葛立新

海外業(yè)務(wù)的開展對于日常財務(wù)管理來說最核心的問題就是如何管理、控制資金，防范已出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的風(fēng)險。而這也是每個企業(yè)財務(wù)控制的關(guān)鍵及企業(yè)財務(wù)制度最為嚴(yán)密、集中、保障最為有利的管理內(nèi)容。然而，在實踐中，由于海外業(yè)務(wù)對象的改變、地域差距，使原來正常的管理流程、手續(xù)、規(guī)范、時間、單據(jù)、幣種、匯率、標(biāo)準(zhǔn)、方法等有了截然不同的變化，對財務(wù)管理尤其是海外成本、費用支出管理產(chǎn)生了巨大的影響。

海外業(yè)務(wù)成本、費用支出控制的難點及主要問題

(一)海外借款數(shù)額巨大

造成海外借款數(shù)額巨大主要有三方面原因：其一，人員出國時間長，一般最短3個月，最長1年多時間。尤其在項目初始階段，如租辦公住房、購置辦公設(shè)備、租用交通工具、采購員工生活用品、購置勘察設(shè)備、生活家具的采購，以及支付水電、通信、簽證、中介、機票等費用。同時為鼓勵去環(huán)境艱苦的國家工作，如非洲國家一般會預(yù)先將部分出國補助以借款形式借予員工。其二，項目負(fù)責(zé)人借款數(shù)額巨大，主要體現(xiàn)在國內(nèi)外兩地同時擁有大量借款。其三，因為在國外只能使用美金或歐元，人民幣與外幣的匯率差異，也使得國內(nèi)人民幣借款數(shù)額巨大。

(二)報銷不夠及時

主要原因是項目人員身在國外不能及時回來，有些借款長達(dá)2～3年不能報銷、清理。即使回國了還要休假、填單、走OA(Office Automation辦公自動化)、按流程審批、審核等等，而且在這期間員工很可能又出差了。國內(nèi)也同樣存在上述情況，但不會這么突出。

(三)審核流程、報銷周期時間過長

主要體現(xiàn)在海外項目原始單據(jù)太多了，如伊朗項目負(fù)責(zé)人最多的借了相當(dāng)于200萬元人民幣的借款，報銷時單據(jù)抬了一大筐。這樣在各環(huán)節(jié)審核時都相當(dāng)費時、費勁，同時針對發(fā)現(xiàn)的問題還要進(jìn)行反復(fù)甄別，因此最終的報銷時間長達(dá)幾個月。

(四)審單的難度比較大

主要反映為個別員工素質(zhì)差、品質(zhì)差、弄虛作假、胡亂報銷。如某項目中，我們發(fā)現(xiàn)個別員工混淆單據(jù)，虛報近10萬元，這樣使得財務(wù)審核工作異常艱辛。

(五)海外項目的原始票據(jù)為外文單據(jù)

海外項目的原始票據(jù)大都是使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫奈淖郑绨突固故怯⑽?，伊朗是波斯文，非洲國家更是五花八門，并且99％的單據(jù)不是發(fā)票就是手寫的紙(這和我們國家的各行業(yè)稅控發(fā)票有著天壤之別)。因此，識別、驗證工作十分困難漫長。

(六)報銷時必須將外幣轉(zhuǎn)換為人民幣

在費用報銷時，因為國際間的匯率不同，務(wù)必要將其轉(zhuǎn)換為人民幣核算。其難點主要是，涉及多個國家的外幣之間互換，以及伴生的相關(guān)時間段的匯率確認(rèn)。

(七)兩地借款，國內(nèi)報銷

在項目初期借款全部來源于國內(nèi)，而到項目中后期有收入了，大部分借款會發(fā)生在當(dāng)?shù)?，但所有的報銷、審核是在國內(nèi)進(jìn)行，這就需要兩地及時溝通，不能出現(xiàn)漏報情況。

通過以上描述，不難看出海外成本、費用支出管理與國內(nèi)管理存在較大的差別，給財務(wù)工作帶來很大難題和管理風(fēng)險，主要表現(xiàn)在原有的財務(wù)制度、報銷標(biāo)準(zhǔn)、報銷流程、審核方法已不能適應(yīng)新的業(yè)務(wù)要求，而更為困難的是目前國內(nèi)沒有可依據(jù)的現(xiàn)成制度和可借鑒方法，一切都需要摸索前行。針對于此，通過不斷的經(jīng)驗總結(jié)，這里總結(jié)出一套適合公司海外成本、費用支出控制的管理方法，希冀能幫助具有同類需求的讀者。

