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        利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)改進財務(wù)報告和控制

        2009-03-26 02:35:50段洪成王文秀
        經(jīng)濟研究導(dǎo)刊 2009年33期
        關(guān)鍵詞:計算機技術(shù)內(nèi)部控制

        段洪成 王文秀

        摘要:中國正處于會計處理方式的轉(zhuǎn)型階段,企業(yè)的財務(wù)報告和內(nèi)部控制還存在許多問題,我們通過利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)來加強企業(yè)內(nèi)部控制,形成規(guī)范化的會計處理流程,進而提高會計信息及財務(wù)報告的質(zhì)量。

        關(guān)鍵詞:財務(wù)報告;計算機技術(shù);內(nèi)部控制

        中圖分類號:F234

        文獻標志碼:A

        文章編號:1673-291X(2009)33-0075-02

        財務(wù)會計報告通常是招股說明書、上市公告書、年度報告、中期報告等的主要內(nèi)容。從會計理論來說,財務(wù)報告是企業(yè)向外界傳遞自身經(jīng)營活動情況信息的一種載體,是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務(wù)狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量的文件,包括數(shù)據(jù)化信息和非數(shù)據(jù)化信息。數(shù)據(jù)化信息、如資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表中的有關(guān)數(shù)據(jù),非數(shù)據(jù)化信息如財務(wù)狀況說明書、財務(wù)報表附注等。真實的會計報告可以如實、客觀地反映企業(yè)在過去一定時期內(nèi)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)以及企業(yè)的則務(wù)狀況和經(jīng)營成果;可以幫助投資者和貸款人進行理性投資決策;幫助政府部門進行宏觀調(diào)控;幫助企業(yè)加強和改善經(jīng)營管理、評估和預(yù)測末來的資金流動。會計報告具有一定的經(jīng)濟后果,這已是不爭之實。會計報告作為重要的社會資料,既是政府宏觀經(jīng)濟調(diào)控的需要,更是投資者、債權(quán)人、社會公眾與單位內(nèi)部管理當局評價業(yè)務(wù)狀況、防范和化解風險、作出投資決策、改善經(jīng)營管理的重要依據(jù)。及時、客觀、真實是對會計報告質(zhì)量的最根本也是最基礎(chǔ)的要求。

        中國近幾年來,不斷地進行會計制度改革,伴隨著會計電算化的發(fā)展,財務(wù)報告的編制及過程控制不斷完善,但至今仍然存在著一些問題,如:

        1會計報告的及時性存在問題。由于中國的會計電算化發(fā)展還處在核算型會計軟件的普及階段,企業(yè)的管理和核算方式還處于初級階段,管理水平不高,因此在經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算過程中,不能保證對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑據(jù)及時地收集、分析、處理,會計業(yè)務(wù)資料處理不及時直接會導(dǎo)致賬簿信息不能及時匯總,財務(wù)報告不能及時完成,嚴重影響企業(yè)的管理決策,進而對企業(yè)的生存、發(fā)展帶來不利影響。

        2會計報告的真實性存在問題。當前會計工作的起點依然是會計原始憑證的確認,在這個過程中,會計人員的主觀確認形成記賬憑證,然后經(jīng)過審核、記賬記入會計賬簿,最終開成財務(wù)報告。在會計人員確認業(yè)務(wù)過程中,自身業(yè)務(wù)素質(zhì)、企業(yè)相關(guān)管理者結(jié)果導(dǎo)向型干預(yù)及工作人員的職業(yè)道德等因素都會影響經(jīng)濟業(yè)務(wù)的客觀確認和真實反映,從而得出不真實的虛假財務(wù)報告。更有甚者,一個企業(yè)同時針對不同的報告對象,設(shè)立不同的賬表,以達到多融資、少納稅的目的,嚴重影響區(qū)域的經(jīng)濟發(fā)展。

        3會計報告的準確性存在問題。由于傳統(tǒng)會計核算過程中,每個核算單元是分散進行工作,各個環(huán)節(jié)都需要會計人員參與數(shù)據(jù)處理,最后由總賬會計人員來綜合計算,這種方式下人為失誤是在所難免,結(jié)果造成賬賬不平、賬表不符等情況,極大地影響會計的核算及反映的效率。

