林　琳

[摘要]隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與推廣，很多單位開始重視電子形式的文件收集管理工作。近年來，我國各級檔案行政管理部門在電子文件管理工作方面取得了巨大的成就，電子文件管理已經(jīng)越來越受到各級檔案行政管理部門的重視，在介紹電子文件管理的基礎(chǔ)上，提出電子文件資源共享利用的解決方案建設(shè)數(shù)字文件中心。

[關(guān)鍵詞]電子文件 共享 資源整合 存儲

中圖分類號：TP3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0310059－01

目前，各地檔案部門都非常重視檔案館數(shù)字化、信息化工作，在檔案數(shù)字化管理方面進(jìn)行了大量工作，積累了成功的經(jīng)驗。但是，關(guān)于電子文件資源利用共享目前還停留在理論探索階段，解決這一課題已經(jīng)成為檔案系統(tǒng)的迫切任務(wù)。為解決機(jī)關(guān)單位保存電子文件能有效為社會各界提供利用服務(wù)，我們提出建設(shè)數(shù)字文件中心，以數(shù)字文件中心為平臺，實現(xiàn)各機(jī)關(guān)電子文件收集、管理、利用。

文件中心是介于機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)。用于保存各機(jī)關(guān)形成的，尚未到進(jìn)館時間的檔案。為了解決各政府機(jī)關(guān)保存的檔案各單位之間查閱不方便及無法向社會提供服務(wù)的問題，文件中心建設(shè)引起了各地的普遍重視，甘肅省永靖縣、北京市西城區(qū)、宣武區(qū)、深圳市先后建立了文件中心，集中保存各單位形成的各種門類、載體的檔案，并向各機(jī)關(guān)提供文件利用服務(wù)。

數(shù)字文件中心是以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段實現(xiàn)的“虛擬化”的文件中心。數(shù)字文件中心在對各機(jī)關(guān)電子文件收集、整理、歸檔情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)和有效監(jiān)督的基礎(chǔ)上接收各機(jī)關(guān)形成的電子文件信息，經(jīng)過分級審查、整理，在保證信息安全的前提下，向政務(wù)網(wǎng)用戶及人民群眾提供利用服務(wù)，最終建立涵蓋全市、區(qū)二級機(jī)關(guān)形成的電子文件信息的服務(wù)平臺。

建立數(shù)字文件中心可以對各機(jī)關(guān)進(jìn)行“無紙化辦公”形成的大量電子文件資源進(jìn)行有機(jī)整合，將松散的“小而全”的機(jī)關(guān)電子文件管理模式迅速向具有集約化，社會化，規(guī)?；墓芾砟Ｊ睫D(zhuǎn)化，集中統(tǒng)一管理各機(jī)關(guān)形成的電子文件信息，建立機(jī)關(guān)電子文件信息高地，解決機(jī)關(guān)檔案室保存的電子文件無法及時向社會提供利用的難題，大大提高對未進(jìn)館檔案的優(yōu)先利用，極大的配合了“服務(wù)性政府”、“陽光政府”的建設(shè)。建立數(shù)字文件中心將加強進(jìn)館檔案的監(jiān)控和移交，有效地保證對國家和社會具有保存價值檔案的齊全完整。同時可以統(tǒng)一管理各機(jī)關(guān)形成的電子文件資源，保證各機(jī)關(guān)電子文件的安全保管和便捷使用。

一、電子文件的概念

電子文件（Electronic Records）是二十世紀(jì)中期以后伴隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而出現(xiàn)的新事物、新名詞。起先人們大多使用“機(jī)讀文件”（Machine-readable records）來稱呼它，現(xiàn)在多稱其為電子文件。國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 188942002）將電子文件定義為：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。從上述定義中，我們可以看到電子文件的兩個基本特點：（1）用計算機(jī)生成和讀取；（2）用數(shù)字代碼記錄信息。

一份完整的電子文件由電子文件內(nèi)容、背景信息（context）和元數(shù)據(jù)（metadata）三要素組成。背景信息是指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、

字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

二、技術(shù)路線及實施方案

（一）設(shè)計路線

1．設(shè)計原則：（1）“聯(lián)合原則”，即依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，充分利用各單位的“電子政務(wù)系統(tǒng)”，實現(xiàn)數(shù)字文件實時收集歸檔；（2）“整合原則，即將收集歸檔的數(shù)字文件進(jìn)行鑒定整理后，與綜合檔案館保存的數(shù)字文件進(jìn)行資源整合，建立數(shù)字文件數(shù)據(jù)庫；（3）“服務(wù)原則”，即在中心建立檔案文件查閱服務(wù)平臺，在政務(wù)網(wǎng)上為各級機(jī)關(guān)查閱文件提供服務(wù)，不僅能夠查閱本單位的文件，而且能夠查閱其他單位以及其他區(qū)市的文件。

2．設(shè)計框架：數(shù)字文件服務(wù)中心包括市、區(qū)市兩級中心，中心之間通過電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。中心使用相同數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)，按照統(tǒng)一模式收集數(shù)字文件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理整合數(shù)字文件資源，統(tǒng)一網(wǎng)站提供數(shù)字文件查閱服務(wù)。

3．系統(tǒng)組成：（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)：利用電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過市委市政府計算機(jī)和各區(qū)市計算機(jī)中心，實現(xiàn)各級機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)互通。（2）電子文件管理系統(tǒng)：開發(fā)數(shù)字文件管理系統(tǒng)，包括數(shù)字文件剝離、數(shù)字文件歸檔、數(shù)字文件移交、數(shù)據(jù)資源整合等功能，包括數(shù)字文件中央元數(shù)據(jù)提取和元數(shù)據(jù)庫建立功能等。（3）數(shù)字文件查閱系統(tǒng)：開發(fā)數(shù)字文件聯(lián)機(jī)檢索引擎，數(shù)字文件查閱（Web）服務(wù)平臺。

（二）實施方案

1．建立局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三級數(shù)字化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺；

2．建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)、機(jī)關(guān)檔案監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)、數(shù)字文件查詢利用系統(tǒng)；

3．建立安全有效的數(shù)字化檔案信息存儲機(jī)制。

通過數(shù)字文件中心項目建設(shè)，研究了電子文件資源共享利用的解決方案，探討了建設(shè)數(shù)字文件中心網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境，探討了電子文件的整合和存儲技術(shù)及應(yīng)用，對數(shù)字文件中心系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)計，為電子文件資源共享利用的實現(xiàn)提供了較大的幫助，取得了較好的效果。

隨著信息化程度的提高，計算機(jī)技術(shù)和方法在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，而電子文件管理又是一個較新的課題，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗，尤其是電子文件的整合、電子文件的利用模式的建立還是有較大難度，必須根據(jù)利用者身份的不同而采取不同的權(quán)限設(shè)置，電子文件如何更加有效的整合與利用，使電子文件管理工作日后面臨的一個重要問題，需要不斷探索。關(guān)于電子文件數(shù)據(jù)存儲中心的建設(shè)也是關(guān)鍵性問題，是做好電子文件資源共享利用工作的基礎(chǔ)，電子文件存儲模式如何建立，本文只是提出了一定的方法，還需要根據(jù)實際工作不斷分析總結(jié)。

作者簡介：

林琳，女，中國海洋大學(xué)信息科學(xué)與工程學(xué)院研究生。