對王茂躍老師的回應》(以下簡稱《回應》)一文作為回應?？梢?，我們對這一問題的分歧依舊，仍有進行探討的必要。

《回應》認為《李文》提出只歸檔發(fā)文的構想是有幾個前提條件的，但筆者卻繞開這幾個前提進行商榷，言下之意，筆者的結論不能令人信服。當初由于考慮到商榷文章的大小標題與被商榷文章雷同，總有省事偷懶之嫌，所以筆者在與李興利同志進行探討時就沒有完全根據《李文》的大小標題去行文，但自認為論證是能夠說明問題的。既然《回應》認為筆者繞開了前提進行商榷，那么這次與李興利同志的再探討，就依照《回應》大小標題結構來說明歸檔為何不能只歸發(fā)文。

1、只歸檔發(fā)文的前提條件成立嗎

1.1技術條件?！痘貞氛J為，“在傳統檔案管理模式下，只歸檔發(fā)文也是成立的”。既然是成立的，為何在實際工作中，沒有哪家單位只歸了發(fā)文，而不歸收文呢?《回應》給出的理由是，“可能會因要到有關單位查找檔案而帶來諸多不便，使人不接受只歸檔發(fā)文這一新生事物?！睕]有明確說出來的是：所以收文也要歸檔。當然，如果收文不歸檔的話，利用起來怎么辦?發(fā)文機關已經將文件發(fā)給收文機關了、收文機關卻比較長遠地站在國家檔案館的角度考慮問題，從而就決定不歸檔，再到發(fā)文機關去查，肯定要造成人力和財力的浪費。這種成本與收文機關自己保存相比，無疑要高很多。也許有人會說，收文不歸檔，可以繼續(xù)由文書處理部門和業(yè)務部門保存。這當然是可以的。若此，發(fā)文也可以這樣做。這樣做的結果就是繼續(xù)回到文檔不分的老路上，那我們還有必要設立專門的檔案保管機構嗎?

《回應》指的技術條件主要是，“隨著檔案信息化建設的發(fā)展，一個地區(qū)的電子文件中心和數字檔案館建立起來后，人們可以很方便地通過網絡查詢到所要的檔案。”也就是說，歸檔只歸發(fā)文成為可能。

按照《回應》的觀點，歸檔只歸發(fā)文，收文不歸檔，收文機關需要利用電子文件或者今后需要利用電子檔案的話，都可以通過網絡查詢利用。應當說，今后的技術條件的確可以做到這些，但筆者認為，《回應》對電子文件歸檔的理解有偏差，因為電子文件的歸檔方式有邏輯歸檔和物理歸檔兩種，“邏輯歸檔是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程”，而“物理歸檔是把計算機及其網絡上電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。”而《回應》還是從傳統觀念出發(fā)，以為電子文件歸檔只有等到文書處理程序完畢以后才能進行，以為電子文件的物理歸檔才是歸檔，以為電子文件的邏輯歸檔不是歸檔。實際上，即使今后一個地區(qū)的電子文件中心能夠建立起來，移交電子文件給電子文件中心的只能是屬于其接收范圍之內的機關單位，不屬于其接收范圍之內的機關單位則沒有移交電子文件的義務。因此，機關單位的電子文件歸檔，不可能只歸檔發(fā)文而不歸檔收文。

1.2地域條件?！痘貞氛J為，“在一個檔案館接收范圍內的立檔單位。因為這些單位的檔案都要向同一個檔案館移交，只要各單位把自己的發(fā)文收全歸好了，整個地區(qū)的檔案也就齊全完整了?！?/p>

這一說法似乎很有道理。但這些單位的檔案從形成到移交給檔案館，是有10年或20年的時間規(guī)定的。如果只歸發(fā)文，不歸收文，就存在著收文機關不便于利用的問題。筆者感到困惑的是，收文照樣歸檔，為了避免進館重復，檔案館完全可以對接收范圍進行調控，為何非要在歸檔時將收文拒之門外呢?

另外，就目前的現實情況而言，機關、團體需要向所在行政區(qū)域內的檔案館移交檔案，而企業(yè)事業(yè)單位正常情況下并不需要這樣做，那么企業(yè)事業(yè)單位是否只歸檔自己的發(fā)文呢?