        4會計系統(tǒng)內(nèi)部控制不全面,執(zhí)行效率低。在傳統(tǒng)會計工作階段,財會人員使用紙、筆、算盤等工具,對會計數(shù)據(jù)進行記錄、計算、分類、匯總,并編制會計報表。內(nèi)部控制主要作用還只是內(nèi)部牽制,主要體現(xiàn)在賬簿控制和組織控制上。在組織控制方面,一般把手工會計信息系統(tǒng)劃分成一些職能組;出納組、成本組、資金組、綜合組等,他們之間通過信息資料的傳送和交換建立聯(lián)系,相互稽核牽制,彼此形成一個內(nèi)部牽制網(wǎng),使會計工作正常運轉(zhuǎn)。如果出現(xiàn)問題,則可以通過各職能組的分工來追查責任人。與組織控制相配合的賬簿控制體現(xiàn)在;會計數(shù)據(jù)存放在手工填制的憑證、賬簿、報表中,分別由不同的人按照一定的程序進行填寫和編制;會計主管和各職能組的負責人通過審查憑證、賬簿和報表,通過分析賬、證、表二者之間的勾稽關(guān)系,觀察、了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的整個處理過程進行有效控制。雖然內(nèi)部控制的邏輯性比較強,傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)忽視了將這些有效的內(nèi)部控制方法、思想集成在軟件功能中,單純地依靠組織制定的內(nèi)部控制制度來加以內(nèi)部控制,當內(nèi)部人員協(xié)同舞弊時,會導(dǎo)致內(nèi)部控制制度的失效,執(zhí)行效率低下。

        5信息化觀念的缺失。企業(yè)管理人員及會計工作人員對企業(yè)信息化了解不夠全面,整體的信息化觀念比較淡薄。經(jīng)濟發(fā)展與管理的需要是會計產(chǎn)生與發(fā)展的基礎(chǔ),每一次社會經(jīng)濟環(huán)境的變化和科學技術(shù)的發(fā)展,都帶來了會計領(lǐng)域的深刻變革。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)會計系統(tǒng)提供的信息已經(jīng)面臨全面的危機。在可靠性、相關(guān)性、及時性等重要的價值特征方面已不能滿足各方面的相關(guān)需求,傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的建立完全是為了提高勞動效率,它將會計信息系統(tǒng)分為多個子系統(tǒng),然后將手工的會計流程高度仿真到了計算機系統(tǒng)中,利用計算機鍵盤代替算盤,利用計算機屏幕代替賬簿。雖然傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用提高了會計數(shù)據(jù)處理的速度和準確性,將財務(wù)人員從繁重的登記賬簿、試算平衡、出具報表的工作中解放出來。但整個財務(wù)會計系統(tǒng)仍然是一個自我封閉的系統(tǒng),會計信息的收集仍然是手工紙面?zhèn)鬟f,會計系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間并沒有建立有效的連接i其他部門需要查詢相關(guān)的會計數(shù)據(jù)也非常困難,會計信息系統(tǒng)成為了企業(yè)當中最明顯的信息孤島。因此必須提升企業(yè)的信息化認識,借助不斷發(fā)展的新技術(shù)來改進會計信息系統(tǒng)。

        為了進一步保證會計報告及時、客觀、真實,我們應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)改進會計內(nèi)部控制措施及會計報告披露方式,保障會計報告滿足需要,具體措施如下:

        1不相容職務(wù)相互分離控制方法與軟件的集成在“系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護”子系統(tǒng)中設(shè)系統(tǒng)管理員、普通用戶、其他二種不同身份使用系統(tǒng),系統(tǒng)管理員可以維護系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置(如組織機構(gòu)設(shè)置崗位和員工管理),系統(tǒng)管理不能進行業(yè)務(wù)處理;普通用戶通過系統(tǒng)用戶列表管理,使該員工能進入系統(tǒng)后進行有限操作;其他是處于某些特殊的目的的用戶,只能查詢有限的資源,只有系統(tǒng)管理員有權(quán)使用“系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護”子系統(tǒng)下的“用戶管理”功能,為了防止一個系統(tǒng)管理利用特權(quán)添加用戶并以用戶身份進行業(yè)務(wù)處理達到舞弊目的,系統(tǒng)設(shè)兩個系統(tǒng)管理員雙工操作,分別為SYSTEMl和SYSYTEM2,以達到內(nèi)部牽制的目的。系統(tǒng)的權(quán)限分為功能權(quán)限和對象權(quán)限。功能權(quán)限是指用戶進入系統(tǒng)功能后,用戶所在的崗位只能使用系統(tǒng)主菜單中限定的功能(如出納人員進入系統(tǒng)后,將不能使用系統(tǒng)的審核、收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記)。對象權(quán)限是虧損用戶進入系統(tǒng)后,用戶所處的崗位只能處理系統(tǒng)中與其崗位相關(guān)的業(yè)務(wù)類型(如人事部門只負責工資的修改,資產(chǎn)部門只負責設(shè)備的采購等),這樣就以強制的方式使得不相容職務(wù)相互分離,強化組織內(nèi)部控制,明確會計工作人員的職責。