針對海外業(yè)務(wù)，制定專門的財務(wù)管理辦法

為了規(guī)范公司出國費用開支標(biāo)準(zhǔn)和審批報銷流程，進(jìn)一步推動和保障公司海外項目的健康發(fā)展，保證資金合理、有效、正常、安全的周轉(zhuǎn)，結(jié)合海外業(yè)務(wù)的實際情況，公司陸續(xù)制定了針對海外項目、人員、費用的一系列管理辦法，其中最為核心的是：

(一)海外項目成本、費用預(yù)算執(zhí)行管理辦法

其目的是通過事前、事中、事后對項目的經(jīng)費的預(yù)算管理，使公司對項目有一個整體把控，以保證項目的整體利潤。

其核心控制點為海外項目負(fù)責(zé)人的設(shè)立，項目負(fù)責(zé)人必須強化現(xiàn)金流量的管理意識，嚴(yán)格控制成本、費用對預(yù)算資金的申請、支付、報銷嚴(yán)格審核，定期上報預(yù)算執(zhí)行情況，并對差異做出詳細(xì)說明。公司總部對其定期進(jìn)行考核，考核結(jié)果與其補貼標(biāo)準(zhǔn)、年度獎金掛鉤。同時為加強預(yù)算的嚴(yán)肅性，在預(yù)算正式下達(dá)執(zhí)行后項目成本、費用預(yù)算一般不予調(diào)整，項目竣工結(jié)算后實際費用大于預(yù)算的部分，除特殊原因以外，將兩者之間的差額作為項目產(chǎn)值的扣減額。從結(jié)果看雖然計劃與實際存在一些差距，正是由于這些硬約束的制約，尤其是在沒有傳統(tǒng)的、體系完整的管理模式下，預(yù)算制度的實施對于項目及其總負(fù)責(zé)人、辦事處、子公司代表還是產(chǎn)生了積極作用的。同時，也為公司下一步投標(biāo)積累了實際數(shù)據(jù)，為投標(biāo)價格的合理、底線的確定、預(yù)設(shè)的利潤空間創(chuàng)造了重要的標(biāo)桿。

(二)海外項目現(xiàn)金使用管理辦法

其目的是加強公司海外項目的管理，明確海外項目款項和現(xiàn)金支出管理的方式、方法，規(guī)范項目負(fù)責(zé)人及項目參與者的職責(zé)，提高公司資金使用的合理性，防范現(xiàn)金使用不當(dāng)和違規(guī)行為的發(fā)生，降低生產(chǎn)成本和費用。其核心控制點為：

1、海外項目現(xiàn)金借款的管理

實行項目負(fù)責(zé)人在公司統(tǒng)一借款、統(tǒng)一報銷的制度。項目組成員一般不予借支項目經(jīng)費，僅限借支出國生活費用。在項目產(chǎn)生收入，回款到海外分支機構(gòu)時，由項目負(fù)責(zé)人向海外分支機構(gòu)借款，同時由海外分支機構(gòu)負(fù)責(zé)對項目組《海外項目組經(jīng)費申請表》和《海外項目組費用支出報告表》做出審核，并簽署意見。海外現(xiàn)金借款的流程是，通過互聯(lián)網(wǎng)使用公司OA系統(tǒng)的“海外分支機構(gòu)借款審批流程”進(jìn)行網(wǎng)上審批。項目組同時須填制《海外項目借款單》(中英文對照表)交海外分支機構(gòu)(專、兼職財務(wù)人員)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)。

2、海外項目現(xiàn)金使用的管理

項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一掌管項目組經(jīng)費，嚴(yán)格審核項目組人員提出的用款申請。對于所支付的款項按經(jīng)手人、類別做明確、詳細(xì)的支出記錄。嚴(yán)禁由一人掌管經(jīng)費的同時又獨自辦理支付活動。項目組成員應(yīng)嚴(yán)格控制費用支出，對于發(fā)生項目用款要事先請示項目負(fù)責(zé)人，然后簽字借領(lǐng)款項。事后及時向項目負(fù)責(zé)人匯報并提交票據(jù)進(jìn)行款項結(jié)算，要嚴(yán)格遵守公司相關(guān)的管理規(guī)定，對于發(fā)票(各類票據(jù))，做明確說明和解釋。海外分支機構(gòu)對公司在當(dāng)?shù)亻_設(shè)的銀行賬戶進(jìn)行管理，保管現(xiàn)金和銀行支票。對項目組的用款申請做出審核，根據(jù)國內(nèi)公司總部的審批指令，從當(dāng)?shù)劂y行賬戶提取現(xiàn)金或支付款項。凡具備條件的，負(fù)責(zé)統(tǒng)一支付房屋、車輛租賃費用支付當(dāng)?shù)貏趧?wù)用工及保險費用等。