1.3理論探討的絕對性與現實操作的相對性。《回應》認為，“對于這些(立檔)單位收到的該檔案館接收范圍之外的單位的文件，則可以根據具體情況適當歸檔保存一些較為重要的(比如某市某局收到的該市市委、市政府的文件一律不再歸檔，但收到的省里某局的文件則可以適當存一些)。在將來條件成熟后(比如‘金檔工程完成后)，就可以完全放開，只歸檔發(fā)文了?！?/p>

《回應》在這段文字中告訴我們的是：在現階段，歸檔絕對地只歸發(fā)文還是不行的，將來條件成熟后。就可以只歸發(fā)文了。筆者的理解恰恰相反，對一個單位來說，即使將來條件成熟，發(fā)文和收文還是都要歸檔的，移交到檔案館的檔案則可以只移交發(fā)文。因此，不是歸檔只歸發(fā)文，而是移交可以只移交發(fā)文。

2、只歸檔發(fā)文可以自圓其說嗎

2.1區(qū)分存檔和歸檔兩個概念不能作為只歸檔發(fā)文的理論依據。李興利同志認為，引用筆者區(qū)分存檔和歸檔兩個概念可以有助于我們接受只歸發(fā)文這一觀點，并以此作為理論依據。對此。筆者的理解是，無論收文還是發(fā)文，在完成了文書處理程序后，都由文書處理部門和業(yè)務部門作為檔案暫時保存下來(即存檔)，今后在進行整理后再將有保存價值的檔案向機關單位的檔案室移交(即歸檔)。所以，區(qū)分存檔與歸檔概念能作為歸檔只歸發(fā)文理論依據的說法，筆者是很難認可的。

《李文》本來還提到了“劉東斌先生更是提出了‘收文不是檔案的觀點，如果這一觀點能夠得到學術界的認可，既然收文不是檔案，那自然就不需要歸檔，只歸發(fā)文也就更是順理成章的事了?！惫P者的質疑是，“依據這一觀點，收文自然不是檔案，沒有必要歸檔。但不能不指出的是，根據這一觀點，發(fā)文同樣也不是檔案，也是檔案的復制件，那么發(fā)文是否也不需要歸檔呢?”遺憾的是，《回應》在回應筆者的質疑時，對此并沒有任何文字加以解釋說明。

《回應》認為，“對一個立檔單位而言，有價值的收文可以作為檔案存檔備查，但就一個檔案館而言，一份文件在乙單位是收文，在甲單位卻是發(fā)文，作為發(fā)文在甲單位歸檔，為了最大限度地減少乃至杜絕館藏檔案重份現象的發(fā)生，所以乙單位不歸

檔。”

這里的意思是，甲單位的發(fā)文在乙單位是收文，甲單位歸檔而乙單位不歸檔，可以最大限度地減少乃至杜絕館藏檔案重份現象的發(fā)生。筆者認可這種說法，但這能證明歸檔只歸發(fā)文嗎?看來《回應》對歸檔術語的理解與筆者并不一致?！独钗摹分幸昧恕啊畾w檔，見文書工作制度。‘歸檔制度是關于將辦理完畢的文件移交本機關(組織)檔案機構或檔案專管人員保存的規(guī)定。(曹潤芳、鄒步英)這是《中國大百科全書檔案學分冊》對歸檔的解釋，也是目前檔案界對歸檔的主流看法?！庇纱丝磥?，《李文》也認為歸檔與檔案室將檔案移交給檔案館的行為是沒有關系的。因此，甲乙單位都是要歸檔的，只是甲單位今后還要移交給檔案館，而乙單位則無需移交罷了，但不應得出乙單位不歸檔的結論。

2.2在現行檔案規(guī)章制度中并沒有只歸檔發(fā)文的意思。如果能夠明確歸檔是同一單位的文書處理部門和業(yè)務部門將檔案交給本單位檔案機構行為的話，那么對筆者曾特別提到的2007年國家檔案局印發(fā)的《關于做好<機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定>宣傳貫徹工作的通知》(檔發(fā)[2007]3號)指出的要“突出立檔單位的主體地位，盡量解決文件材料重復歸檔和檔案將來重復進館問題”。就不難以理解了。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》由國家檔案局局長楊冬權在2006年12月18日簽署(即國家檔案局第8號令)，該規(guī)定第三條講的是機關文件材料歸檔范圍，其中既規(guī)定了本機關形成的文件材料的歸檔范圍，又規(guī)定了非本機關形成的文件材料的歸檔范圍。如“本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料：”“其他對本機關工作具有查考價值的文件材料?！笨梢?，國家檔案局相關規(guī)定不可能規(guī)定歸檔只歸發(fā)文。

《回應》認為，筆者稱“《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》是國家檔案局1986年發(fā)布的，至今已有20余年，不能作為依據的說法，就更不成立了。因為，作為規(guī)章制度。只要仍在施行，它就是有效的。何況，2008年發(fā)布的《河南省各級國家檔案館收集檔案范圍的實施細則》第十一條還重申了這一規(guī)定。”