        2業(yè)務(wù)與協(xié)同化處理與會計軟件的集成這種集成方法體現(xiàn)在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)中,各業(yè)務(wù)部門在發(fā)生業(yè)務(wù)的同時需要在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)中進行,并不一定要在“賬務(wù)管理”子系統(tǒng)中完成。這樣,在業(yè)務(wù)發(fā)生的同時會計處理也就完成了。

        這就解決了會計信息滯后性和會計處理不準確的問題。業(yè)務(wù)與會計的協(xié)同化處理大大削弱了財務(wù)人員會計核算的工作量和通過隨意進行賬務(wù)處理扭曲會計信息的可能性。例如,業(yè)務(wù)在申請時如需要使用現(xiàn)金,當業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)到財務(wù)人員處填制會計憑證時,制單人員只能選擇是收款憑證還是付款憑證,應(yīng)填列的金額由批準的業(yè)務(wù)金額決定,不可以進行修改。這樣,財務(wù)和業(yè)務(wù)相互牽制,大大減少了財務(wù)人員錯誤與舞弊的機會,也減少了財務(wù)人員核算的工作量。

        3授權(quán)批準控制方法與會計軟件的集成通過“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)和“業(yè)務(wù)設(shè)置”子系統(tǒng)實現(xiàn)授權(quán)批準控制方法以流程控制形式與會計軟件的集成。系統(tǒng)在初始化的時候針對組織業(yè)務(wù)特點將其業(yè)務(wù)分為各種類型(如購置業(yè)務(wù)、成本費用業(yè)務(wù)、在建工作業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)、設(shè)備,并且在“業(yè)務(wù)設(shè)置”子系統(tǒng)中設(shè)置這些業(yè)務(wù)類型,針對具體的業(yè)務(wù)類型,在系統(tǒng)中為其定義業(yè)務(wù)處理的流程。流程設(shè)置分為兩個步驟,首先為業(yè)務(wù)類型設(shè)定流轉(zhuǎn)步驟,然后為每一步驟設(shè)定該步驟業(yè)務(wù)處理的崗位員工,對每步處理的崗位需要設(shè)置金額權(quán)限。業(yè)務(wù)按照流程設(shè)置流轉(zhuǎn)步驟,有效降低人為錯誤,提高會計信息的準確性。

        4利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)改進財務(wù)報告,進一步推廣網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)財務(wù),豐富信息披露方式。改進企業(yè)信息披露的手段,使信息披露方式多元化。隨著計算機應(yīng)用的普及,會計信息披露電子化已是大勢所趨。傳統(tǒng)的披露方式將與電子化披露方式相結(jié)合,以滿足不同層次使用者的需求。目前,企業(yè)會計信息披露的手段主要是報刊披露和電子化信息披露。這兩種方式共同使用,其中通過互聯(lián)網(wǎng)進行會計信息披露是上市企業(yè)會計信息披露的發(fā)展趨勢。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,任何企業(yè)都可以建立和維護一個中心數(shù)據(jù)庫,以保存其披露的標準信息和明細信息,并通過防火墻在web站點實時交互地阿外披露動態(tài)的會計信息。使用者可利用自己計算機終端訪問或借助企業(yè)提供的模塊化程序按需生成和使用會計信息。這一過程是供需雙方就信息產(chǎn)權(quán)的使用或讓渡達成契約、履行契約的過程。有利于監(jiān)管部門及其他信息使用者對信息披露質(zhì)量進行監(jiān)管,一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)和虛假的信息則可以即時要求信息的供應(yīng)方進行解釋并追究其責任,這將大大提高企業(yè)信息披露的時效性。高效的網(wǎng)絡(luò)機制取代傳統(tǒng)的披露方式,還可以滿足信息需求方的個性化要求,如,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)信息中一般包含以下幾個層次的內(nèi)容:反映和評價企業(yè)總體情況的定期報告。在基本財務(wù)報告基礎(chǔ)上,增加報表內(nèi)容和報表種類,如報表的附注說明,投融資信息報告,人力資源報告,分項目信息和預(yù)測信息等。可以不局限于年報,包括季報、月報、旬報。披露日常重要會計信息,披露重要非財務(wù)信息,如顧客滿意程度、人力資源信息、高層變動情況、重要經(jīng)濟訴訟等。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)有著傳統(tǒng)財務(wù)不可比擬的優(yōu)勢,隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子商務(wù)的不斷擴展,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)會得到更廣泛的應(yīng)用,真正改善現(xiàn)階段財務(wù)報告存在的問題。

        [責任編輯吳迪]

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