3、海外項目現(xiàn)金支出報銷的管理

海外項目的報銷要求項目負(fù)責(zé)人根據(jù)公司批準(zhǔn)的項目成本預(yù)算，嚴(yán)格審核項目組人員提交的需報銷的各類發(fā)票、票據(jù)。按經(jīng)費使用階段、區(qū)間分類匯總填制《費用報銷單》，再匯總編制《海外項目組費用

支出報告表》。項目組所在國家設(shè)置了公司海外分支機構(gòu)的，項目組須同時填制與《海外項目組費用支出報告表》對應(yīng)的《海外項目費用報銷單》(中英文對照表)一式兩份，一份交海外分支機構(gòu)(專、兼職財務(wù)人員)作當(dāng)?shù)刭~務(wù)處理使用；一份交國內(nèi)公司總部財務(wù)部作對賬使用。項目組成員一般不予報銷項目經(jīng)費，項目經(jīng)費由項目負(fù)責(zé)人對公司統(tǒng)一報銷。個人出國差旅費報銷按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)國內(nèi)流程審批后報銷。海外分支機構(gòu)：由海外分支機構(gòu)負(fù)責(zé)對項目組《海外項目組費用支出報告表》和《海外項目費用報銷單》做出審核，并簽署意見。

另外，項目組人員提交報銷票據(jù)時，須附上報銷票據(jù)的外匯幣種兌換依據(jù)(如華為公司定期公布的匯率表、當(dāng)?shù)毓俜姐y行外匯牌價、換匯水單等相關(guān)兌換單據(jù))。

(三)出國費用開支標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法

其目的是，明確公司出國人員在海外及報銷的各項標(biāo)準(zhǔn)，以便于各方操作。

1、海外差旅費補貼制定標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)海外出訪類型將人員劃分為三類：公務(wù)出國人員、海外項目出國人員和海外分支機構(gòu)常駐人員。并且在補貼的標(biāo)準(zhǔn)上重點向一線項目生產(chǎn)人員傾斜。

(1)公務(wù)出國人員差旅費(實行包干制)具體標(biāo)準(zhǔn)。公務(wù)出國人員的差旅費包含住宿費、伙食費及公雜費。其中公務(wù)出國人員的住宿費，應(yīng)在規(guī)定的住宿標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)據(jù)實報銷?；锸迟M及公雜費指用于市內(nèi)交通、郵電、辦公用品及必要的小費等項目，按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給個人，包干使用。

(2)項目出國人員的差旅費包含出國補貼、伙食及公雜費。其中出國補貼根據(jù)海外項目出國人員的技能和崗位確定?；锸臣肮s費指用于市內(nèi)交通、郵電、辦公用品及必要的小費等項目按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給個人，包干使用。

海外項目出國人員確因項目工作需要夜間從事野外勘察、測試工作，超過當(dāng)?shù)貢r間晚上九點且返回駐地時間超過當(dāng)?shù)貢r間零點的，可每人每日參照當(dāng)?shù)叵M水平給予增加(報銷時須注明“夜間野外”工作天數(shù)并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)定)。

海外項目出國人員的住宿，應(yīng)首選在公司駐海外分支機構(gòu)住所居住。項目所在地公司沒有設(shè)立海外分支機構(gòu)的，項目組應(yīng)及時租住公寓。在未租賃到公寓之前，于項目所在地住宿酒店的，在每日每房間45美元標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，憑票據(jù)據(jù)實報銷。

注：包干使用即無論實際發(fā)生多少，都按照定額給予報銷，下同。

(3)公司海外分支機構(gòu)常駐人員，其出國期間的伙食及公雜費包干標(biāo)準(zhǔn)暫定為每人每日40～35美元。海外分支機構(gòu)常駐人員前往分支機構(gòu)所在城市以外的地方工作，住宿費在每日每房間45美元標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，憑票據(jù)據(jù)實報銷。

