程盼盼

隨著社會法治進程的加快,人們的法律意識、檔案意識逐漸加強,人民檢察院的檔案也將發(fā)揮出更大的作用,但我們也應清醒地認識到目前檢察院的檔案管理工作還存在許多問題與不足,有待我們針對其原因提出對策。

一、檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案整理、裝訂、歸檔不及時。

(二)檔案室保管條件比較差。

(三)檔案人員業(yè)務水平相對比較低。

二、問題產(chǎn)生的原因

(一)檔案意識不強,檔案法制觀念淡薄。人民檢察院檔案在工作中的重要性是不言而喻的,但由于我國法律體系的不是很健全,加上有些辦案人員檔案意識不強等原因,對檔案工作重視還不夠,檔案意識薄弱,監(jiān)督力度不強,未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證,雖然把檔案工作列入年度工作計劃,也有專人負責抓落實,但真正把檔案管理工作作為部門工作有效機制來抓方面還存在缺陷。各科室檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔,移交綜合檔案室,而是放置在各職能科室。通常情況下,科室形成的各類檔案在一年內(nèi)務必整理、裝訂、歸檔集中到綜合檔案室保管,各科室不能自行保管。

(二)檔案硬件設備不齊全。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。一方面要改善檔案裝備條件,擴充庫房容量;要改善檔案保管條件,配備空調(diào)、微機、除濕設備、消毒設備,最大限度地保護好檔案,盡可能延長檔案的壽命;另一方面要提高科學管理檔案的現(xiàn)代化水平,采用微機管理檔案,并與其他部門形成網(wǎng)絡,建立便捷的歸檔登記、查借檔登記和檢索工具,使檔案管理更加科學化。

(三)檔案管理制度有待健全。我國《檔案法》中明確指出:“各級各類檔案館、機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構,應當建立科學的管理制度”。檢察檔案也有一個發(fā)生、發(fā)展和提高的過程,就其程序而言也有收集、整理、鑒定、檢索和提供利用等各項工作,因此,科學化的管理不僅體現(xiàn)于有完善的工作體制和較現(xiàn)代化的工作手段,還需要建立健全完善的制度體系。

三、問題解決的對策

(一)提高認識,加強檔案管理意識。一是從加強檔案宣傳上入手,利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育,使廣大干警充分認識檔案工作的重要性,落實好依法執(zhí)政、依法治檔的工作機制。二是加強對檔案工作的領導我院成立了檢察長任組長、辦公室主任為副組長,各科室負責人為成員的檔案工作領導小組。辦公室主任負責具體工作,檔案室歸口辦公室統(tǒng)一管理,切實把檔案工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍,及時分析研究解決檔案工作遇到的問題,并把檔案工作列入本部門年度考核范圍,為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境。三是要圍繞檔案“及時、完整、統(tǒng)一”的要求,做好檔案收集及管理工作,完善歸檔檔案的內(nèi)容。作為檔案人員要注重平時檔案收集工作,了解有關本部各科室檔案收集、立卷歸檔及工作動態(tài)規(guī)律,爭取檔案收集工作的主動權,以便及時將有關科室形成的檔案立卷歸檔,統(tǒng)一管理,確保檔案種類、內(nèi)容真實完整。四是做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作,解決他們的實際問題,為他們提供良好的發(fā)展平臺,使他們能安心本職工作,從而促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

(二)克服經(jīng)費上的困難,完善設施,改善檔案管理環(huán)境。檔案管理的好與壞,直接影響到檔案的壽命,為此,作為單位檔案室必須嚴格按照《國家檔案法》檔案保管標準要求,完善單位檔案室保管條件。要進一步加大對本單位檔案室基礎設施的投入,嚴格按檔案管理“八防”標準要求,不斷完善檔案室的保管條件,做到檔案室統(tǒng)一整齊規(guī)范。院領導在資金緊張的情況下,想方設法,多方籌集資金,針對管理要求,設置閱覽室和辦公室,配置了專門電腦,購買了檔案箱柜、溫濕度計、滅火器等,并為庫房安裝了防盜鐵門、鐵窗,使庫房達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠,保證了“三鐵”、“八防”措施的落實,加強了檔案資料的安全性,為檔案目標管理上檔次、上水平創(chuàng)造了有利的物質(zhì)條件。

(三)加強業(yè)務學習,提升檔案管理水平。當前,有一支相對穩(wěn)定而有發(fā)展的檔案隊伍,還不能夠適應新時期檔案工作發(fā)展需要。隨著社會的發(fā)展,科學技術的不斷進步,檔案工作所面臨的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理模式都在發(fā)生變化,高科技也應用到檔案管理工作中,因此,提高檔案人員的素質(zhì),加快檔案工作科技進步,是推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。一是要加強對檔案人員的教育培訓,在注重實用性上下工夫。二是要加強對檔案人員再教育,促使他們努力學習檔案專業(yè)知識和科學技術,提高檔案管理的水平,要對本單位檔案的數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價值等做到心中有數(shù)。同時,要結合檔案工作實際,創(chuàng)造性地開拓檔案工作新思路,適應新時期檔案工作發(fā)展需要,要積極做好檔案信息開發(fā)利用工作,提高檔案利用率,更好地為部門領導、基層群眾服務,為經(jīng)濟發(fā)展和構建和諧社會服務。

(編輯/穆楊)