筆者需要說明的是，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(2006年國家檔案局第8號令)中對收文機關什么樣的收文歸檔是有明文規(guī)定的。而《李文》認為1986年《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中有歸檔只歸發(fā)文的意思，筆者的意思是，即使相矛盾的話，也應以最新的規(guī)定為準。其實，2006年國家檔案局第8號令和1986年《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》是兩種不同的規(guī)定，前者針對的是機關的歸檔范圍，后者針對的是國家檔案館檔案的收集范圍。但就《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》而言，其中第六條第二款規(guī)定：“凡列入本館收集范圍的單位之間相互發(fā)送的重要文件，除請示、批復者外。一般只由發(fā)文單位歸檔進館”。而《河南省各級國家檔案館收集檔案范圍的實施細則》第十一條第二款的文字與之完全相同。既然“除請示、批復者外，一般只由發(fā)文單位歸檔進館”，也就是說，請示和批復是要歸檔進館的，那么又怎么能說在現行檔案規(guī)章制度中有只歸檔發(fā)文的意思呢?歸檔應當“以我為主”是沒有問題的，但不應過于絕對化，以為歸檔只歸發(fā)文。

2.3電子政務和檔案信息化建設并沒有使只歸檔發(fā)文成為可能。《回應》認為，“據筆者了解的情況，這些單位后來除了極個別重要文件外，收文都不再專門打印紙質文件歸檔保存了。也就是說，在這些行業(yè)，只歸發(fā)文已成為事實?！奔热弧俺藰O個別重要文件外，收文都不再專門打印紙質文件歸檔保存了”，難道那些“極個別重要文件”的“專門打印紙質文件歸檔保存了”，就可以算作歸檔的例外?

《回應》認為，“隨著檔案信息化建設的不斷深化，檔案管理軟件由單機版變?yōu)榫W絡版，現在又在大力推行電子文件在線歸檔，借助計算機和網絡技術，只要各單位都把自己的發(fā)文歸檔保存了，一個地區(qū)的檔案資源是不會流失的，這樣可以從根本上解決進館檔案重復的現象?！?/p>

的確，2003年9月1日起施行的《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局第6號令)第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔。并使兩者建立互聯。”從這一規(guī)定來看，電子公文制成紙質公文只與發(fā)文機關有關，而與收文機關無關，收文機關收到的只是電子公文。但我們根據什么就認為收文機關收到的電子公文一定不歸檔呢?《電子公文歸檔管理暫行辦法》第五條規(guī)定：“電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。”第六條規(guī)定：“電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔?！睆臍w檔范圍、保管期限、歸檔時間角度對電子公文的歸檔作了明確的規(guī)定，難道這些規(guī)定僅僅是針對電子公文的形成單位，與電子公文的接收單位無關?

筆者之所以提到“紙質文件在相當長歷史時期內都不會消失，兩種載體的文件將長期并存”問題，是因為考慮到無紙化辦公即使成為現實，但也并不是電子文件非取代紙質文件不可的問題，很可能是長期共存。如果始終存在著紙質文件，那么就不能說歸檔只歸發(fā)文。再退一步說，即使紙質文件最終被電子文件所取代，未來電子文件如何歸檔也不應當由我們現在就做出規(guī)定、得出結論。

3、只歸檔發(fā)文不影響檔案館核心職能的發(fā)揮

關于這個問題，《回應》從只歸檔發(fā)文不會對檔案館存史帶來危害和只歸檔發(fā)文不會對檔案館利用帶來危害兩個方面去談的。對此，筆者沒有異議。

實際上，《李文》提出的歸檔只歸發(fā)文的設想，從檔案館的角度看是沒有問題的，但既然是講歸檔，我們必須站在立檔單位的角度。畢竟機關單位的檔案工作是國家檔案館工作乃至國家檔案事業(yè)的基礎，機關單位的檔案利用也是檔案利用很重要的一個方面。雖然只歸檔發(fā)文不影響檔案館核心職能的發(fā)揮，但恰恰影響了機關單位檔案室職能的發(fā)揮，因而是不可取的。

4、結束語

筆者提出，“收文歸檔后，有的收文今后不向國家檔案館移交，照樣可以減少國家檔案館檔案的重復。這完全可以由國家檔案館根據實際情況，通過調控各自的檔案接收范圍加以實現”，并提及了相應的具體做法。但《回應》認為，筆者提出的做法“雖然符合國家有關檔案工作的方針政策，而且如真能落到實處，的確可以達到減少國家檔案館檔案重復的目的。但現實是。不管是正常的檔案移交，還是機構改革撤并轉時的檔案進館，檔