2、其他主要費用的相關(guān)規(guī)定

(1)業(yè)務(wù)招待(禮品)費。海外項目要嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待(禮品)費的發(fā)生，項目人員不準(zhǔn)發(fā)生業(yè)務(wù)招待(禮品)費；單項負(fù)責(zé)人需要與客戶協(xié)調(diào)、溝通和開展相關(guān)業(yè)務(wù)等工作發(fā)生業(yè)務(wù)招待(禮品)費，必須事先報經(jīng)項目總負(fù)責(zé)人(區(qū)域主管)批準(zhǔn)，原則上每次不得超過300元人民幣，每月不得超過兩次；項目總負(fù)責(zé)人單次發(fā)生業(yè)務(wù)招待(禮品)費不得超過500元人民幣，每月不得超過三次。

招待費報銷時須填寫《招待費審批單》，同時在《費用報銷單》上注明個人伙食費扣除額(每餐扣30元人民幣)，經(jīng)規(guī)定的審批流程批準(zhǔn)后方可報銷。

(2)雇傭海外當(dāng)?shù)厝藛T費用。海外項目組由于工作需要，在項目所在國家和地區(qū)雇傭當(dāng)?shù)厝藛T協(xié)助工作的，應(yīng)同被雇傭人員簽訂勞務(wù)協(xié)議，經(jīng)辦人需填制《公司海外項目人員雇傭費用明細(xì)表》，注明人員雇傭的工作內(nèi)容、工作天數(shù)和支付費用金額，并需領(lǐng)款人本人簽字，經(jīng)規(guī)定的審批流程批準(zhǔn)后方可報銷。

(3)罰則。對出國費用報銷過程中弄虛作假者(如報銷僅供個人使用的非工作用品、非常規(guī)公共生活用品、使用虛假票據(jù)、虛報費用、虛報出差天數(shù)等)，公司將視情節(jié)輕重予以通報批評、記過處分等，并給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰(違規(guī)額度的2～5倍)。

通過以上海外各項費用開支標(biāo)準(zhǔn)的制定，明確了費用開支的內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)，為員工掌握開支額度、公司財務(wù)報銷票據(jù)提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。

原始單據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)的問題及解決方法

(一)票據(jù)控制

1、發(fā)票真實性問題

我們國家稅收采取的是以票管稅原則，強調(diào)的是發(fā)票的真實性，而巴基斯坦、伊朗不是這樣，他們采取的是自主申報原則，因此國家不是統(tǒng)一印制發(fā)票，基本是企業(yè)自己設(shè)計發(fā)票，同時巴國目前沒有國有的公交、出租車、自來水、有線電視等系統(tǒng)，服務(wù)業(yè)全部為私企或個人運營，因此基本無票據(jù)。針對上述情況，我們規(guī)定的應(yīng)對辦法是小額費用的統(tǒng)一填寫費用統(tǒng)計表，注明時間、地點、用途、人員、費用由當(dāng)事人、證明人、項目經(jīng)理簽字確認(rèn)，對經(jīng)財務(wù)審核不合理或經(jīng)比對不合理的金額直接減除。

2、飛機票反復(fù)報銷

因項目人員無工作簽證需反復(fù)去境外飛簽，因此一個人在境外工作半年僅飛簽用的機票一次就需4張飛機票，半年6次簽證就需24張飛機票，而國外機票一般一式三聯(lián)，報銷時由于單據(jù)過多很有可能機票的不同聯(lián)被反復(fù)重報，因此審核的具體措施是機票應(yīng)以一聯(lián)報銷(但要附上其他聯(lián))。

注：飛簽就是指簽證持有者由某個酋長國機場出境，從而消除海關(guān)簽證記錄，再由該機場移民局出具新的簽證，使其可以在境內(nèi)再滯留30天。

3、票據(jù)的書寫及數(shù)字為外文

比如在伊朗，無論官方、民間單據(jù)的書寫一律為波斯文和波斯數(shù)字，不是阿拉伯?dāng)?shù)字。這給單據(jù)的審核、認(rèn)定帶來很大的障礙。為此，我們采取先由伊朗本地員工將波斯語翻譯成英語。數(shù)字譯成阿拉伯?dāng)?shù)字的方式。而貨幣的計量符號和波斯數(shù)字的各種書寫方式，在財務(wù)部設(shè)有標(biāo)準(zhǔn)樣本用于比對。

(二)費用控制

1、招待費、禮品費、食品費的管理

海外吃飯都是自己解決，這就容易將購買的各種物品混在一起報銷，比如日常超市購買的食品、煙、日用品、到外面餐館的飯費、節(jié)假日的聚會餐費等等。為此我們按照招待費、禮品報銷標(biāo)準(zhǔn)，要求發(fā)生前先通過郵件請示同意后方可執(zhí)行。同時也充分考慮到員工在海外聚餐的必要性，除此之外，對于明顯不合理、制造虛假發(fā)票的(有些租賃的住所是提供餐飲的，于是在餐飲票據(jù)上虛開金額)以及對于食品、吃飯方面超過報銷標(biāo)準(zhǔn)的部分，堅決不予報銷。而在報銷范圍內(nèi)的嚴(yán)格按每餐扣除30元人民幣的標(biāo)準(zhǔn)報銷。

2、辦公費、低值易耗品、生活用品的管理

海外工作時需要大量的辦公(打印、傳真機、當(dāng)?shù)貑T工用的計算機)，勘查用低值易耗品(各種勘查、計量、測試工具)，生活用品(家具、被褥、餐具、飲水機)等。國外這些物品價格一般為國內(nèi)的5倍，二手也要兩倍以上，因此在購置時一般建議購二手的，并建立領(lǐng)用臺賬。工具、設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品在移交時要有清單，在撤離時必須變賣，并將余款交公司。

3、簽證中介費、移民局手續(xù)費的管理

在境外簽證中介費、移民局手續(xù)費大多是需要美元或歐元的，在報銷時要特別注意有無將美元按歐元匯率折成人民幣報銷的。

4、交通費用的管理

因為勘查、設(shè)計、商務(wù)需要大量的租車、打車，因此我公司一般采用和當(dāng)?shù)刈廛嚬竞為L期、固定的長包合同，以減少費用，同時要求被租車輛具備雙燃料功能(汽油和天然氣)，在市內(nèi)等近郊區(qū)跑時，用天然氣(價格便宜)、長途用汽油。

5、外聘人員工資管理

為減少人工成本費用(主要是國內(nèi)員工每天45～55美元的補助)在海外開展業(yè)務(wù)時一般都聘用大量外籍員工(月薪在2000～4000元人民幣)，但聘任及月薪的發(fā)放都由項目經(jīng)理實施。為防止舞弊，公司要求簽約、發(fā)放時，工資發(fā)放表等涉及金額的重要信息要以打印方式體現(xiàn)，并要有公司證明人的簽字才可發(fā)放，簽字后的工資表不能再變更。

(三)其他細(xì)節(jié)控制

1、借款項目相關(guān)問題管理

借款不分項目和個人用款，造成項目用款緊張、個人清款困難或拖延不報銷，甚至不辦手續(xù)而離職。其中有些員工個人消費高達(dá)借款的三分之二，針對此現(xiàn)象公司陸續(xù)出臺了項目負(fù)責(zé)人制，并大幅減少員工出國借款金額，建立財務(wù)人員委派制度，如必須大額借款，帶到項目后必須交財務(wù)人員，然后再由項目負(fù)責(zé)人借出。回國后由項目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一報銷。

2、兩種貨幣計量符號問題管理

在一個國家可能會出現(xiàn)兩種貨幣計量符號，如在伊朗同時存在兩種貨幣的計量方式，官方的為Rail(里爾)、民間的用Toman(土曼)，其換算比為1土曼=10里爾，這主要是因為伊朗受經(jīng)濟制裁貨幣里爾太不值錢，目前1人民幣兌換1400里爾，所以在民間交易時，用Toman計量可減少數(shù)字后的零，便于計算。但在報銷時為防止將里爾當(dāng)土曼報銷，要特別注意兩種貨幣的符號，為此，我們一律按里爾折人民幣報銷。

3、金額數(shù)字書寫問題管理

因巴國、伊朗的貨幣貶值，金額數(shù)字巨大，要防范在數(shù)字末尾加零、在數(shù)字前面加1等行為。規(guī)定單據(jù)必須有大寫，并加千分位號，同時審核時必須熟記和對照當(dāng)?shù)貒业臄?shù)字大寫格式。

以上這些審核中出現(xiàn)的問題和處理方法，是經(jīng)過長期實踐總結(jié)出的心得，并在工作中得到了廣泛的運用。當(dāng)然此間也經(jīng)歷了許多非常情況，并不是管理上的初衷。但是正是通過不斷地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷地完善財務(wù)管理制度及相關(guān)辦法，海外業(yè)務(wù)成本、費用的控制工作才得到了極大的完善。而這對其他企業(yè)的海外業(yè)務(wù)財務(wù)控制還是具有借鑒意義的。

海外成本、費用支出管理與國內(nèi)管理存在較大的差別，給財務(wù)工作帶來很大難題和管理風(fēng)險。