案局、檔案館、立檔單位都沒有人來做這種吃力不討好的事。”筆者的辦法是“理論上可行，卻得不到落實。”這就讓人不可理解了。既然筆者提出的做法符合國家有關檔案工作的方針政策，如能落實的確可以達到目的。那就是說歸檔也歸收文是可行的。既然理論上可行，不能因得不到落實就放棄可行的做法。如果這樣，筆者以為問題出在落實環(huán)節(jié)。《河南省各級國家檔案館收集檔案范圍的實施細則》第十一條就規(guī)定：“各級綜合性檔案館在接收有關單位的檔案時，為保護進館檔案的完整和減少重復，除按照《檔案館工作通則》規(guī)定接收有關保管期限的檔案外，還應協助機關檔案室做好案卷進館前審核、調整保管期限的工作”。應該說，正常的檔案移交，是可以做到的。至于機構改革撤并轉時的檔案進館，這些特殊情況畢竟屬于極少數。《回應》認為，如果歸檔也歸收文的話，“一旦檔案進館了，不想鑒定。不敢銷毀，不會鑒定，鑒而不銷。再想減少國家檔案館檔案重復就更難了?！惫P者的看法是。如果這些檔案(收文)真的進館了，檔案館真的不想鑒定的話，那就保管好了。一則這些檔案即使重復的話，在全部館藏中所占的比例肯定是很低的(遺憾的是，到目前為止還沒有見到具體的數據)。二則任何一個檔案館要絕對避免重復，幾乎是不可能的。至于不敢銷毀。不會鑒定，鑒而不銷，是由很多因素決定的，有的是鑒定銷毀理念問題，如銷毀危險不銷毀保險，怕承擔責任風險；有的是庫房問題，如檔案庫房還沒有漲庫，鑒定銷毀還不是迫在眉睫的事：有的與檔案保護經費有關，如2005年《河南省各級國家綜合檔案館等級標準》(試行)規(guī)定：“檔案事業(yè)經費列入當地政府財政預算。每年除人員工資、基建和設備費外，省轄市檔案館每卷冊檔案資料保護費2元，縣(市、區(qū))檔案館每卷冊檔案資料保護費1元?！奔热粰n案保護費與檔案數量掛鉤，誰還愿意積極主動去鑒定銷毀檔案呢?可見，這些因素與歸檔只歸收文還是發(fā)文無關。

筆者與《李文》都希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復，但結論卻正好相反?！痘貞方忉尩脑蛞彩侨狈φf服力的。

4.1關鍵詞能說明差異何在嗎?《回應》認為，筆者“主要是在理論層面上進行推導”，而《李文》“則是從實踐中進行的經驗總結，這從兩文的關鍵詞上可見一斑?！惫P者提供的關鍵詞是歸檔、檔案、發(fā)文、收文，而《李文》的關鍵詞是檔案館、優(yōu)化館藏、歸檔范圍、發(fā)文。關鍵詞的不同只能說明作者對問題的理解不同，但得出一個在理論層面進行推導、一個從實踐中進行經驗總結的結論是不是很勉強?理論與實踐究竟是什么關系呢?理論推導和經驗總結是對立的嗎?一定會得出截然不同的結論嗎?理論推導和經驗總結結論的不同只能說明這樣一點：不是理論推導有問題。就是經驗總結有問題，二者必居其一。

4.2應當站在什么角度得出結論?《回應》認為筆者“主要站在一個立檔單位的檔案室角度來進行研究，而得出‘歸檔不宜只歸發(fā)文的結論”，而《李文》“則是從一個地區(qū)檔案館的角度來進行分析，從而得出了只歸檔發(fā)文的結論?！薄痘貞返倪@一認識才說到了問題的癥結所在。筆者前面已經提及，從檔案館角度看，歸檔只歸發(fā)文是最為理想的，但我們不可能只考慮到如何避免檔案館檔案的重復問題，而不去考慮檔案室檔案的實際利用問題。避免檔案館檔案的重復不是檔案工作的目的，我們不應以此作為確定機關單位檔案歸檔范圍的標準。

4.3現有制度有問題嗎?《回應》認為，如果再找一點。那就是筆者“是在維護現有制度，表現在文章中多次提到只歸檔發(fā)文與《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)章制度相矛盾”。如果現有制度是合理的，當然要維護。既然歸檔只歸檔發(fā)文與《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)章制度是相矛盾的，那么就說明歸檔只歸發(fā)文，無論從理論上看，還是從實踐上看，都是行不通的。《回應》也承認，《李文》“則只分析只歸檔發(fā)文是否可行，至于違不違反規(guī)定，能不能得到有關部門認可沒有過多考慮?！奔热弧痘貞凡荒芊穸ìF有制度(事實上也否定不了)。那么維護現有制度不是理所應當的嗎?